檔案信息化管理的思考

盛麗艷

摘 要： 隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展及逐步推廣應(yīng)用，對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理的條件日趨成熟。面對(duì)檔案信息化管理的實(shí)施，檔案管理者迎來(lái)挑戰(zhàn)，也面臨機(jī)遇，只要充分發(fā)揮檔案管理人員的主動(dòng)性和積極性，必將開(kāi)創(chuàng)信息化檔案管理的新局面。

關(guān)鍵詞： 檔案管理 網(wǎng)絡(luò)化 信息自動(dòng)化 檔案工作者

隨著科技的進(jìn)步，信息化已不可避免地進(jìn)入了檔案管理領(lǐng)域。因此，新形勢(shì)下檔案信息化建設(shè)成為歷史發(fā)展的必然趨勢(shì)。檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)，向以檔案實(shí)體的數(shù)字化信息這種主要形式向社會(huì)提供服務(wù)為重心的轉(zhuǎn)變過(guò)程。在這樣的轉(zhuǎn)變過(guò)程中要實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化；要實(shí)現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化；要實(shí)現(xiàn)檔案信息高度共享，而這必將引發(fā)檔案管理模式的變革。

一、檔案信息化管理的重要性

改善檔案管理工作。只有實(shí)現(xiàn)檔案信息化，才能沖破檔案利用的種種困境，使檔案管理部門(mén)從封閉走向開(kāi)放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。用翔實(shí)的檔案信息支持決策和管理。決策及時(shí)正確，管理措施得當(dāng)，要靠完整、可靠的信息和快速綜合分析能力保證。對(duì)此，檔案信息有其獨(dú)特優(yōu)勢(shì)，可以發(fā)揮重要作用，檔案人員要管好檔案，就是提前介入電子文件和管理工作中，以管理檔案的形式管理電子文件等有用信息，使信息發(fā)揮最大效益。提高檔案管理信息化水平，是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作各個(gè)環(huán)節(jié)現(xiàn)代化，提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)技術(shù)基礎(chǔ)和重要手段。檔案管理自動(dòng)信息化系統(tǒng)是一項(xiàng)運(yùn)用多學(xué)科知識(shí)、多專(zhuān)業(yè)配合、多部門(mén)協(xié)作、多環(huán)節(jié)配套的復(fù)雜系統(tǒng)工程，研究探討如何提高檔案管理自動(dòng)信息化水平，加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)的協(xié)調(diào)組織、管理變得尤為重要。

二、提高檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平

目前，檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多亂，這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提升。特別是基層的檔案館（室），目前系統(tǒng)的主要矛盾不是硬件設(shè)備的缺乏，而是硬件的功能沒(méi)有充分發(fā)揮。它使我們的觀察視野從計(jì)算機(jī)系統(tǒng)擴(kuò)大到整個(gè)檔案信息管理。這一認(rèn)識(shí)上的轉(zhuǎn)變給我們的啟示是：檔案信息自動(dòng)化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案自動(dòng)化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。

三、提高系統(tǒng)的整體水平

根據(jù)系統(tǒng)論思想和集體化要求，檔案信息自動(dòng)化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個(gè)系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個(gè)節(jié)點(diǎn)都應(yīng)達(dá)到一定水平，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點(diǎn)甚至一個(gè)重要節(jié)點(diǎn)的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當(dāng)然，要求每個(gè)節(jié)點(diǎn)的裝備水平和應(yīng)用能力齊頭并進(jìn)是不現(xiàn)實(shí)的，不可能“齊步走”。鼓勵(lì)和支持先進(jìn)單位提高水平，在一些單位進(jìn)行較高水平的試點(diǎn)，以取得值得推廣的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)整個(gè)系統(tǒng)是有利的，但其基本出發(fā)點(diǎn)應(yīng)是提高系統(tǒng)的整體水平，只有少數(shù)先進(jìn)節(jié)點(diǎn)是不可能組成先進(jìn)系統(tǒng)的。

四、重點(diǎn)抓好數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，以提高檔案管理成效

目前檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過(guò)渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。開(kāi)發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是國(guó)家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫(kù)的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)資料進(jìn)行科學(xué)地管理和方便地使用。建立數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)，要經(jīng)過(guò)由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)的過(guò)程。

五、重視人才管理，推進(jìn)檔案信息自動(dòng)化

檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的骨干力量是計(jì)算機(jī)技術(shù)隊(duì)伍，其素質(zhì)水平直接影響自動(dòng)化水平的提高。當(dāng)前有些單位的隊(duì)伍不穩(wěn)，有人才流失現(xiàn)象。計(jì)算機(jī)技術(shù)人員的培養(yǎng)教育和管理是一個(gè)重要課題，要有針對(duì)性地對(duì)他們進(jìn)行政治思想教育，培養(yǎng)其事業(yè)心和奉獻(xiàn)精神；有計(jì)劃地組織進(jìn)修，掌握信息技術(shù)的新知識(shí)；在工作條件和生活待遇上給予關(guān)心和照顧，解除其后顧之憂(yōu)；研究專(zhuān)門(mén)人才成長(zhǎng)、流動(dòng)規(guī)律，以形成最佳人才結(jié)構(gòu)，這些方面都需要給予重視。

六、客觀務(wù)實(shí)地改進(jìn)檔案管理

檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的管理體制要使高度集中管理和方便使用相結(jié)合。目前我國(guó)檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的管理體制，同時(shí)存在集體統(tǒng)一管理不力和使用不方便的問(wèn)題，主要方面是集中統(tǒng)一管理不力，這同我國(guó)檔案工作是在各專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)上發(fā)展起來(lái)和系統(tǒng)建設(shè)從“微機(jī)起步”有關(guān)。應(yīng)下決心解決分散現(xiàn)象，從管理制度上保證業(yè)務(wù)技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，硬軟件的選用，上下各個(gè)層次和各專(zhuān)業(yè)辦公自動(dòng)化等都應(yīng)納入統(tǒng)一的檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)管理之中，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，不能各行其是，自建系統(tǒng)，造成信息分割和資源浪費(fèi)。

七、完善檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系

完善檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系首先應(yīng)實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理。為此應(yīng)集中力量研究制定一批急需的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)，做到黨群、行政、經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)技術(shù)檔案、科學(xué)技術(shù)研究課題檔案、設(shè)備儀器檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案的設(shè)計(jì)、底圖、工程檔案、人事檔案等管理規(guī)范。加快研究和制訂電子公文歸檔，形成有效的檔案信息化建設(shè)激勵(lì)約束機(jī)制，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)有序開(kāi)展。

八、檔案信息服務(wù)要網(wǎng)絡(luò)化管理

網(wǎng)絡(luò)化的管理改變了傳統(tǒng)管理模式下各類(lèi)信息資源各立門(mén)戶(hù)、分而治之的狀態(tài)，將工程檔案與文書(shū)檔案、技術(shù)資料、圖書(shū)、報(bào)刊等信息的管理融為一體?？萍紮n案、文書(shū)檔案、圖書(shū)資料等信息通過(guò)網(wǎng)絡(luò)融為一體，連成一片，形成包含各種信息資源在內(nèi)的“公司信息資源系統(tǒng)”，實(shí)現(xiàn)所謂的“信息資源共享”。

九、加強(qiáng)安全防范，采用先進(jìn)的信息安全技術(shù)

實(shí)踐證明，無(wú)論是信息系統(tǒng)的安全還是信息資源的安全，技術(shù)手段都是最基本、最有效的防護(hù)手段。包括操作系統(tǒng)和應(yīng)用系統(tǒng)的安全技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)、加密與身份認(rèn)證技術(shù)等。要建立完善的安全管理管理制度，電子文件的形成、處理、收集、積累、整理、歸檔、保管和利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，都有信息更改、丟失的可能性。這種更改、丟失并不像紙制檔案那么容易發(fā)現(xiàn)。因此，電子檔案的管理需要建立一整套嚴(yán)整的安全措施，從每一個(gè)環(huán)節(jié)解決信息失真的隱患。

隨著科技的進(jìn)步，信息化已不可避免地進(jìn)入檔案管理領(lǐng)域。我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立和逐步完善，使檔案工作面臨從傳統(tǒng)向現(xiàn)代信息化的重大轉(zhuǎn)變，而如何加速實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，提升檔案的利用水平，成為需要檔案工作者不斷探討和研究的問(wèn)題。

參考文獻(xiàn)：

[1]薛鶴嬋，薛鶴娟.淺談檔案服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新.科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2009（7）.