電子政務(wù)環(huán)境下數(shù)字檔案資源整合的開發(fā)利用

冉朝霞

近年來，我國信息化建設(shè)尤其是電子政務(wù)建設(shè)取得了重大進(jìn)展，但信息資源的開發(fā)和利用工作，還遠(yuǎn)遠(yuǎn)滯后于網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施和應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)，制約了國家信息化綜合效益的發(fā)揮。數(shù)字檔案資源整合的開發(fā)利用成為當(dāng)前政務(wù)信息化建設(shè)中重要而迫切的任務(wù)。

作為政務(wù)信息資源的數(shù)字檔案資源整合通常是指政務(wù)部門為履行職能而采集、儲(chǔ)存、加工的檔案信息資源，既包括政務(wù)部門在辦理業(yè)務(wù)過程中產(chǎn)生的檔案信息，也包括因需在外部采集、加工的檔案信息，還有一些歷史繼承下來的檔案資源。數(shù)字檔案資源整合的開發(fā)利用是指政務(wù)部門、社會(huì)以及公眾對數(shù)字檔案資源整合的使用和增值性開發(fā)。其利用可分為四種情況：一是政務(wù)部門內(nèi)部的使用；二是政務(wù)部門之間的交流共享；三是政務(wù)部門向社會(huì)開放；四是在政務(wù)信息不能充分利用的情況下，通過向社會(huì)開放，由信息資源企業(yè)加工增值后進(jìn)行商業(yè)化運(yùn)作。

電子政務(wù)環(huán)境下檔案資源整合的開發(fā)利用，是一個(gè)復(fù)雜的社會(huì)大工程，涉及社會(huì)的方方面面。在宏觀層面上需要國家的總體規(guī)劃與管理，給予政策的引導(dǎo)和法律的保障，在中觀層面上需要各級檔案管理機(jī)構(gòu)以及其與社會(huì)其他信息服務(wù)部門如圖書館、情報(bào)中心等的相互合作與協(xié)調(diào)，建立檔案資源整合的開發(fā)利用保障體系與運(yùn)行機(jī)制，在微觀層面上需要充分應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對檔案資源以及檔案資源與其他社會(huì)信息資源之間的充分融合，創(chuàng)建一個(gè)理想的信息資源共享環(huán)境與平臺(tái)，為社會(huì)公眾提供深層次的、一體化的信息資源服務(wù)。

1 電子政務(wù)環(huán)境對檔案信息資源整合的影響與作用

1.1 電子政務(wù)環(huán)境對檔案信息資源整合的影響。在信息社會(huì)中，信息資源是作為一種重要的戰(zhàn)略資源而存在的，檔案信息資源是其重要組成部分，有著極其重要的開發(fā)利用價(jià)值。對于檔案信息資源，是指通過人類的參與而獲取的可利用的檔案信息，包括檔案原件和各種檔案信息開發(fā)的成果。就目前來說，電子政務(wù)環(huán)境對檔案信息資源的開發(fā)利用的影響主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：一是檔案信息資源這一概念的內(nèi)涵和外延在其影響下不斷發(fā)展擴(kuò)大，呈現(xiàn)出社會(huì)化的趨勢；二是電子政務(wù)實(shí)施過程不斷對檔案信息資源整合的開發(fā)利用提出更高更深更廣的要求。

1.2 電子政務(wù)在檔案信息資源整合中的作用。第一，整合數(shù)字檔案資源開發(fā)利用平臺(tái)。電子政務(wù)的一個(gè)重要作用就是用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段來整合信息“孤島”，通過互聯(lián)網(wǎng)及局域網(wǎng)，眾多的數(shù)字檔案資源將不再是散布于各地的孤立個(gè)體，而是形成一個(gè)資源豐富、信息共享、獲取便捷、保存安全的檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。在這一平臺(tái)下，數(shù)字檔案信息資源可以在網(wǎng)上充分交流，各檔案機(jī)構(gòu)之間的館藏資源可以互補(bǔ)、吸收，真正做到資源共享。

第二，快速檢索、整理等，方便利用。傳統(tǒng)的以紙質(zhì)載體為主的檔案信息資源在檢索、整理等方面工作量較大且耗費(fèi)大量的時(shí)間和金錢，其開發(fā)利用模式越來越不適應(yīng)信息社會(huì)的發(fā)展。在電子政務(wù)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，利用計(jì)算機(jī)對檔案信息資源進(jìn)行檢索、整理、閱讀、輸出、輸入、加工等極為方便，并且隨著4G網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展。多功能無線掌上設(shè)備可以隨時(shí)隨地接入互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，極大地改變了傳統(tǒng)的開發(fā)利用模式。

第三，提高數(shù)字檔案資源的開發(fā)利用效率。傳統(tǒng)的開發(fā)手段多以人工為主，局限于本部門、本地區(qū)，且彼此之間溝通花費(fèi)大量的時(shí)間和物質(zhì)成本，難以形成總體上的合力。而電子政務(wù)環(huán)境下的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以整合開發(fā)所需的各種人力資源、技術(shù)資源、信息資源，極大地提高了數(shù)字檔案資源開發(fā)利用的效率。

2 我國電子政務(wù)下檔案資源整合開發(fā)利用現(xiàn)狀

2.1 初步形成電子政務(wù)的數(shù)字檔案基礎(chǔ)管理框架。在電子政務(wù)環(huán)境下檔案資源整合的開發(fā)利用是始自1999年的“政府上網(wǎng)工程”，經(jīng)過十幾年的努力，電子政務(wù)環(huán)境下檔案資源整合的開發(fā)利用建設(shè)得到了迅猛發(fā)展，有效地促進(jìn)了政府機(jī)構(gòu)改革和政府職能的轉(zhuǎn)變，提高了各級政府的辦公效率，增加了政府管理的透明度。如今，我國97%以上的地區(qū)和部門已建成機(jī)關(guān)內(nèi)部辦公業(yè)務(wù)網(wǎng)，并且正在加速建設(shè)政務(wù)內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)平臺(tái)，以及中央政府門戶網(wǎng)站，極大地整合了檔案信息資源，重點(diǎn)推進(jìn)辦公業(yè)務(wù)資源系統(tǒng)、宏觀經(jīng)濟(jì)管理、金關(guān)、金稅、金財(cái)、金卡、金審、金盾、社會(huì)保障、金農(nóng)、金水和金質(zhì)等12個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，即“兩網(wǎng)一站十二金”，以統(tǒng)一平臺(tái)和標(biāo)準(zhǔn)覆蓋了我國電子政務(wù)急需建設(shè)的各個(gè)方面，標(biāo)志著我國已經(jīng)初步形成電子政務(wù)的數(shù)字檔案基礎(chǔ)管理框架。

2.2 政府和公眾雙方初步實(shí)現(xiàn)雙向的溝通和互動(dòng)。電子政務(wù)環(huán)境下的檔案資源信息服務(wù)包含的內(nèi)容很多，它包括網(wǎng)上信息發(fā)布、政府政策公開等多方面的檔案資源建設(shè)。數(shù)字檔案資源整合的開發(fā)利用可以實(shí)現(xiàn)政府的信息服務(wù)。各級政府互聯(lián)網(wǎng)上建有自己的網(wǎng)站，公眾可以查詢其數(shù)字檔案資源中的機(jī)構(gòu)構(gòu)成、政策條文、國務(wù)院公告，相當(dāng)于政府的“窗口”。這個(gè)“窗口”可為百姓提供數(shù)字檔案資源服務(wù)，加強(qiáng)與百姓的溝通與聯(lián)系。此外，數(shù)字檔案資源整合的開發(fā)利用還包括實(shí)現(xiàn)電子政府及政府部門重構(gòu)等許多內(nèi)容。

從公眾角度來看，政府和公眾雙方通過電子政務(wù)環(huán)境下檔案資源查詢系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)雙向的和直接的溝通和互動(dòng)，這對于建立良性的、健康的政府公眾關(guān)系至關(guān)重要。同時(shí)，通過電子化和網(wǎng)絡(luò)化實(shí)現(xiàn)政府的服務(wù)職能，如辦理護(hù)照、辦理車牌、繳納個(gè)人稅款等，能夠讓公眾充分體驗(yàn)和享受電子政務(wù)環(huán)境下檔案資源查詢系統(tǒng)的便利和效率。

3 數(shù)字檔案信息資源整合中存在的問題

3.1 數(shù)字檔案資源的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)進(jìn)展緩慢。信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下數(shù)字檔案信息資源整合的基礎(chǔ)條件，離開了網(wǎng)絡(luò)整合無從談起，但目前一些檔案部門由于經(jīng)費(fèi)等多種原因，建網(wǎng)工作進(jìn)展緩慢。即使在已建立的檔案網(wǎng)站中，網(wǎng)絡(luò)間互聯(lián)互通能力仍較低，一體化趨勢不明朗。大多數(shù)網(wǎng)站僅建立了相關(guān)站點(diǎn)簡單鏈接，整體聯(lián)系不緊密，總體上仍較孤立和分散，各個(gè)檔案管理系統(tǒng)間的共享性、兼容性、可擴(kuò)展性不強(qiáng)。

3.2 數(shù)字檔案資源建設(shè)體系標(biāo)準(zhǔn)混亂。在我國數(shù)字檔案信息資源整合的標(biāo)準(zhǔn)體系中標(biāo)準(zhǔn)混亂，這主要是由于社會(huì)各數(shù)字檔案服務(wù)系統(tǒng)的信息化建設(shè)各自為政，互不往來，形成數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)多樣化；數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一；在檔案信息化建設(shè)中，缺乏制定標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一機(jī)構(gòu)，迄今為止，在檔案數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)、信息存貯和著錄格式、軟硬件配置、網(wǎng)絡(luò)體系結(jié)構(gòu)、信息處理界面等方面，國家標(biāo)準(zhǔn)尚未出臺(tái)。造成規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)多樣化，系統(tǒng)縱橫分割開放性不足，信息資源有效共享困難重重。因此，要建立一個(gè)比較完整的數(shù)字檔案信息資源整合的標(biāo)準(zhǔn)體系還需要一個(gè)長期的探索與實(shí)踐過程。

3.3 檔案信息的安全難以保障。電子政務(wù)環(huán)境下數(shù)字檔案信息資源整合是基于一個(gè)相對開放、互聯(lián)互通的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境而開展的，開放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境使大量以數(shù)字代碼形式存在的信息資源時(shí)時(shí)受到多方面的安全威脅，如計(jì)算機(jī)病毒，計(jì)算機(jī)黑客，有竊取行為的間諜行為，對網(wǎng)絡(luò)、信息系統(tǒng)和電子通訊裝置的蓄意破壞等都有可能對檔案信息資源構(gòu)成威脅。因此，如何確保檔案信息資源在開放的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中安全地存儲(chǔ)和傳輸，最大限度消除其不安全性，已經(jīng)成為當(dāng)前電子政務(wù)環(huán)境下數(shù)字檔案信息資源整合中的瓶頸性問題。

4 數(shù)字檔案資源整合開發(fā)利用的三個(gè)重要方面

4.1 充分實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息資源的整合。目前我國檔案信息資源本身就缺乏有機(jī)集成與融合，配置也不夠優(yōu)化，這與電子政務(wù)建設(shè)對于數(shù)字檔案信息資源的需求不相適應(yīng)。因此，要發(fā)揮數(shù)字檔案信息資源在電子政務(wù)建設(shè)過程中的作用，首先就應(yīng)實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息資源自身的整合。所謂數(shù)字檔案信息資源的整合，是指在兼顧檔案資源現(xiàn)有配置與管理狀況的條件下，通過網(wǎng)絡(luò)建立統(tǒng)一的信息交換與共享平臺(tái)，將分散異構(gòu)的檔案資源系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化組合與無縫鏈接，在此基礎(chǔ)上強(qiáng)化數(shù)字檔案資源的動(dòng)態(tài)性、可控制性、可獲知性和可獲取性以及與社會(huì)其他信息資源的融合集成性，從而發(fā)揮數(shù)字檔案資源的合理組織、優(yōu)化配置和最大增值。而要實(shí)現(xiàn)對數(shù)字檔案信息資源的整合，其關(guān)鍵在于加強(qiáng)檔案信息部門之間的融合，提供統(tǒng)一的用戶界面和共同的檢索方法，從而使得用戶在任何時(shí)間、地點(diǎn)都可獲取任何形式的信息，并且在任何一個(gè)界面和檢索入口都能檢索到同一主題的完整信息。

4.2 充分實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息與圖書、情報(bào)信息的整合。除了應(yīng)實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息資源本身的整合外，還應(yīng)實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息與圖書、情報(bào)信息的整合，因?yàn)殡娮诱?wù)建設(shè)過程中所需的信息資源不僅包括數(shù)字檔案信息資源，也包括圖書、情報(bào)等信息資源，電子政務(wù)的目標(biāo)是要集中這些信息資源，為政府行政和“一站式”服務(wù)的發(fā)揮，提供強(qiáng)有力支持，而只有實(shí)現(xiàn)這些信息資源的整合，才能更好地發(fā)揮作為政府信息資源組成部分的數(shù)字檔案信息資源在電子政務(wù)建設(shè)中的作用，對檔案、圖書及情報(bào)信息運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)一體化管理，并通過網(wǎng)絡(luò)提供給社會(huì)公眾利用。要實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息與圖書、情報(bào)信息的整合，其關(guān)鍵也在于加強(qiáng)檔案部門、圖書部門及情報(bào)部門之間的合作，包括在各部門之間建立合理的信息收集分工負(fù)責(zé)制，建立起通暢的內(nèi)部信息交換制度及發(fā)揮各種信息資源數(shù)據(jù)庫的分工建設(shè)與融合集成等。

4.3 充分實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案網(wǎng)站與政府網(wǎng)站的整合。目前我國已有很多檔案館室建有自己的網(wǎng)站，對外提供檔案信息資源服務(wù)，也有很多的政府部門建有自己的政務(wù)網(wǎng)站，提供政務(wù)信息或網(wǎng)上辦公。現(xiàn)階段可采取措施實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案網(wǎng)站與政府網(wǎng)站的整合，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案網(wǎng)站與政府網(wǎng)站的無縫鏈接，這樣民眾通過任一網(wǎng)站均可快速便捷地查找所需的數(shù)字檔案信息資源。

（作者單位：中共鄭州市委黨校 來稿日期：2014-06-15）