Office在證書批量制作中的應(yīng)用

摘要：本文以打印1099份證書為例，重點(diǎn)介紹如何靈活使用Office中的Word、Excel，批量制作、打印證書的一些操作技巧。

關(guān)鍵詞：Office 證書制作 批量打印 技巧

批量制作和打印各類證書是日常辦公的事務(wù)性工作之一。本文將介紹在Office中靈活運(yùn)用Excel和Word，實(shí)現(xiàn)批量制作、打印證書的一些技巧，希望能給大家一些啟示。

當(dāng)前的工作任務(wù)是打印1099份證書。整個(gè)操作分為三部分：一是整理學(xué)生信息；二是設(shè)計(jì)證書模版；三是在證書模版中調(diào)用整理好的學(xué)生信息，實(shí)現(xiàn)批量的打印。

1 學(xué)生基本數(shù)據(jù)的整理

當(dāng)前在學(xué)籍管理系統(tǒng)中導(dǎo)出的學(xué)生信息如圖1所示：

圖1 學(xué)生基本信息表

要打印的證書，有姓名、性別、出生年、出生月、出生日、入校年、入校月、畢業(yè)年、畢業(yè)月、學(xué)制、專業(yè)、學(xué)位類別、證書編號(hào)、發(fā)證年、發(fā)證月、發(fā)證日等十七項(xiàng)。

先調(diào)整學(xué)生信息表中的相關(guān)字段，使表中字段與證書中相應(yīng)的空白處內(nèi)容對(duì)應(yīng)。

1.1 證書中姓名、性別內(nèi)容可以直接調(diào)用學(xué)生信息表的姓名、性別字段。

1.2 證書中出生年、出生月、出生日內(nèi)容的處理。

在學(xué)生信息表中，有八位的出生日期信息，首先截止年份、月份、日等信息，使用的技巧是使用Mid（）函數(shù)。

1.2.1 在Excel中，打開“2014工士學(xué)位證”工作表，將光標(biāo)移到E列，單擊“插入”菜單，在下拉式菜單中選擇“列”，將光標(biāo)移到E2單元格，輸入公式“=mid（d2，1，4）”回車，截取年份；將光標(biāo)移到E2單元格右下角，當(dāng)光標(biāo)變成“+”時(shí)按住鼠標(biāo)左鍵向下拖動(dòng)，通過復(fù)制公式，得到全部學(xué)生的“出生年”信息。

1.2.2 將數(shù)字形式的出生年信息轉(zhuǎn)換為中文。在打印好的證書中，數(shù)字通常以中文的形式出現(xiàn)，比如，數(shù)字的1992打印為“一九九二”，這里使用的技巧是自定義宏函數(shù)[1]。①在F列插入一空列，在F1單元格中輸入信息“出生年”。單擊“工具”菜單，在彈出的菜單中選擇“宏”→“Visual Basic編輯器”。②進(jìn)入Visual Basic編程環(huán)境，單擊“插入”菜單，在彈出菜單中選擇“模塊”，自定義宏函數(shù)Change（）：

Function Change（M）

Change = ""

L = Len（M）

For i = 1 To L

N = Mid（M， i， 1）

Change = Change + Application.Text（N， "[DBNum1]"）

Next

End Function

單擊“文件”菜單中的“關(guān)閉并返回到Microsoft Excel（C）”，返回到Excel編輯界面。

在F2單元格中輸入公式“=Change（e2）”回車，調(diào)用自定義的宏，將e2單元格中的數(shù)字內(nèi)容轉(zhuǎn)換為中文形式，如圖2。

圖2 出生年信息轉(zhuǎn)換為中文數(shù)字

將光標(biāo)移到F2單元格右下角，當(dāng)光標(biāo)變成“+”時(shí)按住鼠標(biāo)左鍵向下拖動(dòng)，通過復(fù)制公式，將E列中全部的年份數(shù)字信息轉(zhuǎn)換中文。

1.2.3 按照同樣的操作技巧，在F列后面插入四個(gè)空列，G，H列分別為截止出生月份信息、中文形式月份，I，J列為出生日信息、中文形式日。

1.3 手工錄入處理證書中入校年、入校月、畢業(yè)年、畢業(yè)月內(nèi)容。①在L列插入一空列，在L1單元格輸入信息“入校年”，在L2單元格輸入文本信息“二○一一”，然后向下填充L列中的單元格；②在M列插入一空列，在M1單元格輸入信息“入校月”，在M2單元格輸入文本信息“九”，然后向下填充M列中的單元格；③在O列、P列各插入一空列，按照步驟1和2的方法，生成“畢業(yè)年”、“畢業(yè)月”字段內(nèi)容。

1.4 證書中學(xué)制內(nèi)容的處理。

在學(xué)生數(shù)據(jù)表中，學(xué)制為數(shù)字“3”，證書中打印為“三”，處理的技巧是直接調(diào)用前面定義的宏函數(shù)。

在S列插入一空列，在S1單元輸入信息：“學(xué)習(xí)時(shí)間”，在s2單元格輸入公式“=Change（R2）”回車；通過復(fù)制公式，將R列中全部的學(xué)制數(shù)字信息轉(zhuǎn)換中文。

1.5 證書中專業(yè)、學(xué)位類別的內(nèi)容與學(xué)生信息表的信息是一致的，不需要處理。

1.6 證書編號(hào)內(nèi)容的處理。

證書的編號(hào)共16位，以字符“Z”開頭，其后的10位信息“1205142014”是固定的，最后面的四位是流水編號(hào)。介紹一個(gè)小技巧，把證書內(nèi)容分為兩部分：前半部分定義為字段“證書1”，內(nèi)容固定為“Z1205142014”，后半部分定義字段為“證書2”，四位數(shù)以0001開始，通過自動(dòng)填充來編號(hào)。

在學(xué)生數(shù)據(jù)表T列插入一空列，T1單元格輸入信息“證書1”，T2單元格輸入信息“Z1205142014”，復(fù)制并填充T列其余的單元格。

在U列插入一空列，U1單元格輸入信息“證書2”，在U2單元格輸入文本信息“0001”，將光標(biāo)移到U2單元格右下角，向下填充U列證其余的單元格。

1.7 證書中發(fā)證年、發(fā)證月、發(fā)日內(nèi)容的處理。

在學(xué)生數(shù)據(jù)表V列、W列、X列錄入發(fā)證年、月、日的數(shù)字中文信息。

至此，打印證書所需的1109名學(xué)生信息整理完成。

2 證書模板的制作

先讓證書圖片作為頁面背景，再設(shè)計(jì)打印的模板，定位證書中各占位符位置。

①打開Word，單擊“文件”→“頁面設(shè)置”，設(shè)置頁邊距和方向，上、下、左、右分別設(shè)為0.43厘米，方向?yàn)闄M向；②單擊“格式”菜單→“背景”→“水印”→“圖片水印”，插入空白證書的圖片作為背景。③在有證書圖片背景的頁面中，在空白位置依次輸入姓名、性別、出生年、出生月、出生日、入校年、入校月、畢業(yè)年、畢業(yè)月、專業(yè)、學(xué)習(xí)時(shí)間、工士類別、證書1、證書2、發(fā)證年、發(fā)證月、發(fā)證日，并調(diào)整字體、字號(hào)和位置。大致定位證書中各字段內(nèi)容的位置，保存文件為“打印模版.doc”。

3 Word中套用Excel數(shù)據(jù)

通過Word中的“郵件合并”功能來實(shí)現(xiàn)調(diào)用Excel文件[2]，自動(dòng)調(diào)用表中數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)批量的打印。

①打開“打印模版.doc”文檔，取消圖片水印效果，選定所有文字，將字體顏色調(diào)為“灰色25%”；②右擊工具欄的空白處，顯示右鍵菜單，選擇右鍵菜單中的“郵件合并”工具，打開“郵件合并”工具欄，如圖3；③在郵件合并工具欄中選擇第二個(gè)按鈕“打開數(shù)據(jù)源”，選擇已整理好數(shù)據(jù)的“2014學(xué)位證.xls”；④在郵件合并工具欄中選擇第六個(gè)按鈕“插入域”，彈出窗口，選取“姓名”域，單入“插入”按鈕；按照此技巧，依次插入“性別”域、“出生年”域、“出生月”域、“出生日”域、“入校年”域、“入校月”域、“畢業(yè)年”域、“畢業(yè)月”域、“專業(yè)”域、“學(xué)習(xí)時(shí)間”域、“工士類別”域、“證書1”域、“證書2”域、“發(fā)證年”域、“發(fā)證月”域、“發(fā)證日”域；⑤在郵件合并工具欄選擇“查看合并數(shù)據(jù)”按鈕，導(dǎo)入Excel學(xué)生信息表到Word中，此時(shí)，1099學(xué)生信息全部導(dǎo)入，在郵件工具欄通過單擊按鈕，可以查看導(dǎo)入的不同記錄信息；⑥將“打印模版.doc”中輸入的文字顏色設(shè)置為“白色”，反復(fù)調(diào)整域文字格式和段落的行間距，測試打印，直至得到滿意的效果；⑦在郵件合并工具欄選擇“合并到打印機(jī)”按鈕，即可將1099名學(xué)生證書批量打印。

4 小結(jié)

本文詳細(xì)介紹了運(yùn)用Word與Excel操作技巧，成功實(shí)現(xiàn)1099份學(xué)生證書批量打印的操作流程。靈活應(yīng)用Office中處理批量證書打印，將有效地減少工作強(qiáng)度，提高工作效率，達(dá)到事半功倍的效果[3]。

參考文獻(xiàn)：

[1]敬蓉.淺談Excel中的宏運(yùn)用技巧[J].成都電子機(jī)械高等?？茖W(xué)校學(xué)報(bào)，2014（4）：12-16.

[2]趙家春.宣傳小報(bào)Word也能搞定[J].電腦愛好者，2012（3）：30.

[3]秦霞.巧用Word批量制作中職畢業(yè)生入學(xué)考試準(zhǔn)考證[J].企業(yè)科技與發(fā)展，2010（14）：286-288.

作者簡介：李進(jìn)軍（1977-），男，湖北應(yīng)城人，湖北職業(yè)技術(shù)學(xué)院教師，講師，碩士，主要研究方向：計(jì)算機(jī)信息管理。endprint

摘要：本文以打印1099份證書為例，重點(diǎn)介紹如何靈活使用Office中的Word、Excel，批量制作、打印證書的一些操作技巧。

關(guān)鍵詞：Office 證書制作 批量打印 技巧

批量制作和打印各類證書是日常辦公的事務(wù)性工作之一。本文將介紹在Office中靈活運(yùn)用Excel和Word，實(shí)現(xiàn)批量制作、打印證書的一些技巧，希望能給大家一些啟示。

當(dāng)前的工作任務(wù)是打印1099份證書。整個(gè)操作分為三部分：一是整理學(xué)生信息；二是設(shè)計(jì)證書模版；三是在證書模版中調(diào)用整理好的學(xué)生信息，實(shí)現(xiàn)批量的打印。

1 學(xué)生基本數(shù)據(jù)的整理

當(dāng)前在學(xué)籍管理系統(tǒng)中導(dǎo)出的學(xué)生信息如圖1所示：

圖1 學(xué)生基本信息表

要打印的證書，有姓名、性別、出生年、出生月、出生日、入校年、入校月、畢業(yè)年、畢業(yè)月、學(xué)制、專業(yè)、學(xué)位類別、證書編號(hào)、發(fā)證年、發(fā)證月、發(fā)證日等十七項(xiàng)。

先調(diào)整學(xué)生信息表中的相關(guān)字段，使表中字段與證書中相應(yīng)的空白處內(nèi)容對(duì)應(yīng)。

1.1 證書中姓名、性別內(nèi)容可以直接調(diào)用學(xué)生信息表的姓名、性別字段。

1.2 證書中出生年、出生月、出生日內(nèi)容的處理。

在學(xué)生信息表中，有八位的出生日期信息，首先截止年份、月份、日等信息，使用的技巧是使用Mid（）函數(shù)。

1.2.1 在Excel中，打開“2014工士學(xué)位證”工作表，將光標(biāo)移到E列，單擊“插入”菜單，在下拉式菜單中選擇“列”，將光標(biāo)移到E2單元格，輸入公式“=mid（d2，1，4）”回車，截取年份；將光標(biāo)移到E2單元格右下角，當(dāng)光標(biāo)變成“+”時(shí)按住鼠標(biāo)左鍵向下拖動(dòng)，通過復(fù)制公式，得到全部學(xué)生的“出生年”信息。

1.2.2 將數(shù)字形式的出生年信息轉(zhuǎn)換為中文。在打印好的證書中，數(shù)字通常以中文的形式出現(xiàn)，比如，數(shù)字的1992打印為“一九九二”，這里使用的技巧是自定義宏函數(shù)[1]。①在F列插入一空列，在F1單元格中輸入信息“出生年”。單擊“工具”菜單，在彈出的菜單中選擇“宏”→“Visual Basic編輯器”。②進(jìn)入Visual Basic編程環(huán)境，單擊“插入”菜單，在彈出菜單中選擇“模塊”，自定義宏函數(shù)Change（）：

Function Change（M）

Change = ""

L = Len（M）

For i = 1 To L

N = Mid（M， i， 1）

Change = Change + Application.Text（N， "[DBNum1]"）

Next

End Function

單擊“文件”菜單中的“關(guān)閉并返回到Microsoft Excel（C）”，返回到Excel編輯界面。

在F2單元格中輸入公式“=Change（e2）”回車，調(diào)用自定義的宏，將e2單元格中的數(shù)字內(nèi)容轉(zhuǎn)換為中文形式，如圖2。

圖2 出生年信息轉(zhuǎn)換為中文數(shù)字

將光標(biāo)移到F2單元格右下角，當(dāng)光標(biāo)變成“+”時(shí)按住鼠標(biāo)左鍵向下拖動(dòng)，通過復(fù)制公式，將E列中全部的年份數(shù)字信息轉(zhuǎn)換中文。

1.2.3 按照同樣的操作技巧，在F列后面插入四個(gè)空列，G，H列分別為截止出生月份信息、中文形式月份，I，J列為出生日信息、中文形式日。

1.3 手工錄入處理證書中入校年、入校月、畢業(yè)年、畢業(yè)月內(nèi)容。①在L列插入一空列，在L1單元格輸入信息“入校年”，在L2單元格輸入文本信息“二○一一”，然后向下填充L列中的單元格；②在M列插入一空列，在M1單元格輸入信息“入校月”，在M2單元格輸入文本信息“九”，然后向下填充M列中的單元格；③在O列、P列各插入一空列，按照步驟1和2的方法，生成“畢業(yè)年”、“畢業(yè)月”字段內(nèi)容。

1.4 證書中學(xué)制內(nèi)容的處理。

在學(xué)生數(shù)據(jù)表中，學(xué)制為數(shù)字“3”，證書中打印為“三”，處理的技巧是直接調(diào)用前面定義的宏函數(shù)。

在S列插入一空列，在S1單元輸入信息：“學(xué)習(xí)時(shí)間”，在s2單元格輸入公式“=Change（R2）”回車；通過復(fù)制公式，將R列中全部的學(xué)制數(shù)字信息轉(zhuǎn)換中文。

1.5 證書中專業(yè)、學(xué)位類別的內(nèi)容與學(xué)生信息表的信息是一致的，不需要處理。

1.6 證書編號(hào)內(nèi)容的處理。

證書的編號(hào)共16位，以字符“Z”開頭，其后的10位信息“1205142014”是固定的，最后面的四位是流水編號(hào)。介紹一個(gè)小技巧，把證書內(nèi)容分為兩部分：前半部分定義為字段“證書1”，內(nèi)容固定為“Z1205142014”，后半部分定義字段為“證書2”，四位數(shù)以0001開始，通過自動(dòng)填充來編號(hào)。

在學(xué)生數(shù)據(jù)表T列插入一空列，T1單元格輸入信息“證書1”，T2單元格輸入信息“Z1205142014”，復(fù)制并填充T列其余的單元格。

在U列插入一空列，U1單元格輸入信息“證書2”，在U2單元格輸入文本信息“0001”，將光標(biāo)移到U2單元格右下角，向下填充U列證其余的單元格。

1.7 證書中發(fā)證年、發(fā)證月、發(fā)日內(nèi)容的處理。

在學(xué)生數(shù)據(jù)表V列、W列、X列錄入發(fā)證年、月、日的數(shù)字中文信息。

至此，打印證書所需的1109名學(xué)生信息整理完成。

2 證書模板的制作

先讓證書圖片作為頁面背景，再設(shè)計(jì)打印的模板，定位證書中各占位符位置。

①打開Word，單擊“文件”→“頁面設(shè)置”，設(shè)置頁邊距和方向，上、下、左、右分別設(shè)為0.43厘米，方向?yàn)闄M向；②單擊“格式”菜單→“背景”→“水印”→“圖片水印”，插入空白證書的圖片作為背景。③在有證書圖片背景的頁面中，在空白位置依次輸入姓名、性別、出生年、出生月、出生日、入校年、入校月、畢業(yè)年、畢業(yè)月、專業(yè)、學(xué)習(xí)時(shí)間、工士類別、證書1、證書2、發(fā)證年、發(fā)證月、發(fā)證日，并調(diào)整字體、字號(hào)和位置。大致定位證書中各字段內(nèi)容的位置，保存文件為“打印模版.doc”。

3 Word中套用Excel數(shù)據(jù)

通過Word中的“郵件合并”功能來實(shí)現(xiàn)調(diào)用Excel文件[2]，自動(dòng)調(diào)用表中數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)批量的打印。

①打開“打印模版.doc”文檔，取消圖片水印效果，選定所有文字，將字體顏色調(diào)為“灰色25%”；②右擊工具欄的空白處，顯示右鍵菜單，選擇右鍵菜單中的“郵件合并”工具，打開“郵件合并”工具欄，如圖3；③在郵件合并工具欄中選擇第二個(gè)按鈕“打開數(shù)據(jù)源”，選擇已整理好數(shù)據(jù)的“2014學(xué)位證.xls”；④在郵件合并工具欄中選擇第六個(gè)按鈕“插入域”，彈出窗口，選取“姓名”域，單入“插入”按鈕；按照此技巧，依次插入“性別”域、“出生年”域、“出生月”域、“出生日”域、“入校年”域、“入校月”域、“畢業(yè)年”域、“畢業(yè)月”域、“專業(yè)”域、“學(xué)習(xí)時(shí)間”域、“工士類別”域、“證書1”域、“證書2”域、“發(fā)證年”域、“發(fā)證月”域、“發(fā)證日”域；⑤在郵件合并工具欄選擇“查看合并數(shù)據(jù)”按鈕，導(dǎo)入Excel學(xué)生信息表到Word中，此時(shí)，1099學(xué)生信息全部導(dǎo)入，在郵件工具欄通過單擊按鈕，可以查看導(dǎo)入的不同記錄信息；⑥將“打印模版.doc”中輸入的文字顏色設(shè)置為“白色”，反復(fù)調(diào)整域文字格式和段落的行間距，測試打印，直至得到滿意的效果；⑦在郵件合并工具欄選擇“合并到打印機(jī)”按鈕，即可將1099名學(xué)生證書批量打印。

4 小結(jié)

本文詳細(xì)介紹了運(yùn)用Word與Excel操作技巧，成功實(shí)現(xiàn)1099份學(xué)生證書批量打印的操作流程。靈活應(yīng)用Office中處理批量證書打印，將有效地減少工作強(qiáng)度，提高工作效率，達(dá)到事半功倍的效果[3]。

參考文獻(xiàn)：

[1]敬蓉.淺談Excel中的宏運(yùn)用技巧[J].成都電子機(jī)械高等?？茖W(xué)校學(xué)報(bào)，2014（4）：12-16.

[2]趙家春.宣傳小報(bào)Word也能搞定[J].電腦愛好者，2012（3）：30.

[3]秦霞.巧用Word批量制作中職畢業(yè)生入學(xué)考試準(zhǔn)考證[J].企業(yè)科技與發(fā)展，2010（14）：286-288.

作者簡介：李進(jìn)軍（1977-），男，湖北應(yīng)城人，湖北職業(yè)技術(shù)學(xué)院教師，講師，碩士，主要研究方向：計(jì)算機(jī)信息管理。endprint

摘要：本文以打印1099份證書為例，重點(diǎn)介紹如何靈活使用Office中的Word、Excel，批量制作、打印證書的一些操作技巧。

關(guān)鍵詞：Office 證書制作 批量打印 技巧

批量制作和打印各類證書是日常辦公的事務(wù)性工作之一。本文將介紹在Office中靈活運(yùn)用Excel和Word，實(shí)現(xiàn)批量制作、打印證書的一些技巧，希望能給大家一些啟示。

當(dāng)前的工作任務(wù)是打印1099份證書。整個(gè)操作分為三部分：一是整理學(xué)生信息；二是設(shè)計(jì)證書模版；三是在證書模版中調(diào)用整理好的學(xué)生信息，實(shí)現(xiàn)批量的打印。

1 學(xué)生基本數(shù)據(jù)的整理

當(dāng)前在學(xué)籍管理系統(tǒng)中導(dǎo)出的學(xué)生信息如圖1所示：

圖1 學(xué)生基本信息表

要打印的證書，有姓名、性別、出生年、出生月、出生日、入校年、入校月、畢業(yè)年、畢業(yè)月、學(xué)制、專業(yè)、學(xué)位類別、證書編號(hào)、發(fā)證年、發(fā)證月、發(fā)證日等十七項(xiàng)。

先調(diào)整學(xué)生信息表中的相關(guān)字段，使表中字段與證書中相應(yīng)的空白處內(nèi)容對(duì)應(yīng)。

1.1 證書中姓名、性別內(nèi)容可以直接調(diào)用學(xué)生信息表的姓名、性別字段。

1.2 證書中出生年、出生月、出生日內(nèi)容的處理。

在學(xué)生信息表中，有八位的出生日期信息，首先截止年份、月份、日等信息，使用的技巧是使用Mid（）函數(shù)。

1.2.1 在Excel中，打開“2014工士學(xué)位證”工作表，將光標(biāo)移到E列，單擊“插入”菜單，在下拉式菜單中選擇“列”，將光標(biāo)移到E2單元格，輸入公式“=mid（d2，1，4）”回車，截取年份；將光標(biāo)移到E2單元格右下角，當(dāng)光標(biāo)變成“+”時(shí)按住鼠標(biāo)左鍵向下拖動(dòng)，通過復(fù)制公式，得到全部學(xué)生的“出生年”信息。

1.2.2 將數(shù)字形式的出生年信息轉(zhuǎn)換為中文。在打印好的證書中，數(shù)字通常以中文的形式出現(xiàn)，比如，數(shù)字的1992打印為“一九九二”，這里使用的技巧是自定義宏函數(shù)[1]。①在F列插入一空列，在F1單元格中輸入信息“出生年”。單擊“工具”菜單，在彈出的菜單中選擇“宏”→“Visual Basic編輯器”。②進(jìn)入Visual Basic編程環(huán)境，單擊“插入”菜單，在彈出菜單中選擇“模塊”，自定義宏函數(shù)Change（）：

Function Change（M）

Change = ""

L = Len（M）

For i = 1 To L

N = Mid（M， i， 1）

Change = Change + Application.Text（N， "[DBNum1]"）

Next

End Function

單擊“文件”菜單中的“關(guān)閉并返回到Microsoft Excel（C）”，返回到Excel編輯界面。

在F2單元格中輸入公式“=Change（e2）”回車，調(diào)用自定義的宏，將e2單元格中的數(shù)字內(nèi)容轉(zhuǎn)換為中文形式，如圖2。

圖2 出生年信息轉(zhuǎn)換為中文數(shù)字

將光標(biāo)移到F2單元格右下角，當(dāng)光標(biāo)變成“+”時(shí)按住鼠標(biāo)左鍵向下拖動(dòng)，通過復(fù)制公式，將E列中全部的年份數(shù)字信息轉(zhuǎn)換中文。

1.2.3 按照同樣的操作技巧，在F列后面插入四個(gè)空列，G，H列分別為截止出生月份信息、中文形式月份，I，J列為出生日信息、中文形式日。

1.3 手工錄入處理證書中入校年、入校月、畢業(yè)年、畢業(yè)月內(nèi)容。①在L列插入一空列，在L1單元格輸入信息“入校年”，在L2單元格輸入文本信息“二○一一”，然后向下填充L列中的單元格；②在M列插入一空列，在M1單元格輸入信息“入校月”，在M2單元格輸入文本信息“九”，然后向下填充M列中的單元格；③在O列、P列各插入一空列，按照步驟1和2的方法，生成“畢業(yè)年”、“畢業(yè)月”字段內(nèi)容。

1.4 證書中學(xué)制內(nèi)容的處理。

在學(xué)生數(shù)據(jù)表中，學(xué)制為數(shù)字“3”，證書中打印為“三”，處理的技巧是直接調(diào)用前面定義的宏函數(shù)。

在S列插入一空列，在S1單元輸入信息：“學(xué)習(xí)時(shí)間”，在s2單元格輸入公式“=Change（R2）”回車；通過復(fù)制公式，將R列中全部的學(xué)制數(shù)字信息轉(zhuǎn)換中文。

1.5 證書中專業(yè)、學(xué)位類別的內(nèi)容與學(xué)生信息表的信息是一致的，不需要處理。

1.6 證書編號(hào)內(nèi)容的處理。

證書的編號(hào)共16位，以字符“Z”開頭，其后的10位信息“1205142014”是固定的，最后面的四位是流水編號(hào)。介紹一個(gè)小技巧，把證書內(nèi)容分為兩部分：前半部分定義為字段“證書1”，內(nèi)容固定為“Z1205142014”，后半部分定義字段為“證書2”，四位數(shù)以0001開始，通過自動(dòng)填充來編號(hào)。

在學(xué)生數(shù)據(jù)表T列插入一空列，T1單元格輸入信息“證書1”，T2單元格輸入信息“Z1205142014”，復(fù)制并填充T列其余的單元格。

在U列插入一空列，U1單元格輸入信息“證書2”，在U2單元格輸入文本信息“0001”，將光標(biāo)移到U2單元格右下角，向下填充U列證其余的單元格。

1.7 證書中發(fā)證年、發(fā)證月、發(fā)日內(nèi)容的處理。

在學(xué)生數(shù)據(jù)表V列、W列、X列錄入發(fā)證年、月、日的數(shù)字中文信息。

至此，打印證書所需的1109名學(xué)生信息整理完成。

2 證書模板的制作

先讓證書圖片作為頁面背景，再設(shè)計(jì)打印的模板，定位證書中各占位符位置。

①打開Word，單擊“文件”→“頁面設(shè)置”，設(shè)置頁邊距和方向，上、下、左、右分別設(shè)為0.43厘米，方向?yàn)闄M向；②單擊“格式”菜單→“背景”→“水印”→“圖片水印”，插入空白證書的圖片作為背景。③在有證書圖片背景的頁面中，在空白位置依次輸入姓名、性別、出生年、出生月、出生日、入校年、入校月、畢業(yè)年、畢業(yè)月、專業(yè)、學(xué)習(xí)時(shí)間、工士類別、證書1、證書2、發(fā)證年、發(fā)證月、發(fā)證日，并調(diào)整字體、字號(hào)和位置。大致定位證書中各字段內(nèi)容的位置，保存文件為“打印模版.doc”。

3 Word中套用Excel數(shù)據(jù)

通過Word中的“郵件合并”功能來實(shí)現(xiàn)調(diào)用Excel文件[2]，自動(dòng)調(diào)用表中數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)批量的打印。

①打開“打印模版.doc”文檔，取消圖片水印效果，選定所有文字，將字體顏色調(diào)為“灰色25%”；②右擊工具欄的空白處，顯示右鍵菜單，選擇右鍵菜單中的“郵件合并”工具，打開“郵件合并”工具欄，如圖3；③在郵件合并工具欄中選擇第二個(gè)按鈕“打開數(shù)據(jù)源”，選擇已整理好數(shù)據(jù)的“2014學(xué)位證.xls”；④在郵件合并工具欄中選擇第六個(gè)按鈕“插入域”，彈出窗口，選取“姓名”域，單入“插入”按鈕；按照此技巧，依次插入“性別”域、“出生年”域、“出生月”域、“出生日”域、“入校年”域、“入校月”域、“畢業(yè)年”域、“畢業(yè)月”域、“專業(yè)”域、“學(xué)習(xí)時(shí)間”域、“工士類別”域、“證書1”域、“證書2”域、“發(fā)證年”域、“發(fā)證月”域、“發(fā)證日”域；⑤在郵件合并工具欄選擇“查看合并數(shù)據(jù)”按鈕，導(dǎo)入Excel學(xué)生信息表到Word中，此時(shí)，1099學(xué)生信息全部導(dǎo)入，在郵件工具欄通過單擊按鈕，可以查看導(dǎo)入的不同記錄信息；⑥將“打印模版.doc”中輸入的文字顏色設(shè)置為“白色”，反復(fù)調(diào)整域文字格式和段落的行間距，測試打印，直至得到滿意的效果；⑦在郵件合并工具欄選擇“合并到打印機(jī)”按鈕，即可將1099名學(xué)生證書批量打印。

4 小結(jié)

本文詳細(xì)介紹了運(yùn)用Word與Excel操作技巧，成功實(shí)現(xiàn)1099份學(xué)生證書批量打印的操作流程。靈活應(yīng)用Office中處理批量證書打印，將有效地減少工作強(qiáng)度，提高工作效率，達(dá)到事半功倍的效果[3]。

參考文獻(xiàn)：

[1]敬蓉.淺談Excel中的宏運(yùn)用技巧[J].成都電子機(jī)械高等?？茖W(xué)校學(xué)報(bào)，2014（4）：12-16.

[2]趙家春.宣傳小報(bào)Word也能搞定[J].電腦愛好者，2012（3）：30.

[3]秦霞.巧用Word批量制作中職畢業(yè)生入學(xué)考試準(zhǔn)考證[J].企業(yè)科技與發(fā)展，2010（14）：286-288.

作者簡介：李進(jìn)軍（1977-），男，湖北應(yīng)城人，湖北職業(yè)技術(shù)學(xué)院教師，講師，碩士，主要研究方向：計(jì)算機(jī)信息管理。endprint