檔案是企業(yè)的核心、靈魂

黎清瑜

摘 要：企業(yè)檔案是對企業(yè)各項活動的真實記錄，在企業(yè)知識管理中有獨特的作用。因此，增強(qiáng)企業(yè)綜合檔案室的信息服務(wù)功能，發(fā)掘并利用這一資源對企業(yè)的建設(shè)和發(fā)展有著重大的意義。簡單介紹了綜合檔案室在企業(yè)中的地位和作用，進(jìn)一步分析了綜合檔室在企業(yè)發(fā)展中的必要性和重要性。

關(guān)鍵詞：綜合檔案室；核心；靈魂；橋梁

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：2095-6835（2014）13-0096-02

企業(yè)檔案是在各項生產(chǎn)、經(jīng)營活動中形成的對國家、社會和企業(yè)具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。它記載著企業(yè)發(fā)展中的優(yōu)秀成果，凝聚著企業(yè)全體員工的勞動智慧，蘊(yùn)藏著巨大的精神力量，具有豐富的文化內(nèi)涵。它為企業(yè)的經(jīng)營業(yè)績和科學(xué)發(fā)展提供第一手資料，是進(jìn)行科學(xué)分析、揚長避短、制訂發(fā)展方向的好教材。它為企業(yè)的健康、順利發(fā)展提供了有力的依據(jù)。

1 企業(yè)綜合檔案室是各部門溝通的橋梁

廣州白云山光華制藥股份有限公司作為一家擁有一百多年歷史的藥企，企業(yè)的生產(chǎn)部門、質(zhì)量管理部門、設(shè)備部門、銷售部門、保衛(wèi)部門、紀(jì)檢部門、辦公室等都是綜合檔案室需要緊密配合的部門。檔案部門要綜合開展檔案信息資源的擴(kuò)充工作，為咨詢、認(rèn)證工作提供可靠依據(jù)。信息技術(shù)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展使綜合檔案室與其他部門的信息交流變得更加便利。在檔案整理工作中，綜合檔案室除了要按照立卷要求和規(guī)定對文書檔案進(jìn)行歸檔、組卷和編目，建立檔案管理統(tǒng)計臺賬，對檔案室內(nèi)的設(shè)備檔案、產(chǎn)品檔案、會計檔案、科研檔案、基建檔案等各類檔案的數(shù)量、檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計和登記外，還要進(jìn)一步挖掘檔案內(nèi)部的信息和它們之間的聯(lián)系，并將發(fā)現(xiàn)的內(nèi)容提供給其他部門。綜合檔案室的工作從傳統(tǒng)的管理工作發(fā)展為向企業(yè)各部門主動提供服務(wù)，各部門通過綜合檔案室可以了解其他部門有價值的信息，促進(jìn)各部門之間信息的交流和溝通，起到了良好的溝通橋梁的作用，使檔案工作與其他各項工作緊密聯(lián)系在一起。積極地開展檔案利用工作，可以更好地為公司開展生產(chǎn)經(jīng)營工作、企業(yè)文化建設(shè)提供服務(wù)，提升綜合檔案室的地位和作用。

2 企業(yè)綜合檔案室掌握著企業(yè)所有的信息

企業(yè)綜合檔案室承擔(dān)著記錄企業(yè)發(fā)展過程中活動情況的任務(wù)，這些檔案記錄是企業(yè)內(nèi)部寶貴的財富和重要的信息資源。企業(yè)檔案信息資源的權(quán)威性要高于、有別于其他資源，它是企業(yè)信息中最主要、最基本的信息。企業(yè)檔案主要包括企業(yè)方針、規(guī)定等方面的政策信息，產(chǎn)品、設(shè)備、基建等改造方面的技術(shù)信息，有關(guān)人才培養(yǎng)信息和相關(guān)人才的信息，還有會計核算信息、企業(yè)發(fā)展史料信息等。這些信息除了供本企業(yè)利用、幫企業(yè)產(chǎn)生效益外，它還具有交流、轉(zhuǎn)讓的作用，通過雙向交流增加檔案的價值，就相當(dāng)于將一條信息變?yōu)閮蓷l信息，最終獲得各自需要的等價效益。由此看來，企業(yè)檔案既是企業(yè)從事現(xiàn)實活動的重要資源，又是企業(yè)發(fā)展的真實記錄。它既有較大的利用價值，又有可靠的史料價值。為了適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的要求，我們依靠信息技術(shù)的發(fā)展編寫了一個數(shù)據(jù)庫，將公司所有檔案資料的編號、目錄、大致內(nèi)容輸入到數(shù)據(jù)庫中，從而可以用電腦檢索資料。將部分文書檔案、實物檔案用掃描、拍照等方式處理后統(tǒng)一錄入到檔案數(shù)據(jù)庫中，實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，將綜合檔案室人員從繁重的整理工作中解放出來，進(jìn)一步對這些歷史檔案進(jìn)行多維度的挖掘。

3 檔案在企業(yè)經(jīng)營中起著重要的作用

3.1 行政管理方面

檔案是企業(yè)行政工作的工具之一，企業(yè)出臺任何規(guī)章制度都是建立在原有管理系統(tǒng)基礎(chǔ)上的。我公司按照國家《企業(yè)檔案工作規(guī)范》標(biāo)準(zhǔn)，貫徹執(zhí)行《廣藥集團(tuán)公司檔案文件材料歸檔辦法》等檔案工作的有關(guān)規(guī)定、辦法和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合我公司檔案管理工作的實際情況，建立了一整套《廣州白云山光華制藥股份有限公司檔案管理制度匯編》，具體內(nèi)容包括《檔案管理細(xì)則》《檔案工作程序與標(biāo)準(zhǔn)》《企業(yè)檔案保密制度》《檔案借閱制度》《檔案保管制度》《檔案室及檔案人員職責(zé)范圍》等，明確了檔案工作的職責(zé)和任務(wù)，歸檔的范圍和整理要求，讓各相關(guān)部門對文件材料的形成、積累、收集、整理有據(jù)可依，有章可循。將檔案管理的各項制度落到實處，明確檔案工作機(jī)構(gòu)的設(shè)置，使其職責(zé)更加清晰，為檔案安全存放、科學(xué)利用、嚴(yán)守機(jī)密提供了制度保障，為規(guī)范、有序、科學(xué)、高效地開展機(jī)關(guān)檔案工作奠定了良好的基礎(chǔ)。

3.2 項目運營方面

檔案是企業(yè)業(yè)務(wù)活動的記錄，具有憑證和參考的作用。項目管理的各個環(huán)節(jié)都會產(chǎn)生相應(yīng)的記錄，項目的達(dá)標(biāo)創(chuàng)優(yōu)工作是建立在項目檔案整理和分析的基礎(chǔ)上的。檔案整理與運營工作只有相互促進(jìn)，才能不斷提升項目的管理水平和盈利能力。綜合檔案室為公司的新產(chǎn)品介紹、申報、中藥保護(hù)品種的報批項目，基建項目和生產(chǎn)場地改造項目，廠外車間基建項目，GMP認(rèn)證項目等提供了大量翔實的材料，為公司更好地開展生產(chǎn)經(jīng)營工作、建設(shè)企業(yè)文化提供服務(wù)。2013年，光華成為了廣藥集團(tuán)首家、全劑型、一次性順利通過新版GMP認(rèn)證的企業(yè)。

3.3 企業(yè)文化方面

檔案與企業(yè)文化是緊密相連的——企業(yè)文化植根于企業(yè)檔案，企業(yè)檔案是企業(yè)文化建設(shè)的源泉和動力，是企業(yè)發(fā)展的真實記錄和見證，是企業(yè)的文化財富；如果沒有企業(yè)檔案，企業(yè)文化建設(shè)很難有生命力，難以持久發(fā)展。企業(yè)檔案工作者應(yīng)該在管理好企業(yè)檔案的同時，認(rèn)真研究和挖掘蘊(yùn)藏在企業(yè)檔案中的文化思想，積極收集與企業(yè)文化建設(shè)相關(guān)的企業(yè)檔案，使企業(yè)檔案工作在企業(yè)文化建設(shè)中大顯身手。通過企業(yè)檔案我們能夠了解企業(yè)的成長歷程、核心價值觀和文化氛圍等，讓企業(yè)檔案工作與企業(yè)文化建設(shè)相互促進(jìn)，相互補(bǔ)充，共同推動企業(yè)的發(fā)展。2012年是光華建司100周年，我司在東方賓館舉行了大型的紀(jì)念建司100周年大會暨職工文藝主題晚會，為那些在光華多年發(fā)展中作出重大貢獻(xiàn)的同志授予“百年光華榮譽(yù)功勛職工”稱號。我司還編輯了《心靈的碰撞——光華職工廉政文化攝影作品剪影集》《百年光華，再創(chuàng)輝煌》兩本書，那一張張舊照片、一段影像、一份份文件、一件件實物都讓員工有了歸屬感，產(chǎn)生了凝聚力和向心力。這次活動不僅促進(jìn)了光華改革發(fā)展的信念、精神力量和道德規(guī)范的進(jìn)一步發(fā)展，還激發(fā)了全體員工愛企的熱情，營造了光華和諧的企業(yè)氛圍，推動了公司經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，以優(yōu)異的成績迎接黨的十八大的勝利召開。

3.4 法律方面

檔案是當(dāng)時、當(dāng)?shù)睾彤?dāng)事人在業(yè)務(wù)活動中形成的原始記錄，它真實、可靠，是令人信服的憑據(jù)。它能夠保護(hù)企業(yè)、員工的合法權(quán)益不受侵害，明確各方面的責(zé)任，減少不必要的糾紛。檔案為企業(yè)證照的變更、年檢，相關(guān)法律事務(wù)，抵押，審計等提供了重要的資料。

3.5 培訓(xùn)方面

檔案是一種重要的教育資源，其真實性和原始記錄性具有不可抗拒的說服力和感染力。綜合檔案室為全體員工每年的GMP培訓(xùn)、安全培訓(xùn)、人事培訓(xùn)、黨建、工會、綜治、計生等培訓(xùn)提供了大量真實的材料。通過各類培訓(xùn)，職工的素質(zhì)也在不斷提高，在良好的文化氛圍中，吸引了更多優(yōu)秀人才加入到公司，為光華的良性發(fā)展儲備了大量的財富。

4 結(jié)束語

綜上所述，綜合檔案室作為企業(yè)這一特定社會系統(tǒng)中的一個子系統(tǒng)，與企業(yè)自身的體制和企業(yè)的管理和改革等活動密切相關(guān)。從長遠(yuǎn)的角度看，隨著信息技術(shù)的逐漸成熟，檔案管理從被動、單一、滯后的服務(wù)轉(zhuǎn)變成前端、全過程的服務(wù)，并逐漸融入企業(yè)的核心活動中，為企業(yè)創(chuàng)造價值，實現(xiàn)利潤最大化服務(wù)；為提升企業(yè)核心競爭力服務(wù)，企業(yè)綜合檔案室的核心靈魂作用也將更加明顯。

參考文獻(xiàn)

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〔編輯：白潔〕

Abstract： The enterprise archives is a real record of the activities of the enterprise， has a unique role in the enterprise knowledge management. Therefore， the enhancement enterprise integrated information service function of archives， and make use of this resource is of great significance to the construction and development of the enterprise. Simply introduces the status and role in the comprehensive archives in the enterprise， further analyzes the comprehensive archives room in the necessity and importance in the development of enterprises.

Key words： comprehensive archives； core； soul； bridge