淺談新時期如何做好企事業(yè)單位的檔案管理與服務(wù)工作

摘要：在新形勢下，企事業(yè)單位的檔案管理與服務(wù)工作必須與時俱進，積極探索新路子、新方法，增強檔案管理與服務(wù)工作的時效性和針對性，使檔案管理與服務(wù)工作能更好地服務(wù)于企事業(yè)單位的科研、管理和生產(chǎn)經(jīng)營決策，為企事業(yè)發(fā)展提供多層次全方位的檔案信息，讓檔案管理與服務(wù)工作更上一層樓。

關(guān)鍵詞：檔案管理與服務(wù)

企事業(yè)單位的檔案是企事業(yè)單位的歷史活動的重要記錄，是企事業(yè)單位文化的珍貴載體，企事業(yè)單位的檔案部門應(yīng)適應(yīng)社會發(fā)展和企事業(yè)單位的科研生產(chǎn)的需求，將檔案信息資源最大化地發(fā)掘出來，以起到推陳出新，繼往開來的目的，是利用檔案服務(wù)于社會和企事業(yè)需求的重要環(huán)節(jié)。

1 檔案工作的重要性

企事業(yè)單位的檔案是企事業(yè)各部門之間的公務(wù)往來，以及企事業(yè)員工在科研生產(chǎn)活動中產(chǎn)生出來的。它包括兩個方面：其一是企事業(yè)單位在履行其職能，在完成其工作任務(wù)中，產(chǎn)生了大量的文件，而檔案就是由其中有價值的的文件中轉(zhuǎn)化形成；其二是企事業(yè)單位的員工在科研生產(chǎn)活動中形成的設(shè)計、計算、試驗資料等，其中作為有價值的歷史記錄保存下來的就是檔案。①歷史記錄。檔案是過去工作和歷史情況的記錄，它可以為機關(guān)工作提供備查的依據(jù)。②真憑實證。檔案是歷史的真憑實證，是第一手的參考材料。檔案在人們社會活動中具有其他文獻所不能代替的作用，它主要指檔案的憑證作用和參考作用。③傳承和借鑒。檔案具有儲備知識的功能，是后人對過往知識進行傳承和借鑒的重要基礎(chǔ)，并且檔案還具有傳播信息和宣傳教育等功能，相關(guān)部門可以利用檔案舉辦展覽，制作音像作品。

2 檔案工作的特點

隨著數(shù)字化技術(shù)、計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高速發(fā)展，企事業(yè)單位的檔案工作較傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保存時期有了顯著的變化：①檔案的數(shù)量和類別激增。隨著數(shù)字化技術(shù)、計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展而帶來的信息共享，海量的信息管理增加了檔案數(shù)量和類別。②資源信息來源廣泛?，F(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展，打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案時期檔案來源的單一性，使檔案來源不再受地域和時間的局限，從而使檔案來源更為廣泛，檔案的內(nèi)容也更為多元化。③檔案、圖書和情報資料一體化。隨著市場競爭日益激烈化，對企事業(yè)單位來說，單一的檔案信息已無法滿足在日益激烈的市場競爭中的信息需求。必須實現(xiàn)企事業(yè)單位的文件、檔案、圖書、資料等一體化，并通過各種途徑獲取外部信息，如先進的國際標準、經(jīng)營管理模式、先進的經(jīng)營理念和技術(shù)、國內(nèi)市場動態(tài)、政策動態(tài)等，來滿足自身科研生產(chǎn)的需要。④載體多樣化。雖然目前紙質(zhì)檔案仍然占據(jù)檔案數(shù)量的大部分，但是隨著數(shù)字化時期的到來，特殊載體形式的檔案將大量出現(xiàn)，尤其是電子檔案將會逐漸普及，這樣將促使檔案的保存和檔案的傳遞利用方式發(fā)生變革。

3 檔案管理工作

①依法治檔。堅持依法治檔，這是做好檔案管理工作的必由之路。要做好企業(yè)檔案管理工作，必須以“依法治檔”為根本，嚴格按照《中華人民共和國檔案法》、《企業(yè)檔案工作規(guī)范》和企業(yè)相關(guān)規(guī)章制度進行檔案管理，實現(xiàn)檔案管理的法制化、制度化。檔案管理設(shè)備的現(xiàn)代化，檔案種類和載體的多樣化特點決定了檔案管理方法要不斷改革，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。因此，企事業(yè)單位的檔案工作的發(fā)展必須堅持走依法治檔的道路，才能使檔案管理工作發(fā)揮其應(yīng)有的作用。②以人為本。檔案管理的實施者也就是檔案管理者，是做好檔案工作的關(guān)鍵。因此，做好檔案工作首先要從檔案管理者著手。檔案管理者必須是知識型素質(zhì)人才，要具有專而廣的知識結(jié)構(gòu)，并樹立終身學習的思想觀念。在如今的信息化時代，檔案工作者必須要具備一定的信息能力，這才能適應(yīng)信息資源管理工作的需要。為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)信息資源檔案管理工作的需要，就必須要體現(xiàn)檔案管理人員的信息收集和管理的能力，要充分發(fā)揮檔案工作人員的主觀能動性、創(chuàng)造性，努力提高檔案人員的知識水平和管理能力，從組織協(xié)調(diào)能力和信息技術(shù)應(yīng)用能力等方面進行自我提高。③檔案信息化。企事業(yè)單位應(yīng)該加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。如果沒有計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的結(jié)合，檔案現(xiàn)代化管理只能是一句空話。目前，企事業(yè)單位的檔案管理系統(tǒng)需要處理的檔案類型比較豐富，包括有各種文件、表格、單據(jù)、圖紙、照片、錄音、錄像等多媒體資料等，非常需要計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行分類歸檔管理，才能及時提供檢索利用。檔案資料管理的電子化、網(wǎng)絡(luò)化是數(shù)據(jù)信息共享的基礎(chǔ)條件，在辦公系統(tǒng)中，所有辦理過的文件都需要進行歸檔，以備日后查詢。企事業(yè)單位的檔案信息化和網(wǎng)絡(luò)化的應(yīng)用實現(xiàn)了檔案全方位、多層次、多功能的現(xiàn)代化管理，尤其是使用多媒體技術(shù)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體的檔案材料轉(zhuǎn)化為全文、全圖、全聲的光盤儲存，并實現(xiàn)全屏幕自動檢索。

4 檔案服務(wù)工作

檔案工作的核心要義在于服務(wù)，檔案管理工作歸根結(jié)底還是為了給檔案使用者提供更有效、更準確的檔案數(shù)據(jù)服務(wù)。做好檔案服務(wù)工作，可以從以下幾個方面做起：

4.1 創(chuàng)新檔案服務(wù)工作的方法，改變思想觀念 檔案服務(wù)工作與其他服務(wù)行業(yè)有著共同的屬性，服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)效率是檔案管理工作最直接的價值體現(xiàn)。所以，檔案管理部門的領(lǐng)導及其基層員工都要學會積極轉(zhuǎn)變思想觀念，在工作中不斷探索新的方法。①要提升中心意識?，F(xiàn)階段我國以經(jīng)濟建設(shè)為中心，檔案管理工作要圍繞服務(wù)經(jīng)濟建設(shè)這個中心任務(wù)來進行。所以，在管理檔案過程中，工作者要積極與設(shè)計單位、科研及管理部門聯(lián)系，主動提高服務(wù)的中心意識。②提升時效意識?，F(xiàn)代社會對信息傳遞的實效越來越高，在檔案管理領(lǐng)域檔案信息也是服務(wù)檔案使用者的主要信息。所以必須要建立起信息靈敏、反應(yīng)快捷、優(yōu)質(zhì)高效的檔案工作服務(wù)機制，增強檔案管理工作的預見性、針對性和時效性。③切實提高檔案管理工作的質(zhì)量意識。檔案管理工作，涉及信息繁多，而且許多資料和個人信息十分重要，這就要求檔案管理工作者必須切實提高檔案管理的工作質(zhì)量。④提高檔案管理工作的開放意識。從檔案室封閉的小圈子中跳出來，面向市場，掌握先進的現(xiàn)代化管理技術(shù)和管理知識，用現(xiàn)代化信息工具為市場需求服務(wù)。開展檔案編研工作，搞好超前服務(wù)。

4.2 在履行職能上創(chuàng)新 ①強化服務(wù)職能。服務(wù)工作是檔案管理的核心內(nèi)容，檔案管理工作人員要提高服務(wù)的層次和深度，挖掘服務(wù)要樹立高度服務(wù)意識，站在全方位服務(wù)的高度位置上，對檔案的來源、使用、保管進行調(diào)查研究，加強信息反饋工作，提高檔案資源合理利用率，對用戶要起到參謀和咨詢作用。②強化綜合協(xié)調(diào)職能，綜合協(xié)調(diào)就是檔案工作者把檔案合理有序地滿足每個用戶的需要，提高檔案的利用率。在實際工作中，協(xié)調(diào)好各種關(guān)系，積極主動地為用戶服務(wù)，做到不推、不擋，合理快捷地安排好用戶對檔案的利用。③提高檔案工作者的業(yè)務(wù)水平。檔案工作者業(yè)務(wù)水平的高低，直接影響著檔案的利用效果，檔案工作者必須努力學習專業(yè)知識，提高服務(wù)本領(lǐng)。每個檔案工作者都要成為多面手，而且業(yè)務(wù)技術(shù)要精，這樣才能擴展服務(wù)面，提高服務(wù)質(zhì)量。④強化聯(lián)絡(luò)職能。檔案的價值在于其被充分利用時，所以檔案管理工作在平時要做好基礎(chǔ)準備，在需要用的時候能夠提供準確地檔案信息。而且檔案管理工作要改變過去的被動服務(wù)模式，現(xiàn)代社會信息交流節(jié)奏加快，信息資源的服務(wù)比的是迅速、高效、及時、準確，所以，檔案管理單位要主動聯(lián)絡(luò)檔案需求客戶，積極挖掘潛在的市場，擴大檔案資源的服務(wù)范圍，提高檔案管理的社會服務(wù)價值。

4.3 在服務(wù)機制上創(chuàng)新 檔案室是檔案管理工作的基本單元，也是檔案管理工作的最基礎(chǔ)工作。檔案室的各個部門、人員要做到科學分工，責任要明確劃分，服務(wù)機制要適應(yīng)時代的發(fā)展，提升服務(wù)效率，在改革中不斷創(chuàng)新。用新的激勵政策鼓勵檔案室工作人員做好基礎(chǔ)的檔案管理工作，切實加強與管理部門的聯(lián)系，形成科學的服務(wù)流程規(guī)范，指引檔案管理工作者更好的去開展工作。

5 結(jié)束語

在市場經(jīng)濟和改革開放的新形勢下，企事業(yè)單位的檔案管理與服務(wù)工作必須與時俱進，積極探索新路子、新方法，加強學習，提高自身素質(zhì)，不斷增強檔案管理與服務(wù)工作的時效性和針對性，使檔案管理與服務(wù)工作能更好地服務(wù)于企事業(yè)單位的科研、管理和生產(chǎn)經(jīng)營決策，為企事業(yè)經(jīng)濟的快速發(fā)展提供多層次全方位的檔案信息，讓檔案管理與服務(wù)工作更上一層樓。

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作者簡介：劉兵（1967-），女，遼寧阜新人，大學本科，副研究館員，主要從事檔案編研工作。

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