從畢業(yè)生就業(yè)談技師學院學生檔案管理

梁容芳

【摘 要】本文主要通過分析技師學院學生檔案管理存在的問題，找到加強學生檔案管理的措施，從而更加有效地服務于畢業(yè)生就業(yè)。

【關鍵詞】技師學院 學生檔案管理 畢業(yè)生就業(yè)

技師學院學生的檔案材料，不僅記載了其在校期間的學習成績、思想品德、身心健康狀態(tài)等信息，而且是學校推薦學生和用人單位錄用學生的主要參考依據，在學生步入工作崗位后，其個人檔案仍然是職稱評定、學習深造和各級組織選拔、任用、考核的重要憑證。因此，加強學生檔案管理，對于促進畢業(yè)生就業(yè)、規(guī)范就業(yè)市場具有重要意義。

一、技師學院學生檔案管理存在的問題

（一）學生檔案管理理念和管理模式落后。雖然學生檔案管理對于畢業(yè)生就業(yè)具有十分重要的作用，但是目前一些技師學院學生檔案在管理理念上卻十分落后，具體表現(xiàn)在一方面不夠重視學生檔案管理，沒有把學生檔案管理放在學校重點工作項目上，并且投入的資金十分有限，導致學生檔案質量不高，不能充分起到促進畢業(yè)生實現(xiàn)成功就業(yè)，幫助用人單位盡快了解、用好畢業(yè)生的功能。另一方面具體表現(xiàn)在學生檔案管理觀念上仍然停留在匯集學生在校的政治表現(xiàn)和畢業(yè)階段的終端學習成績，而對用人單位所急需要的信息。在管理模式上，大部分技師學院學生檔案管理比較混亂，或是人事部門管，或是學生處管，又或是在各院系分散管理，由于沒有固定的管理部門，導很多學生檔案都沒有進行系統(tǒng)整理，都是要等到學生快要畢業(yè)的時候才進行集中整理。這些零散的不規(guī)范的學生檔案根本不能夠促進學生的就業(yè)，而學校這種陳舊落后的管理模式根本無法適合信息化時代的發(fā)展要求。

（二）學生檔案材料內容陳舊。學生檔案材料應該具有豐富多樣性和實用權威性的特點，特別是隨著我國社會經濟的不斷發(fā)展和教育體制改革的逐步深入，再加上技師學院相對于高校而言，和企業(yè)的合作更為頻繁和緊密，用人單位在選擇和錄用人才時更想要看到的是學生的心理測試成績、各種技能競賽證書和社會實踐活動材料等，但是大部分技師學院的學生檔案材料仍然停留在學生的學習成績、獎懲情況、黨團材料、體檢表等內容上，這樣的檔案材料根本不能夠準確而全面地反映學生的綜合素質，不能全方位地展示學生的精神面貌，不能體現(xiàn)學生的競爭力，因此，內容陳舊的學生檔案材料是不能夠很好地服務于學生就業(yè)的。這就要求技師學院在學生檔案管理方式上，特別是對畢業(yè)生在校期間成長成才的行為表現(xiàn)方面形成的檔案材料要實行全過程的動態(tài)管理，為用人單位提供客觀詳盡反映畢業(yè)生整體情況的檔案資料。

（三）學生檔案意識普遍薄弱。隨著社會主義市場經濟的不斷發(fā)展和教育體制的不斷改革，畢業(yè)生的就業(yè)方式和就業(yè)觀念也在不斷地發(fā)生變化，畢業(yè)生畢業(yè)由以前的國家統(tǒng)一分配變成了現(xiàn)在的用人單位和學生的雙向選擇，用人單位更加看重的是學生的綜合素質和實踐能力，并不過多關注學生的個人檔案，而學生更加關心的則是工作待遇和工作前途，特別是技師學院的畢業(yè)生，大多都進入了外資企業(yè)或民營企業(yè)，而這些企業(yè)基本上都是實行人事代理，把畢業(yè)生的檔案放在人才中心保管，這樣就導致許多畢業(yè)生不關心檔案的去留或者干脆不要檔案，形成檔案有沒有關系不大的錯誤意識，這樣最后就導致出現(xiàn)畢業(yè)生和檔案分離的現(xiàn)象，這些問題都不利于學生將來的發(fā)展。

（四）檔案管理人員素質有待進一步提高。由于技師學院普遍不重視學生檔案管理工作，沒有引起專門的檔案管理專業(yè)的人才，導致大部分檔案管理人員都是從其他學科轉行而來，因此他們的素質業(yè)務水平普遍不高，專業(yè)能力普遍不強，由于這些管理人員不具備檔案管理的專業(yè)知識和理論功底，因此，他們在具體工作中經常出現(xiàn)文字材料紙張規(guī)格不一、書寫不規(guī)范、材料缺失等問題，再加上缺乏相關部門的監(jiān)督檢查和業(yè)務指導，最終造成學生檔案缺乏完整性和準確性，因此也就不能夠真實地反映學生的個人信息和能力素質，也就不能夠有效地服務畢業(yè)生就業(yè)。

二、加強高校學生檔案管理，做好為畢業(yè)生就業(yè)服務工作

首先，提高思想認識，加強學生檔案材料的收集和整理工作。學校領導部門要提高思想認識，不斷更新學生檔案管理理念，把學生檔案管理工作當作學校的重點工作去抓，要加大資金投入力度，加強學生檔案材料的收集和整理工作。將更能反映學生綜合素質和實踐能力的材料歸入學生檔案之中，保證學生檔案材料的完整性，同時在收集和整理學生檔案時一定要寫要規(guī)范、字跡工整，不要出現(xiàn)錯別字，保證學生檔案材料的準確性。

其次，要引進先進技術來提高學生檔案管理的信息化水平。技師學院的學生檔案管理要隨著信息技術的發(fā)展而不斷提高，必須要通過引進先進技術來提高學生檔案管理的信息化水平，一方面我們要將學生的基本信息錄入數據庫，建立學生的電子檔案，來實現(xiàn)信息資源的共享；另一方面，我們可以通過計算機系統(tǒng)對學生檔案進行迅速而有效的整理、分類和重組，從而有利于學校、學生和用人單位以最便捷、最快速的方式進行搜索和利用。

再次，加強宣傳力度，提升學生的檔案意識。我們要從大一階段就要加引導學生認識、重視、明白檔案的重要性，從而讓他們在不知不覺中形成檔案意識，以便在畢業(yè)時學生能夠妥善地處置和保管好個人檔案。

最后，技師學院要加大對檔案管理人員的培訓力度，提高他們的綜合素質。技師學院要在資金和政策上全力支持學校的學生檔案管理工作，一方面要加大在職人員的培訓力度，采取“請進來、走出去”的方式來提高檔案管理人員的業(yè)務能力、政治素質、職業(yè)道德和主動服務意識；另一方面，要引進一批高素質的專業(yè)的檔案學人才，建設一支高素質、高能量的人才隊伍，以便以最專業(yè)、最快速的標準為畢業(yè)生的就業(yè)做好服務。

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