淺述如何做好供電企業(yè)的檔案數(shù)字化管理

王麗霞

摘要：在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，對(duì)于供電企業(yè)而言，若想在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中立足與發(fā)展，就必須采用信息化的管理手段，才能在市場(chǎng)中搶得先機(jī)。檔案是供電企業(yè)十分重要的智能資源，能為電氣企業(yè)的健康發(fā)展提供必要的軟實(shí)力。但是目前我國(guó)大多數(shù)供電企業(yè)檔案管理模式陳舊落后，已經(jīng)無(wú)法滿足當(dāng)今新時(shí)期信息化時(shí)代的發(fā)展需求。因此必須加強(qiáng)供電企業(yè)檔案管理，扭轉(zhuǎn)傳統(tǒng)的管理模式，逐步向數(shù)字化檔案管理模式過渡?；诖它c(diǎn)，本文就如何做好供電企業(yè)檔案的數(shù)字化管理進(jìn)行分析研究。

關(guān)鍵詞：供電企業(yè)檔案管理數(shù)字化管理

1 概述

全球信息化發(fā)展使得大多數(shù)企業(yè)的管理模式都逐步轉(zhuǎn)向數(shù)字化，這也是信息全球化的發(fā)展要求。作為我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)的電力行業(yè)來講，只有實(shí)現(xiàn)其檔案的數(shù)字化管理，縮短電力從業(yè)人員與檔案之間的距離，為企業(yè)提供了更加便捷快速的服務(wù)，提高供電企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，使其在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地，促進(jìn)供電企業(yè)在未來得到更好的發(fā)展。本文就從供電企業(yè)實(shí)行數(shù)字化檔案管理的需求著手，提出了供電企業(yè)做好檔案數(shù)字化管理的有效措施。

2 供電企業(yè)實(shí)行檔案數(shù)字化管理的必要性

2.1 有利于供電企業(yè)對(duì)檔案的保存與使用

隨著社會(huì)的發(fā)展與進(jìn)步，供電企業(yè)在員工生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中對(duì)檔案的利用率越來越高，需要查閱檔案的機(jī)會(huì)越來越頻繁，檔案對(duì)供電企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)有著非常重要的作用。另外，不同的檔案有不同的保存方式與時(shí)間，如果對(duì)檔案的原件進(jìn)行反復(fù)使用，就會(huì)影響原件長(zhǎng)期的保存與使用，這就對(duì)檔案管理提出了更加嚴(yán)格的要求。但是我國(guó)目前大多數(shù)供電企業(yè)的檔案管理模式都陳舊落后，完全不能滿足當(dāng)今時(shí)代發(fā)展的需求，也不利于供電企業(yè)對(duì)檔案的長(zhǎng)期保存與使用，對(duì)檔案的實(shí)際使用產(chǎn)生了一定程度的限制。隨著檔案數(shù)字化管理模式的出現(xiàn)，打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式，避免了供電企業(yè)管理人員反復(fù)借閱檔案時(shí)對(duì)檔案造成一定的損害，滿足了供電企業(yè)員工的需求，使得供電企業(yè)更好的運(yùn)行。因此必須加快供電企業(yè)紙質(zhì)檔案管理模式向數(shù)字化管理模式過渡，使供電企業(yè)員工能對(duì)檔案的使用更加方便、快捷，同時(shí)數(shù)字化檔案管理模式十分利于供電企業(yè)對(duì)其檔案的保存，為后期供電企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)與決策指明道路與方向。

2.2 有利于供電企業(yè)對(duì)檔案的管理與使用

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速增長(zhǎng)，供電企業(yè)不斷改革發(fā)展，每個(gè)部門每一項(xiàng)管理都需要進(jìn)行詳細(xì)的登記，以保證供電企業(yè)的管理工作能順利開展。在供電企業(yè)檔案管理方面，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)難以滿足企業(yè)的發(fā)展需求，一定程度上阻礙了企業(yè)的發(fā)展。在供電企業(yè)檔案管理上引入數(shù)字化管理，能及時(shí)準(zhǔn)確的將發(fā)生變革以及采取新的管理方式記錄在檔案中，很大程度上方便了供電企業(yè)對(duì)管理的使用。另外，數(shù)字化檔案管理還可以提高供電企業(yè)檔案管理水平，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題，并有針對(duì)性地采取有效的措施進(jìn)行改進(jìn)，進(jìn)一步提高供電企業(yè)在檔案方面管理的水平，同時(shí)對(duì)供電企業(yè)整體管理水平有較大的促進(jìn)作用。

3 做好供電企業(yè)檔案數(shù)字化管理的有效措施

由上述對(duì)供電企業(yè)實(shí)行檔案數(shù)字化管理的必要性分析可知，數(shù)字化檔案管理模式對(duì)供電企業(yè)未來的發(fā)展是十分有利的。因此必須做好供電企業(yè)數(shù)字化管理，促進(jìn)企業(yè)更好、更快的發(fā)展。

3.1 提高對(duì)檔案數(shù)字化管理的意識(shí)

在對(duì)供電企業(yè)檔案實(shí)行數(shù)字化管理過程中，首先應(yīng)該提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案數(shù)字化管理的意識(shí)，定期召開相關(guān)的組織會(huì)議，向各個(gè)部門的人員積極宣傳和貫徹檔案數(shù)字化管理的知識(shí)，從而提高供電企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)以及企業(yè)員工的檔案數(shù)字化管理意識(shí)，并讓其深刻的認(rèn)識(shí)到數(shù)字化檔案管理的重要性和必要性，這樣才能進(jìn)一步開發(fā)企業(yè)內(nèi)部檔案信息資源，推動(dòng)供電企業(yè)檔案數(shù)字化工作的有效開展，使數(shù)字化管理模式在企業(yè)檔案管理中發(fā)揮最大的價(jià)值。

3.2 全面落實(shí)檔案管理制度

供電企業(yè)檔案事業(yè)的發(fā)展離不開檔案管理模式的發(fā)展，完善和落實(shí)檔案管理制度是實(shí)現(xiàn)供電企業(yè)數(shù)字化管理關(guān)鍵所在。因此供電企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視檔案管理工作，認(rèn)識(shí)到檔案工作在一定程度上可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。檔案數(shù)字化管理建設(shè)是一項(xiàng)比較長(zhǎng)遠(yuǎn)復(fù)雜的工程，需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和員工的全面支持和重視，從而為落實(shí)檔案管理制度、檔案數(shù)字化管理創(chuàng)造有利的條件。首先需要對(duì)檔案管理部門組織機(jī)構(gòu)相關(guān)制度進(jìn)行完善，以保證部門管理的穩(wěn)定性與健全性。另外，檔案管理數(shù)字化是在計(jì)算機(jī)技術(shù)、計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)、掃描技術(shù)為載體，大量資金為經(jīng)濟(jì)支持基礎(chǔ)下，引入先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格的管理。所以相關(guān)部門必須積極構(gòu)建滿足檔案管理要求的物質(zhì)環(huán)境，完善相關(guān)的檔案資金管理制度，以爭(zhēng)取更多的資金和政策支持。再者供電企業(yè)需要科學(xué)合理的配置檔案管理人員，制定檔案數(shù)字化管理人員制度，保證整個(gè)管理團(tuán)隊(duì)的穩(wěn)定性。

3.3 管理人員重視檔案數(shù)字化建設(shè)

管理人員對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的重視程度直接關(guān)系著檔案數(shù)字化管理水平，這也是檔案數(shù)字化管理模式在供電企業(yè)更好應(yīng)用與推廣的前提。供電企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理是一個(gè)長(zhǎng)期的過程，需要相關(guān)管理人員重視檔案數(shù)字化建設(shè)，才能為檔案數(shù)字化管理模式的實(shí)施創(chuàng)造有利的條件。因此供電企業(yè)相關(guān)管理負(fù)責(zé)人應(yīng)該重視檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，不斷引入專業(yè)的檔案管理人員，提高企業(yè)檔案管理水平。同時(shí)應(yīng)該積極聘請(qǐng)有經(jīng)驗(yàn)的檔案管理人員，定期對(duì)供電企業(yè)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，提升原有檔案管理人員的水平，使其能熟練的掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)、計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)以及掃描技術(shù)等，培養(yǎng)一支高素質(zhì)、高技術(shù)、高水平的專業(yè)數(shù)字化管理隊(duì)伍。另外，應(yīng)該注意協(xié)調(diào)各個(gè)管理部門之間的關(guān)系，使其能協(xié)助檔案部門進(jìn)行檔案管理，為供電企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3.4 建立檔案數(shù)據(jù)管理庫(kù)

供電企業(yè)應(yīng)該建立完善的檔案數(shù)據(jù)管理庫(kù)，推動(dòng)檔案數(shù)字化管理前進(jìn)的步伐。首先，需要建立供電企業(yè)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，把企業(yè)檔案按類別、檔案分號(hào)、檔案名等信息輸入電腦，建立一套完善的供電企業(yè)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，這樣對(duì)員工查詢相關(guān)檔案資料提高了及時(shí)性和便利性，還有利于對(duì)企業(yè)檔案的管理與保存。其次應(yīng)該完善供電企業(yè)檔案狀態(tài)數(shù)據(jù)庫(kù)，把企業(yè)的新信息、新資源，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)傳輸?shù)綘顟B(tài)數(shù)據(jù)庫(kù)中，能幫助領(lǐng)導(dǎo)和員工及時(shí)查詢最新的檔案信息，同時(shí)也為檔案管理人員提供了將各個(gè)檔案準(zhǔn)確分類的充足時(shí)間。

4 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，供電企業(yè)檔案數(shù)字化管理是滿足當(dāng)今新時(shí)代發(fā)展需求的管理模式。供電企業(yè)若想在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立足與發(fā)展，就必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，向數(shù)字化管理方向發(fā)展，提高員工對(duì)檔案數(shù)字化管理的認(rèn)識(shí)，完善各項(xiàng)檔案管理制度，重視檔案數(shù)字化建設(shè)和數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，從而提高供電企業(yè)管理水平，促進(jìn)企業(yè)健康、可持續(xù)發(fā)展。

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