電大開放教育模式下學(xué)籍管理工作的思考

路璟

（江蘇開放大學(xué)，江蘇南京210036）

一、引言

近幾年，隨著開放教育模式的不斷完善與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，我國電大教育內(nèi)容涵蓋了越來越多的方面，如：補償性學(xué)歷教育、繼續(xù)教育、職業(yè)教育等，成為了最大的遠程開放教育系統(tǒng)。作為開放教育的電大，其與普通高校一樣，重點工作主要是教學(xué)與教務(wù)，但電大有其特殊性。因為開放教育的生源來自于社會，學(xué)員具有不同的個人背景與工作狀況，再加上開放教育的許多內(nèi)容均是通過遠程指導(dǎo)完成的，所以開放教育的教務(wù)工作相對繁雜。

學(xué)籍管理是教務(wù)工作的關(guān)鍵內(nèi)容，與教學(xué)工作緊密相關(guān)。因此，如何遵循“以人為本”的理念，促使電大開放教育的學(xué)籍管理向著“規(guī)范化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化”的方向發(fā)展，不斷提高電大教務(wù)教學(xué)的質(zhì)量，是電大教務(wù)工作者急需思考并解決的重要問題。

二、開放教育學(xué)籍管理的主要內(nèi)容

1、新生入學(xué)的注冊管理

首先，電大開放教育的指導(dǎo)教師安排學(xué)員參加入學(xué)水平測試，上報學(xué)員現(xiàn)有最高學(xué)歷證書、有效身份證件等信息，經(jīng)省電大與中央電大審核通過后進行教育部的審核備案。其次，將審核備案后的學(xué)員信息導(dǎo)入“開放教育教務(wù)系統(tǒng)”中，并根據(jù)學(xué)員選報的院校與專業(yè)生成學(xué)員的基本信息，如：學(xué)號、系統(tǒng)登錄名、初始密碼、課程目錄等。

2、學(xué)員學(xué)籍的異動管理

開放教育的學(xué)員多數(shù)是在職的，由于學(xué)員家庭或者工作的關(guān)系，常會出現(xiàn)轉(zhuǎn)學(xué)或者轉(zhuǎn)專業(yè)的現(xiàn)象，這就是學(xué)籍的異動。對于該類學(xué)員，電大開放教育的教務(wù)工作者應(yīng)該讓學(xué)員填寫相關(guān)的學(xué)籍異動申請，通過教學(xué)點申報、分校以及省電大的審核后，最終上報中央電大進行再次審批。之后，教學(xué)點再根據(jù)最終審批結(jié)果將學(xué)員的所有學(xué)籍信息進行對應(yīng)的更改，以確保學(xué)員后續(xù)教學(xué)工作的有序進行。

3、教育教學(xué)的綜合管理

教育教學(xué)的內(nèi)容主要涉及到四大方面，分別是：課程教學(xué)、課后作業(yè)與畢業(yè)論文、對學(xué)員學(xué)習(xí)期間獲獎和處分的管理。每學(xué)期開學(xué)初，開放教育的教學(xué)部門會根據(jù)學(xué)員的專業(yè)制定教學(xué)計劃與教育課程。教師應(yīng)該指導(dǎo)學(xué)員在規(guī)定的時限內(nèi)通過開放教育系統(tǒng)平臺完成選修課程的選擇。接著，各電大教學(xué)點收集學(xué)員教育課程的注冊信息，并上報省電大與中央電大進行全面匯總。而課后作業(yè)與畢業(yè)論文對于學(xué)員是否獲取學(xué)分是至關(guān)重要的。學(xué)員必須通過開放教育系統(tǒng)平臺按時提交作業(yè)，并根據(jù)教學(xué)進度的安排認(rèn)真完成畢業(yè)論文的選題、提綱擬定、論文撰寫與修改等各個環(huán)節(jié)。

4、學(xué)員的畢業(yè)管理

學(xué)員在學(xué)籍有效期內(nèi)，應(yīng)完成院校要求的教學(xué)任務(wù)，并應(yīng)取得規(guī)定的學(xué)分。對于教學(xué)點審核符合畢業(yè)要求的學(xué)員，教學(xué)點可將這部分學(xué)員的相關(guān)信息上報分校、省電大、中央電大進行逐級的畢業(yè)審核。對于審核結(jié)果為合格的學(xué)員，教學(xué)點應(yīng)統(tǒng)一頒發(fā)畢業(yè)證書；對于達到專業(yè)學(xué)位授予要求的學(xué)員，學(xué)員可提出學(xué)位申請，教學(xué)點可在申請審核通過后向其頒發(fā)學(xué)位證書。

三、電大開放教育模式下學(xué)籍管理工作的主要不足

1、學(xué)籍管理理念落后，學(xué)籍管理制度不建全

目前，某些電大開放教育的學(xué)籍管理理念仍以“學(xué)?！睘橹行?，所有學(xué)員的情況實行“一刀切”，完全或者在很大程度上忽視了學(xué)員的個性化需求，這種管理理念已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代開放教育發(fā)展形勢，有違科學(xué)發(fā)展觀，影響了學(xué)生全面、和諧發(fā)展。

另外，由于開放教育規(guī)模的不斷擴大，原有的學(xué)籍管理制度經(jīng)常出現(xiàn)不能適應(yīng)當(dāng)前需求的現(xiàn)象，這主要歸結(jié)于學(xué)籍管理相關(guān)制度的不完整、不全面，繼而造成學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)不健全，學(xué)籍管理混亂，辦事效率低，錯誤率增高。

2、學(xué)員入學(xué)注冊與課程注冊等環(huán)節(jié)存在問題

教育部實行學(xué)籍學(xué)歷電子注冊后，開放教育學(xué)員入學(xué)注冊已成為學(xué)籍管理中的一個重要的環(huán)節(jié)，是學(xué)員主要數(shù)據(jù)來源和依據(jù)。但是，有些電大教學(xué)點由于招生入學(xué)時間緊，教學(xué)點分散，操作人員疏忽等原因造成了學(xué)員入學(xué)注冊數(shù)據(jù)的不準(zhǔn)確性，直接影響學(xué)員畢業(yè)證書的頒發(fā)和學(xué)歷證書的網(wǎng)上認(rèn)證，給后續(xù)工作帶來麻煩。另外，由于電大開放教育辦學(xué)層次、專業(yè)和課程的多樣化，同一門課程在不同專業(yè)中的學(xué)分并不完全一致，這也在一定程度上給學(xué)籍管理的選課管理工作帶來一些難度。

3、學(xué)籍管理隊伍的綜合素質(zhì)有待進一步提高

目前，我國電大開放教育學(xué)籍管理工作主要分為四個層次，分別是：中央、省、市、縣（教學(xué)點）。有部分學(xué)校學(xué)籍管理工作人員不足，而現(xiàn)有的一部分學(xué)籍管理人員忙于日常事務(wù)，在工作中多少會帶有一些負面情緒，對學(xué)員的服務(wù)態(tài)度是敷衍了事，更不用談花精力去參加一些專業(yè)學(xué)習(xí)以提高個人素質(zhì)了。同時，有些學(xué)校學(xué)籍管理人員經(jīng)常出現(xiàn)中途換崗的現(xiàn)象，管理隊伍很不穩(wěn)定，服務(wù)不到位的現(xiàn)象更是屢見不鮮，直接影響了學(xué)籍管理工作的總體質(zhì)量。

四、完善電大開放教育模式下學(xué)籍管理工作的對策

筆者從事開放教育學(xué)籍管理工作多年，對于學(xué)籍管理工作的重要性與困難程度有著頗多的認(rèn)識。學(xué)籍管理工作貫穿學(xué)員從入學(xué)到畢業(yè)的各個階段，一旦出現(xiàn)問題，有可能產(chǎn)生無法逆轉(zhuǎn)的后果。所以，作為電大開放教育學(xué)籍管理的工作人員，必須在工作中始終保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，及時解決工作中存在的諸多不足。下面探討筆者在工作中的幾點經(jīng)驗與方法，以期為同行工作者們提供一定的參考價值。

1、注重“學(xué)生為本”的管理理念以改善服務(wù)質(zhì)量

發(fā)展觀認(rèn)為：人本思想是相對于物本思想而提出的，人與神、物相比，其更具重要性與根本性，切不可本末倒置。學(xué)籍管理工作應(yīng)遵循“學(xué)校教育、學(xué)生為本”的理念，多向度、多層次地開展，突出學(xué)生在學(xué)籍管理中的地位，改善為學(xué)生負責(zé)的服務(wù)態(tài)度，提高服務(wù)手段。同時，學(xué)校應(yīng)將過程監(jiān)督擴展到學(xué)籍工作的各個環(huán)節(jié)，做到事事有檢查、事事有監(jiān)督，真正營造真抓實干的工作氛圍。

2、實現(xiàn)學(xué)籍管理工作的科學(xué)化、程序化與規(guī)范化

首先，實現(xiàn)開放教育學(xué)籍管理工作的科學(xué)化。根據(jù)現(xiàn)代化管理原理的要求，學(xué)籍管理工作必須改變傳統(tǒng)經(jīng)驗式管理占據(jù)主導(dǎo)地位的狀況，通過現(xiàn)代化的管理手段與方法，注意與實踐經(jīng)驗的相合，引進有效的激勵機制、能級機制、領(lǐng)導(dǎo)行為機制等，真正構(gòu)建穩(wěn)定、和諧、高效的學(xué)籍管理機制。

其次，實現(xiàn)開放教育學(xué)籍管理工作的程序化。學(xué)籍管理是一個有機的管理系統(tǒng)，應(yīng)在確保每個相對獨立功能子系統(tǒng)正常運轉(zhuǎn)的前提下，形成一個電大領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一指揮下的決策、執(zhí)行、反饋的閉合回路，提高學(xué)籍管理運行的質(zhì)量。另外，實現(xiàn)開放教育學(xué)籍管理工作的規(guī)范化。學(xué)籍管理工作的規(guī)范化應(yīng)從制定計劃、組織實施、檢查指導(dǎo)、總結(jié)經(jīng)驗等各個環(huán)節(jié)依次展開，每項子工作均須有對應(yīng)的原則與制度。同時，應(yīng)建立健全崗位責(zé)任制與考核獎勵制。

3、不斷強化電大開放教育學(xué)籍管理隊伍的建設(shè)

一方面，電大應(yīng)該重視學(xué)校學(xué)籍管理工作人員的有效調(diào)配，明確定崗管理的職責(zé)，尤其是學(xué)籍信息審核、畢業(yè)審核、證書頒發(fā)的工作人員一定要專人專職，避免出現(xiàn)不良狀況。另一方面，學(xué)籍管理工作人員自身也應(yīng)該認(rèn)識到工作的重要性，應(yīng)敬業(yè)愛崗、尊重學(xué)生、強化服務(wù)意識、優(yōu)化服務(wù)態(tài)度，掌握學(xué)籍管理工作相關(guān)環(huán)節(jié)的規(guī)范化要求與操作流程，并積極參加崗位的技能培訓(xùn)，不斷提升自身素質(zhì)。

4、利用多種媒介建立及時有效的通訊網(wǎng)

電大開放教育的學(xué)員多為不脫產(chǎn)學(xué)習(xí)居多，學(xué)員們主要利用自己工作之外的時間進行提升學(xué)習(xí)，所以在某一具體時間召集所有學(xué)員存在一定的難度。但是，學(xué)籍管理中卻經(jīng)常會涉及到一些重要的通知，如何確保每位學(xué)員均能及時了解各項通知，如何實現(xiàn)開放教育教師與學(xué)員、學(xué)員與學(xué)員間的有效通訊聯(lián)系就顯得極其重要?，F(xiàn)如今手機、網(wǎng)絡(luò)各種即時通訊工具的應(yīng)用使人們間的聯(lián)系變得相當(dāng)簡單方便，所以學(xué)籍管理工作者應(yīng)充分利用這些工具，如：建立學(xué)員聯(lián)系方式的電子通訊錄、建立班級QQ群、利用校訊通、搭建BBS論壇、E-mail等，最大限度地實現(xiàn)通知的及時、準(zhǔn)確、全面。

綜上所述，電大開放教育學(xué)籍管理工作是一項重要的工作，是為了實現(xiàn)人才培養(yǎng)目標(biāo)而對學(xué)員在學(xué)習(xí)過程中的所有信息進行系統(tǒng)化管理的過程。當(dāng)前信息技術(shù)的發(fā)展與管理手段的提升，給開放教育的學(xué)籍管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)。而優(yōu)質(zhì)卓越的學(xué)籍管理工作水平，可推動開放教育教學(xué)活動更加健康有序進行，也為實現(xiàn)電大開放教育教學(xué)目標(biāo)、確保人才培養(yǎng)質(zhì)量奠定堅實的基礎(chǔ)。

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