科技檔案信息資源開發(fā)利用的思考

唐素芬

(攀鋼集團(tuán)有限公司檔案館，四川攀枝花 617067)

科技檔案是集中保存起來以備查考直接記述和反映立檔者科技、生產(chǎn)等活動(dòng)的科技圖樣、圖表、文字、電子、聲像，以及其他各種方式和載體的科技文件材料?？萍紮n案信息資源的開發(fā)利用直接為公司或社會(huì)服務(wù)，是檔案工作的宗旨和生命線。只有把檔案信息開發(fā)出來，提供給企業(yè)廣泛利用，檔案的潛在價(jià)值才能變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)價(jià)值，發(fā)揮它巨大的作用［1－2］。

一、開發(fā)科技檔案信息資源的重要性

1.能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息資源的有效性

決定檔案信息資源有效還是無效，主要有3個(gè)因素:一是檔案信息資源本身的價(jià)值;二是企業(yè)是否需要;三是提供是否及時(shí)。開發(fā)利用科技檔案信息資源，就是要針對(duì)企業(yè)的不同需要，挑選最有價(jià)值的檔案信息，及時(shí)提供給企業(yè)利用，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效性。

2.能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息資源的可共享性

檔案不同于一般的書籍。產(chǎn)生書籍的目的就是為了傳播和分享信息，而檔案數(shù)量有限，一般是孤本，這樣就必須實(shí)現(xiàn)從實(shí)體管理到信息管理轉(zhuǎn)變，利用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立檔案管理系統(tǒng)，逐漸實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，從而實(shí)現(xiàn)信息資源的可共享性。

二、開發(fā)科技檔案信息資源的內(nèi)容

1.加強(qiáng)科技文件材料收集工作，保證科技檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確

檔案的收集工作是檔案工作的起點(diǎn)，檔案收集歸檔齊全完整，庫藏豐富是開發(fā)信息資源的前提，沒有檔案的收集，就沒有檔案的利用。特別是在市場經(jīng)濟(jì)下，對(duì)檔案的需求越來越大，使用頻率越來越高，這就要求收集工作必須滿足走上市場的需要，保證收集的檔案材料齊全、完整、準(zhǔn)確。

2.做好科技檔案的整編工作，形成系統(tǒng)化、規(guī)范化、信息化的檔案管理體系

科技檔案的整編工作，即是對(duì)檔案材料進(jìn)行整理、編目，使分散的檔案材料系統(tǒng)化、有序化的過程。在整理過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照國家標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和本公司標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，對(duì)各種科技信息做進(jìn)一步的加工，利用計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)完成電子歸檔，使紙質(zhì)案卷與電子歸檔案卷的編目、卷內(nèi)文件內(nèi)容一致，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)化、規(guī)范化、信息化。

3.采取多種方式，直接提供服務(wù)

主要包括提供科技檔案原件、復(fù)印件、掃描件，提供有關(guān)目錄、目錄文件，以及提供有關(guān)的咨詢服務(wù)等，從而達(dá)到有效地開發(fā)利用科技檔案信息資源，為企業(yè)建設(shè)服務(wù)的最終目的。

三、如何開發(fā)利用科技檔案信息資源

1.利用多種形式廣泛宣傳檔案工作，為開發(fā)利用科技檔案信息資源開辟渠道

科技檔案的價(jià)值體現(xiàn)在檔案的利用之中，只有充分利用檔案資源，才能使大家重視科技檔案工作。過去人們不大重視科技檔案工作，究其原因，在于他們沒有充分利用科技檔案。如果人們不了解科技檔案，不知道檔案部門能提供些什么，又怎能利用和重視它呢?因此，應(yīng)盡可能地采取口頭宣傳、直接宣傳、文字宣傳等多種形式，廣泛宣傳科技檔案工作重要性，使人們了解和認(rèn)識(shí)科技檔案工作，使越來越多的人們意識(shí)到它的重要。同時(shí)也要加強(qiáng)科技檔案信息宣傳，將庫藏科技檔案信息的內(nèi)容、形式特征及其他情況告知人們，增加人們對(duì)科技檔案的了解，促進(jìn)和指導(dǎo)人們更加充分而有效地利用科技檔案信息。要把科技檔案這一概念逐漸滲透到工程管理、工程設(shè)計(jì)及相關(guān)人員的認(rèn)識(shí)范圍和思想理念中去，獲得他們的普遍認(rèn)可，使其認(rèn)識(shí)檔案的價(jià)值和重要性，進(jìn)而能夠自覺地維護(hù)、利用科技檔案。

2.建立檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)電子歸檔管理，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理

隨著企業(yè)發(fā)展的需要，科技檔案信息資源管理正從實(shí)體管理向信息管理轉(zhuǎn)變，應(yīng)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)建立科技檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)電子歸檔管理，加強(qiáng)科技檔案信息著錄和檔案信息檢索，完善各項(xiàng)功能，逐步實(shí)現(xiàn)科技檔案信息化管理，從而提高科技檔案信息資源管理效率和利用率。當(dāng)然，要實(shí)現(xiàn)科技檔案信息化管理，不但需要完成大量的基礎(chǔ)工作，還需要有合格的科技檔案工作者?？萍紮n案工作者應(yīng)具備比較完整的知識(shí)結(jié)構(gòu)，既要掌握政治理論知識(shí)、檔案專業(yè)知識(shí)，熟悉檔案相關(guān)法規(guī)、制度、規(guī)定，又要掌握科技檔案各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的原則和方法，還要掌握計(jì)算機(jī)等相關(guān)學(xué)科的技術(shù)知識(shí)。還要有全心全意為人民服務(wù)的思想。

3.加強(qiáng)科技檔案的開發(fā)利用工作是科技檔案產(chǎn)生社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的主要途徑

開發(fā)科技檔案信息資源的目的在于利用，實(shí)現(xiàn)科技信息的使用價(jià)值，創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。對(duì)于一個(gè)企業(yè)來說，充分利用檔案使其能創(chuàng)造出經(jīng)濟(jì)效益的因素是多方面的，如降低成本、提高功能、節(jié)約人力、物力，用最小的工作量取得最佳的工作成果等。

4.建立和完善信息反饋，科學(xué)地開發(fā)檔案信息資源

科技檔案在開發(fā)利用中，有一系列的信息可以反饋回來，要通過各種方法和手段把這些信息系統(tǒng)地收集起來，對(duì)反饋信息進(jìn)行系統(tǒng)的研究、分析，從而了解和熟悉過去檔案利用的狀況，了解各類檔案信息的傳遞效果和檔案利用過程所起到的作用，然后以此為依據(jù)改進(jìn)工作，彌補(bǔ)不足，科學(xué)地開發(fā)檔案信息資源，為檔案利用者提供必要、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的依據(jù)，更好地為企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)服務(wù)?？梢圆扇∫韵路椒?一是通過登記簿，統(tǒng)計(jì)利用人次、調(diào)卷數(shù)、類型、方式、目的、查全率、查準(zhǔn)率等等，分析利用者的構(gòu)成及數(shù)量、各類利用者對(duì)檔案的利用率，以及各類檔案的被利用次數(shù)，從而得到某個(gè)時(shí)期某類檔案的被利用情況。二是直接向利用者調(diào)查，與利用者交流，了解其所獲檔案信息對(duì)其工作和研究有何價(jià)值等，這比單純從登記簿中獲得的信息更全面。三是加強(qiáng)交流。通過與同類企業(yè)檔案館間的交流，可以互通信息，了解各級(jí)各類檔案開發(fā)利用的有關(guān)情況。

四、目前公司科技檔案現(xiàn)狀和利用效果

1.科技檔案現(xiàn)狀

公司科技檔案還有不完善的地方，需要根據(jù)科技檔案工作實(shí)際情況和工作要求，對(duì)科技檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和工作流程進(jìn)行改進(jìn)，制定一套完整的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)制度，為攀鋼科技檔案信息資源開發(fā)利用打下良好基礎(chǔ)。目前，對(duì)公司科技檔案是集中統(tǒng)一管理，多年實(shí)踐證明，這種管理更利于公司科技檔案信息資源開發(fā)利用工作的開展。

在科技檔案文件材料收集整理方面，采用歸檔資料“三審”負(fù)責(zé)制，即項(xiàng)目管理員一審，對(duì)項(xiàng)目歸檔的竣工資料的完整性、規(guī)范性負(fù)責(zé);項(xiàng)目經(jīng)理二審，對(duì)項(xiàng)目歸檔的竣工資料的完整性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé);檔案管理員三審，對(duì)項(xiàng)目歸檔的竣工資料完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性負(fù)責(zé)另外，實(shí)行歸檔資料驗(yàn)收合格后財(cái)務(wù)方可辦理結(jié)算的規(guī)定，這樣就保證了科技檔案材料收集的齊全、完整、準(zhǔn)確。

在科技檔案信息資源開發(fā)利用及信息化建設(shè)方面，我們建立了數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。將檔案信息內(nèi)容錄入系統(tǒng)。目前，實(shí)現(xiàn)案卷級(jí)、目錄級(jí)入機(jī)率100%，文件級(jí)入機(jī)率80%，實(shí)現(xiàn)通過檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行查閱、借閱檔案案卷、卷內(nèi)目錄及部分案卷內(nèi)容?，F(xiàn)在我們開展了掃描工作，將原來檔案資源的各種載體進(jìn)行掃描轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，使其以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式相互連接，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，從而形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。在一定程度上提高了檔案信息資源的利用率。

2.科技檔案利用效果顯著

一直以來，我們的檔案管理始終堅(jiān)持服務(wù)攀鋼生產(chǎn)建設(shè)的指導(dǎo)思想，大力開發(fā)科技檔案信息資源，較好地發(fā)揮了科技檔案的服務(wù)功能，取得了較顯著的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。如通信分公司程控大樓新觀光電梯新建項(xiàng)目，設(shè)計(jì)單位和施工單位借閱了有關(guān)程控樓土建施工—結(jié)構(gòu)部分、建筑部分、電氣部分、給排水部分、設(shè)計(jì)部分等大量竣工檔案。通過對(duì)檔案原始資料的查考，獲悉了大量的技術(shù)參數(shù)等可靠數(shù)據(jù)和理論依據(jù)，為公司相關(guān)部門及領(lǐng)導(dǎo)提供了決策依據(jù)，也避免了投入大量的不合理的人力和費(fèi)用，使該新建工程項(xiàng)目的工程量和費(fèi)用等都得到有效控制，節(jié)約了資金，達(dá)到了預(yù)期效果。又如電機(jī)修造分公司“干燥爐改造”項(xiàng)目，設(shè)計(jì)人員通過查閱干燥爐設(shè)計(jì)圖、竣工資料及往年改造的相關(guān)資料，為項(xiàng)目的開發(fā)、設(shè)計(jì)、施工提供了有效參考，從一定程度上節(jié)約了人力、物力和設(shè)計(jì)費(fèi)用。另外，公司設(shè)備檔案利用較高。由于公司許多設(shè)備使用年限較長，不可避免會(huì)出現(xiàn)故障，有些設(shè)備是生產(chǎn)急需設(shè)備，設(shè)備故障修理時(shí)間長短成了關(guān)鍵問題，它直接影響生產(chǎn)，要想盡快修理好設(shè)備，就必須要了解設(shè)備檔案。從另一個(gè)角度看，設(shè)備檔案完整，能及時(shí)提供利用，不僅給設(shè)備故障排除提供了技術(shù)支持，為公司生產(chǎn)正常運(yùn)行提供了保障，也為公司節(jié)約了不必要的資金支出。以上實(shí)例充分說明，科技檔案在公司生產(chǎn)建設(shè)、科研設(shè)計(jì)中發(fā)揮著巨大的作用，產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益是客觀存在的。

五、進(jìn)一步做好公司科技檔案管理及信息資源開發(fā)利用的建議

1.樹立核心信息資源管理理念

企業(yè)檔案是企業(yè)內(nèi)生的最真實(shí)、最可靠、最權(quán)威的原生信息，這是區(qū)別其他信息的本質(zhì)特征。支撐企業(yè)發(fā)展的信息有多種，但主流信息、核心信息是企業(yè)自身形成的檔案。樹立核心信息資源管理理念，使檔案成為企業(yè)信息資源的主渠道，這既是對(duì)企業(yè)檔案工作價(jià)值與地位的一種肯定，也是在為檔案工作的健康發(fā)展?fàn)I造良好的環(huán)境。要想充分開發(fā)利用核心信息資源，就要將公司所有檔案及其他有保存參考價(jià)值的資料實(shí)行統(tǒng)一管理，積極開發(fā)利用好檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)信息共享，更好地為企業(yè)服務(wù)。

2.檔案收集管理自動(dòng)化

檔案收集工作的自動(dòng)化有兩個(gè)前提條件，其一是檔案存儲(chǔ)介質(zhì)的徹底改變，即所有文件、圖形形成機(jī)讀檔案。將不能直接形成機(jī)讀文件的非機(jī)讀文件、圖紙轉(zhuǎn)換成機(jī)讀檔案，這需要使用掃描輸入設(shè)備將其輸入計(jì)算機(jī)，在相應(yīng)的軟件編譯下使掃描輸入的圖紙矢量化，使其能在CAD等軟件的編輯下成為機(jī)讀檔案。其二是檔案館與形成檔案的各部門實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接，使生成的機(jī)讀文件由計(jì)算機(jī)終端通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)綑n案管理系統(tǒng)直接歸檔。到那時(shí)，傳統(tǒng)的收集工作將不復(fù)存在，取而代之的是先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)和光盤庫。

總之，科技檔案作為一種信息資源，在企業(yè)建設(shè)中的作用是客觀存在的，努力開發(fā)利用檔案信息資源，把科技檔案的價(jià)值和作用充分發(fā)揮出來，這樣檔案工作才能得到健康、較快的發(fā)展，才能把科技檔案的社會(huì)效益和企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益上升到一個(gè)新的臺(tái)階。

［1］ 呂麗.芻議科技檔案的開發(fā)與利用［J］.礦業(yè)工程，2007(3):7.

［2］ 郭德洪，王強(qiáng).現(xiàn)代企業(yè)檔案管理新理念［J］.中國檔案，2012(4):68.

(責(zé)任編輯 張佑法)