用友財務軟件環(huán)境下記賬憑證的更正方法

摘要：財務軟件在實際工作中應用越來越廣泛，不少會計人員發(fā)現(xiàn)記賬憑證出錯時不知如何解決，本文針對用友財務軟件分析記賬憑證的更正方法,供大家參考。

關鍵詞：財務軟件 記賬憑證 紅字沖銷法 反記賬 反結賬

財務軟件環(huán)境下通常會面臨“垃圾進，垃圾出”的風險，無論程序多么完善正確，如果輸入系統(tǒng)內的數(shù)據(jù)是錯誤的，那么經(jīng)系統(tǒng)處理后輸出的會計信息也是錯誤的。這就說明了該環(huán)境下輸入環(huán)節(jié)是極其關鍵和重要的，防止記賬憑證出錯以及對錯誤記賬憑證的更正措施顯得極為重要。下面分析不同情況下記賬憑證的更正方法。

1 尚未審核之前發(fā)現(xiàn)憑證錯誤

1.1 修改憑證 正在填制尚未保存的記賬憑證有錯誤，可以將光標移動到錯誤所在處直接修改。而且除了計算機系統(tǒng)自動編號的編號不能修改外都可以修改，包括憑證類別、日期、附件、摘要、會計科目、金額、輔助項等。修改會計科目輔助項比較麻煩一些，修改時要注意先點擊會計科目，然后將鼠標向下移到該會計科目所顯示的輔助項附近，在鼠標變成筆尖時雙擊，會彈出所要填寫的輔助項對話框，修改相應輔助項即可。已經(jīng)填好并保存過的憑證有錯誤，要在“填制憑證”界面通過點擊“上張”、“下張”按鈕，找到錯誤憑證后按上述方式進行修改，但這時憑證類別也不能修改了。

1.2 刪除憑證 如果憑證編號、類別不能修改或憑證填寫重復，需要將此憑證刪除。具體操作如下：①作廢憑證，在“填制憑證”界面，找到要刪除的憑證后，依次點擊制單→作廢/恢復，憑證左上角會出現(xiàn)紅字“作廢”字樣。作廢憑證仍保留憑證內容及憑證編號，不能修改，不能審核，在記賬時，不對作廢憑證作數(shù)據(jù)處理，相當于一張空憑證，在賬簿查詢時，也查不到作廢憑證的數(shù)據(jù)。②刪除憑證，在“填制憑證”界面，依次點擊制單→整理憑證，選擇要整理的憑證后確定，即可將作廢的憑證從系統(tǒng)中徹底刪除。作廢的憑證在經(jīng)歷一次記賬后就不能再被整理刪除了，因此，最好及時刪除。

固定資產(chǎn)管理、薪資管理、應收管理、應付管理、存貨等子系統(tǒng)生成的憑證保存后會自動傳遞到總賬系統(tǒng)，這些憑證叫外部憑證，在總賬的“填制憑證”界面是不能修改和刪除的，要到生成它的相應模塊去完成，在總賬之外的子系統(tǒng)刪除的憑證，在總賬“填制憑證”界面顯示的是“作廢”憑證，在總賬直接進行憑證整理，可徹底刪除憑證。

2 審核后尚未記賬前發(fā)現(xiàn)憑證錯誤

保存后的憑證已經(jīng)由審核人審核、出納簽字或會計主管簽字，才發(fā)現(xiàn)憑證有錯誤，這時需要先取消審核和簽字，再按上述方法進行修改或刪除，取消只能由本人進行。

3 記賬后結賬前發(fā)現(xiàn)憑證錯誤

憑證已經(jīng)記賬，才發(fā)現(xiàn)有錯誤，一般采用紅字沖消法或補充登記法進行更正，錯誤太多會先反記賬再修改。

3.1 紅字沖消法 如果填寫的記賬憑證科目用錯，一般先制作一張與原來錯誤憑證一樣的紅字憑證，再填寫一張正確憑證。具體操作如下：①查出錯誤憑證的類別和編號，在“填制憑證”界面，依次點擊制單→沖消憑證，在“沖消憑證”窗口，選擇錯誤憑證所在的月份和憑證類別，輸入錯誤憑證編號，確定后系統(tǒng)自動生成一張紅字記賬憑證。②在“填制憑證”界面填制一張正確的憑證。

如果填寫的記賬憑證科目沒有錯誤，只是金額多記了，只需要在“填制憑證”界面直接填制一張紅字金額（錯誤金額與正確金額差額）的憑證，沖銷多記的金額。

3.2 補充登記法 如果填寫的記賬憑證科目沒有用錯，只是金額少記了，采用此法。在“填制憑證”界面直接填制一張憑證，摘要寫明“補充登記××憑證少記金額”，金額為少記部分的金額。

以上方法主要是在總賬填制或生成的憑證出現(xiàn)錯誤時采納的方法，如果固定資產(chǎn)、薪資等子系統(tǒng)的憑證產(chǎn)生錯誤，只能在相應子系統(tǒng)沖消生成紅字憑證，然后修改原始單據(jù)，再重新生成正確的憑證。

3.3 反記賬 如果計算機出現(xiàn)病毒或錯誤太多，可以由賬套主管恢復記賬前狀態(tài)。再由審核人、出納、會計主管取消簽字后，由制單人直接修改，修改后再審核記賬。具體操作如下：在“總賬”窗口，依次點擊期末→對賬，在“對賬”界面，按“CTRL+H”，激活“恢復記賬前狀態(tài)”功能，此功能在總賬/憑證下顯示，點擊此功能即可恢復?；謴陀涃~前狀態(tài)功能不能輕易使用。

4 結賬后發(fā)現(xiàn)憑證錯誤

在很多情況下，已經(jīng)在總賬系統(tǒng)記賬并月末結賬后，又發(fā)現(xiàn)憑證錯誤，則需要去修改憑證或刪除憑證，此時就需要進行反結賬、反記賬等一系列操作。具體操作如下：首先，打開總賬，依次點擊總賬→期末→結賬，在彈出的“結賬”窗口，選擇要取消結賬的最后一個結賬月份，按 “Ctrl+Shift+F6”組合鍵，再輸入賬套主管的口令即可恢復到結賬前狀態(tài)，然后再進行反記賬及以后的一系列操作，完成憑證的更正任務。

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作者簡介：

劉秀艷(1971-)，女，河北唐山人，副教授，研究方向：會計、會計電算化等會計專業(yè)相關課程教學工作。

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