財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問題及措施

徐燕飛

摘 要：隨著我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，建筑行業(yè)飛速發(fā)展，競(jìng)爭越來越激烈。在企業(yè)管理過程中，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理直接關(guān)系到企業(yè)財(cái)政的支出和正常運(yùn)作，尤其是在建筑企業(yè)中，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理是其必不可少的組成部分。在社會(huì)新時(shí)代的要求下，企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理有了更高的標(biāo)準(zhǔn)。就新形勢(shì)下我國建筑企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問題及相應(yīng)的解決措施進(jìn)行論述。

關(guān)鍵詞：建筑；財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)；檔案管理；解決措施

中圖分類號(hào)：F234.4 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2095-6835（2014）13-0110-02

在建筑企業(yè)中，財(cái)務(wù)檔案主要是對(duì)公司在某一時(shí)期內(nèi)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、相關(guān)賬目和憑證等資料的記錄，能對(duì)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行準(zhǔn)確的反映，有利于對(duì)企業(yè)某一類項(xiàng)目進(jìn)行后期的研究和調(diào)查。此外，財(cái)務(wù)檔案管理作為國家最重要的檔案管理，被廣泛應(yīng)用于各個(gè)企事業(yè)單位。因此，需要不斷加強(qiáng)對(duì)建筑企業(yè)財(cái)務(wù)檔案的管理力度，以提高企業(yè)管理水平，促進(jìn)企業(yè)的繁榮與發(fā)展。

1 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問題

我國建筑企業(yè)財(cái)會(huì)檔案管理具有穩(wěn)定性、整體性、特殊性和規(guī)律性四大基本特征。近幾年來，通過在實(shí)踐中吸取教訓(xùn)、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，企業(yè)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理終于取得了不小的進(jìn)展，但是，構(gòu)建一個(gè)成熟的財(cái)會(huì)檔案管理體系還是有一定困難的。目前，財(cái)會(huì)檔案管理還存在許多細(xì)節(jié)問題。

1.1 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理缺乏完善的制度

企業(yè)是以獲取經(jīng)濟(jì)效益為目的的經(jīng)濟(jì)單位，而一個(gè)企業(yè)的經(jīng)營方式和發(fā)展動(dòng)向與其財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)有著密切的聯(lián)系。正因?yàn)槿绱?，?cái)會(huì)深受企業(yè)的高度重視，但是，財(cái)會(huì)檔案管理卻沒有得到相應(yīng)的重視，甚至被忽略，因此，在資料收集上，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案資料不全面。企業(yè)只注重會(huì)計(jì)憑證等專業(yè)資料的存檔和整理，而電算化方面的歸檔和備份工作沒有做到位，破壞了財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)在聯(lián)系和整體性。在管理上，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理制度缺乏規(guī)范化。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案與一般文件資料不同的是，保存財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案是為后期工作反映經(jīng)濟(jì)活動(dòng)歷史，以便于為企業(yè)后期工作的重大決策提供資料和借鑒，便于后期工作順利、有效地展開。但是，企業(yè)對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的重視度不夠，沒有正規(guī)的、熟悉業(yè)務(wù)的專業(yè)工作人員負(fù)責(zé)相關(guān)工作，并進(jìn)行檔案管理；相反，財(cái)會(huì)檔案大多由不同的兼職人員進(jìn)行管理，人員的流動(dòng)性較大，且沒有接受相關(guān)專業(yè)知識(shí)、技能的培訓(xùn)和指導(dǎo)，相關(guān)的檔案鑒定和銷毀等工作沒有得到相應(yīng)的重視，以致嚴(yán)重影響了財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作的質(zhì)量和效果，甚至影響了企業(yè)的長期發(fā)展和經(jīng)濟(jì)效益。

1.2 缺乏明確的工作責(zé)任分配

企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)具有一定的穩(wěn)定性，其種類繁多、內(nèi)容豐富且量大，包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)憑證。因此，為了科學(xué)、有效地開展管理工作，保證其管理質(zhì)量，大多數(shù)企事業(yè)單位選擇細(xì)化分工，將其分類，并根據(jù)不同的項(xiàng)目進(jìn)行管理。一切事物都有兩面性，有利就有弊，分類管理也不例外。分類管理在提高工作便利性的同時(shí)，由于缺乏明確的工作責(zé)任分配，在實(shí)際財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作過程中，相關(guān)管理人員相互推卸責(zé)任，檔案部門和財(cái)務(wù)部門之間沒有明確、系統(tǒng)地劃分好工作，使本來分類就混亂的檔案管理起來更加困難，使許多檔案資料被管理得“無人問津”，從而嚴(yán)重影響了企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作的效率，阻礙了其科學(xué)、系統(tǒng)的發(fā)展，影響了企業(yè)的社會(huì)信譽(yù)和經(jīng)濟(jì)效益。

1.3 缺乏具有專業(yè)知識(shí)、技能的管理人員

對(duì)于每一個(gè)企業(yè)來說，優(yōu)秀的工作人員是其長遠(yuǎn)發(fā)展、繁榮的必要條件之一。由于財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)律性和特殊性，要求相關(guān)管理人員在精通相關(guān)業(yè)務(wù)情況的同時(shí)，熟練掌握相關(guān)檔案的整理分類和裝訂技術(shù)。財(cái)會(huì)檔案管理知識(shí)廣泛，涉及計(jì)算機(jī)、會(huì)計(jì)、檔案管理知識(shí)和相關(guān)的法律基礎(chǔ)等。但由于我國在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理方面起步晚，加之對(duì)其重視度不夠，導(dǎo)致缺乏受正規(guī)專業(yè)教育和具有檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)的人員。管理工作得不到應(yīng)有的重視，以及財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理工作人員對(duì)自己工作的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，嚴(yán)重影響了財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的質(zhì)量和發(fā)展。甚至有的企事業(yè)單位因未認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的重要性，未設(shè)置相關(guān)的管理部門，檔案工作沒有分配給專職的工作人員，而是由不同人員兼職負(fù)責(zé)，導(dǎo)致財(cái)務(wù)資料、檔案的整理、裝訂不規(guī)范，致使企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作滯后。

2 改善財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的措施

2.1 提高對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的重視度

要想提高對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的重視度，首先要轉(zhuǎn)變對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，讓企業(yè)的每一個(gè)員工都要切實(shí)認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性。只有這樣，才能保證財(cái)會(huì)檔案管理工作的質(zhì)量和效率，只有從思想上開始轉(zhuǎn)變，才能實(shí)現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展轉(zhuǎn)變和突破。為了讓公司員工認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的重要性，并將政策、決定實(shí)踐到工作中，就要先讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理對(duì)企業(yè)發(fā)展的影響，同時(shí)要加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理人員對(duì)自身管理工作的認(rèn)識(shí)。只有這樣，才能實(shí)現(xiàn)對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的改進(jìn)，為后期的管理措施奠定了極為必要和關(guān)鍵的一步。

2.2 建立完善的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理制度

在新時(shí)代社會(huì)發(fā)展的潮流下，根據(jù)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的實(shí)際情況，在不違背國家法律制度的前提下，創(chuàng)建一套系統(tǒng)的、完整的、符合企業(yè)實(shí)際情況的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理制度是必不可少的，同時(shí)，需要不斷強(qiáng)化和完善，使制度更加成熟。在國家法律法規(guī)的允許范圍內(nèi)，相關(guān)工作人員要勇于承擔(dān)責(zé)任，做好自己的每一份工作。與此同時(shí)，要推行“管理責(zé)任到個(gè)人”的制度，明確分工，責(zé)任到每一個(gè)崗位、每一位員工，賞罰分明、獎(jiǎng)優(yōu)罰劣，保證每一個(gè)管理部門的工作質(zhì)量和工作效率。

2.3 對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)

財(cái)務(wù)檔案管理人員綜合素質(zhì)過低、缺乏管理經(jīng)驗(yàn)會(huì)直接影響財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作的效率和質(zhì)量。首先，企業(yè)需要根據(jù)實(shí)際情況，招聘、分配專（兼）職人員處理每日的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案資料的接收采集、整理分類、建檔歸檔工作，以及日常管理、調(diào)閱服務(wù)和登記備案工作。同時(shí)，提高檔案管理人員的素質(zhì)，定期組織專業(yè)培訓(xùn)，使財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作人員得到新的專業(yè)知識(shí)補(bǔ)給。比如，電算化知識(shí)等方面的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)；開展相關(guān)檔案管理的法規(guī)章程，培養(yǎng)每一位員工的團(tuán)隊(duì)合作精神。員工是為企業(yè)創(chuàng)造社會(huì)信譽(yù)和經(jīng)濟(jì)效益的主體力量，只有整體提高參與財(cái)會(huì)檔案管理工作人員的基本專業(yè)素質(zhì)，才能更好地完善檔案管理工作。

2.4 發(fā)展現(xiàn)代化財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理

隨著社會(huì)的發(fā)展和時(shí)代的進(jìn)步，信息時(shí)代引領(lǐng)我們走進(jìn)了新的發(fā)展紀(jì)元。現(xiàn)階段，社會(huì)的進(jìn)步、生產(chǎn)力的提高都?xì)w功于信息化，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理信息化是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)和要求，也是衡量一個(gè)企業(yè)管理水平的重要標(biāo)志之一，建筑企業(yè)尤其如此。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理信息化建設(shè)不是簡單的經(jīng)濟(jì)資源的投入與負(fù)擔(dān)。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案也是經(jīng)濟(jì)主體極為重要的資源，發(fā)現(xiàn)問題并及時(shí)解決，可以為企業(yè)后期工作的重要決策提供有價(jià)值的依據(jù)和借鑒，為企業(yè)創(chuàng)造盡可能大的社會(huì)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值。充分挖掘和合理利用財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案、資料，也能創(chuàng)造出不小的成果。時(shí)代在進(jìn)步，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的管理和發(fā)展也要與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理信息化、現(xiàn)代化，不僅是對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理人員的挑戰(zhàn)，同樣也是企業(yè)發(fā)展新的機(jī)遇，為檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化和專業(yè)化創(chuàng)造條件。

3 總結(jié)

財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理關(guān)系到企業(yè)的發(fā)展與繁榮，是記錄和反映企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，因此，在日常工作中，要將財(cái)務(wù)檔案的管理工作重視起來，同時(shí)組織財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)、技能的培訓(xùn)，建立完善的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理制度，使財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理信息化，從而提高財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作的質(zhì)量和效率，為企業(yè)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)效益。

參考文獻(xiàn)

[1]謝紹文.簡析企業(yè)單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的管理[J].新財(cái)經(jīng)（理論版），2012（03）：20-22.

〔編輯：劉曉芳〕

Abstract： With the rapid development of Chinas economy and society， the rapid development of the construction industry， competition is increasing. In the process of business management， finance and accounting records management directly related to the proper functioning of financial expenditures and， especially in the construction companies， financial accounting records management is an integral part of its. At the request of a new era of social， financial and accounting records management companies have higher standards. Be discussed on the new situation of Chinas construction enterprises in the financial accounting records management problems and corresponding solutions.

Key words： architecture； financial accounting； records management； solutions