支持內(nèi)控體系落地

“北京二商集團(tuán)沒有哪個系統(tǒng)像OA系統(tǒng)那樣有那么多領(lǐng)導(dǎo)在用的。”北京二商集團(tuán)有限責(zé)任公司（簡稱北京二商集團(tuán)）科技信息部部長楊杰書在談到OA系統(tǒng)時(shí)這樣說。正因?yàn)槿绱?，OA系統(tǒng)的成敗在北京二商集團(tuán)的信息化建設(shè)中顯得尤為重要。楊杰書認(rèn)為，領(lǐng)導(dǎo)的重視和供應(yīng)商萬戶網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有限公司（簡稱萬戶網(wǎng)絡(luò)）到位的服務(wù)是二商集團(tuán)OA系統(tǒng)成功建設(shè)和應(yīng)用的有效保障。

給工作交接一個規(guī)范

擁有“王致和”、“六必居”、“天源”、“月盛齋”和“宮頤府”等眾多知名品牌的北京二商集團(tuán)成立于1958年，是以食品制造、現(xiàn)代物流、現(xiàn)代分銷與專業(yè)市場為主導(dǎo)產(chǎn)業(yè)，以食品科技、教育、信息、物業(yè)經(jīng)營為支撐的大型食品產(chǎn)業(yè)集團(tuán)，主要生產(chǎn)、經(jīng)營豬肉、牛羊肉、海鮮水產(chǎn)品及其制品，以及糖、酒、煙、茶，調(diào)味品、糕點(diǎn)、蔬菜、豆制品、水產(chǎn)品等20多個大類萬余種商品。

事實(shí)上，北京二商集團(tuán)的OA應(yīng)用起步較早，但是當(dāng)時(shí)應(yīng)用的是自主開發(fā)的信息管理平臺，主要用于信息共享和內(nèi)部交流。隨著系統(tǒng)應(yīng)用的不斷深入，以及集團(tuán)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，北京二商集團(tuán)希望能夠采用具有業(yè)務(wù)協(xié)同功能的OA系統(tǒng)以強(qiáng)化集團(tuán)的整體競爭優(yōu)勢。

楊杰書則對OA系統(tǒng)提出了更高的要求，那就是OA系統(tǒng)不能只用于公文流轉(zhuǎn)、承載辦公流程，而是應(yīng)該讓大家把所有工作都納入OA系統(tǒng)來處理。楊杰書之所以會有這個想法，是因?yàn)槁牭揭粋€學(xué)外語的女孩到了美國后竟然從事非常專業(yè)的Oracle系統(tǒng)運(yùn)維工作。這讓他看到了知識管理，以及規(guī)范的管理和制度的重要性。而當(dāng)前在我國大部分企業(yè)，因?yàn)槿狈σ?guī)范的管理和制度，新舊員工的工作交接非常不順暢，新任職的員工到了崗位后往往無所適從。

正是因?yàn)閷A系統(tǒng)有著很高的期望，而且在系統(tǒng)建成后所有領(lǐng)導(dǎo)都會用到，北京二商集團(tuán)在選型時(shí)格外謹(jǐn)慎。值得一提的是，北京二商集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)對OA系統(tǒng)建設(shè)非常重視，并表示在OA系統(tǒng)這條路上不許走回頭路。

楊杰書回憶說，他們在國內(nèi)幾大OA廠商中進(jìn)行選擇，萬戶網(wǎng)絡(luò)很早就引起他們的關(guān)注，是因?yàn)槿f戶網(wǎng)絡(luò)是前信息產(chǎn)業(yè)部OA辦公自動化軟件行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的起草單位之一。

值得一提的是，北京二商集團(tuán)從2005年開始就已經(jīng)確定所有IT系統(tǒng)都要由集團(tuán)集中部署，所以他們要求OA系統(tǒng)能夠很好地支持集中部署。萬戶ezOFFICE協(xié)同管理平臺具有流程編輯器，方便在系統(tǒng)集中部署后各個出資公司根據(jù)自身業(yè)務(wù)需求進(jìn)行個性化定制。

此外，楊杰書總結(jié)以往北京二商集團(tuán)多個系統(tǒng)的建設(shè)經(jīng)驗(yàn)后發(fā)現(xiàn)，軟件供應(yīng)商的服務(wù)水平高低對系統(tǒng)能否成功實(shí)施會產(chǎn)生不可忽略的影響。而萬戶網(wǎng)絡(luò)的服務(wù)在市場上的口碑很不錯，而且萬戶網(wǎng)絡(luò)副總經(jīng)理徐海棠計(jì)劃親自掛帥負(fù)責(zé)北京二商集團(tuán)項(xiàng)目，盡管后來因?yàn)轫?xiàng)目進(jìn)行得很順利徐海棠幾乎沒有出現(xiàn)在項(xiàng)目現(xiàn)場。

四招保證實(shí)施成功

“我很有信心把OA系統(tǒng)推下去，因?yàn)槲覀兌麻L給予了很大的支持?！睏罱軙貞浾f。但是畢竟OA系統(tǒng)的實(shí)施關(guān)系到工作習(xí)慣的改變、工作流程的重組等，而且涉及所有部門、數(shù)量眾多的用戶，真正實(shí)施起來并不容易。為了成功實(shí)施OA系統(tǒng)，北京二商集團(tuán)主要采用了四項(xiàng)措施：

其一，試點(diǎn)先行。北京二商集團(tuán)秉承以往信息化建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)，先在集團(tuán)總部，以及中海置業(yè)、二商健力兩個出資公司進(jìn)行試點(diǎn)建設(shè)。在試點(diǎn)的建設(shè)中，北京二商集團(tuán)形成了一系列標(biāo)準(zhǔn)流程和標(biāo)準(zhǔn)模板。楊杰書告訴記者，接下來他們會把24家出資公司根據(jù)業(yè)務(wù)淡旺季等分成4批、每批6個企業(yè)逐步推行系統(tǒng)。在接下來的推行過程中，他們也是先讓出資公司先采用標(biāo)準(zhǔn)流程、標(biāo)準(zhǔn)模板，而需要進(jìn)行個性化應(yīng)用的地方，則由接受過流程編輯器應(yīng)用培訓(xùn)的出資公司相關(guān)人員自己完成。另外，北京二商集團(tuán)旗下還有很多三級公司，三級公司的實(shí)施也由二級公司來負(fù)責(zé)。這樣做可以避免集團(tuán)的信息科技部處理過多事務(wù)而疲于應(yīng)付。

其二，交鑰匙工程。具有豐富的IT項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)的楊杰書認(rèn)為，IT項(xiàng)目一定要成為交鑰匙工程，將供應(yīng)商的東西轉(zhuǎn)換成用戶自己的東西，減少對供應(yīng)商的長期依賴，這樣的項(xiàng)目才是成功的項(xiàng)目。因此北京二商集團(tuán)非常重視培訓(xùn)工作，要求萬戶網(wǎng)絡(luò)做好各種培訓(xùn)工作，特別是流程編輯器的培訓(xùn)，從而使得各個出資公司有能力自己完成實(shí)施工作。

其三，尊重軟件標(biāo)準(zhǔn)，不隨便提個性化需求。在項(xiàng)目實(shí)施過程中，很多業(yè)務(wù)部門都根據(jù)自身的業(yè)務(wù)特點(diǎn)提出個性化需求。二商集團(tuán)采取通過兩種渠道加以解決：一是調(diào)整自身，適應(yīng)軟件；二是與萬戶網(wǎng)絡(luò)溝通，完善軟件。楊杰書有自己的想法：“需求不能亂提，要盡量采用標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品，否則以后軟件升級就很難?！?/p>

其四，為領(lǐng)導(dǎo)提供良好的應(yīng)用體驗(yàn)。領(lǐng)導(dǎo)帶頭應(yīng)用是北京二商集團(tuán)能夠順利推廣OA系統(tǒng)的一個關(guān)鍵因素，楊杰書透露，他們經(jīng)常在下班后還能看到領(lǐng)導(dǎo)在應(yīng)用OA系統(tǒng)。如果領(lǐng)導(dǎo)都感覺系統(tǒng)不好用，會對系統(tǒng)推行帶來不利的影響。因此他們非常關(guān)注領(lǐng)導(dǎo)的應(yīng)用體驗(yàn)，除了進(jìn)行及時(shí)、有效的培訓(xùn)以外，還注意領(lǐng)導(dǎo)在線的時(shí)候盡量避免做打補(bǔ)丁等影響應(yīng)用體驗(yàn)的工作。

不僅僅規(guī)范管理

到現(xiàn)在，萬戶OA已經(jīng)在北京二商集團(tuán)總部和兩個試點(diǎn)二級單位成功上線并應(yīng)用。據(jù)悉，到目前為止，北京二商集團(tuán)對系統(tǒng)表現(xiàn)比較滿意，具體表現(xiàn)在：

首先，辦公效率顯著提升。董事長孫杰等領(lǐng)導(dǎo)每天都有大量文件需要審批。借助OA系統(tǒng)，特別是后來上線的移動應(yīng)用，領(lǐng)導(dǎo)可以隨時(shí)隨地通過移動終端審批、處理業(yè)務(wù)，大大降低了領(lǐng)導(dǎo)的審批文件等方面的壓力。不僅如此，系統(tǒng)可對各類文件的辦理效率進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，對員工的工作效率進(jìn)行分析，促進(jìn)管理水平的提升。

其次，規(guī)范管理。北京二商集團(tuán)通過業(yè)務(wù)流程的梳理規(guī)范了管理，并且將梳理后的流程落實(shí)到系統(tǒng)中，從而實(shí)現(xiàn)了規(guī)范管理的常態(tài)化。規(guī)范管理有效解決了此前楊杰書關(guān)注的舊員工離職、新員工入職期間工作交接困難的問題。

最后，有效支持內(nèi)控體系落地?！癘A是內(nèi)控體系落地的基礎(chǔ)。”楊杰書說，內(nèi)控體系的建立是一個系統(tǒng)工程，但是如果缺乏有效的系統(tǒng)支撐，通常內(nèi)控體系很難真正落實(shí)到實(shí)際業(yè)務(wù)中。而在北京二商集團(tuán)，內(nèi)控體系可以在OA系統(tǒng)設(shè)定的流程中得到落實(shí)。

楊杰書介紹，接下來北京二商集團(tuán)除了要分批逐步將系統(tǒng)推廣到各個出資公司以外，還希望將所有辦公業(yè)務(wù)納入OA系統(tǒng)中。可見，北京二商集團(tuán)的OA系統(tǒng)建設(shè)還有一段路要走。