高?？萍紮n案的管理研究

馮志鵬

摘要：本文簡要研究了高?？萍紮n案的管理。

關鍵詞：高校科技檔案管理

全球高等教育競爭、交流與合作的背景下，學科建設與科研工作作為高等學校建設與發(fā)展的全局性和戰(zhàn)略性任務而倍受各界的廣泛關注。高校科技檔案作為一種新型的檔案門類，近年來得到了迅速的發(fā)展，并且在高校管理與發(fā)展中不可替代的重要作用日益凸顯。如何進一步研究和掌握高?？萍紮n案的功能與特點，對其實施有效管理，從而更好地實現(xiàn)其價值，已經(jīng)成為擺在高?？萍脊芾碚呙媲暗臅r代命題。

1 高校科技檔案的特點、功能及其有效管理的重要性

科技檔案是反映科技、生產實踐活動的相關科技文件，是對保存?zhèn)洳榈囊环N直接記述。高校科技檔案是高校師生以及科技人員在從事科研技術開發(fā)活動中直接形成的，按要求歸檔的文字、圖表、聲像等各種物質載體形態(tài)的歷史記錄的綜合，具有保存價值。一般來講，高校科技檔案同其他檔案在性質上存有區(qū)別：其一，它特指高校師生和科研人員是在科技、生產活動中產生的，是一種科技信息及其載體。其二，它是高校科研人員認識自然和改造、利用自然活動的原始記錄。其三，它是保存起來以備查考的科研文件，它與一般科研文件的區(qū)別在于它履行了相關手續(xù)，采取集中保管。

1.1 高?？萍紮n案的特點

1.1.1 具有濃郁的學術性特點。高校教師的科研活動是從事“高深學問”的學術活動，其勞動的目的、對象和手段都極具自身特點。當代高校教師所面對的勞動對象是身心發(fā)展?jié)u趨成熟，思想自由，個性張揚且具有一定的專業(yè)知識的大學生，勞動產品是社會所需的各類高級專門人才。高校教師的勞動特點決定了高校科技檔案具有濃郁的學術性。

1.1.2 具有高深的專業(yè)性特點。作為高校科技檔案突出的特點之一，專業(yè)性集中表現(xiàn)在其形成領域和內容性質兩個方面。高校中，任何一項科研或生產活動都是在一定的專業(yè)領域范圍內進行的，高?？萍紮n案作為這些專業(yè)活動的原始記錄，具有鮮明的專業(yè)性特點，此外，高校科技檔案從內容和性質方面來看也具有專業(yè)性特征。可以說，高?？萍紮n案這一高深的專業(yè)性特點是實現(xiàn)高校對科技檔案進行科學有效管理的重要決策依據(jù)。

1.1.3 具有鮮明的多樣性特點。高?？萍紮n案所記載的科研活動的內容和方式的多樣性決定了高?？萍紮n案豐富多樣，具有鮮明的多樣性特點。

1.1.4 具有較強的成套性特點。高校科技檔案的基本特點之一就是以課題（項目）為基本單元成套形成的，一個科研課題的檔案材料就是一個有機聯(lián)系的整體。

1.1.5 具有偏重基礎研究的特點。這一特點與高校自身的定位及功能緊密相關。通常情況下，高?？蒲械膶嵺`應用性弱于基礎研究性，這也恰恰反映了目前高校在“產、學、研”相結合方面的薄弱所在。作為教育大省的陜西，卻還暫時不是經(jīng)濟強省便是例證。

1.2 高?？萍紮n案的功能

高?？萍紮n案同其他科技檔案一樣，具有四大功能，分別是：知識儲備功能，情報功能，依據(jù)憑證功能以及促進經(jīng)濟發(fā)展功能。

前兩個功能比較明顯。就依據(jù)憑證功能而言，是因為要節(jié)約人力、物力、財力，提高產品質量，要想使得科技、生產活動能夠有序有效進行，那么就需要完整準確的科技檔案作為依據(jù)。而它表現(xiàn)在科技檔案則是科研成果定型的依據(jù)，是項目或課題再研究或恢復研究的依據(jù)，這在某些專業(yè)技術領域尤為重要。如油田檔案對于其生產的依據(jù)作用，對于維護、使用、檢修工程對象，對于設備使用、維護和管理，對于特殊需要時進行科學決斷等等。

至于促進經(jīng)濟發(fā)展功能，則是指科學有效的科技檔案管理可以在一定程度上降低或者說是節(jié)約科研技術開發(fā)和生產活動中的活勞動以及物化勞動的消耗，具體表現(xiàn)在：科技檔案可以重復使用，這樣節(jié)約了設計工時，有利于提高經(jīng)濟效益；利用科技檔案可以進行科技方面的交流與協(xié)作，避免了重復勞動，有利于取得社會經(jīng)濟效益?？梢?，管理好利用好科技檔案，是發(fā)展內涵擴大再生產的重要條件，充分發(fā)揮科技檔案的作用，不僅可以提高經(jīng)濟效益，同時也可為社會創(chuàng)造必要的價值與財富。

1.3 高?？萍紮n案管理的重要性

基于以上認識，我們不難體會到高?？萍紮n案管理工作是高校各項工作的重要組成部分。因此，加強高?？萍紮n案管理具有極為重要的意義，主要表現(xiàn)在以下三點：①高?？萍紮n案能直接反映高?？蒲谢顒拥脑才c進步，體現(xiàn)整所學校的科研水平。所有的科研活動記錄只能在檔案中找到最真實、最具體的反映。②高?？萍紮n案為科研強者的更高一步攀登提供基石，為初涉科研的新人提供教材。③科技檔案是國家資源，是社會財富。保管好檔案、利用好檔案是社會賦予科技檔案管理人員的神圣責任。

2 目前我省高?？萍紮n案管理工作存在的問題

2.1 重視不夠，機構不健全，缺乏必要的人力財力作保障。當前，各高校普遍存在這樣一種現(xiàn)象：重視科技圖書輕視科技檔案，重視科研開發(fā)輕視科技檔案管理。由于各高校對科技檔案管理工作重視度不夠，在人員配備上考慮欠周，使得高校的科技檔案管理人員多為科研處兼職，他們大多缺乏專業(yè)的檔案管理知識，系統(tǒng)性的培訓參加的也不夠，因此對科技檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用等方面的概念知之甚少，或只是泛泛了解。加之他們需要承擔的其他事務比較多，不可能把全身心的精力投入到科技檔案的管理上來，這樣勢必會對高校的科技檔案管理工作造成影響，從而一定程度上制約著高?？萍紮n案管理工作的有效開展。

2.2 缺乏科學規(guī)范的科技檔案管理制度。目前，國內一些高校的科技檔案管理制度并不健全，甚至有些高校還沒有建立這一制度，有些高校制度雖然有了，卻由于種種原因無法執(zhí)行。這些現(xiàn)象導致高校的教學、科研部門與科技檔案形成部門之間的管理權限不明確，科技檔案的相關工作，包括收集、整理和歸檔處于分散零亂狀態(tài)，使得目前大多數(shù)高校的科技檔案無法形成規(guī)范化，管理工作缺乏系統(tǒng)性和完整性，無法做到集中化。另外，在高校科技檔案管理的工作中，科研與建檔這兩類工作并沒有真正實行“三納入”、“四同步”制度，從而導致職責分工不明確，缺乏行之有效的制約手段。

2.3 科研人員檔案管理意識不強，使得科技檔案集中管理難。大多數(shù)高?？蒲腥藛T把主要精力和大量時間都放在了科學研究實踐活動上，他們一般都比較重視科研項目、科技成果以及獎勵，而輕視科技檔案的收集和整理工作，缺乏檔案意識。另外，還有一些科研人員只考慮個人榮譽和利益，將本該歸檔的科研資料當作個人資源占為己有，科技檔案主管部門若不主動找他們收集相關檔案，他們一般情況下是不愿主動上交的，甚至有的科研人員還以關鍵技術資料保密為由，拒絕科技檔案主管部門收集他們的檔案。有些高校的科研人員雖然上交了科技檔案，但卻無課題來源記錄、審批記錄以及其他方面的詳細資料，只是上交了最終的鑒定材料。這些現(xiàn)象在高校的科技檔案管理工作中時有發(fā)生，導致一些重要的科研項目形成的科技檔案不齊全、不完整，造成一些高校的科技檔案管理水平與科研工作不相適應的現(xiàn)狀。

2.4 管理條件差，設備落后。目前，各高校對科技檔案的現(xiàn)代化管理研究和培訓較少，電子化、網(wǎng)絡化程度不高，使得科技檔案的紙質材料明顯多于電子檔案。這種現(xiàn)象不僅不利于高校通過網(wǎng)絡途徑查找和利用科技檔案，而且也不利于提高科技檔案的查找效率，從而降低了高?？萍紮n案的利用價值，無法滿足高?？萍紮n案的日常管理需要。

2.5 對既有科技檔案的利用率低。有些高校的科技檔案雖更新較勤，分類較細，但研究性不夠，不能為高校的發(fā)展起到應有的參考作用，有些高校甚至僅僅是為了需要建立科技檔案而建立，建立完后很少加以修正和補充，更別說起到參考作用了。在對高校既有科技檔案利用情況方面的調查中顯示，有一半以上的科技檔案利用率情況屬于一般水平，查閱較少。究其原因，是由于高?？萍紮n案的建立及管理過于分散，導致互相參照對比、管理研究的困難，最終使得科技檔案無法充分利用。

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3 德魯克的有效管理理論對高校科技檔案有效管理的啟示與借鑒

3.1 德魯克有效管理理論概述

3.1.1 基本內容。曾被西方尊稱為“現(xiàn)代管理之父”的管理大師彼得·德魯克，在他1966年出版的《有效的管理者》一書中提出了著名的有效管理理論。其主要內容包括七個方面：管理者必須有效；有效性是可以學會的；管理者必須學會管理自己的時間；管理者必須著眼于貢獻；管理者必須重視“長處”；管理者必須集中精力于少數(shù)主要的領域；管理者必須做有效的決策。這本書自問世以來便廣泛受到各層次管理者的歡迎，曾先后被譯成多種語言流傳于世界各國。書中所著重闡述的“有效管理理論”不僅在管理界普遍適用，同時也適用于其他各界。當然，對于高校科技檔案管理自然也不例外。

3.1.2 基本原則。第一，注重成果。管理重在追求或取得成果，所以說檢驗管理的標準就要看是否達到了目標，是否完成了任務。第二，把握整體。管理者要把握好全局，著眼于整體，將整體發(fā)展理念貫穿于整個管理過程。第三，專注要點。專注要點意在強調在管理的過程中專注少數(shù)真正重要的東西，通過培養(yǎng)專注要點的能力和技巧提高管理效率。第四，利用優(yōu)點。利用優(yōu)點并非指那些需要重新建立和開發(fā)的優(yōu)點，而是指現(xiàn)有的優(yōu)點。第五，相互信任。管理者需要在所管理的部門或組織中贏得周圍人對他的信任，這樣才會使工作氛圍更加和諧，工作業(yè)績更加突出。第六，正面思維。管理者應該意識到發(fā)現(xiàn)并抓住機會比解決問題更重要，也就是說管理者在平時的管理中要把注意力放在機會上，但并不意味著可以忽視存在的問題。任何一個有效的管理者都能夠看清問題和困難，并且不加以回避，積極地尋找解決辦法和機會。

3.2 對高校科技檔案有效管理的啟示與借鑒

吸納并借鑒德魯克的有效管理理論的基本理念，結合高校科技檔案的特點和功能，筆者認為：一方面，上級管理層要在機構、人力和財力等方面努力克服現(xiàn)存困難，解決具體實施中的問題；另一方面，直接從事科技檔案管理者，應在工作理念與方式上重新定位和思考，實現(xiàn)對高?？萍紮n案的科學有效管理。

首先，要堅持管理的創(chuàng)新性。要實現(xiàn)對高?？萍紮n案的有效管理，必須堅持勇于創(chuàng)新，與時俱進。否則，檔案管理工作將無法適應日新月異的科研發(fā)展。特別要充分利用好現(xiàn)代科技新手段，積極開發(fā)新型的系統(tǒng)管理工具。在人才、硬件和環(huán)境上不斷進行創(chuàng)新。

其次，要注重管理的適用性。雖然并不是我們每個人今后都可以成為優(yōu)秀的管理大師，但這并不能妨礙我們對管理適用性的學習，尤其在對高校科技檔案管理的工作中，管理者更要樂于學習成功的科學有效的管理知識。

其三，要養(yǎng)成良好的思辨性習慣。管理中要養(yǎng)成能夠全面、動態(tài)地看待科技檔案管理有關問題的良好習慣，而不是盲目地急于實施。

其四，要嚴格把握務實性的基本原則?！皠諏嵐芾怼迸c“有效管理”在高?？萍紮n案管理中是相輔相成的。我們每個人無論在學習、生活還是在生產、實踐中，都需要用“有效性”去彌補生命和時間的不足。然而，我們一方面要看勤奮認真的工作態(tài)度，另一方面更要看實實在在的結果。高校的科技檔案管理工作亦然，作為高校科技檔案的管理者要避免脫離科技檔案管理的目的來進行管理。

最后，不要僅僅局限于檔案管理者的自我管理，還要注意各種外界因素對科技檔案管理產生的多重影響。

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