淺談施工企業(yè)物資信息化管理存在問題及解決建議

邵鳳琴

（中鐵四局集團(tuán)建筑工程有限公司，安徽 合肥 230023）

0 引 述

施工企業(yè)的物資管理是指在施工企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營過程中，需要使用的各種物資的采購、運(yùn)輸、驗(yàn)收、供應(yīng)、保管、發(fā)放、使用等過程的計(jì)劃、組織、控制等管理工作的總稱；施工企業(yè)物資管理工作維系著企業(yè)的生產(chǎn)與運(yùn)營，因而物資管理水平的高低直接影響著企業(yè)的經(jīng)濟(jì)成本。

1 物資信息化管理工作的重要性

近年來，各施工企業(yè)積極建立物資管理信息系統(tǒng)，通過計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)將物資工作各方面職能統(tǒng)一起來。這一舉措不僅順應(yīng)了社會的信息化潮流，更有效提升了施工企業(yè)整體管理水平，提高了生產(chǎn)效率和經(jīng)濟(jì)效益。

施工企業(yè)的物資信息化管理工作實(shí)現(xiàn)了“從無到有”的轉(zhuǎn)變，把物資人員從大量煩瑣、無序、低端的工作中解脫出來，去處理更有價(jià)值、更重要的工作；“無紙化”的辦公，也節(jié)約了紙張等辦公用品的開支；更重要的是業(yè)務(wù)上有效規(guī)范了物資管理流程，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)資源的共享,實(shí)現(xiàn)了物資信息的合理整合和監(jiān)控，增強(qiáng)了信息數(shù)據(jù)的時(shí)效性，有力地促進(jìn)了企業(yè)管理水平的提高。

2 物資信息化管理工作存在的問題

施工企業(yè)物資管理工作的信息化是物資管理工作發(fā)展的一個(gè)里程碑，但當(dāng)前處于物資信息化管理的初級階段，在具體運(yùn)行中仍存在一些問題。

2.1 物資管理信息系統(tǒng)功能設(shè)置存在個(gè)別盲區(qū)

施工企業(yè)的物資管理業(yè)務(wù)流程，從物資采購申請的提出到物資采購入庫后的發(fā)放，已經(jīng)形成了一個(gè)圓滿的閉環(huán)，為解決人工處理大量單據(jù)、賬務(wù)信息的困難，各施工企業(yè)在物資管理信息系統(tǒng)開發(fā)、設(shè)計(jì)期，就將系統(tǒng)的功能設(shè)置目標(biāo)定位于轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的手工管理模式，雖然解決了基本賬務(wù)處理工作，但卻忽視了物資成本核算、周轉(zhuǎn)材料管理、自建攪拌站管理等幾個(gè)方面的功能設(shè)置，而這些方面的內(nèi)容也恰恰是物資管理工作中的“重頭戲”。

2.2 各專業(yè)部門信息化管理系統(tǒng)交叉作業(yè)

近幾年來，施工企業(yè)的各專業(yè)部門為實(shí)現(xiàn)本專業(yè)的信息化管理，各自主導(dǎo)開發(fā)并推行了多套管理應(yīng)用系統(tǒng)，例如：財(cái)務(wù)管理部門推行的“債務(wù)集中支付系統(tǒng)”，工程管理部門推行的“內(nèi)控管理平臺”、“工程項(xiàng)目綜合管理信息平臺”等等。由于不同的系統(tǒng)服務(wù)于不同的部門和崗位，對物資管理模塊開發(fā)環(huán)境取樣有一定區(qū)別，系統(tǒng)功能和流程也有差異，系統(tǒng)之間相互割裂，沒有充分考慮信息的共享和交流，形成了目前多套系統(tǒng)并行的現(xiàn)狀，而物資管理部門作為施工管理工作的一個(gè)重要職能部門，不可避免的成為各套系統(tǒng)基礎(chǔ)信息的錄入發(fā)起人，也就導(dǎo)致了各種重復(fù)工作的現(xiàn)象普遍存在。例如，在進(jìn)行物資收料登記時(shí)，施工項(xiàng)目物資人員要在現(xiàn)行的三套系統(tǒng)中分別錄入，而上一級物資管理部門也同樣要在這三套系統(tǒng)中重復(fù)審核三次，這種不必要的重復(fù)作業(yè)現(xiàn)象在企業(yè)物資管理工作中已司空見慣。這不僅浪費(fèi)了人力和物力，還給管理決策帶來了困難。

2.3 物資管理工作的信息化應(yīng)用深度不夠

對比國內(nèi)一些先進(jìn)企業(yè)的物資管理信息化建設(shè)，建筑施工企業(yè)的物資信息化應(yīng)用對物資工作支持深度還明顯不夠。目前，物資管理信息化大多處于賬務(wù)處理層面，信息系統(tǒng)雖然實(shí)現(xiàn)了信息記錄、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表等業(yè)務(wù)，但對于物資采購的具體執(zhí)行等應(yīng)用尚未涉及。建筑施工企業(yè)現(xiàn)有的物資采購流程中，對主要、批量的物資大多實(shí)行招標(biāo)采購，以“公平、公開、公正”為原則的招標(biāo)采購雖然有較好的采購效果，但這種模式同時(shí)存在一定的局限性：時(shí)效性較差，操作流程較復(fù)雜，僅適用于批量、金額較大物資等。在施工中更多的還是采用傳統(tǒng)的采購方式對常用、輔助材料進(jìn)行采購，這種傳統(tǒng)的模式存在很大的弊端：采購人員業(yè)務(wù)素質(zhì)在很大程度上決定了采購效果，若采購人員思想道德水平不高，又缺乏有效監(jiān)督，產(chǎn)生腐敗也是很有可能的。

另一個(gè)方面，施工企業(yè)對物資部門的要求是準(zhǔn)時(shí)提供生產(chǎn)所需的物資，一旦延誤生產(chǎn)，物資部門承擔(dān)一切責(zé)任。因此，物資采購部門寧愿選擇傳統(tǒng)的采購模式，也不愿承擔(dān)因創(chuàng)新采購模式帶來的風(fēng)險(xiǎn)和責(zé)任。因此，對采購模式的信息化轉(zhuǎn)變可謂“舉步維艱”。

2.4 物資管理人員整體業(yè)務(wù)水平牽制了信息化發(fā)展

人是生產(chǎn)要素中最重要、最活躍的因素，員工對物資管理信息化的建設(shè)十分重要。通過對施工企業(yè)物資管理人員配置情況進(jìn)行調(diào)查，僅有約40%人員為物資專業(yè)科班出身，其余多數(shù)均為未經(jīng)過物資專業(yè)正規(guī)培訓(xùn)的非專業(yè)人員。這部分人員中，年輕的對物資管理業(yè)務(wù)并不熟悉，資歷深的物資人員實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)較豐富，但對現(xiàn)代化的管理模式卻難以接納。物資管理人員的總體業(yè)務(wù)素質(zhì)從根本上制約了物資管理信息化的進(jìn)程。

3 解決存在問題的建議

3.1 拓展業(yè)務(wù)模塊，完善物資管理系統(tǒng)功能

物資管理系統(tǒng)的全面性、完善性對于真正實(shí)現(xiàn)信息化有著非常大的影響作用。施工企業(yè)可以通過對平臺的升級，進(jìn)一步拓展、優(yōu)化和改良系統(tǒng)模塊的功能業(yè)務(wù)模塊。將物資成本核算、周轉(zhuǎn)材料管理、自建攪拌站管理等內(nèi)容納入系統(tǒng)管理中，從信息統(tǒng)計(jì)向決策支持轉(zhuǎn)變。從而實(shí)現(xiàn)物資占用資金的有效控制、物資采購成本的最優(yōu)化控制。企業(yè)管理者可準(zhǔn)確和及時(shí)的掌握全面的物資管理信息，從而幫助企業(yè)管理者作出正確的決策，切實(shí)提高工作水平和工作效率。

3.2 充分發(fā)揮上一級信息管理部門的作用

上一級信息管理部門應(yīng)在企業(yè)的信息化建設(shè)中發(fā)揮宏觀布局、合理配置的作用。首先，應(yīng)對企業(yè)中現(xiàn)行的各套系統(tǒng)進(jìn)行全面的摸底調(diào)查并做出評價(jià)，充分利用現(xiàn)有資源積極研究并實(shí)現(xiàn)各專業(yè)系統(tǒng)間的有效集成，避免數(shù)據(jù)重復(fù)錄入，逐步解決信息“孤島”的狀況。其次，在今后的信息化建設(shè)工作中，切忌“只見樹木不見森林”，應(yīng)放眼企業(yè)未來的發(fā)展趨勢、未來需求，明確信息化的根本目的：以信息技術(shù)為手段，將業(yè)務(wù)與信息化高度融合，改變和優(yōu)化企業(yè)的業(yè)務(wù)模式、管控模式。在專業(yè)系統(tǒng)開發(fā)前應(yīng)有充分的調(diào)研并經(jīng)過合理化論證、審批，開發(fā)過程中應(yīng)統(tǒng)一取樣環(huán)境、主要數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、集成標(biāo)準(zhǔn)與接口等規(guī)范，避免系統(tǒng)的重復(fù)建設(shè)，為建立協(xié)調(diào)集成的管理信息體系奠定基礎(chǔ)，推動全面的信息化應(yīng)用。

3.3 探索現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)條件下物資采購模式

為有效解決物資傳統(tǒng)采購方式中市場信息獲取不足、采購?fù)该鞫鹊汀⒉少徢勒?、采購成本失控等問題，積極探索現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)條件下物資采購新模式。通過建立物資采購電子商務(wù)平臺或借助一些成熟的采購平臺，如“阿里巴巴”采購平臺等，開展電子采購業(yè)務(wù)。通過對已實(shí)行電子化采購的先進(jìn)企業(yè)調(diào)查顯示：電子采購平均能有效削減采購成本10%以上，采購交易程序簡化，訂貨周期減少，電子交易平臺的優(yōu)點(diǎn)顯而易見，它為買賣雙方提供了一個(gè)快速匹配并交易的機(jī)會。采購過程也更加透明化、科學(xué)化、效率化，真正體現(xiàn)了“公開、公正、公平”的原則。

電子采購?fù)ㄟ^在采購平臺上公開發(fā)布采購信息，廣泛獲取供應(yīng)商報(bào)價(jià)，結(jié)合采購人員豐富的采購經(jīng)驗(yàn)來完成采購工作。電子采購的公開性，使各供應(yīng)商之間公開競爭，企業(yè)可以在實(shí)施過程中進(jìn)行有力監(jiān)督，這種透明性以及監(jiān)督的有效性，一定程度上避免了影響采購工作的外來因素，如人情關(guān)系因素等，從而也在一定程度上降低了采購人員的腐敗幾率。電子采購業(yè)務(wù)模式、流程涵蓋了傳統(tǒng)的招標(biāo)、詢價(jià)、競價(jià)等采購模式，實(shí)現(xiàn)了采購過程的電子信息化管理運(yùn)作，使采購理念和信息技術(shù)完美結(jié)合，業(yè)務(wù)人員可以輕松操作，大幅減輕業(yè)務(wù)人員的負(fù)擔(dān)，提高工作效率和采購的規(guī)范性。每一筆業(yè)務(wù)的相關(guān)數(shù)據(jù)、文檔可以有序保存，有效形成知識沉淀，縮短采購業(yè)務(wù)周期，同時(shí)促進(jìn)了供應(yīng)商素質(zhì)的提高。

3.4 提高人員素質(zhì)作為物資信息化的第一要素

信息化建設(shè)是提升企業(yè)管理水平、規(guī)范管理模式的有效途徑，而信息化建設(shè)又依賴于管理模式的革新推動信息化，人員是關(guān)鍵，因此，要把“化”人作為推進(jìn)物資信息化的重點(diǎn)。從人力資源管理的角度上，企業(yè)要重視物資管理人員的重要作用，要吸引人才，增強(qiáng)活力，積極引進(jìn)和培養(yǎng)既懂信息技術(shù)又懂物資管理的人才，促進(jìn)物資管理隊(duì)伍專業(yè)化。一方面要采取各種方式，多層次地加大對企業(yè)內(nèi)部物資管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高人員的整體素質(zhì)；另一方面要建立與企業(yè)發(fā)展適應(yīng)的用人制度，吸納大量有用的專業(yè)人才，以滿足企業(yè)物資管理信息化的需要。最大限度地激發(fā)和調(diào)動廣大物資人員的聰明才智，努力使物資管理人員掌握物資管理業(yè)務(wù)，熟悉軟件程序和信息技術(shù)系統(tǒng)，掌握電子商務(wù)技術(shù)，推進(jìn)企業(yè)物資管理信息化進(jìn)程。

4 結(jié)束語

施工企業(yè)物資管理信息化是物資人員不斷學(xué)習(xí)掌握信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)本崗位工作目標(biāo)的過程，是通過技術(shù)創(chuàng)新帶動并促進(jìn)管理體制和機(jī)制創(chuàng)新的過程，推進(jìn)物資信息化是一個(gè)長期的工作，不單是技術(shù)或一套軟件的問題，而是管理流程、思想與信息技術(shù)有機(jī)結(jié)合的結(jié)果，因而是一個(gè)不斷磨合的過程，不能一蹴而就。施工企業(yè)應(yīng)在物資管理信息化發(fā)展應(yīng)用過程中，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，不斷推動物資管理工作在信息化建設(shè)上發(fā)展，用自己信息化建設(shè)的成功碩果，帶動全局信息化建設(shè)取得長足進(jìn)步。

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