信息化環(huán)境下的高校會計檔案管理

張娜

會計檔案是會計信息系統(tǒng)的產(chǎn)物在時間維度上的積累，其所包含的會計信息內(nèi)容具有一定的原始憑證性、系統(tǒng)性、連續(xù)性和規(guī)律性，不僅能完整的呈現(xiàn)出高校發(fā)展的歷史軌跡，而且能為大學管理層的會計預(yù)測、決策、控制提供依據(jù)。因此，會計檔案實質(zhì)上是一種能為高校所利用并創(chuàng)造經(jīng)濟價值的信息資源。

一、電算化會計檔案對高校的重要性

電算化會計檔案是一個單位綜合檔案的重要部分，它既具有原始憑證性與連續(xù)性，又具有嚴密性、專業(yè)性和廣泛性等特點。電算化會計檔案由單位控制、管理，并在高校管理決策中發(fā)揮重大作用。

1.電算化會計檔案是真實記錄高校經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的證明材料。記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)的財務(wù)體系是由最初的會計憑證發(fā)展到會計賬簿，再發(fā)展到會計報表的，最終形成的會計報表是各項經(jīng)營事項的反映，由它匯集成的資料是高校過去運行管理的經(jīng)驗。

2.電算化會計檔案是高校進行財務(wù)分析的直接依據(jù)。在經(jīng)濟活動過程中，高校獲得的各項業(yè)務(wù)指標的具體情況都會被詳細地記錄在高校的會計檔案里，以便為以后的財務(wù)預(yù)決算與高校內(nèi)部經(jīng)濟管理等活動提供重要參考。

3.電算化會計檔案是高校解決經(jīng)濟糾紛、懲治腐敗的重要依據(jù)。會計檔案記錄了高校詳細的經(jīng)濟活動與賬目往來，司法部門可以通過對高校會計檔案的調(diào)查來監(jiān)督它們的經(jīng)營活動，稽查違法亂紀的行為，防止貪污受賄活動，保護國家和高校財產(chǎn)不被侵犯。可以說高校完整的會計檔案是經(jīng)濟領(lǐng)域內(nèi)堵塞漏洞、懲治腐敗的重要依據(jù)。

二、電算化會計檔案管理現(xiàn)狀分析

1.檔案載體的特性帶來的問題。以電子數(shù)據(jù)狀態(tài)保存于硬盤、軟盤等磁性介質(zhì)中的會計檔案和會計電算化軟件安裝光盤等計算機系統(tǒng)檔案很容易被損壞、修改、復(fù)制和失效，而導(dǎo)致會計檔案信息失真、泄露，甚至被破壞，從而使會計檔案失去價值。計算機軟件系統(tǒng)本身也存在漏洞，如會計電算化操作人員的權(quán)限設(shè)置不嚴格、沒有對數(shù)據(jù)庫保存的數(shù)據(jù)加密以及計算機病毒侵害與黑客攻擊等等。

2.計算機財務(wù)軟件版本使用不一致。由于財務(wù)軟件開發(fā)商之間沒有統(tǒng)一的開發(fā)標準，使得市面上的財務(wù)軟件種類繁多，而財務(wù)人員熟悉的財務(wù)軟件又是有限的，不能對每一款軟件都很了解，這就在使用時可能會出現(xiàn)錯誤。另一方面由于會計制度、會計準則的變化也會使財務(wù)軟件不斷發(fā)生變化。

3.電算化會計檔案管理制度不健全。現(xiàn)行單位對電算化會計檔案收集、立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等缺乏明確的規(guī)章制度，加之以電子形式存儲的會計檔案的易損性和易修改性，從而導(dǎo)致會計檔案信息資源不能被準確無誤地運用。

4.缺乏現(xiàn)代化的會計檔案管理人才。電算化會計檔案管理涉及計算機應(yīng)用、會計、檔案管理等多方面的專業(yè)知識，不僅要求檔案管理人員既懂得計算機操作，又要懂得會計和檔案管理專業(yè)知識，并能對財務(wù)部門的立卷管理進行指導(dǎo)。因此，很多檔案管理工作人員由于自身整體素質(zhì)不足，對檔案管理需要用到的專業(yè)知識有所欠缺。而目前復(fù)合型電算化會計檔案管理人才相當匱乏，不能滿足電算化會計檔案管理要求。

三、完善高校電算化會計檔案管理的對策

為了更好的實行信息化環(huán)境下會計檔案的管理，解決上述問題，我們認為可以從以下方面加以綜合考慮，找出應(yīng)對策略。

1.加強會計資料控制，確保財務(wù)數(shù)據(jù)安全。會計資料是單位的經(jīng)濟機密，一旦泄漏將給單位帶來不可估量的損失，而磁性介質(zhì)的可復(fù)制性又使會計資料極易泄漏而不易發(fā)現(xiàn)，會計電算化系統(tǒng)的輸出不論是磁性文件還是打印資料，輸出后均應(yīng)立即受到嚴格管理，以防被人竊取或篡改。磁性資料應(yīng)由會計檔案保管員負責保管；打印資料在系統(tǒng)的操作日志上有所記錄后（包括記錄輸出時間、文件頁數(shù)及操作人員姓名）及時送達指定人手中；收件人要簽收并注明收件日期、文件內(nèi)容，以便日后備查；確保會計數(shù)據(jù)和會計軟件的安全保密，防止對數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除，對磁性介質(zhì)存放的數(shù)據(jù)要保存雙備份。同時，應(yīng)健全必要的防治計算機病毒的措施。

2.統(tǒng)一財務(wù)管理軟件，理順數(shù)據(jù)對應(yīng)關(guān)系。選擇財務(wù)軟件不僅要選擇軟件功能好的，還要看軟件的開發(fā)者是否具有好的信譽、充足的開發(fā)資金和足夠的能力。也要注意會計電子檔案與選擇的財務(wù)軟件版本要保持一致，將會計電子檔案的格式隨著文檔技術(shù)的發(fā)展不斷升（下轉(zhuǎn)第31頁）（上接第18頁）級，使在任何時候形成的電子檔案都具有兼容性。同時，會計信息化檔案不同于普通的會計電算化檔案，它還包括通過會計數(shù)據(jù)運算和分析而得出的高校決策所需的參考信息，因此在對會計信息化檔案進行保存時，還應(yīng)注意這些信息與會計數(shù)據(jù)的對應(yīng)關(guān)系，便于更好達到內(nèi)控的目的。

3.健全會計檔案管理制度，完善歸檔借閱銷毀程序。從會計檔案的收集、立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等建立切實可行的管理制度。第一，建立電算化會計檔案的歸檔制度。首先保證資料齊全、立卷規(guī)范并及時歸檔。會計電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應(yīng)視同會計檔案保管，按類別和時間順序?qū)堎|(zhì)會計檔案、機讀會計數(shù)據(jù)以及會計電算化軟件系統(tǒng)名稱、版本以及與之配套的安裝光盤等計算機系統(tǒng)檔案進行立卷歸檔。第二，建立嚴格的電算化會計檔案借閱手續(xù)制度。查閱會計檔案需經(jīng)財務(wù)部門負責人批準，按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理借閱手續(xù)，外單位查閱本部門會計檔案要有單位介紹信，并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)部門負責人同時批準，并且做詳細的查閱記錄。第三，保管期滿需要銷毀的電算化會計檔案，應(yīng)經(jīng)批準后編制銷毀清冊，有關(guān)部門派人監(jiān)督，方可進行銷毀。

4.加強檔案人員培訓(xùn)，提高檔案管理水平。會計檔案工作需要不斷完善、優(yōu)化，建設(shè)一支高素質(zhì)的會計檔案干部隊伍，是會計檔案科學管理的重要基礎(chǔ)。作為會計檔案管理人員，首先必須做到嚴格自律、廉潔奉公，保持獨立公正的立場正確運用自己的職能和權(quán)力；其次，會計檔案內(nèi)容廣泛，具有專業(yè)性、廣泛性、嚴密性的特點。因此，除了要加強搞好關(guān)于會計和檔案的崗位培訓(xùn)外，還要通過每年的輪訓(xùn)學習更新知識，提高會計檔案法制意識和依法歸檔觀念，使高校會計檔案的管理職能更加有效、更加科學、更加適應(yīng)建設(shè)現(xiàn)代大學管理制度的要求。

綜上所述，高效、安全和健全的內(nèi)部會計控制是會計管理的基礎(chǔ)，也是整個高校管理的基礎(chǔ)。針對信息化環(huán)境下會計檔案所帶來的影響、挑戰(zhàn)和難題，高校內(nèi)部控制唯有進行不斷完善和改進，才能靈活地應(yīng)對這些問題，提高高校內(nèi)部控制水平，提供真實、客觀和公正的會計信息，以滿足高校管理的需要。

（作者單位：臨沂大學）