淺論信息時(shí)代為檔案事業(yè)發(fā)展提供的機(jī)遇

徐靜波

現(xiàn)代化技術(shù)廣泛地應(yīng)用于檔案領(lǐng)域，給檔案事業(yè)提供了千載難逢的發(fā)展機(jī)遇，同時(shí)也面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。在檔案工作的人員素質(zhì)、業(yè)務(wù)操作、信息整合與應(yīng)用等層面上暴露出諸多問(wèn)題。解決這些問(wèn)題，應(yīng)統(tǒng)籌兼顧、系統(tǒng)分析，筆者試從管理的角度來(lái)談一些對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)。

一、創(chuàng)新管理理念提高檔案管理水平

檔案事業(yè)作為社會(huì)事業(yè)的一部分，它的發(fā)展不可避免地要受到管理思想的影響。檔案工作有著自身特點(diǎn)，將管理方式應(yīng)用于檔案工作不能照抄照搬，要切合檔案工作實(shí)際，加強(qiáng)檔案工作管理創(chuàng)新。依托管理推動(dòng)檔案建設(shè)，不單純是管理方法的科學(xué)化，而是管理方法與思想觀念的協(xié)同進(jìn)步；不單純是業(yè)務(wù)操作流程的升級(jí)整合，而是操作流程與現(xiàn)代科技的有機(jī)結(jié)合；不單純是就管理談管理，而是人本理念在管理中的升華?？傊?，創(chuàng)新檔案管理工作就是要調(diào)動(dòng)一切因素、整合一切資源、實(shí)施一切辦法提高檔案管理水平。

二、優(yōu)化管理手段提高檔案工作效率

樹(shù)立目標(biāo)，增添工作動(dòng)力。根據(jù)實(shí)際工作情況，制定各項(xiàng)檔案工作為目標(biāo)服務(wù)，例如：長(zhǎng)期目標(biāo)和短期目標(biāo)，部門目標(biāo)和全局目標(biāo)，用各項(xiàng)目標(biāo)構(gòu)成計(jì)劃，并實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)檔案工作為目標(biāo)服務(wù)。檔案具體工作人員也要積極的參與到目標(biāo)制定過(guò)程中，既是制定者也是執(zhí)行者。讓每一名檔案管理人員能進(jìn)行自我管理，自覺(jué)為自己制定的目標(biāo)承擔(dān)責(zé)任，使人的個(gè)性和創(chuàng)造力從傳統(tǒng)管理模式的束縛中解脫出來(lái)，以提高檔案工作效率。

建立標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)工作規(guī)范。一方面是工作過(guò)程標(biāo)準(zhǔn)化，把檔案工作者多年積累的經(jīng)驗(yàn)知識(shí)和傳統(tǒng)的技巧歸納整理，并進(jìn)行分析比較，從中找出其具有共性和規(guī)律性的東西，將其概括為規(guī)律和守則，進(jìn)而將其標(biāo)準(zhǔn)化，形成科學(xué)的方法加以推廣。另一方面是工作結(jié)果的標(biāo)準(zhǔn)化，工作何時(shí)達(dá)到何種程度，如何考評(píng)以及考評(píng)的標(biāo)準(zhǔn)和結(jié)果的運(yùn)用，都要做到心中有數(shù)，建立起普遍認(rèn)可的標(biāo)準(zhǔn)。

落實(shí)責(zé)任，提高工作效率。檔案部門要明確責(zé)任范圍，確定各工作人員的業(yè)務(wù)范圍，既各司其職、各負(fù)其責(zé)，又互相支持、密切配合。讓每一個(gè)檔案管理人員都承擔(dān)起應(yīng)負(fù)的責(zé)任，做到工作定職、定責(zé)、定權(quán)、定考核標(biāo)準(zhǔn)，并用工作實(shí)績(jī)?nèi)ズ饬棵總€(gè)人的工作能力，獎(jiǎng)罰分明，從而最大限度地提高工作效率。

三、整合檔案資源提供快捷優(yōu)質(zhì)服務(wù)

堅(jiān)持檔案工作必要投入。沒(méi)有現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備，要實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化和檔案信息化只能是紙上談兵，檔案工作的發(fā)展要與社會(huì)發(fā)展同步，要與辦公自動(dòng)化水平的提高相協(xié)調(diào)，配置檔案管理信息化所必要的基礎(chǔ)實(shí)施是實(shí)現(xiàn)的檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的必要條件。

堅(jiān)持推行一體化建設(shè)。檔案部門要樹(shù)立現(xiàn)行文件系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)同步進(jìn)行的建設(shè)理念，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻(xiàn)信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口。同時(shí)將紙質(zhì)檔案的流程作業(yè)程序，按照簡(jiǎn)化、科學(xué)、合理的原則，設(shè)計(jì)電子檔案流程作業(yè)。

堅(jiān)持實(shí)施檔案網(wǎng)絡(luò)化工程。檔案僅僅歸于密室、束之高閣，是起不到它應(yīng)有的作用的。如何用檔案來(lái)服務(wù)社會(huì)才是檔案工作的本質(zhì)。要堅(jiān)持在檔案應(yīng)用上下功夫，建立電子檔案，開(kāi)發(fā)檔案網(wǎng)站，推進(jìn)檔案網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)，用強(qiáng)大的信息資源為社會(huì)提供更加方便快捷的服務(wù)。

四、加強(qiáng)人文建設(shè)推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展

首先，注重人的需求。長(zhǎng)期以來(lái)，重事輕人是檔案管理中的一大弊病，檔案干部在工作中缺乏激情，在一定程度上限制了主觀能動(dòng)性和創(chuàng)造性的發(fā)揮。檔案管理必須要轉(zhuǎn)變觀念，要清醒的認(rèn)識(shí)到充分發(fā)揮人的作用才是提高工作效率的根本保障。從注重人需求的角度出發(fā)，不僅要滿足人的生理、安全、情感的需求，更要滿足人受尊重、自我實(shí)現(xiàn)更高層次的需求。

其次，挖掘人的潛能。通過(guò)繼續(xù)教育提高能力。根據(jù)檔案事業(yè)發(fā)展的需要，分門建立干部人才教育培訓(xùn)計(jì)劃，實(shí)現(xiàn)培養(yǎng)與經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的“對(duì)接”。堅(jiān)持物質(zhì)激勵(lì)與精神激勵(lì)相結(jié)合，內(nèi)部激勵(lì)與外部激勵(lì)相結(jié)合，建立公平、公正的評(píng)價(jià)考核機(jī)制，促動(dòng)檔案干部自我加壓、自我開(kāi)發(fā)。引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制激發(fā)潛能，增強(qiáng)檔案干部的危機(jī)意識(shí)、責(zé)任意識(shí)、競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，煥發(fā)工作熱情。

再次，建設(shè)人文環(huán)境。人是環(huán)境的產(chǎn)物，有什么樣的環(huán)境，就會(huì)產(chǎn)生和塑造出什么樣的人。文化變量包括共同體的態(tài)度、觀念、信仰系統(tǒng)、認(rèn)知環(huán)境等。而態(tài)度決定觀念，觀念決定信仰，信仰決定認(rèn)知。因此，檔案人文環(huán)境建設(shè)，當(dāng)務(wù)之急應(yīng)從內(nèi)部入手，從源頭抓起，著力培養(yǎng)愛(ài)崗敬業(yè)、履職盡責(zé)、團(tuán)結(jié)奉獻(xiàn)的工作態(tài)度，讓隱藏在社會(huì)本體中的無(wú)形環(huán)境發(fā)揮作用。endprint