怎樣做好高校檔案工作執(zhí)法自查——以四川建筑職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例

王雅南

（四川建筑職業(yè)技術(shù)學(xué)院 檔案館，四川 德陽(yáng) 618000）

為深入貫徹實(shí)施檔案法律法規(guī)，切實(shí)加強(qiáng)高校檔案工作，四川省檔案局于2013年9月6日，發(fā)布了《四川省檔案局關(guān)于開展高校檔案工作執(zhí)法檢查的通知》，啟動(dòng)了高校檔案工作執(zhí)法檢查。省檔案局在全省各高校自查的基礎(chǔ)上，于10月底至11月初，組成三個(gè)檢查組，分別對(duì)西南民族大學(xué)、成都中醫(yī)藥大學(xué)、綿陽(yáng)師范學(xué)院、成都信息工程學(xué)院、成都紡織高等?？茖W(xué)校、四川大學(xué)錦江學(xué)院、四川農(nóng)業(yè)大學(xué)、成都工業(yè)學(xué)院、成都師范學(xué)院、成都學(xué)院等十所高校進(jìn)行了執(zhí)法檢查[1]。雖然四川省檔案館沒(méi)有抽查到四川建筑職業(yè)技術(shù)學(xué)院，按照要求，四川建院對(duì)檔案工作執(zhí)法情況認(rèn)真開展了自查，主要從以下幾個(gè)方面做好高校檔案工作執(zhí)法自查。

1 組織學(xué)習(xí)、貫徹執(zhí)行法規(guī)

檔案館平時(shí)就認(rèn)真組織全員學(xué)習(xí)、貫徹執(zhí)行《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》、《四川省〈中華人民共和國(guó)檔案法〉實(shí)施辦法》及《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《四川省〈高等學(xué)校檔案管理辦法〉實(shí)施細(xì)則（試行）》等法律法規(guī)和規(guī)范性文件的情況，并進(jìn)行了數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。

檔案館不定期對(duì)各系、各部門檔案工作貫徹執(zhí)行法規(guī)情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，檔案館是具有一定行政管理職能的業(yè)務(wù)管理部門，履行檔案管理職責(zé)，并對(duì)全校檔案工作進(jìn)行組織、協(xié)調(diào)和管理。我院檔案館館長(zhǎng)及專職檔案員，負(fù)責(zé)對(duì)對(duì)各部門、各院系及附屬單位檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。2010年以來(lái)，檔案館到各歸檔部門與檔案分室進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)有記錄的共計(jì)68 次。

2 加強(qiáng)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)

四川建院檔案工作實(shí)行綜合管理，做到統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一機(jī)構(gòu)、統(tǒng)一制度。實(shí)行院長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)，主管副院長(zhǎng)協(xié)助校長(zhǎng)負(fù)責(zé)檔案工作。圖書信息中心主任為部門主管，檔案館設(shè)館長(zhǎng)一人，各部門、各院系正職領(lǐng)導(dǎo)為本部門檔案工作直接責(zé)任人，各級(jí)檔案工作職責(zé)明確。在全校形成了檔案館、學(xué)生檔案分室、人事檔案分室、財(cái)務(wù)檔案分室以及各部門配備的34 名兼職檔案員的檔案工作系統(tǒng)，檔案館對(duì)全校檔案工作進(jìn)行組織、協(xié)調(diào)和管理。健全的制度保障了檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)的有效暢通[2]。

3 檔案工作條件保障

館舍條件，不斷改善。2010年以來(lái)，檔案館進(jìn)行了2 次搬遷，條件越來(lái)越好。目前，檔案館位于新圖書信息大樓五樓，檔案館面積總計(jì)491.62 平方米，其中，庫(kù)房314.6 平方米、閱覽室49.4 平方米、辦公室45.62 平方米、檔案數(shù)字加工室62 平方米。其它用房66m2，校史陳列館面積641.4m2。實(shí)現(xiàn)了檔案庫(kù)房、閱覽室、檔案加工室、辦公室四分開。

檔案裝具數(shù)量充足、符合要求。檔案館檔案柜架數(shù)量滿足需要。截止到2013年9月，檔案館五節(jié)檔案柜有五節(jié)檔案柜有112 組，底圖柜6 節(jié)，白色立式鐵皮雙門柜6 個(gè)，立式鐵皮雙門柜4 個(gè)，鐵皮書架8個(gè)，木制雙門大立柜11 個(gè)。檔案裝具的購(gòu)買都是在學(xué)院統(tǒng)一的中標(biāo)公司購(gòu)買，質(zhì)量好。

檔案現(xiàn)代化管理設(shè)備齊全.檔案館現(xiàn)有的管理設(shè)備滿足檔案管理現(xiàn)代化和規(guī)范化要求。有臺(tái)式計(jì)算機(jī)7 臺(tái)，電腦筆記本一臺(tái)，打印機(jī)一臺(tái)，普通掃描儀一臺(tái)，高速彩色掃描儀一臺(tái)，刻錄機(jī)一臺(tái)，復(fù)印機(jī)一臺(tái)，照相機(jī)一臺(tái)，攝像機(jī)一臺(tái)，服務(wù)器一臺(tái)，縫紉機(jī)一臺(tái)。

4 檔案規(guī)范化管理

四川建院建立了統(tǒng)一完善的檔案管理制度，從機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配備、各級(jí)工作職責(zé)、檔案分類標(biāo)準(zhǔn)、到各類檔案管理實(shí)施辦法都制定了詳細(xì)的規(guī)定，匯編成冊(cè)為《四川建筑職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理規(guī)章制度匯編》。該制度匯編分別于2009年3月，2012年4月，2013年1月進(jìn)行了三次大的修編，成為學(xué)院檔案管理的根本性文件。

定期布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作。從2009年四月開始，每年4月，都要召開全院檔案工作暨專兼檔案員培訓(xùn)會(huì)議。對(duì)全院上一年度的檔案工作進(jìn)行總結(jié)，對(duì)本年度的檔案工作全布置和計(jì)劃；根據(jù)建院[2011]51 號(hào)《檔案工作年度考評(píng)辦法》，每年3月，要根據(jù)對(duì)該文件的《四川建筑職業(yè)技術(shù)宋學(xué)院檔案工作年度考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)》和考評(píng)辦法，檔案工作考評(píng)組要對(duì)全院歸檔部門上一年度檔案工作進(jìn)行檢查、考核、評(píng)比。

2013年3月15日，四川建筑職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案館通過(guò)通過(guò)四川省檔案局、省教育廳組織的檔案工作規(guī)范化管理考評(píng)認(rèn)定，以90.7 分的成績(jī)，達(dá)到了檔案工作規(guī)范化管理四川省二級(jí)標(biāo)準(zhǔn)。

5 檔案實(shí)體安全管理

學(xué)院以檔案工作規(guī)范化達(dá)為契機(jī)，對(duì)照《四川省高等學(xué)校檔案工作規(guī)范化管理考核標(biāo)準(zhǔn)》的要求，學(xué)院檔案館增加了庫(kù)房管理需要的消防器材、防盜設(shè)施、安全監(jiān)控系統(tǒng)、避光窗簾、空調(diào)機(jī)、除濕機(jī)、防磁柜、吸塵器、溫濕度測(cè)試儀、消毒殺蟲設(shè)備、定期投放防蟲藥物、防盜、防火報(bào)警系統(tǒng)及視頻監(jiān)控系統(tǒng)等檔案安全保護(hù)設(shè)備[3]。檔案館還有存放涉密檔案的檔案專柜，機(jī)械密碼柜，專門存放涉密檔案。當(dāng)檔案出現(xiàn)破損時(shí)及時(shí)修復(fù)。庫(kù)房管理堅(jiān)持防火、防盜、防霉、防潮、防蟲，檔案館隔年暑假前定期更換檔案除蟲藥。保障了檔案實(shí)體安全。

6 信息安全管理

隨著檔案管理手段自動(dòng)化、儲(chǔ)存數(shù)字化，傳輸網(wǎng)絡(luò)化，從2011年春期開始，建院在原有網(wǎng)絡(luò)化管理軟硬件設(shè)備的基礎(chǔ)上，又陸續(xù)增加、更新了現(xiàn)代化管理設(shè)施設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、高速掃描儀、刻錄機(jī)、復(fù)印機(jī)、照相機(jī)、攝像機(jī)、服務(wù)器、保障了檔案管理系統(tǒng)的正常工作。服務(wù)器儲(chǔ)存的檔案信息除了每天本機(jī)定時(shí)備份，還實(shí)行了異地備份。整個(gè)檔案管理系統(tǒng)由學(xué)院網(wǎng)絡(luò)管理中心的計(jì)算機(jī)專業(yè)人員維護(hù)系統(tǒng)安全運(yùn)行，保障了檔案信息安全。

［1］省檔案局開展高等學(xué)校檔案工作執(zhí)法檢查[OL].http：//www.scsdaj.gov.cn/137/12806.aspx.[檢索日期]2014-05-05.

［2］抓住機(jī)遇，以評(píng)促建，以評(píng)促改，以評(píng)促管：以四川建院檔案工作規(guī)范化管理為例[J].科技視界，2013(36)：219.

［3］四川省教育廳，四川省檔案局.四川省高等學(xué)校檔案管理辦法實(shí)施細(xì)則（試行）[S].〔2009〕204 號(hào).2009-08-28.