通過(guò)創(chuàng)新提高學(xué)校辦公室工作效率

雷亮亮

摘 要：學(xué)校辦公室工作是確保學(xué)校工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要保證。本文闡述了辦公室工作的重要地位，并就做好辦公室工作提出了建議。

關(guān)鍵詞：辦公室工作 行政管理 工作效率

學(xué)校辦公室在一般人眼里，無(wú)非是管管檔案、分分文件、發(fā)發(fā)通知之類(lèi)的閑差部門(mén)。但是筆者認(rèn)為，學(xué)校辦公室作為一個(gè)綜合、全面的辦事機(jī)構(gòu)，既擔(dān)負(fù)著執(zhí)行、調(diào)研、智囊等宏觀管理職能，又擔(dān)負(fù)著文件起草、督辦協(xié)調(diào)、業(yè)務(wù)接待、信息收發(fā)等微觀服務(wù)任務(wù)，是一個(gè)學(xué)校承上啟下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外的“樞紐”。

一、充分認(rèn)識(shí)辦公室工作的重要地位

辦公室工作，都是圍繞“服務(wù)”運(yùn)轉(zhuǎn)的，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為學(xué)校服務(wù)、為基層各科室和群眾服務(wù)是辦公室最基本的職能。

一是要為領(lǐng)導(dǎo)決策做好服務(wù)。為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)要堅(jiān)持三個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，即“全方位、全過(guò)程、高效率”?！叭轿弧本褪且裱I(lǐng)導(dǎo)決策意圖，從調(diào)查研究、信息反饋、督查催辦、綜合協(xié)調(diào)等方面，為決策提供盡可能多的依據(jù)和支持；“全過(guò)程”就是要按照決策準(zhǔn)備、決策形成和決策實(shí)施三個(gè)環(huán)節(jié)，實(shí)行全程性跟蹤服務(wù)，確保決策和部署的貫徹落實(shí)；“高效率”就是要提高辦文、辦事、辦會(huì)等各項(xiàng)服務(wù)工作的速度和質(zhì)量，使決策落實(shí)得又快又好。

二是為學(xué)校做好服務(wù)。辦公室是學(xué)校工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的“中樞”。因此，辦公室必須充分發(fā)揮其協(xié)調(diào)各方的作用，為學(xué)校的運(yùn)行、為各部門(mén)相互間的協(xié)作配合做好服務(wù)。

三是為基層各科室和群眾做好服務(wù)，這是辦公室工作的核心與重點(diǎn)。

四是做好綜合協(xié)調(diào)。在職能范圍內(nèi)匯總各方面情況，集中各方面力量，統(tǒng)一籌劃整體工作安排，調(diào)節(jié)工作運(yùn)轉(zhuǎn)的各個(gè)環(huán)節(jié)和功能，對(duì)科室之間由于職能交叉產(chǎn)生的工作矛盾進(jìn)行協(xié)調(diào)，減少扯皮現(xiàn)象。

二、辦公室的工作要堅(jiān)持發(fā)揚(yáng)傳統(tǒng)和開(kāi)拓創(chuàng)新相統(tǒng)一

學(xué)校辦公室工作要增強(qiáng)“十個(gè)意識(shí)”，做到“四個(gè)創(chuàng)新”。

增強(qiáng)“十個(gè)意識(shí)”即：一要增強(qiáng)政治意識(shí)，要高舉鄧小平理論偉大旗幟，帶頭踐行“三個(gè)代表”和科學(xué)發(fā)展觀，與黨中央，與市委保持思想上、政治上、行動(dòng)上的高度一致；二要增強(qiáng)大局意識(shí)，必須服從服務(wù)于學(xué)校工作大局，緊貼學(xué)校工作的基本思路和工作部署做好服務(wù)工作；三要增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，辦公室既是聯(lián)系的橋梁和紐帶，沒(méi)有甘當(dāng)服務(wù)員的心態(tài)和行動(dòng)是做不好辦公室工作的；四是增強(qiáng)站位意識(shí)，必須緊貼學(xué)校工作大局，找準(zhǔn)自己的位置，工作到位而不越位，工作求實(shí)而不死板，工作創(chuàng)新而不盲目；五要增強(qiáng)群眾意識(shí)，堅(jiān)持一切為了群眾，一切依靠群眾的根本觀點(diǎn)，加強(qiáng)與各科室的溝通和協(xié)作，分工而不分心，形成工作合力，搞好整體工作；六要增強(qiáng)超前意識(shí)，要謀事在前，行動(dòng)在前，不能滯后于全局工作的開(kāi)展步伐；七要增強(qiáng)協(xié)調(diào)意識(shí)，辦公室是全局的“中樞”，要協(xié)調(diào)好正職領(lǐng)導(dǎo)與副職領(lǐng)導(dǎo)、分管領(lǐng)導(dǎo)與科室、科室與科室之間的關(guān)系，協(xié)調(diào)學(xué)校與外界的關(guān)系；八要增強(qiáng)督辦意識(shí)，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)部署到科室和個(gè)人的工作，辦公室要隨時(shí)注意工作進(jìn)展情況，及時(shí)督辦、催辦，確保全局工作的有序性和及時(shí)性；九要增強(qiáng)參謀意識(shí)，辦公室人員要經(jīng)常深入工作一線，了解基層情況并聽(tīng)取意見(jiàn)、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、提出改革建議，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并提出建設(shè)性參考意見(jiàn)，做好領(lǐng)導(dǎo)參謀；十要增強(qiáng)奉獻(xiàn)意識(shí)，辦公室地位比較特殊，應(yīng)付檢查的務(wù)虛工作較多，迎來(lái)送往的事情較多，撰寫(xiě)的綜合材料較多，領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的事情也比較多，沒(méi)有甘于奉獻(xiàn)、吃苦耐勞的精神，是難以做好辦公室工作的。

“四個(gè)創(chuàng)新”即：一要?jiǎng)?chuàng)新思維方式，努力實(shí)現(xiàn)工作思路的轉(zhuǎn)變，工作思路轉(zhuǎn)變的目的就是要把解決實(shí)際問(wèn)題作為突破口，既要注意超前性，也要注意實(shí)用性，既不能盲從，也不能空洞無(wú)物；二要?jiǎng)?chuàng)新工作方法，工作方法的創(chuàng)新涉及辦公室的方方面面，筆者在工作中就要根據(jù)工作的規(guī)律及存在的問(wèn)題，大膽實(shí)踐，提高標(biāo)準(zhǔn)，逐步建立一套實(shí)用有效的程序和規(guī)范，從而確保各項(xiàng)工作能夠迅速有效地開(kāi)展，減少遺漏和失誤，提高工作效率；三要?jiǎng)?chuàng)新工作制度，作為辦公室工作人員，要經(jīng)常從全局工作的角度，查找制度建設(shè)和執(zhí)行中的不足，建立健全有關(guān)制度，明確責(zé)任追究，做到靠制度管人，靠制度規(guī)范事，理順內(nèi)部管理體制，推動(dòng)工作走上制度化、規(guī)范化、科學(xué)化軌道；四要?jiǎng)?chuàng)新工作作風(fēng)，辦公室人員時(shí)時(shí)處處代表著學(xué)校的形象，對(duì)外界影響較大。因此一定要樹(shù)立求真務(wù)實(shí)、埋頭苦干、聯(lián)系群眾的優(yōu)良作風(fēng)，吃苦在前，享受在后。

辦公室作為承上啟下、綜合協(xié)調(diào)、參謀咨詢(xún)的核心機(jī)構(gòu)，如何深入開(kāi)展學(xué)校辦公業(yè)務(wù)研究，提高學(xué)校辦公管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化和規(guī)范化水平，促進(jìn)學(xué)校辦公室工作人員提高素質(zhì)、更新知識(shí)、增強(qiáng)能力，必然成為學(xué)校改革過(guò)程中一項(xiàng)重要而嶄新的課題。

（作者單位：柳州市技工學(xué)校）