機(jī)關(guān)保密檔案室工作態(tài)勢(shì)分析及其優(yōu)化對(duì)策

韓全惜

摘 要：本文使用態(tài)勢(shì)分析法對(duì)機(jī)關(guān)保密檔案室進(jìn)行了機(jī)會(huì)、風(fēng)險(xiǎn)、優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)等方面分析，按照效率優(yōu)先的關(guān)鍵原則、文檔一體化的突破原則和自上而下的實(shí)施原則，業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)可以從制度設(shè)計(jì)、系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和崗位培訓(xùn)等方面著手，對(duì)保密檔案室進(jìn)行優(yōu)化以適應(yīng)信息化變革的要求。

關(guān)鍵詞：保密檔案室；優(yōu)化；態(tài)勢(shì)分析法；信息化

態(tài)勢(shì)分析法就是著名的SWOT分析法，該方法從組織內(nèi)外環(huán)境所形成的機(jī)會(huì)（Opportunities）、風(fēng)險(xiǎn)（Threats）、優(yōu)勢(shì)（Strengths）和劣勢(shì)（Weaknesses）四個(gè)方面進(jìn)行描述，然后匯總和分析，尋找適合組織實(shí)際情況的戰(zhàn)略和策略的方法。SWOT分析法是一種能夠比較客觀而準(zhǔn)確地分析和研究一個(gè)單位現(xiàn)實(shí)情況的方法，是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)組織確定經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略的分析方法。雖然SWOT方法是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下組織管理的分析方法，但是使用這種方法分析機(jī)關(guān)保密檔案室現(xiàn)狀以及如何使得保密檔案室發(fā)揮更好的作用提供了思考的方法。

1 保密檔案室的態(tài)勢(shì)分析

1.1 保密檔案室遇到的機(jī)會(huì)分析

在“中國(guó)夢(mèng)”的感召下，中國(guó)再次吹響奮斗號(hào)角，各行各業(yè)滲透全球各個(gè)領(lǐng)域，積極參與世界格局重組進(jìn)程；超級(jí)大國(guó)遏制勢(shì)頭強(qiáng)勁，中國(guó)周邊形勢(shì)、海域邊疆惡浪洶涌，需要業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)不斷強(qiáng)化危機(jī)意識(shí)，提高應(yīng)變能力，具有解決突發(fā)問(wèn)題的手段和方法。與此同時(shí)，對(duì)文件、檔案等文獻(xiàn)資源需求與日俱增，如何應(yīng)對(duì)機(jī)關(guān)和一線(xiàn)業(yè)務(wù)員的需求，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，對(duì)保密檔案室提出了新的挑戰(zhàn)，也碰到了新的機(jī)遇。

隨著信息技術(shù)應(yīng)用的滲透，文檔管理事業(yè)的發(fā)展，從理論探討到業(yè)務(wù)實(shí)踐，文檔一體化進(jìn)程方興未艾，作為現(xiàn)行文件和檔案資料的業(yè)務(wù)管理部門(mén)，技術(shù)提升勢(shì)必影響其管理模式，保密檔案室面臨改革和創(chuàng)新。

為有效壓制日本軍國(guó)主義勢(shì)力的抬頭，今年7月3日中央檔案館每天在互聯(lián)網(wǎng)上公布一名經(jīng)最高人民法院審判的45名日本戰(zhàn)犯的親筆供詞，揭露日本侵華期間的反人道、反人類(lèi)、反文明暴行。我國(guó)大量采用證據(jù)確鑿的歷史檔案，宣傳解釋我國(guó)南海、釣魚(yú)島等歸屬事實(shí)。這些歷史檔案挖掘所形成的價(jià)值和意義，對(duì)全社會(huì)重視檔案建設(shè)、利用和服務(wù)提供了良好的氛圍。

1.2 保密檔案室的風(fēng)險(xiǎn)分析

信息社會(huì)借助現(xiàn)代信息設(shè)備輔助文檔管理，在提高質(zhì)量和效率的同時(shí)，增加了文檔管理的不確定因素。從設(shè)備的穩(wěn)定性、可靠性，到設(shè)備的更新?lián)Q代，從軟件的安裝、調(diào)試和升級(jí)，到排除運(yùn)行中的偶發(fā)故障，從同一電子數(shù)據(jù)的多格式、多介質(zhì)和多版本，到數(shù)據(jù)備份要求的異地性、階段性和可恢復(fù)性，相比較傳統(tǒng)的文檔管理，信息化條件下文檔管理的相關(guān)影響因素大量增加，增添了管理的不可預(yù)測(cè)性和復(fù)雜性。

信息社會(huì)借助現(xiàn)代信息設(shè)備輔助文檔管理，在提高信息化程度的同時(shí)，增加了文檔信息安全管理的難度。隨著與世界競(jìng)爭(zhēng)國(guó)家對(duì)應(yīng)部門(mén)接觸和聯(lián)系不斷深入，現(xiàn)行文件涉及了戰(zhàn)略意圖、戰(zhàn)略部署和行動(dòng)方案，現(xiàn)行文件密級(jí)管控要求不斷提高；電子文件的產(chǎn)生、傳輸、存儲(chǔ)和發(fā)布涉及大量電子設(shè)備，電子文件可以進(jìn)行無(wú)線(xiàn)傳輸、網(wǎng)絡(luò)傳輸，電子文件復(fù)制、刪除操作簡(jiǎn)易，從內(nèi)容、設(shè)備到行為，安全管控涉及范圍不斷擴(kuò)大；信息技術(shù)突飛猛進(jìn)，信息系統(tǒng)本身存在的缺陷、陷阱和漏洞等固有問(wèn)題，敵對(duì)勢(shì)力惡意的黑客、病毒和木馬等層出不窮的攻擊入侵行為，薄弱的安全意識(shí)、無(wú)預(yù)算的資金短缺、知識(shí)學(xué)習(xí)技術(shù)掌握的高門(mén)檻，形成堪憂(yōu)的防御能力，安全管控技術(shù)難度不斷增強(qiáng)。

現(xiàn)代信息技術(shù)引入文檔管理，提高了文檔資源服務(wù)的難度。電子文件需要信息設(shè)備才能閱讀和修改，改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的閱讀習(xí)慣，增加了設(shè)備維護(hù)和技術(shù)要求，增加了服務(wù)咨詢(xún)的交互時(shí)間。

1.3 保密檔案室的優(yōu)勢(shì)分析

隨著形勢(shì)的發(fā)展，由業(yè)務(wù)制度、預(yù)案方案和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)材料逐漸豐厚，保密檔案室的現(xiàn)行文件和檔案資源不斷積累，成為業(yè)務(wù)部門(mén)開(kāi)拓進(jìn)取、危機(jī)處置和提升自身效能的基礎(chǔ)性原生性信息資源。

按職責(zé)劃分，辦公室負(fù)責(zé)現(xiàn)行文件和檔案的管理，文檔管理業(yè)務(wù)由一個(gè)部門(mén)組織指導(dǎo)，便于進(jìn)行文檔一體化的組織和協(xié)調(diào)，便于文檔一體化的工作制度的制定和落實(shí)。

機(jī)關(guān)信息化建設(shè)已經(jīng)有了相當(dāng)進(jìn)展，互聯(lián)網(wǎng)、內(nèi)部網(wǎng)覆蓋各個(gè)行業(yè)，文檔資源網(wǎng)絡(luò)傳遞和網(wǎng)絡(luò)共享有了必要的實(shí)現(xiàn)條件，內(nèi)部網(wǎng)的應(yīng)用普及為網(wǎng)絡(luò)資源利用打下了良好的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)基礎(chǔ)。信息安全管控技術(shù)體系逐漸完善，這些制度與實(shí)踐也為文檔資源利用提供了安全“防護(hù)堤”。

培訓(xùn)教育體系建設(shè)成效顯著，大學(xué)文檔業(yè)務(wù)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)集文檔管理教育培訓(xùn)和理論研究于一體，已經(jīng)理順職責(zé)和努力方向，服務(wù)各行業(yè)文檔管理，大力開(kāi)展教育培訓(xùn)資源建設(shè)和現(xiàn)實(shí)問(wèn)題理論研究，為保密檔案室系統(tǒng)提供了崗位技能培訓(xùn)條件。

信息技術(shù)融入文檔管理，大力推進(jìn)文檔數(shù)字化進(jìn)程，數(shù)字化文檔存儲(chǔ)規(guī)范，多索引建構(gòu)，查詢(xún)服務(wù)途徑多樣，文檔資源利用條件大大改善，資源利用效果逐漸顯著。利用歷史檔案、業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行新人教育、進(jìn)行史館建設(shè)等做法已經(jīng)成為各行業(yè)建設(shè)的共識(shí)，這些做法在行業(yè)思想政治教育領(lǐng)域已經(jīng)取得非常好的的效果。

1.4 保密檔案室的劣勢(shì)分析

目前各個(gè)部門(mén)的保密檔案室人員編制少，僅能完成現(xiàn)有文檔管理職能，在現(xiàn)有條件下增加文檔資源服務(wù)類(lèi)型、提升服務(wù)等級(jí)有心無(wú)力。

保密檔案室存在大量涉密文件，安全保密等級(jí)要求高，保密安全形勢(shì)嚴(yán)峻，業(yè)務(wù)人員必須嚴(yán)格執(zhí)行現(xiàn)行制度，絲毫不能違反現(xiàn)有工作規(guī)程，保密安全形勢(shì)和要求與擴(kuò)大文檔資源利用的需求成為矛盾的統(tǒng)一體。

現(xiàn)有保密檔案室服務(wù)人員僅有應(yīng)用級(jí)的信息技術(shù)能力，無(wú)法對(duì)文檔管理進(jìn)行信息技術(shù)升級(jí)或改良，無(wú)力對(duì)服務(wù)對(duì)象進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的信息技術(shù)支持。

2 保密檔案室優(yōu)化原則

保密檔案室的優(yōu)化目標(biāo)是，適應(yīng)信息化條件下中華民族崛起騰飛的要求，落實(shí)文檔一體化原則，加強(qiáng)資源共享和利用，確保信息安全防范，提高業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)掌握歷史資料、落實(shí)制度規(guī)定和行業(yè)例行做法的文檔資源支持力度。

2.1 效率優(yōu)先的關(guān)鍵原則

保密檔案室服務(wù)質(zhì)量提升受到人員數(shù)量的局限，必須通過(guò)內(nèi)部潛力挖掘途徑、信息技術(shù)支持手段和業(yè)務(wù)流程整合過(guò)程，提高文檔管理效率，將業(yè)務(wù)人員從繁瑣的簡(jiǎn)單勞動(dòng)中擺脫出來(lái)，將精力和時(shí)間集中到為業(yè)務(wù)部門(mén)服務(wù)中來(lái)，為解決可能的突發(fā)危機(jī)服務(wù)中來(lái)。提升效率已經(jīng)成為保密檔案室將主要精力聚焦到主動(dòng)服務(wù)業(yè)務(wù)開(kāi)展的關(guān)鍵。

2.2 文檔一體化的突破原則

文件生命周期理論確定了文檔一體化的發(fā)展趨勢(shì)，提高服務(wù)質(zhì)量和效率提出了文檔一體化的變革要求，信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用提供了文檔一體化的實(shí)現(xiàn)可能?，F(xiàn)行文件的收發(fā)登記和著錄檔案的文書(shū)立卷合二為一從而提高工作效率，減少人為干預(yù)減少檔案集中整理環(huán)節(jié)從而確保檔案資料完整性，使文檔管理真正成為一個(gè)完整體系。解決保密檔案室的服務(wù)效能瓶頸問(wèn)題，必須將文檔一體化作為突破口。

2.3 自上而下的實(shí)施原則

保密檔案室是機(jī)關(guān)的業(yè)務(wù)單位，接受機(jī)關(guān)制度約束，接受上級(jí)對(duì)口單位的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，任何工作規(guī)范的變化需按照自上而下的組織和推進(jìn)，因而，總部業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)的頂層設(shè)計(jì)尤為關(guān)鍵。在廣泛調(diào)查、明確目標(biāo)、深入研究、制定規(guī)范、反復(fù)推演后，組織自上而下的培訓(xùn)和部署，提升保密檔案室的效能。

3 加強(qiáng)文檔資源利用研究，強(qiáng)化保密檔案室效能

信息化條件下的保密檔案室面臨新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，應(yīng)充分利用機(jī)會(huì)，正視風(fēng)險(xiǎn)，借鑒優(yōu)勢(shì)，補(bǔ)齊短板，克服弱項(xiàng)，引入新的知識(shí)、技能和方法，確立新的保密檔案室的文檔管理的管理機(jī)制。

3.1 完善制度設(shè)計(jì)，改進(jìn)工作流程

完善新情況下的文檔管理工作制度。圍繞改進(jìn)目標(biāo)，重新審視和分析信息化條件下保密檔案室工作流、信息流，以文檔管理一體化原則為依據(jù)，統(tǒng)一現(xiàn)行文件和檔案文件的著錄標(biāo)準(zhǔn)，確定文檔生成前端控制、現(xiàn)行文件歸檔規(guī)范和文檔資源高效利用的文檔全生命周期運(yùn)行規(guī)范。信息化條件下的文檔管理，增加了計(jì)算機(jī)信息設(shè)備、計(jì)算機(jī)軟件、存儲(chǔ)介質(zhì)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)等新成員，文檔存儲(chǔ)、生成、傳輸和發(fā)布等行為融入了新的要素和特質(zhì)，必須將這些新成員、新行為的全空間、全過(guò)程納入約束和規(guī)范，納入文檔業(yè)務(wù)管理的范疇，使之符合文檔業(yè)務(wù)管理的要求。按照業(yè)務(wù)發(fā)展和行業(yè)管理的要求，研究文檔資源利用的覆蓋范圍和程度，確定文檔資源利用規(guī)范。

建立新要求下的信息系統(tǒng)安全體系。在實(shí)施信息化改造和強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)的過(guò)程中，必須堅(jiān)守信息安全保密的底線(xiàn)。依據(jù)保密檔案安全要求，對(duì)照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全保護(hù)等級(jí)劃分原則》，確定保密檔案業(yè)務(wù)部門(mén)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)需要的安全防護(hù)等級(jí)，嚴(yán)格落實(shí)計(jì)算機(jī)安全、環(huán)境安全、數(shù)據(jù)加密、網(wǎng)絡(luò)隔離、網(wǎng)絡(luò)審計(jì)與監(jiān)控和系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)檢測(cè)等安全控制手段，建立授信等級(jí)體系、信息訪問(wèn)權(quán)限和文檔安全管控模型，建立并實(shí)行監(jiān)管免維護(hù)的資源訪問(wèn)系統(tǒng)管理。

3.2 借助信息技術(shù)，組織系統(tǒng)開(kāi)發(fā)

確定系統(tǒng)開(kāi)發(fā)原則。與傳統(tǒng)方式相比較，信息化條件下的管理存在不同的思維方式、技術(shù)技能和工作模式，但是信息技術(shù)只是提高機(jī)關(guān)管理中信息處理質(zhì)量和效率的技術(shù)手段，絲毫沒(méi)有改變業(yè)務(wù)部門(mén)的職能和任務(wù)，信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和運(yùn)行維護(hù)應(yīng)遵循業(yè)務(wù)部門(mén)牽頭和負(fù)責(zé)的原則。適應(yīng)保密檔案室人員數(shù)量少、技術(shù)力量弱的實(shí)際情況，確定維持現(xiàn)有人員數(shù)量、增加信息設(shè)備以滿(mǎn)足保持現(xiàn)有人員編制規(guī)模要求的原則，確定服務(wù)前臺(tái)弱技術(shù)、后臺(tái)管控強(qiáng)支撐以降低系統(tǒng)使用技術(shù)門(mén)檻的原則，確定技術(shù)控制為主、人員管理為輔以建立文檔精準(zhǔn)安全訪問(wèn)控制體系的原則，將適合計(jì)算機(jī)做的信息處理業(yè)務(wù)剝離出來(lái)，由信息系統(tǒng)自主完成，最大程度降低保密檔案業(yè)務(wù)人員的工作量。

強(qiáng)化系統(tǒng)分析和設(shè)計(jì)。從履行職責(zé)出發(fā)，依據(jù)機(jī)關(guān)各個(gè)業(yè)務(wù)科室職能劃分，構(gòu)造業(yè)務(wù)信息流模型，分析業(yè)務(wù)執(zhí)行中與保密檔案業(yè)務(wù)相關(guān)的薄弱環(huán)節(jié)，聚焦其中信息處理部分，組織業(yè)務(wù)需求撰寫(xiě)隊(duì)伍和系統(tǒng)開(kāi)發(fā)技術(shù)隊(duì)伍，著眼文檔安全保密制度，著眼文檔一體化建設(shè)，著眼文檔資源自助利用，建設(shè)適用好用的保密檔案業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)。

關(guān)注系統(tǒng)運(yùn)行體系。信息系統(tǒng)的價(jià)值不是體現(xiàn)在信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)期，而是體現(xiàn)在信息系統(tǒng)的運(yùn)行期，體現(xiàn)在為業(yè)務(wù)順利開(kāi)展出了多少力，為盡職盡責(zé)幫了多少忙。從履行機(jī)關(guān)使命出發(fā)，遵循可持續(xù)運(yùn)行原則，建立包括場(chǎng)地、設(shè)備、人員、制度和經(jīng)費(fèi)等要素的保障體系，確保信息系統(tǒng)有序運(yùn)行。

3.3 開(kāi)展崗位培訓(xùn)，加強(qiáng)創(chuàng)新研究

利用體系內(nèi)培訓(xùn)教育資源，開(kāi)展崗位業(yè)務(wù)培訓(xùn)，按照高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，樹(shù)立保密意識(shí)、服務(wù)意識(shí)和質(zhì)量意識(shí)，提高保密檔案室人員的業(yè)務(wù)能力和信息素養(yǎng)，改善文檔管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)，完善保密檔案業(yè)務(wù)人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)制度，打造既是文檔管理業(yè)務(wù)專(zhuān)家又是信息技術(shù)行家里手的復(fù)合型人才隊(duì)伍，建成管得好、用得好的保密檔案業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)。

挖掘現(xiàn)有院?？蒲辛α?，聯(lián)合機(jī)關(guān)、院校，組織文檔管理、信息技術(shù)和業(yè)務(wù)部門(mén)等多專(zhuān)業(yè)聯(lián)合攻關(guān)團(tuán)隊(duì)，以文檔一體化為突破口，研究無(wú)紙化辦公后電子文件前端控制、檔案歸檔留存策略，研究本行業(yè)本業(yè)務(wù)本職責(zé)相關(guān)歷史檔案和利用課題，研究將科研成果轉(zhuǎn)化為保密檔案室可用好用、業(yè)務(wù)部門(mén)歡迎的工作規(guī)范，適應(yīng)實(shí)現(xiàn)“中國(guó)夢(mèng)”進(jìn)程中對(duì)保密檔案業(yè)務(wù)的要求。