淺談高校基建檔案管理工作

黃曉云

【摘要】隨著我國(guó)高?；üこ痰闹鹉暝龆?，高?；n案也日益增多，加強(qiáng)對(duì)基建檔案的管理工作也引起了檔案人員的重視和關(guān)注。本文從高?；n案的特點(diǎn)、存在問題進(jìn)行分析，提出加強(qiáng)基建檔案管理的幾點(diǎn)對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】高?；n案特點(diǎn)問題對(duì)策

【中圖分類號(hào)】G64 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】2095-3089（2014）04-0185-01

高?；n案是在高校基建工程施工活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表及聲像載體等材料。隨著高校辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，新校區(qū)蓬勃建設(shè)、舊校區(qū)拆舊建新，高?；n案日益增多。高校基建檔案是高校建設(shè)過程中的真實(shí)記錄，是高校檔案的重要組成部分，加強(qiáng)高校基建檔案管理工作意義重大。

一、高?；n案的內(nèi)容及其特點(diǎn)

高校基建檔案的主要內(nèi)容包括綜合管理、可行性研究、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)、工程設(shè)計(jì)、工程施工(含土地施工文件、設(shè)備及管線安裝施工文件、電氣、儀表安裝施工文件等)、竣工驗(yàn)收、基建財(cái)務(wù)(含工程概算、預(yù)算、決算)、器材管理等文件材料。

高?；n案除了具有一般檔案的原始記錄性、信息性、價(jià)值性等特點(diǎn)外，還具有其自身獨(dú)有的特點(diǎn)：1.成套完整性?；n案以一個(gè)獨(dú)立的工程項(xiàng)目為對(duì)象進(jìn)行，是在工程項(xiàng)目開工到竣工驗(yàn)收整個(gè)過程中形成的文件材料，是記錄該工程的一套完整材料。2.專業(yè)復(fù)雜性?；üこ淌浅绦蜉^為復(fù)雜的系統(tǒng)工程，涉及的部門眾多，在整個(gè)建設(shè)過程中會(huì)涉及到各個(gè)環(huán)節(jié)與許多專業(yè)問題，這些環(huán)節(jié)與專業(yè)有機(jī)地融合成一個(gè)完整的單位工程，具有鮮明的專業(yè)性與復(fù)雜性。3.歷時(shí)周期長(zhǎng)。一個(gè)完整的基建工程項(xiàng)目需要經(jīng)過立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工階段，同時(shí)還涉及主管機(jī)關(guān)、建設(shè)單位、施工單位、設(shè)計(jì)部門、監(jiān)理單位等眾多部門，一般要經(jīng)過幾年時(shí)間才能完成一套資料的收集整理。4.實(shí)用性強(qiáng)。基建檔案是高校工程建設(shè)的原始記錄，承載了大量的真實(shí)性信息，是高校建設(shè)發(fā)展歷史的憑證，在學(xué)校未來(lái)改造擴(kuò)建、日常維修、解決土地糾紛等工作過程中發(fā)揮著非常重要的作用，具有很強(qiáng)的實(shí)用價(jià)值。

二、高校基建檔案管理工作中存在的問題

1.重視程度不夠。大部分高校普遍重視教學(xué)、科研、財(cái)會(huì)等檔案材料的歸檔和管理，忽視了基建檔案的收集和整理。一些高校的分管領(lǐng)導(dǎo)和基建部門的負(fù)責(zé)人對(duì)基建檔案重視程度不夠，存在“重建設(shè)，輕檔案”的狀況。有的基建部門為了日常工作中方便利用，不愿將檔案材料移交檔案部門，出現(xiàn)很多基建檔案不完整的情況。

2.收集渠道不暢。基建檔案獨(dú)有的成套完整性、專業(yè)復(fù)雜性、歷時(shí)周期長(zhǎng)等特點(diǎn)在一定程度上造成了收集和歸檔難?；n案形成于多個(gè)部門，不僅需要基建部門兼職檔案人員在日常工作中的收集，還需要檔案部門的專職檔案人員及時(shí)跟蹤。但日常工作中由于工作強(qiáng)度大、歷時(shí)長(zhǎng)，容易造成檔案材料收集不齊全。

3.檔案專業(yè)人員缺乏。目前，高校普遍缺乏既熟悉檔案業(yè)務(wù)知識(shí)又熟悉基建業(yè)務(wù)知識(shí)的綜合性專業(yè)人員，檔案人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)單一。由于基建部門的兼職檔案員缺乏檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和技能，對(duì)歸檔材料拿捏不準(zhǔn)，在檔案材料收集過程中隨意性大，圖紙?jiān)谑┕み^程中保管不善、容易丟失或污染嚴(yán)重，許多材料不符合歸檔要求。而檔案部門的專職檔案人員缺乏基建業(yè)務(wù)知識(shí)，由于各種原因不能與項(xiàng)目工程同步，容易導(dǎo)致重要材料被遺漏，造成檔案材料不完整。

4.基建檔案數(shù)字化滯后。當(dāng)前，高校的基建檔案管理仍處于傳統(tǒng)的管理模式，主要以紙質(zhì)、照片載體形式存在，存儲(chǔ)空間大、維護(hù)成本高、查閱不夠便利。高校檔案提供利用一般有幾種方式：一是以檔案原件提供利用；二是以檔案復(fù)制品提供利用；三是根據(jù)檔案內(nèi)容編寫編研資料提供利用?；n案主要以前兩種利用方式居多。如果頻繁使用檔案原件，容易造成破損嚴(yán)重、字跡模糊不清。基建檔案數(shù)字化不僅能夠改變提供利用方式，還可以延長(zhǎng)基建檔案的使用壽命，而且一份基建檔案能夠不受時(shí)間、空間等方面的制約同時(shí)提供給不同的利用者，實(shí)施檔案數(shù)字化建設(shè)勢(shì)在必行。

三、加強(qiáng)高?；n案管理的對(duì)策

1.提高重視，建立健全基建檔案管理制度。基建檔案的形成周期長(zhǎng)，實(shí)用價(jià)值高。一是要加強(qiáng)宣傳基建檔案工作的重要性，爭(zhēng)取學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，提高基建工程人員的檔案意識(shí)。二是要按照《基本建設(shè)檔案管理實(shí)施細(xì)則》和《高等學(xué)?；窘ㄔO(shè)類檔案工作規(guī)范》要求，結(jié)合實(shí)際制定符合基建檔案工作實(shí)踐要求的基建檔案管理制度，對(duì)基建檔案的歸檔要求、歸檔范圍以及檔案形成部門等方面作出明確規(guī)定，做到有章可循。

2.提高檔案人員的綜合素質(zhì)。一是加強(qiáng)對(duì)基建部門檔案兼職人員的培訓(xùn)，提高其檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和操作技能，確保基建檔案材料的原始性和完整性。二是加強(qiáng)檔案部門專職人員的培訓(xùn)，不僅要具備檔案專業(yè)水平和業(yè)務(wù)技能，還要熟悉基建業(yè)務(wù)知識(shí)，熟練操作計(jì)算機(jī)、數(shù)碼照相機(jī)、掃描儀等辦公設(shè)備。在工程項(xiàng)目施工過程中及時(shí)與基建部門兼職檔案人員溝通交流，確保歸檔文件材料的質(zhì)量。

3.實(shí)行“三同步”管理。各高校要把基建檔案工作納入高?；ㄒ?guī)劃、計(jì)劃、管理制度和基建人員職責(zé)范圍內(nèi)，嚴(yán)格實(shí)行“三同步”管理，即基建工程一開始就與檔案工作同步進(jìn)行；工程建設(shè)過程中，要與竣工材料的積累、整編、審定工作同步進(jìn)行；工程竣工驗(yàn)收時(shí)，要與提交整套合格的竣工圖的驗(yàn)收同步進(jìn)行。

基建部門兼職檔案人員要按照基建檔案的規(guī)范和要求，負(fù)責(zé)收集整理建設(shè)項(xiàng)目各個(gè)環(huán)節(jié)的文件材料；檔案部門專職檔案人員要經(jīng)常了解項(xiàng)目進(jìn)展情況并對(duì)兼職檔案員給予指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)指出，確?；üこ虣n案歸檔的齊全完整。

4.加強(qiáng)基建檔案數(shù)字化建設(shè)?；n案數(shù)字化的目的是實(shí)現(xiàn)高校檔案管理從傳統(tǒng)管理方式向現(xiàn)代管理方式轉(zhuǎn)變。一是要加大硬件設(shè)施的投入，比如計(jì)算機(jī)、數(shù)碼照相機(jī)、掃描儀等辦公設(shè)備，通過現(xiàn)代化技術(shù)將紙質(zhì)載體檔案轉(zhuǎn)化為全文、全圖、全聲的光盤存儲(chǔ)，便于檢索和提供利用。二是在檔案材料收集過程中注意收集電子文件，如設(shè)計(jì)單位的電子版圖紙等等。三是確定基建檔案電子版文件的收集、整理、鑒定、分類、保存方式的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，促進(jìn)高?；n案管理工作的科學(xué)化和規(guī)范化。

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