檔案信息資源共享的探索與實(shí)踐

劉麗平

隨著社會信息化的不斷演進(jìn)，社會公眾信息知情權(quán)的日益覺醒，人們對獲取檔案信息的愿望逐漸加深，對信息的索取向不受時(shí)空限制、面對信息源直接檢索而獲取信息的方向發(fā)展，百度及各種搜索引擎的盛行就是極好的證明。而隨著信息高速公路的崛起，各種信息在互聯(lián)網(wǎng)上的交融，檔案信息作為社會最重要的信息形態(tài)，正逐漸受到削弱。面對這種發(fā)展趨勢，如何加強(qiáng)檔案信息資源的共享，把檔案信息做成能在互聯(lián)網(wǎng)上直接獲取利用的信息資源，就成為當(dāng)今檔案學(xué)術(shù)界和檔案部門普遍關(guān)注的新課題。在這種時(shí)代背景下，平煤神馬集團(tuán)機(jī)關(guān)在檔案信息資源共享上展開了探索和實(shí)踐，并取得了一定的成效。

1 企業(yè)檔案信息資源共享的概念

企業(yè)檔案信息資源共享是指企業(yè)各部門在自愿、平等、互惠的基礎(chǔ)上，通過檔案館（室）與其他部門之間的各種協(xié)作、相互協(xié)調(diào)，利用各種技術(shù)、方法和途徑，共同建設(shè)和共同利用檔案信息資源，以最大限度地滿足用戶檔案信息資源需求的全部活動(dòng)。檔案信息資源共享系統(tǒng)可以描述為一個(gè)以檔案利用需求為中心，以信息技術(shù)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源的橫向與縱向整合與共享為手段，以實(shí)現(xiàn)檔案資源共享為目標(biāo)的一種信息共享系統(tǒng)。

2 檔案信息資源共享的實(shí)現(xiàn)過程

2.1 檔案信息化起步。平煤神馬集團(tuán)機(jī)關(guān)檔案信息化工作起步在1997年，當(dāng)時(shí)配備了原煤炭部推行的DOS版檔案管理軟件，開始檔案信息化的初步嘗試。這款軟件功能十分單一，只能進(jìn)行檔案條目的初步錄入和簡單的條目式檢索查詢，目錄輸出及其他工作均無法實(shí)現(xiàn)。

2.2 檔案信息化探索。隨著信息化的發(fā)展，社會信息化程度的提高和計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)的升級，2000年，平煤神馬集團(tuán)機(jī)關(guān)引進(jìn)原煤炭部檔案館與北京博陽公司聯(lián)合開發(fā)的GE檔案管理系統(tǒng)。這套檔案管理軟件的運(yùn)行環(huán)境升級到了Windows98操作系統(tǒng)，美化了軟件的操作界面，簡化了軟件的操作程序，進(jìn)一步提高了系統(tǒng)的穩(wěn)定性和簡便性，使檔案數(shù)據(jù)庫字段及結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)、條目錄入、檔案檢索、數(shù)據(jù)排序、各種目錄的設(shè)置及打印更加便利，可以實(shí)現(xiàn)一次錄入、多次輸出的目的。經(jīng)過努力工作，逐步實(shí)現(xiàn)了自1996年以來全部文書檔案、科技檔案的條目式檢索和各種檢索工具的自動(dòng)生成打印。

2.3 信息化系統(tǒng)“群雄并起”。2004年平煤神馬集團(tuán)機(jī)關(guān)用上了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA），其他各業(yè)務(wù)部門也根據(jù)上級主管部門的要求陸續(xù)上了信息自動(dòng)化系統(tǒng)，公文全部上網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)了文件的自動(dòng)化管理和網(wǎng)上辦公、數(shù)據(jù)傳送。但OA上的文件和其他業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)中各種業(yè)務(wù)活動(dòng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)記錄只有文件頭和文件內(nèi)容，沒有電子印章，也沒有領(lǐng)導(dǎo)的簽批記錄，這樣的文件和數(shù)據(jù)信息不能算作是真正意義上的檔案，只能提供工作查看和參考，不能作為檔案來發(fā)揮法律憑證作用。并且由于各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)都沒有考慮檔案歸檔的因素，不能實(shí)現(xiàn)文件等數(shù)據(jù)的自動(dòng)歸檔，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)及其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)沒有能夠?qū)崿F(xiàn)有效的結(jié)合。檔案管理人員要么得把OA上的文件或其他信息系統(tǒng)上的數(shù)據(jù)信息下載下來（這樣也只能提供工作查閱參考，不能按憑證作用來提供利用），要么得對歸檔的紙質(zhì)文件等材料進(jìn)行全文掃描（這樣又造成了資源浪費(fèi)和重復(fù)勞動(dòng)）。因而在這個(gè)階段各個(gè)信息系統(tǒng)沒有真正發(fā)揮信息寶庫的功能，檔案的數(shù)字化只是增加了檔案人員的勞動(dòng)，檔案人員除了要做好常規(guī)紙質(zhì)文件的歸檔工作外，為了方便檔案查閱還需要從信息化系統(tǒng)上下載數(shù)據(jù)保存?zhèn)洳榛驅(qū)n案進(jìn)行全文掃描。

2.4 信息化系統(tǒng)整體規(guī)劃。2008年平煤神馬集團(tuán)檔案工作會議上，要求各基層單位至少要配備單機(jī)版的檔案管理軟件，對檔案信息化建設(shè)做出了較為明確的要求。與此同時(shí)，集團(tuán)信息化工作領(lǐng)導(dǎo)小組也對信息化建設(shè)工作提出了整體的規(guī)劃，檔案部門根據(jù)集團(tuán)的統(tǒng)一要求，認(rèn)真開展檔案信息化和各個(gè)信息化系統(tǒng)的融合工作。集團(tuán)機(jī)關(guān)配備了5臺電腦及刻錄機(jī)、掃描儀等檔案數(shù)字化設(shè)備，還先后組織人員到河南省電力公司、上海寶鋼集團(tuán)、中原油田等單位進(jìn)行參觀學(xué)習(xí)，并開始研究檔案信息平臺建設(shè)和資源共享工作，經(jīng)過深入調(diào)研，與軟件公司多次溝通交流，初步確立了“平煤神馬集團(tuán)數(shù)字檔案管理知識平臺”的建設(shè)思路，并在集團(tuán)技術(shù)中心申請立項(xiàng)。

2.5 檔案信息的資源共享。2012年以來，為了適應(yīng)信息化建設(shè)的需要，平煤神馬集團(tuán)機(jī)關(guān)配置了全新的電腦、彩色打印機(jī)、高速掃描儀、刻錄機(jī)、數(shù)碼相機(jī)等硬件設(shè)備，把檔案管理軟件升級為局域網(wǎng)絡(luò)版的檔案管理軟件系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)檔案的全文錄入。我們把檔案全文掃描后掛接進(jìn)檔案管理系統(tǒng)，還把榮譽(yù)實(shí)物檔案拍成數(shù)碼照片導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了2009年以來全部文書檔案、科技檔案及其他部分重要檔案的全文檢索，使得檔案查閱如同百度搜索一樣便利。只要輸入任意一個(gè)關(guān)鍵詞，與該詞有關(guān)的檔案信息就會全部羅列顯示出來，檔案信息化建設(shè)又向前邁進(jìn)了一大步。截至目前，已掃描檔案8萬多頁，掛接9000多件。今后，我們將按照“全面考慮、先易后難、分步實(shí)施、逐步推進(jìn)”的原則，逐步加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，力爭把檔案室保管的全部檔案掃描掛接進(jìn)檔案管理系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)檔案信息利用的最大化。

同時(shí)，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA）正著手進(jìn)行升級改造，屆時(shí)將在電子公文里加入電子印章，領(lǐng)導(dǎo)簽批文件也在網(wǎng)上實(shí)時(shí)進(jìn)行，并解決電子公文沒法自動(dòng)歸檔保存的問題，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上公文的自動(dòng)歸檔。公文有了電子印章、有了簽批程序，才成了真正意義上的檔案，有了直接歸檔保存的價(jià)值，這一切說明檔案信息資源共享的時(shí)機(jī)已經(jīng)成熟。根據(jù)集團(tuán)信息化工作的整體部署，把各個(gè)業(yè)務(wù)部門的信息化系統(tǒng)（包括檔案信息化系統(tǒng)）嵌入辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA）中，使各個(gè)信息化系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)都能實(shí)現(xiàn)辦理完畢后的自動(dòng)歸檔功能，歸檔后的信息可以根據(jù)查閱權(quán)限進(jìn)行自動(dòng)查閱，真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，極大地提高工作效率，大大減輕檔案人員和業(yè)務(wù)人員的勞動(dòng)。

3 檔案信息資源共享的實(shí)施效果

通過檔案信息資源共享建設(shè)的探索和實(shí)踐，平煤神馬集團(tuán)機(jī)關(guān)檔案信息化程度大大提高，建立了檔案信息數(shù)據(jù)庫，成功實(shí)施了文檔知識化管理，搭建起了檔案信息資源共享平臺，企業(yè)工作效率顯著提高，檔案信息資源開發(fā)利用工作明顯增強(qiáng)。

3.1 建立了各個(gè)信息系統(tǒng)的融合。實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作各環(huán)節(jié)的總體統(tǒng)籌與相互配合，各部門、各信息化系統(tǒng)做到充分的協(xié)調(diào)和融合，使檔案信息的產(chǎn)生、收集、歸檔、整理、借閱、編研、統(tǒng)計(jì)等工作形成自動(dòng)化流程，大大減少了人力、物力和資源的浪費(fèi)，以部分效率的提高帶動(dòng)了整體效率的提高。

3.2 豐富了檔案歸檔利用的內(nèi)容。檔案資源共享平臺為各個(gè)專業(yè)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)的自動(dòng)歸檔提供了便利，以往各個(gè)業(yè)務(wù)部門產(chǎn)生的不能及時(shí)歸檔保存的數(shù)據(jù)資料，能夠更加方便地自動(dòng)歸入檔案管理系統(tǒng)模塊中，豐富了檔案收集歸檔的內(nèi)容，改變了以往檔案室只收集歸檔正式文件的室藏單一的局面。同時(shí)歸檔內(nèi)容的豐富也方便了各類人員對與自己息息相關(guān)的各類信息，如社保檔案信息、醫(yī)保檔案信息、房產(chǎn)檔案信息等的獲取，擴(kuò)大了檔案的利用范圍，提高了職工的幸福指數(shù)，促進(jìn)了和諧社會的建設(shè)。

3.3 打破了檔案利用的時(shí)空界限。解決了企業(yè)各部門隨時(shí)隨地查找利用檔案的問題，大大提高了企業(yè)的工作效率和辦事效率。在日常工作中由于各部門利用檔案不一定都在工作時(shí)間和工作地點(diǎn)，有時(shí)需要加班工作，有時(shí)出差在外需要查閱檔案，以往查找檔案資料都要等檔案人員上班或情況緊急時(shí)叫上檔案人員一道加班，或出差中途折回單位借閱檔案，很不方便，自從有了檔案信息資源共享平臺，就像有了隨身攜帶的檔案庫，檔案利用起來非常方便。

3.4 匯編出了多種檔案編研成果。檔案信息資源共享，讓檔案人員從繁瑣的手工勞動(dòng)中解放出來，著手大力開發(fā)檔案信息資源，借助檔案信息資源共享平臺豐富的檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)了對檔案信息的高效調(diào)動(dòng)、開發(fā)與組合，成功匯編出多種知識專題。一是匯總式知識專題：對相關(guān)檔案信息進(jìn)行綜合精簡，形成匯總式知識專題，如《光輝歲月》、《公司星光燦爛》、《公司專利》、《公司商標(biāo)》、《公司認(rèn)證》、《公司許可證》、《領(lǐng)導(dǎo)關(guān)懷》、《視察來訪》、《公司元老》等。二是概述式知識專題：對檔案信息進(jìn)行知識綜合提煉和分析，形成概述式知識專題，如《公司房地產(chǎn)說明》、《公司干部職務(wù)任免》、《公司人員結(jié)構(gòu)》、《公司機(jī)構(gòu)調(diào)整》、《公司決策回顧》、《公司經(jīng)營狀況》、《公司營銷戰(zhàn)略》、《公司質(zhì)量戰(zhàn)略》等。三是實(shí)時(shí)文檔知識專題：對現(xiàn)行文件和即時(shí)信息進(jìn)行采集、加工，形成實(shí)時(shí)文檔知識專題，如《計(jì)劃統(tǒng)計(jì)手冊》、《工作簡報(bào)》、《工作信息》、《督察要情》、《公司現(xiàn)行制度匯編》、《政策研究》、《公司新聞》等。

（作者單位：中國平煤神馬集團(tuán)綜合辦公室 來稿日期：2014-06-19）