淺析集團(tuán)企業(yè)建立物資信息化管理平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)和作用

曾躍虎

湖南華電常德發(fā)電有限公司 湖南 常德 415001

物資管理信息化是現(xiàn)代集團(tuán)式企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中的一個(gè)重要組成部分，隨著國家改革開放的深入發(fā)展，激烈的市場(chǎng)化競(jìng)爭(zhēng)要求國有大型企業(yè)不斷提高集團(tuán)化管理水平，從管理要效益，加強(qiáng)物資計(jì)劃、采購、倉儲(chǔ)等主要環(huán)節(jié)信息化管理，以提高集團(tuán)企業(yè)物資管理水平，改善集團(tuán)企業(yè)物資管理經(jīng)濟(jì)指標(biāo)并最終取得最佳經(jīng)濟(jì)效果。

1 集團(tuán)企業(yè)建立統(tǒng)一物資信息化管理平臺(tái)的的作用和優(yōu)勢(shì)

以某電力集團(tuán)企業(yè)為例，該集團(tuán)企業(yè)對(duì)下級(jí)單位的管理采用的是三級(jí)垂直管控模式，即集團(tuán)總部（中央一級(jí)）、二級(jí)管理機(jī)構(gòu)（省市一級(jí)）、三級(jí)企業(yè)（具體經(jīng)營(yíng)單位）。龐大的管理體系需要有相應(yīng)的管理平臺(tái)作為支撐，該集團(tuán)企業(yè)在物資管控上及時(shí)建立了統(tǒng)一的信息化平臺(tái)，通過使用物資管理ERP系統(tǒng)及物資招標(biāo)與采購網(wǎng)實(shí)現(xiàn)了對(duì)物資管理的全過程網(wǎng)上審批及對(duì)采購環(huán)節(jié)的“陽光”控制，用信息化手段創(chuàng)新管理方式、規(guī)范業(yè)務(wù)流程、提升工作效率、降低運(yùn)行成本，取得了明顯的管理實(shí)效。

1.1 通過信息技術(shù)手段 建立集團(tuán)企業(yè)物資管理ERP系統(tǒng)平臺(tái)

該系統(tǒng)的建立對(duì)于集團(tuán)企業(yè)物資管理實(shí)現(xiàn)信息化有著非常巨大的影響作用，其整合了現(xiàn)有資源，實(shí)現(xiàn)了協(xié)同辦公。物資管理ERP系統(tǒng)主要由計(jì)劃管理、招標(biāo)管理、采購管理、合同管理、庫存管理、財(cái)務(wù)管理等模塊構(gòu)成，以流程驅(qū)動(dòng)業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)計(jì)劃申報(bào)、招標(biāo)、采購、合同、驗(yàn)收、出庫等業(yè)務(wù)全過程網(wǎng)上審批，對(duì)物資管理的主要環(huán)節(jié)都實(shí)現(xiàn)了可控在控：

1）可以加強(qiáng)集團(tuán)對(duì)物資計(jì)劃的集中管理。對(duì)于企業(yè)的物資計(jì)劃管理而言，通?？梢苑譃樾枨笥?jì)劃和采購計(jì)劃兩種，集團(tuán)物資計(jì)劃管理要堅(jiān)持“統(tǒng)一、集中、全面、剛性”的原則，執(zhí)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一報(bào)送，做到全面履蓋、及時(shí)準(zhǔn)確、閉環(huán)管理、科學(xué)考評(píng)，確保物資計(jì)劃的剛性管理。該集團(tuán)對(duì)企業(yè)的需求計(jì)劃采用年度物資需求計(jì)劃、批次物資需求計(jì)劃進(jìn)行分類，實(shí)現(xiàn)了三級(jí)管控（經(jīng)營(yíng)企業(yè)、分公司、總公司），上一級(jí)管理機(jī)構(gòu)通過ERP物資管理系統(tǒng)對(duì)下一級(jí)單位的物資需求計(jì)劃進(jìn)行審核，每年11月底前匯總下屬單位需求計(jì)劃，通過信息平臺(tái)集中進(jìn)行數(shù)據(jù)信息分析，集團(tuán)物資公司根據(jù)集團(tuán)年度物資需求計(jì)劃，綜合宏觀經(jīng)濟(jì)形勢(shì)、供應(yīng)商產(chǎn)能、物資庫存、主要原材料價(jià)格走勢(shì)等因素進(jìn)行全面分析，編制年度物資采購策略（含批次采購計(jì)劃、采購模式、采購方式、采購時(shí)間等），報(bào)集團(tuán)公司審批后下達(dá)，嚴(yán)格考核計(jì)劃外需求。

2）可以加強(qiáng)集團(tuán)對(duì)下屬企業(yè)物資采購資金流轉(zhuǎn)的管控。該集團(tuán)ERP系統(tǒng)對(duì)采購環(huán)節(jié)的管理主要集中在采購過程中單據(jù)的流轉(zhuǎn)及資金流向，市場(chǎng)采購環(huán)節(jié)則基本通過集團(tuán)招標(biāo)與采購網(wǎng)實(shí)現(xiàn)。該集團(tuán)通過統(tǒng)一信息平臺(tái)管理各企業(yè)采購中產(chǎn)生的各種單據(jù)，要求每個(gè)采購合同或采購訂單信息生成后及時(shí)錄入物資信息管理系統(tǒng)，通過信息系統(tǒng)對(duì)采購過程中預(yù)付款、投料款、到貨款、質(zhì)保金等的使用進(jìn)行有效管控，實(shí)現(xiàn)訂單執(zhí)行、入庫成本以及采購?fù)藫Q貨等重要環(huán)節(jié)信息化，而且物資采購過程的信息化可以將企業(yè)的物資管理與財(cái)務(wù)管理有效地結(jié)合在一起，從而更加方便的對(duì)采購過程中的財(cái)務(wù)情況進(jìn)行有效地監(jiān)督了解，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)查找原因，監(jiān)督處理。

3）可以加強(qiáng)集團(tuán)對(duì)下屬企業(yè)物資庫存的管控。通過建立集團(tuán)統(tǒng)一的物資管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了集團(tuán)內(nèi)部物資收、耗、存的信息化、公開化，使集團(tuán)對(duì)下屬企業(yè)的物資庫存情況如實(shí)掌握，并可以通過定期發(fā)布下屬企業(yè)物資庫存情況，督促企業(yè)加強(qiáng)庫存管理，通過平衡利庫，有效降低庫存量，減少物資庫存資金占用。通過建立集團(tuán)統(tǒng)一的物資管理系統(tǒng)，還可以通過有效的信息比對(duì)，找出集團(tuán)企業(yè)物資使用中的共性，特別是重要且占用資金價(jià)值高的備品備件，可以通過集團(tuán)物資聯(lián)合儲(chǔ)備，整合固有資源，加強(qiáng)下屬各企業(yè)之間的聯(lián)系及資源共享，既能解決應(yīng)急備品備件的及時(shí)調(diào)配到位，保證生產(chǎn)穩(wěn)定運(yùn)行，又能極大的減少集團(tuán)企業(yè)各自儲(chǔ)備帶來的資源浪費(fèi)。

1.2 通過信息技術(shù)手段 建立集團(tuán) “招標(biāo)與采購網(wǎng)”電子交易平臺(tái)

該信息化平臺(tái)的建立，實(shí)現(xiàn)了其集團(tuán)物資采購業(yè)務(wù)的電子化，規(guī)范了采購流程，使供需雙方能夠方便、快捷的達(dá)成交易，采購行為公開透明，真正實(shí)現(xiàn)了集團(tuán)物資“陽光采購”、極大節(jié)省了辦公費(fèi)用，提高了工作效率，降低采購成本。由于強(qiáng)化了采購過程的監(jiān)督作用，可以從源頭上預(yù)防企業(yè)采購環(huán)節(jié)產(chǎn)生腐敗。通過對(duì)該集團(tuán)供應(yīng)商的調(diào)查了解，其開發(fā)的招標(biāo)與采購網(wǎng)電子交易平臺(tái)確實(shí)能夠做到公平、公正、公開的交易原則，供應(yīng)商少去了協(xié)調(diào)溝通業(yè)務(wù)的中間環(huán)節(jié)，降低了綜合成本，可以以更低的價(jià)格參與競(jìng)價(jià)，真正做到憑公司實(shí)力獲取訂單。

為使電子采購業(yè)務(wù)順暢開展，電子采購平臺(tái)必須具備應(yīng)有的功能，仍以該集團(tuán)為例，其開發(fā)的招標(biāo)與采購網(wǎng)功能非常齊全而且強(qiáng)大：

1）具備了對(duì)采購計(jì)劃的管理功能。通過預(yù)先編制采購計(jì)劃，做好采購預(yù)想，可以準(zhǔn)確判斷采購方式的優(yōu)劣性，通過各級(jí)審核后，形成最優(yōu)的采購方案交由采購人員進(jìn)行電子平臺(tái)實(shí)施。

2）具備了招標(biāo)管理功能。該系統(tǒng)設(shè)計(jì)了招標(biāo)項(xiàng)目管理、補(bǔ)充/變更/二次公告、歷史項(xiàng)目查詢、招標(biāo)質(zhì)疑及澄清管理、中標(biāo)信息審核、合同金額審核等招標(biāo)過程應(yīng)有的管理功能，使整個(gè)招標(biāo)過程除了現(xiàn)場(chǎng)開標(biāo)環(huán)節(jié)外，皆可以通過網(wǎng)上平臺(tái)實(shí)施跟蹤管控，真正做到信息化管理。

3）具備了不同采購方式的管理功能。該系統(tǒng)對(duì)不需要進(jìn)行招標(biāo)采購的物資設(shè)計(jì)了不同的采購方式，包括邀請(qǐng)?jiān)儍r(jià)采購、公開詢價(jià)采購、邀請(qǐng)競(jìng)價(jià)采、公開競(jìng)價(jià)采購、密封報(bào)價(jià)、框架協(xié)議采購、直接采購等靈活多樣，實(shí)用性強(qiáng)的采購方式，使得采購方總是能夠找到適合需要的采購模式，提高了網(wǎng)上采購的集中程度，極大地滿足了供需雙方電子交易的平臺(tái)需求。

4）具備了供應(yīng)商會(huì)員管理及評(píng)價(jià)功能。供應(yīng)商會(huì)員是電子交易平臺(tái)正常使用的必備條件，擁有資質(zhì)合格、信譽(yù)良好、業(yè)務(wù)過硬的供應(yīng)商隊(duì)伍才能保證采購業(yè)務(wù)的有序進(jìn)行，才能實(shí)現(xiàn)質(zhì)優(yōu)價(jià)低的采購目標(biāo)。為此電子交易平臺(tái)必須要能對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行全方位的管理，確定出合格的供應(yīng)商隊(duì)伍，該系統(tǒng)平臺(tái)對(duì)供應(yīng)商在交易區(qū)間上實(shí)行電廠級(jí)會(huì)員、區(qū)域級(jí)會(huì)員及集團(tuán)級(jí)會(huì)員管理體制，通過獲取相應(yīng)資質(zhì)享受不同的平臺(tái)權(quán)利及服務(wù)。系統(tǒng)在交易業(yè)務(wù)上進(jìn)行了精細(xì)的劃分，包括材料類、機(jī)電類、備品備件類、綜合類、貿(mào)易類等供貨商，各類又有細(xì)分，使得交易平臺(tái)供應(yīng)商在業(yè)務(wù)上的優(yōu)勢(shì)一目了然，也便于采購方準(zhǔn)確選擇所需供貨單位，形成良性合作。通過在各單位交易平臺(tái)上對(duì)供應(yīng)商的實(shí)時(shí)評(píng)價(jià)信息，可以對(duì)供應(yīng)商狀況、供應(yīng)商排名情況等進(jìn)行分析，剔除劣質(zhì)供應(yīng)商，選擇若干家優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商。

5）具備統(tǒng)計(jì)分析功能。此功能是交易平臺(tái)的基礎(chǔ)功能之一，不能缺少，物資統(tǒng)計(jì)在現(xiàn)代物資管理中的地位越來越重要，只有經(jīng)過嚴(yán)密的物資統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)分析，才能制定合理的物資采購計(jì)劃，選擇合適的物資采購方式，實(shí)現(xiàn)物資管理精細(xì)化、效益最大化。

6）開發(fā)了交易產(chǎn)品目錄功能、交易產(chǎn)品價(jià)格查詢功能、物資年季度報(bào)表等輔助功能，使得網(wǎng)上交易平臺(tái)更為快捷、實(shí)用。

2 集團(tuán)企業(yè)實(shí)現(xiàn)物資信息化管理存在的主要困難

2.1 基礎(chǔ)條件薄弱 前期啟動(dòng)工作量大

目前集團(tuán)企業(yè)管理水平存在較大差距，部分集團(tuán)公司下屬多數(shù)企業(yè)原有物資管理是以手工材料流轉(zhuǎn)為主，要過渡到信息化管理平臺(tái)，需要儲(chǔ)備大量標(biāo)準(zhǔn)格式的統(tǒng)一物資信息條目，前期準(zhǔn)備工作量大，前期人力物力投入較多，不易一蹴而就。

2.2 思想上較難統(tǒng)一

建立集團(tuán)統(tǒng)一物資信息化管理平臺(tái)，需要高層管理者具有超前意識(shí)，在管理上積極引入信息化管理資源，充分認(rèn)識(shí)它所帶來的管理效能，在企業(yè)發(fā)展初期便規(guī)劃建設(shè)。

2.3 成本問題

集團(tuán)化企業(yè)建立的物資信息管理平臺(tái)數(shù)據(jù)量非常大，需要功能強(qiáng)大的軟件系統(tǒng)，在基礎(chǔ)投資上必然要求較高，集團(tuán)下屬部分企業(yè)常有自己?jiǎn)为?dú)的物資管理系統(tǒng)，在程序上又不能實(shí)現(xiàn)兼容，搭建集團(tuán)統(tǒng)一管理平臺(tái)勢(shì)必要淘汰原有企業(yè)物資管理系統(tǒng)，造成一定資源浪費(fèi)，眾多歷史數(shù)據(jù)需要導(dǎo)出對(duì)接，人力成本增加。

3 集團(tuán)企業(yè)物資管理建立有效信息化平臺(tái)的建議

3.1 集團(tuán)企業(yè)需要盡早建立統(tǒng)一的物資信息化管理平臺(tái)

集團(tuán)企業(yè)由于管轄企業(yè)較多，甚至遍布全國各地，各個(gè)企業(yè)由于自身物資管理的需要，可能會(huì)先行建立一套物資管理系統(tǒng)用于管理企業(yè)日常物資的收、耗、存。一旦各個(gè)企業(yè)建立了獨(dú)立的物資管理系統(tǒng)，再行進(jìn)行集團(tuán)整合將會(huì)變得困難，一是因使用軟件的不一致，導(dǎo)致物資信息不能實(shí)現(xiàn)共享接入，無法連入集團(tuán)系統(tǒng)；二是如果強(qiáng)行要求統(tǒng)一，則必然會(huì)導(dǎo)致原有物資軟件報(bào)廢，增加投資成本，而且重新建立數(shù)據(jù)庫必將耗費(fèi)大量人力物力；因而集團(tuán)企業(yè)一旦確定采用統(tǒng)一信息化平臺(tái)進(jìn)行物資管理，則需要及早實(shí)施，盡快建立統(tǒng)一的物資管理信息化平臺(tái)。

3.2 必須高度重視對(duì)物資分類和物資編碼的基礎(chǔ)應(yīng)用

物資分類和編碼規(guī)是企業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)，通過完成物資編碼工作，可以充分了解集團(tuán)系統(tǒng)內(nèi)物資的數(shù)量、種類。并且只有將物資分類和編碼規(guī)則一致，各企業(yè)使用統(tǒng)一的編碼，才能形成在物資管理上的共識(shí)，才能實(shí)現(xiàn)后續(xù)管理的標(biāo)準(zhǔn)化。通過建立物資分類和編碼規(guī)則，也為企業(yè)內(nèi)物資建立了目錄，方便物資的查找和使用。通過建立物資分類和編碼規(guī)則，還與財(cái)務(wù)管理的要求相結(jié)合，使財(cái)務(wù)對(duì)物資管理有統(tǒng)一的規(guī)劃，通過信息化將財(cái)務(wù)對(duì)物資管理的監(jiān)控落到實(shí)處。

3.3 要將采購及庫存管理過程信息化作為關(guān)鍵因素優(yōu)先解決

在整個(gè)采購管理系統(tǒng)中，采購訂單處理實(shí)現(xiàn)全程電子化是關(guān)鍵。另外，采購環(huán)節(jié)的電子化使得物資管理系統(tǒng)可與財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)集成，這樣就能隨時(shí)掌握各項(xiàng)采購業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)情況。通過采購管理系統(tǒng)，經(jīng)過對(duì)各種采購訂單、發(fā)票、結(jié)算單的統(tǒng)計(jì)與對(duì)比分析，以其低廉的成本、多元化的選擇、端對(duì)端的服務(wù)、透明簡(jiǎn)短的過程等顯著優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)采購業(yè)務(wù)管理的事前預(yù)測(cè)、事中控制、事后分析，這樣就為企業(yè)內(nèi)部準(zhǔn)時(shí)供貨制度提供保障。庫存管理是物資管理中業(yè)務(wù)量較大的環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)物資出入庫管理信息化建設(shè)，可以保證在物資庫存數(shù)量隨物資入、出庫實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)變化的情況下，庫存信息始終保持真實(shí)準(zhǔn)確。

3.4 集團(tuán)物資信息系統(tǒng)一旦建立 要盡快提高網(wǎng)站應(yīng)用的深度和廣度

集團(tuán)企業(yè)物資管理信息化平臺(tái)建立后，必須積極開展信息管理平臺(tái)的推廣和應(yīng)用工作。通過經(jīng)常開展集中培訓(xùn)、現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)、遠(yuǎn)程支持服務(wù)等方式提高網(wǎng)站應(yīng)用的深度和廣度，集團(tuán)式物資管理系統(tǒng)需要具備一定的規(guī)模才能發(fā)揮其集中管理優(yōu)勢(shì)，特別是電子交易業(yè)務(wù)平臺(tái)，對(duì)采購單位及物資供應(yīng)商會(huì)員數(shù)量都有較高的要求，否則不利于系統(tǒng)功能的發(fā)揮。

3.5 不建議使用簡(jiǎn)易軟件系統(tǒng)初步代用，后期再逐漸升級(jí)的方式。這樣勢(shì)必會(huì)影響系統(tǒng)的管理功能，一旦系統(tǒng)使用不暢通，則整個(gè)業(yè)務(wù)管理都將受到影響，非但不能發(fā)揮物資集中管理信息平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)，而且會(huì)造成下屬企業(yè)的不認(rèn)同，整個(gè)管理方向都可能受到非議。

4 結(jié)語

物資管理正逐漸向“管理一體化、職能中心化、業(yè)務(wù)集約化、隊(duì)伍專業(yè)化、信息網(wǎng)絡(luò)化”的趨勢(shì)發(fā)展，集團(tuán)式企業(yè)實(shí)現(xiàn)物資管理信息化將可實(shí)現(xiàn)下屬企業(yè)物流、資金流和信息流的一體化管理，實(shí)現(xiàn)物資從需求、計(jì)劃開始到最終的倉儲(chǔ)、配送全過程的協(xié)同管理，達(dá)到降低物流損耗，減少積壓物資，提高物資質(zhì)量，最終降低企業(yè)成本、增加盈利的目的。

［1］谷平.電力企業(yè)物資管理系統(tǒng)的構(gòu)建［J］.電力信息化，2004，（8）.

［2］苗慶峰.物資管理信息化探討 ［J］.經(jīng)營(yíng)管理者，2011，（17）.

［3］姚燕珠.加強(qiáng)電力企業(yè)物資管理的幾點(diǎn)思考［J］.才智，2010，（30）.

［4］李棟.華電國際物資信息化項(xiàng)目系統(tǒng)分析研究［D］.保定：華北電力大學(xué)，2008.