淺議當(dāng)前高職院校學(xué)院辦公室管理面臨的問(wèn)題與對(duì)策

李玲

（廣東女子職業(yè)技術(shù)學(xué)院，廣州511450）

0 引言

隨著我國(guó)高高職教育的蓬勃發(fā)展，作為高職院校綜合辦事機(jī)構(gòu)的學(xué)院辦公室，擔(dān)負(fù)著承上啟下銜接各部門(mén)的重要任務(wù)，其工作和管理效率、水平直接關(guān)系到學(xué)校各項(xiàng)工作的實(shí)施以及在社會(huì)上的形象。本文就學(xué)院辦公室管理存在的一些問(wèn)題進(jìn)行探討，以期更好地發(fā)揮部門(mén)作用?！皩W(xué)院辦公室”在本篇文章中簡(jiǎn)稱(chēng)“院辦”。

1 當(dāng)前高職院校院辦工作存在的問(wèn)題

現(xiàn)階段的高職院校學(xué)院辦公室工作問(wèn)題主要表現(xiàn)在管理方式、管理理念上。

1.1 官本位思想殘存 學(xué)院辦公室的基本職能是為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)提供決策服務(wù)，為師生的教育、教學(xué)、生活等服務(wù)。目前，高職院校深受官位思想影響，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)成為最具權(quán)威的決策者。其表現(xiàn)在決策時(shí)不民主不公開(kāi)，獨(dú)斷專(zhuān)行，學(xué)院辦公室從而也成為聽(tīng)從指示的從屬部門(mén)。筆者認(rèn)為，學(xué)院的決策應(yīng)更多地依賴(lài)于具有豐富經(jīng)驗(yàn)的“管理專(zhuān)家”。管理也不再是由個(gè)人或少數(shù)人決定的事情，而是一項(xiàng)系統(tǒng)化工作，它需要建立各種不同層次的管理群體，共同參與管理。

1.2 服務(wù)意識(shí)不強(qiáng) 目前，高職院校院辦的部門(mén)工作人員對(duì)工作重要性的認(rèn)知不足，思想觀(guān)念和思維方式落后。歸根到底，服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)是學(xué)院辦公室工作的一個(gè)重要缺陷。學(xué)院辦公室工作人員經(jīng)常身心疲憊，或多或少存在著不求有功、但求無(wú)過(guò)的思想。根據(jù)研究資料顯示，當(dāng)前的高職院校學(xué)院辦公室的工作多屬于消極怠工、敷衍了事，甚至對(duì)主動(dòng)服務(wù)持一種不理解甚至抵制的態(tài)度。

1.3 工作效率不積極 隨著我國(guó)高職教育的蓬勃發(fā)展，新的教育理念、觀(guān)點(diǎn)不斷影響著傳統(tǒng)的學(xué)院辦公室工作。很多高職院校的學(xué)院辦公室工作只局限于校內(nèi)的工作職能，缺乏主動(dòng)進(jìn)取的精神，缺少對(duì)外的意識(shí)。

1.4 管理制度、管理體制有待健全 就部分高職院校而言，學(xué)院辦公室的工作普遍缺乏明確的工作目標(biāo)，工作沒(méi)有計(jì)劃性和針對(duì)性。往往處于被動(dòng)的狀態(tài)，工作目的也不夠清晰。為了解決上述問(wèn)題，首先需要建立健全管理制度；其次建立完善激勵(lì)機(jī)制，明確工作環(huán)節(jié)中的責(zé)任制度。

1.5 人員素質(zhì)與能力方面的問(wèn)題 總體上看，大多數(shù)高職院校學(xué)院辦公室的工作人員了解學(xué)校的教學(xué)、科研和專(zhuān)業(yè)設(shè)置情況，具有較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力和較高的管理水平。但是，辦公室工作人員工作特別繁雜，缺少自主學(xué)習(xí)和自我提升的時(shí)間和動(dòng)力，從而影響了辦公室整體服務(wù)水平的提升，因此很難在工作中有所創(chuàng)新和突破。

除了協(xié)調(diào)能力、公關(guān)能力和應(yīng)變能力等，院辦工作人員還要了解教育行政管理知識(shí)，掌握高職教育教學(xué)的發(fā)展規(guī)律，熟練運(yùn)動(dòng)計(jì)算機(jī)操作，有時(shí)甚至要有一定的理工科專(zhuān)業(yè)知識(shí)。

2 做好院辦工作的措施及對(duì)策

目前，我國(guó)高職院校院辦管理中存在著諸多問(wèn)題，這些問(wèn)題嚴(yán)重影響著院辦職能的有效發(fā)揮。為此，筆者提出幾點(diǎn)問(wèn)題解決的方法及策略，以供參考。

2.1 對(duì)院辦管理職能重新定位 院辦是高職院校的“窗口”，具有舉足輕重的管理作用與服務(wù)作用。很多人認(rèn)為，院辦就是一個(gè)“打雜兒”的地方，其工作主責(zé)就是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)布置的“零活”、“散活”，根本談不上在整個(gè)學(xué)校管理系統(tǒng)中所處的重要地位。此外，很多消極的思想也在院辦蔓延，如“多一事不如少一事”，“多做無(wú)益”，“不求有功，但求無(wú)過(guò)”等等。這些錯(cuò)誤的、消極的思想若不能糾正和消除，重新定位院辦管理職能就變得毫無(wú)意義。首先，應(yīng)樹(shù)立院辦在學(xué)校管理系統(tǒng)中的核心地位。其次，要發(fā)揮院辦的輔助作用和服務(wù)作用。辦公室是領(lǐng)導(dǎo)工作的輔助機(jī)構(gòu)。學(xué)校每天都有大量繁雜的事情要辦，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的工作千頭萬(wàn)緒，院辦應(yīng)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)辦文、辦事，做好協(xié)調(diào)工作。此外，院辦要為全校師生服務(wù)，比如：承擔(dān)協(xié)調(diào)、咨詢(xún)、文件管理、檔案管理等工作，搞好服務(wù)。

2.2 提高綜合素質(zhì)，打造優(yōu)秀團(tuán)隊(duì) 隨著高等職業(yè)教育改革的深化，教育理念更新加快，高職院校的辦學(xué)理念及管理理念也發(fā)生了很大的變化。越來(lái)越多樣化的新思想、新理念的融入，給院辦工作人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求與目標(biāo)。院辦工作人員不能被動(dòng)的工作，必須要主動(dòng)、積極地適應(yīng)各種變化，在自身工作實(shí)踐中不斷提高和完善綜合素質(zhì)，從而打造一支有戰(zhàn)斗力的團(tuán)隊(duì)。首先，院辦工作人員必須具備良好的政治理論水平和大局意識(shí)。在溝通上下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)絡(luò)內(nèi)外的工作中，院辦工作人員既要能堅(jiān)持原則不放松，又要靈活機(jī)動(dòng)地處理各項(xiàng)事情，這就要求院辦工作人員始終要保持清醒的頭腦，牢牢把握政治方向，根據(jù)問(wèn)題表面看本質(zhì)，分清輕重緩急，把工作處理地更加到位。其次，院辦工作人員應(yīng)具備愛(ài)崗敬業(yè)、以人為本的精神。院辦工作人員是最貼近學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的一批人，是領(lǐng)導(dǎo)各項(xiàng)工作的有效拓展渠道，這就要求院辦工作人員必須廉潔奉公，做好上傳下達(dá)工作。此外，工作人員應(yīng)具備良好的知識(shí)結(jié)構(gòu)。院辦是對(duì)綜合協(xié)調(diào)能力要求很好的機(jī)構(gòu)，這就要求工作人員不能只專(zhuān)于某一方面，還要做能夠應(yīng)付多種工作的“全才”。不僅要學(xué)習(xí)本業(yè)務(wù)知識(shí)，還要不斷拓展各方面的知識(shí)，從而更加有效地完成工作。最后，院辦工作人員必須具備銳意改革、積極創(chuàng)新的意識(shí)。由于高職院校的飛速發(fā)展，部分學(xué)校在改革創(chuàng)新中也出現(xiàn)了或多或少的問(wèn)題。院辦工作不能脫離高職教育這個(gè)大環(huán)境，獨(dú)自為政。工作人員應(yīng)加強(qiáng)這方面的修養(yǎng)，從而為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，提供參考意見(jiàn)。

2.3 更新領(lǐng)導(dǎo)者的觀(guān)念 領(lǐng)導(dǎo)作用是院辦管理職能轉(zhuǎn)換的基礎(chǔ)，管理創(chuàng)新的關(guān)鍵所在。一個(gè)善于管理、精明能干的院辦主任，直接決定著整個(gè)辦公室的工作氛圍和成效。因此，面臨高職院校管理體制改革和教育改革不斷深化的形勢(shì)，更新院辦領(lǐng)導(dǎo)者的思想觀(guān)念成為了重中之重?，F(xiàn)代管理學(xué)認(rèn)為，人的因素是最重要也是最不穩(wěn)定的因素，必須堅(jiān)持以人為本，管理要以人為本，在工作中突出人的地位，實(shí)現(xiàn)以人為中心的管理。院辦管理者在管理的過(guò)程中，應(yīng)強(qiáng)化三種觀(guān)念。一是民主觀(guān)念，發(fā)揮工作人員參與管理和決策的積極性、創(chuàng)造性和主動(dòng)性；二是法治觀(guān)念，黨和國(guó)家的政策、法規(guī)，以及學(xué)校的各項(xiàng)規(guī)章制度，是管理的基礎(chǔ)和依據(jù)；三是創(chuàng)新觀(guān)念，院辦領(lǐng)導(dǎo)著應(yīng)在各個(gè)環(huán)節(jié)注意培養(yǎng)和強(qiáng)化工作人員的創(chuàng)新意識(shí)，引導(dǎo)和鼓勵(lì)他們不斷創(chuàng)新工作機(jī)制、方式和方法，并努力為工作人員打造發(fā)揮其創(chuàng)造力的平臺(tái)。

2.4 培養(yǎng)信息技術(shù)運(yùn)用能力 隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，越來(lái)越多的信息化辦公軟件及工具應(yīng)用到院辦實(shí)際工作中來(lái)，如OA辦文系統(tǒng)、新聞發(fā)布系統(tǒng)等等。因此，院辦工作人員必須學(xué)會(huì)計(jì)算機(jī)各種基本軟件的應(yīng)用，掌握應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)的能力，從而提高辦公效率，努力實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化。

[1]楊翠明,張國(guó)平.高職學(xué)生思想道德教育面臨的問(wèn)題及對(duì)策[J].湖南師范大學(xué)教育科學(xué)學(xué)報(bào)，2006（02）.

[2]雷永漢.淺析高職新生管理問(wèn)題與對(duì)策[J].寧德師專(zhuān)學(xué)報(bào)（哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版），2008（02）.

[3]李鉞.新時(shí)期高校思想政治工作中存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].山西大同大學(xué)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2009（03）.