研究生學(xué)位管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與應(yīng)用

劉偉

北京建筑大學(xué)研究生培養(yǎng)工作起步較晚，但發(fā)展迅速。2013年在校研究生規(guī)模已達(dá)1，800余人，而研究生處負(fù)責(zé)學(xué)位管理的工作人員只有1人，雖然目前實(shí)行校院兩級(jí)管理模式，各學(xué)院已配備了專職或兼職的研究生教務(wù)員，但學(xué)位管理人員數(shù)量與研究生數(shù)量比例仍然懸殊，有的學(xué)院甚至高達(dá)1：489。所以，全面引入信息化管理系統(tǒng)，運(yùn)用基于網(wǎng)絡(luò)的信息平臺(tái)，解決當(dāng)前研究生教育管理工作超負(fù)荷、乏創(chuàng)新的現(xiàn)狀是學(xué)校當(dāng)前面臨解決的首要任務(wù)。為此，在學(xué)位評(píng)定辦公室和相關(guān)管理人員的共同參與下，依托學(xué)校的研究生學(xué)位管理模式及未來發(fā)展需求，學(xué)校自主開發(fā)設(shè)計(jì)了北京建筑大學(xué)研究生學(xué)位管理信息系統(tǒng)。

研究生學(xué)位管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)思路

1.搭建全面信息處理平臺(tái)

高校的研究生教育從招生錄取、培養(yǎng)、中期考核、論文開題、答辯、學(xué)位審核到畢業(yè)、就業(yè)整個(gè)過程是一項(xiàng)復(fù)雜的信息處理過程。學(xué)校早期的管理系統(tǒng)只有招生和培養(yǎng)兩個(gè)模塊，已不能滿足管理規(guī)模及信息化發(fā)展的需要。新的研究生管理系統(tǒng)是基于Java語言開發(fā)的一套B/S架構(gòu)管理系統(tǒng)，其中學(xué)位管理系統(tǒng)是一個(gè)綜合性的事務(wù)管理和信息處理平臺(tái)。事務(wù)管理方面包括開題審核、中期檢查審核、抽匿管理、論文提交、評(píng)審、答辯及學(xué)位評(píng)定管理等工作；信息處理方面包括研究生的學(xué)籍信息、培養(yǎng)信息、實(shí)踐信息、學(xué)術(shù)成果信息、學(xué)位論文信息、學(xué)位評(píng)定委員會(huì)信息以及一系列信息的流轉(zhuǎn)和傳遞。研究生、導(dǎo)師、學(xué)位管理人員各自通過該平臺(tái)完成信息的處理和相關(guān)事務(wù)的管理，從而提高管理信息化水平和工作效率。

2.形成招生、培養(yǎng)、學(xué)位閉環(huán)管理系統(tǒng)

學(xué)位管理信息系統(tǒng)與前期開發(fā)的學(xué)籍管理系統(tǒng)、培養(yǎng)管理系統(tǒng)共同組成一個(gè)完整的信息管理系統(tǒng)。通過教育部的招生系統(tǒng)提取研究生的基本信息，研究生入校后的在讀信息，包括每學(xué)年的繳費(fèi)情況、注冊(cè)管理、培養(yǎng)環(huán)節(jié)完成情況等，在各個(gè)環(huán)節(jié)都可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。學(xué)籍、培養(yǎng)、學(xué)位和就業(yè)管理各部門之間共享有關(guān)數(shù)據(jù)，有利于部門之間的相互配合，在各培養(yǎng)環(huán)節(jié)上層層把關(guān)，提高整體研究生管理工作的協(xié)調(diào)性和系統(tǒng)性，實(shí)現(xiàn)閉環(huán)管理模式，確保研究生學(xué)位授予質(zhì)量。

3.規(guī)范研究生學(xué)位管理程序

研究生學(xué)位管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)依賴于完善的管理制度和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾沓绦?，只有認(rèn)真梳理好研究生學(xué)位管理流程，才能夠使研究生、導(dǎo)師、校院兩級(jí)的學(xué)位管理人員三類用戶利用該系統(tǒng)更好地協(xié)同工作，有效利用信息資源，提高工作效率。

4.實(shí)現(xiàn)與外部系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對(duì)接

近年來，教育部推出了研究生招生報(bào)名系統(tǒng)、學(xué)歷證書電子注冊(cè)系統(tǒng)以及學(xué)位授予信息年報(bào)系統(tǒng)等滿足不同需求的系統(tǒng)，高校在開發(fā)自身研究生管理信息系統(tǒng)的同時(shí)，必須考慮好與這些外部管理系統(tǒng)的良好接軌，利用招生報(bào)名系統(tǒng)中的已有信息，準(zhǔn)確轉(zhuǎn)入本校管理系統(tǒng)形成學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)，并能夠?qū)⒆陨硐到y(tǒng)中的相關(guān)信息直接導(dǎo)入學(xué)歷證書電子注冊(cè)和學(xué)位授予信息年報(bào)系統(tǒng)，從而減少重復(fù)工作，避免數(shù)據(jù)在二次傳遞過程中產(chǎn)生錯(cuò)誤。

運(yùn)用管理信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)學(xué)位授予全過程管理

1.研究生中期考核管理

鑒于研究生兩段式培養(yǎng)特點(diǎn)，從課程學(xué)習(xí)轉(zhuǎn)入論文撰寫階段前，需要通過培養(yǎng)方案規(guī)定的學(xué)位課程考核，取得一定學(xué)分，方能獲得學(xué)位論文開題資格。系統(tǒng)在培養(yǎng)管理中設(shè)置“中期考核管理”模塊，對(duì)研究生學(xué)位課程學(xué)習(xí)情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和審核，無論是研究生本人還是管理人員，都可以利用系統(tǒng)判斷開題條件，實(shí)現(xiàn)從培養(yǎng)到學(xué)位的有效銜接。

2.論文開題及中期檢查管理

學(xué)位管理信息系統(tǒng)在論文開題申請(qǐng)模塊下，設(shè)計(jì)了全面的論文開題信息，包括選題來源、論文類型、與產(chǎn)學(xué)研聯(lián)合培養(yǎng)研究生項(xiàng)目的關(guān)系等，提交審核后導(dǎo)出相應(yīng)表格材料，參加開題答辯；在論文中期檢查模塊下，可以隨時(shí)查看開題申請(qǐng)的相關(guān)材料，可以申請(qǐng)論文題目的調(diào)整或修改，同時(shí)研究生本人要對(duì)論文進(jìn)展情況，是否按計(jì)劃進(jìn)行，是否可按期答辯等情況進(jìn)行陳述，提交審核之后導(dǎo)出相應(yīng)表格材料，參加論文中期檢查答辯。通過系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，一方面，開題和中期檢查實(shí)現(xiàn)了管理上的邏輯關(guān)系，另一方面，除了簽名及蓋章環(huán)節(jié)，學(xué)位申請(qǐng)材料全部實(shí)現(xiàn)電子化，與原來手工填寫的表格相比，內(nèi)容完整規(guī)范，便于審核和存檔管理。

3.實(shí)踐環(huán)節(jié)管理

隨著專業(yè)學(xué)位教育在培養(yǎng)高層次應(yīng)用型專門人才方面的作用凸顯，對(duì)研究生實(shí)踐能力的要求也成為學(xué)位管理中的重要環(huán)節(jié)。學(xué)校的專業(yè)學(xué)位研究生數(shù)量已達(dá)在校生規(guī)模的一半以上，為此，學(xué)位管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)了專業(yè)實(shí)踐管理模塊，將不同學(xué)位類別的專業(yè)實(shí)踐要求與實(shí)踐計(jì)劃填寫相關(guān)聯(lián)，把實(shí)踐計(jì)劃制定與開題環(huán)節(jié)審核掛鉤，把實(shí)踐總結(jié)與論文中期檢查審核掛鉤，通過系統(tǒng)采集研究生的實(shí)踐計(jì)劃及實(shí)踐總結(jié)等過程數(shù)據(jù)，最終形成文字材料，在開題及中檢答辯過程中進(jìn)行評(píng)價(jià)，將專業(yè)實(shí)踐質(zhì)量管理納入學(xué)位管理過程之中。

4.論文抽匿管理

論文評(píng)審是評(píng)價(jià)研究生培養(yǎng)質(zhì)量的重要手段，隨著研究生規(guī)模的增加及匿名評(píng)審比例的提高，論文抽匿也逐漸成為一項(xiàng)龐雜的工作。為了提高工作效率，學(xué)校在系統(tǒng)中設(shè)計(jì)了“抽匿管理”模塊，將抽匿比例及抽匿原則寫入程序，系統(tǒng)依據(jù)這些原則實(shí)現(xiàn)在新增學(xué)科專業(yè)、新任導(dǎo)師、歷史成績不佳、申請(qǐng)?zhí)崆爱厴I(yè)等多種條件約束下的學(xué)位論文進(jìn)行“擬抽取”標(biāo)注，同時(shí)顯示該狀態(tài)下的比例情況，方便管理人員參考或調(diào)整。

5.研究生學(xué)術(shù)成果管理

研究生在讀期間的學(xué)術(shù)成果情況已經(jīng)成為能否獲得學(xué)位的重要條件，這些成果包括公開發(fā)表論文、參編教材或?qū)Ｖ@獎(jiǎng)、作品入展、專利以及承擔(dān)和參加科研項(xiàng)目等內(nèi)容。系統(tǒng)在學(xué)生端口設(shè)計(jì)了“學(xué)術(shù)成果及科研項(xiàng)目管理”模塊，研究生在讀期間可以隨時(shí)錄入自己的學(xué)術(shù)成果，也可以通過系統(tǒng)管理自己的科研項(xiàng)目、產(chǎn)學(xué)研合作項(xiàng)目等，臨近學(xué)位申請(qǐng)時(shí)選取符合學(xué)位授予條件的成果上報(bào)。這些成果數(shù)據(jù)的采集以及統(tǒng)計(jì)功能的設(shè)計(jì)，為管理部門及時(shí)匯總科研數(shù)據(jù)，向相關(guān)評(píng)估部門提供信息，提高管理的科學(xué)性和規(guī)范性提供了條件。

6.論文評(píng)審管理

在學(xué)位管理系統(tǒng)中完成論文開題、中檢審核及專業(yè)實(shí)踐考核之后，即可申請(qǐng)論文評(píng)審。管理部門在“論文評(píng)審管理”模塊內(nèi)獲得當(dāng)屆當(dāng)季擬申請(qǐng)學(xué)位名單，在“抽匿管理”模塊內(nèi)獲得匿名評(píng)審名單。論文評(píng)審管理模塊同時(shí)具備論文上傳和下載的功能，管理人員可以隨時(shí)對(duì)其論文格式進(jìn)行初審，也可以通過時(shí)間設(shè)置進(jìn)行過程控制。評(píng)審工作完成后，在系統(tǒng)中錄入評(píng)審成績，系統(tǒng)通過邏輯判斷產(chǎn)生通過、不通過或復(fù)評(píng)的評(píng)閱結(jié)果，為下一步的答辯資格審核做好數(shù)據(jù)上的準(zhǔn)備。

7.答辯資格審核

答辯資格的審核內(nèi)容比較多，也是在學(xué)位評(píng)定過程中工作量繁瑣、容易出現(xiàn)問題的環(huán)節(jié)。為此，系統(tǒng)為這個(gè)模塊設(shè)計(jì)了更多的邏輯關(guān)聯(lián)，包括：欠費(fèi)、培養(yǎng)、中期考核、論文開題、論文中檢、實(shí)踐考核、學(xué)術(shù)成果、論文評(píng)閱成績等。排除內(nèi)部的邏輯關(guān)聯(lián)，最終答辯資格的審核落在成績單、學(xué)術(shù)成果、論文評(píng)閱及欠費(fèi)等幾個(gè)關(guān)鍵信息點(diǎn)上，管理人員可以簡單高效地判定研究生的答辯資格，也可以對(duì)其不具備答辯資格的原因一目了然。

8.答辯與學(xué)位授予管理

為了記錄所有學(xué)位授予過程材料，便于校院兩級(jí)管理和查詢，系統(tǒng)設(shè)計(jì)了論文評(píng)閱成績、答辯成績、學(xué)位會(huì)議結(jié)論兩級(jí)管理模式，校院兩級(jí)管理人員在系統(tǒng)中記錄學(xué)位委員會(huì)投票表決情況，分別形成建議授予學(xué)位名單和授予學(xué)位決議。實(shí)現(xiàn)了論文答辯及學(xué)位決議網(wǎng)絡(luò)化管理，還人性化的設(shè)計(jì)了判斷參會(huì)人數(shù)是否合法、表決票數(shù)是否合法、按學(xué)位類別形成表決票等許多輔助功能，大大減輕了管理人員編制和匯總學(xué)位會(huì)議材料的工作負(fù)荷。

9.學(xué)位授予信息采集管理

學(xué)位管理部門每學(xué)期都要向國家上報(bào)研究生學(xué)位授予信息，其中無論博士生還是碩士生，學(xué)位授予數(shù)據(jù)均涉及40余項(xiàng)內(nèi)容，這對(duì)于每年都有成百上千畢業(yè)研究生的高校而言，是一個(gè)不小的工作量。學(xué)校在系統(tǒng)中設(shè)計(jì)了“學(xué)位信息采集管理”模塊，有效地解決了學(xué)位授予信息的上報(bào)問題。通過答辯的研究生在規(guī)定時(shí)間內(nèi)，登陸系統(tǒng)進(jìn)行學(xué)位授予信息采集，經(jīng)過管理人員的兩級(jí)審核之后，即可形成上報(bào)國家的學(xué)位授予數(shù)據(jù)，減輕了工作量，增強(qiáng)了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

10.學(xué)位授予和證書打印

校級(jí)學(xué)位評(píng)定會(huì)結(jié)束后，學(xué)位管理人員在系統(tǒng)內(nèi)依據(jù)學(xué)位授予決議標(biāo)記當(dāng)屆當(dāng)季學(xué)位授予結(jié)果，并通過系統(tǒng)完成學(xué)位證書編號(hào)的編制和證書打印工作，同時(shí)證書編號(hào)數(shù)據(jù)自動(dòng)推送到學(xué)位信息采集模塊的上報(bào)端口，使得學(xué)位授予上報(bào)信息完整準(zhǔn)確。

研究生學(xué)位管理信息系統(tǒng)應(yīng)用效果

1.規(guī)范管理，提高工作效率

與之前研究生從中期考核開始就需要填寫大量表格材料相比，現(xiàn)在通過學(xué)位管理信息系統(tǒng)可以完成各階段任務(wù)申請(qǐng)和任務(wù)完成情況描述；與之前校院管理人員不斷催繳、反復(fù)退回不規(guī)范學(xué)位申請(qǐng)材料相比，通過系統(tǒng)進(jìn)行時(shí)間、質(zhì)量及審批控制，對(duì)研究生的成績考核、開題時(shí)間、開題評(píng)價(jià)、中期檢查、論文題目修改等培養(yǎng)質(zhì)量進(jìn)行了有效監(jiān)控?；诰W(wǎng)絡(luò)的信息平臺(tái)系統(tǒng)，把管理人員從繁瑣的事務(wù)性工作中解放出來，有更多的精力進(jìn)行信息統(tǒng)計(jì)、整理和分析，提高了工作的主動(dòng)性和創(chuàng)造性，管理系統(tǒng)成為實(shí)現(xiàn)學(xué)位與研究生教育過程有效監(jiān)控和質(zhì)量保障的重要助手。

2.資源共享，便于科學(xué)決策

管理信息系統(tǒng)可以快捷地提供研究生各類學(xué)位授予信息數(shù)據(jù)，管理人員根據(jù)需求對(duì)在讀或已畢業(yè)研究生的學(xué)位申請(qǐng)相關(guān)材料進(jìn)行查詢、打印及分類統(tǒng)計(jì)分析。研究生的學(xué)位授予信息，涉及到招生、培養(yǎng)、思政、就業(yè)等其他管理部門的需要；學(xué)位類別、學(xué)位論文、學(xué)術(shù)成果等信息與教學(xué)培養(yǎng)工作緊密結(jié)合；獲學(xué)位后的去向信息有助于培養(yǎng)單位及時(shí)了解、把握各學(xué)科、專業(yè)的就業(yè)飽和度和專業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，為學(xué)校及時(shí)調(diào)整專業(yè)結(jié)構(gòu)部署、制定科學(xué)決策提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的支持[1]。

3.推進(jìn)信息化建設(shè)，促進(jìn)管理水平的提升

管理信息系統(tǒng)是管理業(yè)務(wù)與信息技術(shù)的有機(jī)融合，是研究生教育的管理制度以及各項(xiàng)業(yè)務(wù)內(nèi)容和相互關(guān)系的本質(zhì)反映。在信息化系統(tǒng)構(gòu)建的過程中，通過業(yè)務(wù)需求與技術(shù)手段的不斷磨合，提高了學(xué)校研究生教育管理隊(duì)伍的信息化應(yīng)用能力和整體業(yè)務(wù)水平。在系統(tǒng)逐步上線使用的過程中，研究生處多次組織面向?qū)W生、管理人員的操作培訓(xùn)，學(xué)習(xí)相關(guān)的信息技術(shù)和系統(tǒng)操作方法，確保系統(tǒng)的扎實(shí)推進(jìn)和有效運(yùn)行。通過這些舉措，教務(wù)管理人員主動(dòng)學(xué)習(xí)和適應(yīng)信息化技術(shù)的能力逐步形成，在出現(xiàn)新的業(yè)務(wù)需求或新技術(shù)條件時(shí)，還能夠提出改進(jìn)系統(tǒng)的合理建議，為信息化建設(shè)的持續(xù)發(fā)展打下了有利的基礎(chǔ)。

研究生學(xué)位管理系統(tǒng)有待完善的功能和發(fā)展方向

1.加強(qiáng)系統(tǒng)的人性化設(shè)計(jì)，完善各模塊的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)功能

努力提高系統(tǒng)使用的兼容性和易操作性，確保不同版本和操作環(huán)境的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)都能正常瀏覽和使用系統(tǒng)，這也是系統(tǒng)開發(fā)對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境適應(yīng)能力的體現(xiàn)。通過對(duì)各模塊統(tǒng)計(jì)功能的開發(fā)和完善，使系統(tǒng)在數(shù)據(jù)倉庫、決策管理等方面有所突破，可以為研究生學(xué)習(xí)、導(dǎo)師教學(xué)、科研和管理發(fā)揮更大作用。

2.充分利用現(xiàn)有功能和數(shù)據(jù)資源，實(shí)現(xiàn)高層次管理方法拓展

為了提高學(xué)位論文評(píng)審過程的效率，節(jié)約費(fèi)用支出，充分保護(hù)論文版權(quán)，利用已有的論文上傳和下載平臺(tái)設(shè)計(jì)開發(fā)研究生學(xué)位論文遠(yuǎn)程評(píng)審管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)專家網(wǎng)上評(píng)審論文、網(wǎng)上提交評(píng)閱意見，科學(xué)、高效地管理論文評(píng)審過程。

3.適應(yīng)差異化培養(yǎng)需要，解決好信息標(biāo)準(zhǔn)化與個(gè)性化服務(wù)需求之間的矛盾

我國研究生教育已進(jìn)入快速發(fā)展時(shí)期，選拔方式及培養(yǎng)模式的多元化發(fā)展也推動(dòng)了研究生培養(yǎng)機(jī)制的改革[2]，其中對(duì)學(xué)術(shù)型和專業(yè)型研究生的分類培養(yǎng)已成為學(xué)校未來研究生培養(yǎng)和管理工作要落實(shí)的重要任務(wù)。培養(yǎng)要求的差異性會(huì)導(dǎo)致管理業(yè)務(wù)的復(fù)雜性，如何處理好信息系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化與研究生教育特有的“專業(yè)性”之間的關(guān)系，滿足“個(gè)性化”服務(wù)要求，是研究生教育管理信息化建設(shè)后續(xù)工作面臨的重要課題，也是未來管理信息系統(tǒng)發(fā)展的方向，這些問題都需要我們?cè)谖磥淼墓ぷ髦蟹e極探索，努力予以解決。

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（作者單位：北京建筑大學(xué)研究生處）

[責(zé)任編輯：張 雯]