淺議事業(yè)單位人事檔案管理

李妍俐 趙歡歡

（林州市人力資源和社會保障局，河南 林州456550）

0 引言

人事檔案關(guān)系到每一個員工的切身利益，由每個員工確鑿的原始檔案材料構(gòu)成，記述和反映員工的個人經(jīng)歷，德、才、能、績、廉潔、信以及成長的軌跡。是考察了解員工的重要手段；是落實待遇、澄清問題的憑證；是人才發(fā)現(xiàn)、使用、預(yù)測的重要依據(jù)，也是制定人才計劃不可缺少的信息源泉；是推進干部交流，健全激勵機制，強化干部宏觀管理，執(zhí)行事業(yè)單位人事制度、 分配制度和養(yǎng)老金支付制度的重要依據(jù)；是維護員工權(quán)益和福利的有力保障。

1 事業(yè)單位人事檔案工作中普通存在的問題

在經(jīng)濟體制和人事制度、分配制度改革不斷深入的情況下，國家行政機構(gòu)設(shè)置及行業(yè)隸屬關(guān)系不斷調(diào)整和改變， 用人制度更加靈活，干部變動范圍不斷擴大，干部輪崗交流日益頻繁，行業(yè)交叉、地區(qū)交流變化不斷，使人事檔案工作出現(xiàn)了一些與新形勢不相適應(yīng)的問題。

1.1 難以滿足新形勢下干部工作的需要

在人事檔案工作中，存在著信息內(nèi)容陳舊、組織的評價或結(jié)論幾乎千篇一律的共同特點，對個人經(jīng)歷、資歷等現(xiàn)實性材料的記載、收集和補充完善較少。 近年來，干部選拔任用工作推行了一系列重大改革舉措，干部考察、考核的方式方法也有了很大變化，干部交流輪崗頻繁，但人事檔案中的材料仍按原有的十大類材料歸檔，不能全面、完整地反映員工的整個成長過程，造成檔案信息含量不足，使人事檔案內(nèi)容難以滿足新形勢下干部工作的需要。

從事人事檔案工作的同志都會發(fā)現(xiàn)，幾乎所有進入人事檔案的材料，都有“組織鑒定”或“單位意見”一欄，但絕大部分材料都沒有設(shè)置“所填內(nèi)容是否真實”這一欄目。 此外，填寫“組織鑒定”或“單位意見”時，也沒有要求對“所填內(nèi)容是否真實”做出判斷，因而在個別人事檔案中出現(xiàn)了“年齡越填越小、工齡越填越長、學(xué)歷越填越高”等現(xiàn)象。當(dāng)人事檔案記述內(nèi)容模棱兩可時，其真實性在很大程度上只能憑人事管理人員的主觀判斷以及工作經(jīng)驗而定，帶來許多消極后果，其檔案內(nèi)容的全面性、真實性、準(zhǔn)確性不是由“組織鑒定”或“單位意見”來獲得認可，而是依據(jù)相關(guān)人提供的證件及其道德自律來保證。

1.2 相關(guān)人員對人事檔案工作重視程度不夠

人事檔案因其內(nèi)容的特殊性，一方面增加了它的神秘性，同時又很少被外界所了解，在實際工作中很容易被忽視，即使是人事部門也存在著“說起來重要，做起來次要；用起來需要，忙起來忘掉”的現(xiàn)象。

近年來，事業(yè)單位進行用人制度改革，實行崗位聘用制，壓縮人員編制，人事檔案大多都由組織或人事部門干部兼管，而沒有象其他類別的檔案那樣設(shè)置專職檔案人員進行管理，由此造成了人事檔案管理的隨意性。 人事檔案的整理、審核、鑒定工作只是事到臨頭才去做，而不能將工作關(guān)口前置，按要求進行整理。 2006 年，我國全面推進事業(yè)單位工作人員收入分配制度改革方案， 其中將個人所聘工作崗位、學(xué)歷、資歷、工作表現(xiàn)等因素作為劃分工資等級的重要依據(jù)。如工作表現(xiàn)不好，套改年限就要扣除年度考核不合格和不計等次的年限；又如，本次套改文件中規(guī)定把未計算工齡的全日制大專以上在校學(xué)習(xí)時間計入此次套改年限，那么，套改年限的長短就直接影響員工收入的級別。這樣，每項政策不但涉及的人員數(shù)量較多，時間跨度大，而且信息采集角度和要求與過去存在差異。 人事部門除了利用已掌握的數(shù)據(jù)材料外，對部分重要信息的查實與確認，不得不直接查閱人事檔案。 然而，在利用人事檔案的過程中，許多過去不曾注意的問題浮出水面，從而使人事檔案工作不得不面臨新的挑戰(zhàn)。

2 加強人事檔案工作的積極策略

隨著經(jīng)濟社會的迅速發(fā)展和大部制改革的不斷推進，人事檔案工作必須跟上改革發(fā)展的需要。當(dāng)今，人事檔案工作的外部環(huán)境、內(nèi)部條件和服務(wù)需求都發(fā)生了深刻變化，對原有的人事檔案管理模式、工作內(nèi)容、工作手段都提出了新的挑戰(zhàn)。要開創(chuàng)人事檔案工作的新局面，適應(yīng)當(dāng)前改革形勢的需要，人事檔案工作改革應(yīng)從以下兩方面著手：

（1）不斷豐富人事檔案內(nèi)容,使人事檔案工作符合社會發(fā)展需要。隨著大部制機構(gòu)改革工作的推進和《新勞動合同法》的實施，事業(yè)單位正在逐步推行全員聘用制。 對于人事檔案工作來說，要按社會現(xiàn)實發(fā)展的需要，不斷豐富人事檔案的內(nèi)容。 例如，員工簽訂的聘用合同、崗位合同、工作協(xié)議、考核、解聘、辭聘，反映工作效益、工作業(yè)績以及參與重大活動項目等材料，對員工的動態(tài)管理等情況在人事檔案中應(yīng)如實記錄，歸檔材料的內(nèi)容要隨時補充完善。 對于能夠反映員工的綜合素質(zhì)特別是文化素質(zhì)的內(nèi)容，包括個人文化程度、進修情況、繼續(xù)教育情況、各項專業(yè)技術(shù)資格等也應(yīng)在人事檔案中有所體現(xiàn)。筆者認為，人事檔案內(nèi)容的豐富應(yīng)遵循以下原則：一要，以員工個人信息的事實信息為主體，兼顧組織部門的評價信息，應(yīng)用以上信息反映人事檔案的真實性；二要，以反映員工個性特點的材料為重點，其他材料為全面補充信息，以改變?nèi)耸聶n案中內(nèi)容陳舊、評語缺乏新意等現(xiàn)象，使人事檔案能夠立體地、動態(tài)地反映員工成長發(fā)展的全過程。

（2）要按流程對人事檔案進行管理。加強人事檔案工作流程管理，在收集、整理、歸檔、借閱、利用等各個環(huán)節(jié)中，建立完善的、行之有效的各項規(guī)章制度，為提高人事檔案工作的水平奠定堅實基礎(chǔ)。

一要，加強材料收集工作。收集工作要依據(jù)相關(guān)的規(guī)章制度，對員工的崗位履職情況、工作業(yè)績等能夠反映員工基本情況的材料盡可能地收集齊全；對涉及員工直接利益的各類合同、各種保險等文件材料也應(yīng)列入收集的范圍，不斷補充完善適應(yīng)社會需求發(fā)展的材料，使人事檔案的信息更加多元、內(nèi)容更加豐富。

二要，強化檔案鑒定工作。 鑒定工作是人事檔案管理工作中的薄弱環(huán)節(jié)，對現(xiàn)有材料的鑒定和對無頭檔案、死亡人員檔案的鑒定工作是當(dāng)前迫在眉睫的任務(wù)。鑒定中要堅決剔除內(nèi)容虛假和不具參考價值的文件材料，優(yōu)化人事檔案內(nèi)容，提升人事檔案管理工作整體水平。

三要，加強檔案保管工作。 保管范圍的明朗化和保管方式的現(xiàn)代化是人事檔案保管工作的發(fā)展方向?，F(xiàn)行的保管范圍的劃分已經(jīng)不能全面反映人才流動引起的人事檔案歸屬范圍的變化。人事檔案工作人員要在傳統(tǒng)領(lǐng)域進一步明確保管范圍，將無法歸屬的新材料暫時集中保存起來， 一旦新的保管機構(gòu)和范圍確定后就及時轉(zhuǎn)交相關(guān)部門，歸入相關(guān)類別，為新體制和新部門的建立做好充分準(zhǔn)備。改革傳統(tǒng)的管理方式，要求管理設(shè)備現(xiàn)代化、管理手段現(xiàn)代化，以計算機為主要工具，充分運用數(shù)據(jù)庫和各種辦公軟件，實現(xiàn)編目、檢索、統(tǒng)計等各項工作的自動化和現(xiàn)代化，恢復(fù)檔案的原始面貌，簡化整理工序，代替手工操作。

四要，加強檔案傳遞。加強對人事檔案管理中的轉(zhuǎn)遞工作的控制，進一步規(guī)范人事檔案轉(zhuǎn)出和轉(zhuǎn)入憑據(jù)材料的管理，以促進人事檔案管理人員提高責(zé)任意識，同時為預(yù)防錯漏和及時補救錯漏創(chuàng)造條件。

五要，利用人事檔案，發(fā)揮作用。利用工作影響人事檔案工作的全局，人事檔案管理工作任重道遠，事業(yè)單位人事干部要適應(yīng)當(dāng)前新形勢發(fā)展需要，充分發(fā)揮人事檔案的作用，努力擴大利用范圍、放寬利用限制、簡化利用手續(xù)，潛心研究、不斷探索人事檔案管理工作的新形式，多途徑、多視角地向社會提供內(nèi)容豐富、利用價值較高的人才信息，為事業(yè)單位的人事制度改革做出貢獻。

3 結(jié)束語

總之，人事檔案管理工作應(yīng)與時俱進，要具有創(chuàng)新性。加強檔案管理建設(shè)是時代的要求，各檔案管理部門應(yīng)具有現(xiàn)代化管理意識，在注重安全的前提下實現(xiàn)檔案管理方式的不斷創(chuàng)新，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、信息化，制度化。 讓檔案管理工作更好的服務(wù)于現(xiàn)代化建設(shè)。