淺議網(wǎng)絡(luò)化背景下高校檔案信息資源的有效整合

陳敏況敏

（江西科技師范大學(xué)，江西 南昌 330009）

0 引言

“十一五”初期,國家檔案館向全國的各個檔案部門發(fā)行的“全國檔案信息化建設(shè)”中明確指出，國家檔案館的主要任務(wù)是：統(tǒng)籌規(guī)劃，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，分級建設(shè)，在保證安全和保密的前提下，加快檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加強(qiáng)電子文件歸檔與管理，推動數(shù)字館藏和數(shù)據(jù)庫文件的建設(shè)。力爭到“十二五”初期，全國各省,治區(qū)，直轄市人民政府及各事業(yè)單位的檔案部門要努力建設(shè)并投入運(yùn)行的一些內(nèi)部信息資源局域網(wǎng)，使得文獻(xiàn)記錄管理和辦公自動化等的現(xiàn)代化管理功能基本實(shí)現(xiàn)，依托當(dāng)?shù)仉娮诱?wù)建設(shè)項(xiàng)目，創(chuàng)建一個文獻(xiàn)目錄信息中心，依托公共信息網(wǎng)絡(luò)，建立檔案網(wǎng)站，逐步構(gòu)建全國檔案信息網(wǎng)絡(luò)。

檔案信息資源的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的最終目標(biāo)是建立和共享信息資源的文件。為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，首先要檔案信息資源在各級的重新整合，使非數(shù)字化檔案信息資源能夠滿足網(wǎng)絡(luò)文件建設(shè)的需要。較高學(xué)術(shù)層次的高校檔案館作為國家檔案系統(tǒng)的一個子系統(tǒng)，也面臨著信息集成文件的問題，文件信息的網(wǎng)絡(luò)問題。這需要思考如何構(gòu)建大學(xué)檔案館館藏文獻(xiàn)大綱，如何實(shí)現(xiàn)文件信息服務(wù)，如何規(guī)范文件服務(wù)功能，如何更好的整合與利用現(xiàn)有資源，如何更加充分地體現(xiàn)文獻(xiàn)價值,如何更好的落實(shí)國家檔案政策的要求。然而，就目前來看，高校信息的收集和管理任務(wù)還遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于國家所規(guī)定的要求。主要有以下幾個方面：

（1）文件處呈現(xiàn)更分散的管理狀態(tài)，檔案信息管理相對落后，大多是紙質(zhì)文件，沒有以數(shù)字形式或電子形式歸存，并沒有形成網(wǎng)絡(luò)化和科學(xué)化的管理。

（2）仍在使用單一文件管理，服務(wù)手段依舊落后。由于尚未構(gòu)建文件管理的信息網(wǎng)絡(luò)，依然在等待使用方上門，采取被動式服務(wù)的模式，管理與服務(wù)還處于傳統(tǒng)的手工操作階段。

（3）重要文件信息的缺乏，廣大教師和學(xué)生只了解一點(diǎn)點(diǎn)檔案知識。有相當(dāng)一部分人不知道什么信息資源，更不知道如何有效地利用檔案資源，甚至不知道如何處理查詢，如何利用有效查詢來分析整理檔案中的數(shù)據(jù)，嚴(yán)重制約了檔案信息資源的歸檔效率。

檔案信息資源的歸檔大多以文件的形式或文件中的數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析的形式，深加工的文件對檔案信息歸檔提出了更高的要求。也就是說，高校檔案信息資源的科學(xué)高效的利用還有很長的路要走。如何解決這些問題，如何盡快實(shí)現(xiàn)高校檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理和服務(wù)，我們可以從以下幾個方面來論述：

1 加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，促進(jìn)檔案信息資源的整合

目前，中國的電子商務(wù)網(wǎng)絡(luò)工程已開始全面的覆蓋各個行業(yè)領(lǐng)域，標(biāo)志著社會信息化，互聯(lián)網(wǎng)業(yè)務(wù)，家庭網(wǎng)絡(luò)三個項(xiàng)目進(jìn)入良性循環(huán)和有機(jī)互動的過程。我們將以此為契機(jī)，進(jìn)一步加強(qiáng)高校校園網(wǎng)絡(luò)建設(shè),在現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)，網(wǎng)絡(luò)教學(xué)系統(tǒng)服務(wù)平臺的基礎(chǔ)上,構(gòu)建校院文件檔案信息管理平臺，加大投入軟硬件設(shè)施，促進(jìn)高校與IT產(chǎn)業(yè)的技術(shù)合作，開發(fā)與之兼容的管理軟件，將檔案信息內(nèi)容按照文件數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和文件數(shù)據(jù)規(guī)范進(jìn)行科學(xué)管理,系統(tǒng)管理。對于文獻(xiàn)資源整合中的大學(xué)而言，加強(qiáng)源文件規(guī)范的數(shù)據(jù)數(shù)字化進(jìn)程管理，改善檔案信息資源整合的基本條件，可以采取以下步驟來實(shí)施。

（1）文獻(xiàn)檔案管理應(yīng)加強(qiáng)與高校其他行政管理部門的溝通與交流，保證各種信息文檔，處于一個完整的存檔接收范圍。

（2）加強(qiáng)研究各種特殊的文獻(xiàn)信息，我們要掌握其共性的方面，還要注意控制數(shù)據(jù)和信息的儲備，制定和完善各種文獻(xiàn)檔案信息的管理制度。

（3）根據(jù)研究的類別，將各種文獻(xiàn)檔案信息相關(guān)聯(lián)的文字，聲音，圖像，視頻等其它信息有機(jī)的結(jié)合，編輯整理成各種需求形式的信息資源。

（4）管理和教學(xué)方面，數(shù)碼照片，幻燈片，光盤，錄像帶，錄音帶等媒體文件，可以通過譯多媒體文件來實(shí)現(xiàn)信息資源的整合。

（5）建立完善編譯團(tuán)隊，基于文件信息網(wǎng)絡(luò)管理標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)上編譯檔案文件，既提高了文獻(xiàn)管理效率，又方便管理人員有效地開展網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。

根據(jù)上述幾種措施進(jìn)行實(shí)施，高校檔案管理部門接收的文獻(xiàn)信息可以逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化電子化，圖書館等其他文獻(xiàn)信息部門可以借用成熟的網(wǎng)絡(luò)搜索技術(shù)，建立自己的網(wǎng)上檔案信息檢索系統(tǒng)，政府網(wǎng)，企業(yè)網(wǎng),家庭網(wǎng)通過互聯(lián)網(wǎng)接入校園網(wǎng)。電子商務(wù)服務(wù)將起到越來越重要的作用，用戶可以方便地訪問到自己所需要的各類檔案文獻(xiàn)信息。

2 統(tǒng)一管理規(guī)范,實(shí)現(xiàn)高校檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化

信息系統(tǒng)的統(tǒng)一和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范，是完成文獻(xiàn)系統(tǒng)之間的共享的必備條件。因此，文獻(xiàn)管理的現(xiàn)代化和網(wǎng)絡(luò)化前提是實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化，整合信息資源也是在標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)上進(jìn)行實(shí)施。國家“檔案編目規(guī)則”等標(biāo)準(zhǔn)的出臺是對檔案信息資源的整合提供技術(shù)支持,以確保使用標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量體系來管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)。文件數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)是一致的，確保了數(shù)字化信息資源的合理共享。目前，國內(nèi)的各種文獻(xiàn)信息管理類軟件沒有統(tǒng)一的平臺和文件數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn),建議進(jìn)行統(tǒng)一協(xié)調(diào)與規(guī)范。

3 加強(qiáng)技術(shù)合作,促進(jìn)文獻(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的發(fā)展

高校文獻(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)是一個將已經(jīng)完成了網(wǎng)絡(luò)上的電子文件集合的數(shù)字檔案館,以某種方式，使用戶可以通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，來實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效利用,充分利用網(wǎng)絡(luò)傳輸功能來實(shí)現(xiàn)檔案信息整合的在線服務(wù)。網(wǎng)絡(luò)傳輸已經(jīng)改變了傳統(tǒng)的文獻(xiàn)信息收集與歸檔，通過校園網(wǎng)中相應(yīng)的系統(tǒng)軟件履行必要的手續(xù)就可以將需要的存檔文件轉(zhuǎn)移。每一個部門或個人的電腦都可以成為數(shù)字化檔案館的“用戶終端”，使用這種終端，可以快速輕松地訪問相關(guān)目錄和文件的全文本索引。便捷的網(wǎng)絡(luò)打破了傳統(tǒng)檔案管理服務(wù)時間的限制和約束,保證了服務(wù)工作的連續(xù)性，在任何時間，任何地方，你可以利用整個網(wǎng)絡(luò)的數(shù)字檔案信息資源,這就是潛在的優(yōu)勢，也就是說它超越了時間和空間的限制。高校檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)的構(gòu)建是一個復(fù)雜的過程。首先于各種紙質(zhì)媒介的資料信息需要進(jìn)行數(shù)字化處理，分類和檢索，然后編輯，創(chuàng)建一個綜合文獻(xiàn)信息數(shù)據(jù)庫。關(guān)于數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，還應(yīng)考慮到用戶的需求，集中人力，物力和財力，保障數(shù)據(jù)庫文件信息資源豐富，功能齊全，如文獻(xiàn)目錄數(shù)據(jù)庫，全文數(shù)據(jù)庫，多媒體數(shù)據(jù)庫等等。此外，您還可以發(fā)揮各相關(guān)職能部門的特點(diǎn)，建立具備不同特色的資源庫，如教師數(shù)據(jù)庫，學(xué)生數(shù)據(jù)庫，影像數(shù)據(jù)庫，專利數(shù)據(jù)庫，各類科技成果考試數(shù)據(jù)庫等等。另外，還可以有序的開展電子檔案編研工作，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)維護(hù)與系統(tǒng)評價，各類用戶的培訓(xùn)等工作。

4 科學(xué)合理規(guī)劃,把握檔案信息資源整合的特點(diǎn)與方向

檔案信息資源的有效整合是檔案管理網(wǎng)絡(luò)一體化發(fā)展的方向。目前,檔案信息資源管理是依靠數(shù)字技術(shù)將文獻(xiàn)檔案，文字圖像和聲音轉(zhuǎn)化為電子存儲媒介，以數(shù)字化的形式進(jìn)行傳輸和處理，實(shí)現(xiàn)信息資源和文件管理的數(shù)字化采集功能。檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化管理應(yīng)采用國際標(biāo)準(zhǔn)和國際規(guī)范實(shí)現(xiàn)與互聯(lián)網(wǎng)互通共享，實(shí)現(xiàn)自動化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的現(xiàn)代化管理模式。高校檔案部門需要組建符合國家，省，市檔案部門要求的兼容信息數(shù)據(jù)庫,保證各系統(tǒng)之間的相互匹配性和兼容性，真正意義上實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源建設(shè)，促進(jìn)信息資源的共享，防止了不同建設(shè)的分化。在文獻(xiàn)共享和信息資源整合方面，高校檔案部門都有自己的定位和特點(diǎn)，在文獻(xiàn)資源的共享中扮演不同的角色，承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任和義務(wù)。為了適應(yīng)當(dāng)前新的形勢，高校檔案管理部門必須抓住機(jī)遇，加大力度調(diào)整內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)和人員，找準(zhǔn)自身發(fā)展的定位，突出業(yè)務(wù)重點(diǎn)，堅持實(shí)用性，經(jīng)濟(jì)性和共建共享的指導(dǎo)原則，找出各類文獻(xiàn)資源整合的融合點(diǎn),構(gòu)建一體化信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。為此，高校檔案管理部門應(yīng)加快結(jié)構(gòu)調(diào)整與資源整合，建立專業(yè)定位的文獻(xiàn)信息資源數(shù)據(jù)庫，提高文獻(xiàn)信息資源的綜合利用率，充分發(fā)揮自身優(yōu)勢和特點(diǎn)，推動文獻(xiàn)信息資源的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)工作的快速發(fā)展。

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