關(guān)于加快高校人事檔案信息化建設(shè)步伐的思考

羅 斌

（揚(yáng)州工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，江蘇，揚(yáng)州 225127）

0 概述

高校人事檔案作為人事檔案的重要組成部分，是高校干部人事管理工作中一項(xiàng)必不可少的基礎(chǔ)性工作，直接關(guān)系到高校組織決策和干部本人的切身利益。隨著高等學(xué)校擴(kuò)招合并等制度的變化，高校規(guī)模不斷擴(kuò)大，高校的制度尤其是用人制度更加規(guī)范，人們對(duì)高校人事檔案的重視和檔案工作的認(rèn)識(shí)也逐步深入。高校人事檔案真實(shí)的記述了教職工的個(gè)人經(jīng)歷、德才表現(xiàn)及發(fā)展過程，是歷史的、全面的考察教職工的重要依據(jù)。隨著高校規(guī)模的擴(kuò)大和改革步伐的加快，高校人事檔案正發(fā)揮著越來越重要的作用。2002年國家檔案局下發(fā)了《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，這是促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化水平全面提高的重大舉措。信息化為檔案事業(yè)的發(fā)展帶來了前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。因此，如何抓住機(jī)遇，充分發(fā)揮檔案信息化的優(yōu)勢，是每個(gè)檔案工作者需要迫切解決的課題。

1 正確理解檔案信息化含義是做好高校人事檔案信息化建設(shè)的前提

檔案信息化，就是在國家行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行管理和應(yīng)用。換句話說，檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)，向以檔案實(shí)體的數(shù)字化、信息化為主要形式、為社會(huì)提供服務(wù)為重心的轉(zhuǎn)變。

1.1 統(tǒng)一規(guī)劃和組織

高校進(jìn)行人事檔案信息化建設(shè)，要在高校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門的高度重視之下，統(tǒng)一規(guī)劃和組織，采取一切有效途徑和措施，充分應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對(duì)高校人事檔案資源進(jìn)行整理、開發(fā)、管理，實(shí)現(xiàn)高校人事檔案信息資源向社會(huì)效益和人才效益轉(zhuǎn)化。由于信息技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，那么就打破了原先的管理機(jī)制，提出了從未遇到過的新問題，比如檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)問題，電子文件數(shù)據(jù)管理問題，數(shù)字檔案館建設(shè)問題等一系列問題。

1.2 要正確認(rèn)識(shí)高校人事檔案信息化建設(shè)的基本思路

檔案工作的信息化一般分為2 個(gè)階段：計(jì)算機(jī)輔助檔案管理階段和電子檔案階段。計(jì)算機(jī)輔助管理檔案階段主要是對(duì)已歸檔的傳統(tǒng)檔案采用計(jì)算機(jī)模擬傳統(tǒng)手工工作方式進(jìn)行管理，目的是開發(fā)信息資源，保護(hù)檔案原件。電子檔案則是在新的理論和指導(dǎo)下，完成電子文件的歸檔和管理。

2 信息化對(duì)高校人事檔案管理提出新挑戰(zhàn)

2.1 對(duì)管理制度的挑戰(zhàn)

檔案管理機(jī)構(gòu)分散，有的是組織部門管理，有的是人事部門管理，由于管理體制不夠規(guī)范，人事檔案工作得不到重視，多頭管理變?yōu)闊o頭管理，人事檔案信息化無從談起。我們必須根據(jù)人事檔案工作的客觀規(guī)律和特點(diǎn)，從檔案的開發(fā)和利用出發(fā)，建立合理的工作秩序，制定科學(xué)的管理制度，樹立現(xiàn)代化管理理念，提高人事檔案的利用效率和服務(wù)質(zhì)量。

2.2 對(duì)管理技術(shù)的挑戰(zhàn)

人事檔案管理工作是一項(xiàng)政治性較強(qiáng)的工作，它不僅具有嚴(yán)格的保密性，而且要求檔案完整、系統(tǒng)、真實(shí)、安全。傳統(tǒng)的檔案人事管理擁有一套規(guī)范的管理制度和管理程序，有利于檔案的保密和保管。在信息化管理中，網(wǎng)絡(luò)傳輸極為迅速，一旦泄密，將為在極短的時(shí)間內(nèi)傳遍全世界，這將會(huì)給個(gè)人、學(xué)校甚至國家造成嚴(yán)重的后果。所以在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的過程中，要加強(qiáng)管理人員的法制觀念和保密意識(shí)，正確處理信息保密與信息開發(fā)，采用先進(jìn)的安全保障技術(shù)來防止人事檔案信息的破壞、失密或盜竊，因此人事檔案信息化管理對(duì)管理技術(shù)提出了更為嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。

2.3 對(duì)管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的挑戰(zhàn)

大部分高校人事檔案管理人員以兼職為主，無論是兼職還是專職，接受的檔案管理專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)不多，缺乏檔案管理的基本理論知識(shí)，也未能掌握基本技能。傳統(tǒng)的高校人事檔案為學(xué)校提供服務(wù)，主要依靠手工勞動(dòng)對(duì)檔案進(jìn)行查閱、檢索。檔案信息化管理之后，要求檔案工作者盡快熟悉電腦操作，具備應(yīng)用新設(shè)備和開發(fā)信息的能力，適應(yīng)日新月異的檔案管理現(xiàn)代化 。

3 信息化為高校人事檔案帶來新機(jī)遇

3.1 高校人事檔案管理效率不斷提高

在傳統(tǒng)的檔案管理中，管理人員要用大量的時(shí)間進(jìn)行手工收集、整編，工作量大，效率低。在檔案的檢索方面使用的檢索方式是通過目錄找出需查閱的記錄，再根據(jù)記錄去檔案室中找出實(shí)體檔案，這樣既耽誤時(shí)間又耗費(fèi)力氣。如果實(shí)現(xiàn)了人事檔案的信息化管理，一次錄入的數(shù)據(jù)可以被多次的利用，建立信息數(shù)據(jù)共享平臺(tái)，用戶只需通過網(wǎng)絡(luò)就可以進(jìn)行查詢。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)可以使人事檔案信息得到很好的利用，為組織人事部門提高了工作效率。

3.2 人事檔案紙質(zhì)載體得到保護(hù)

目前高校人事檔案管理人員查閱所需檔案都是到檔案室進(jìn)行紙質(zhì)翻閱，甚至是不同部門對(duì)同樣的信息反復(fù)查閱，這樣不僅浪費(fèi)人力，也增加了對(duì)實(shí)體檔案的破壞程度。如果實(shí)行檔案管理信息化，人員信息就可以從數(shù)據(jù)中獲得，從而減少了工作人員與紙質(zhì)材料的直接接觸，使人事檔案原件的利用率大大降低了，人事檔案原材料也相應(yīng)的減少了人為磨損。這既有利于人事檔案紙質(zhì)載體的保護(hù)，又有效延長了人事檔案材料的壽命。

4 加快檔案信息化建設(shè)的途徑

人事檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)很復(fù)雜的系統(tǒng)工程，在具體實(shí)施過程中牽涉到服務(wù)、規(guī)范、機(jī)制、資源等各種因素。檔案信息化建設(shè)的過程是與新知識(shí)、新技術(shù)的普及密不可分的。

1）檔案信息工作者要增強(qiáng)加快檔案信息化建設(shè)步伐的緊迫感和責(zé)任感，改變傳統(tǒng)的“重藏輕用”的檔案管理思想，改變手工管理和查詢的方法，依靠現(xiàn)代化信息技術(shù)，創(chuàng)建新的檔案管理模式，為真正實(shí)現(xiàn)檔案工作的信息化做好充分的準(zhǔn)備。

2）許多高校檔案部門都缺乏現(xiàn)代化技術(shù)過硬的人才，隨著信息化技術(shù)的迅速發(fā)展，用戶對(duì)高校檔案管理利用提出了高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求，傳統(tǒng)的服務(wù)方式無法滿足用戶的要求。加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)也是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的必備途徑。高校檔案部門通過繼續(xù)教育、專題講座、學(xué)術(shù)交流等培訓(xùn)方式，提高檔案信息管理隊(duì)伍的素質(zhì)。信息化條件下，檔案工作人員不僅要掌握檔案學(xué)專業(yè)知識(shí)，還要熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，要具備較強(qiáng)的信息獲取、信息交流、信息鑒定、信息評(píng)估、提煉能力。保管檔案的人員由傳統(tǒng)的“保管者”變?yōu)椤靶畔①Y源的管理者和傳播者”。

3）加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)。高校檔案部門要全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，加強(qiáng)檔案信息資源的合理配置與科學(xué)管理，充實(shí)和完善檔案數(shù)據(jù)庫，有計(jì)劃進(jìn)行館藏檔案數(shù)字化的工作，積極介入本部門、本地區(qū)電子管理工作，探索規(guī)范化管理方式。

5 人事檔案信息化建設(shè)中的關(guān)鍵問題

5.1 樹立鑒定第一的思想

由于人事檔案鑒定工作長期滯后，存在大量未經(jīng)鑒定的材料。如果將這些材料全部信息化，不僅加重管理和維護(hù)的負(fù)擔(dān)，也會(huì)造成資金的巨大浪費(fèi)。因此我們要樹立鑒定第一的思想，從實(shí)際出發(fā)，對(duì)高校人事檔案進(jìn)行篩選，優(yōu)先對(duì)教職工急需的、利用率高的人事檔案進(jìn)行信息化，配備鑒別現(xiàn)代信息能力的人事檔案管理人員，能從種類繁多的信息海洋中提取有用的信息。

5.2 人才是關(guān)鍵

實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，人才是關(guān)鍵，隊(duì)伍建設(shè)十分重要。一方面需要大量的信息處理人員，另一方面信息技術(shù)突飛猛進(jìn)，檔案管理中的新問題、新技術(shù)層出不窮，因而對(duì)人事檔案管理人員的要求愈加迫切。應(yīng)注意引進(jìn)多方面專業(yè)人才，建立復(fù)合型多層次隊(duì)伍，以適應(yīng)人事檔案發(fā)展的需要，只有這樣，才能推動(dòng)高校人事檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。

5.3 加強(qiáng)人事檔案法制建設(shè)

人事檔案在工作中的各種業(yè)務(wù)規(guī)范、操作程序的執(zhí)行都要依靠制度、章程的實(shí)施來實(shí)現(xiàn)。對(duì)人事檔案隱私權(quán)的維護(hù)、對(duì)電子檔案具備法律效率的確認(rèn)以及人事檔案中各種社會(huì)關(guān)系的協(xié)調(diào)，都要靠法律來保障。因此，要不斷健全人事檔案法制化建設(shè)，確保人事檔案工作社會(huì)關(guān)系、業(yè)務(wù)關(guān)系和技術(shù)關(guān)系的有序化。

6 結(jié)束語

在這個(gè)信息化迅速發(fā)展的時(shí)代，無論是傳統(tǒng)的人事檔案館，還是數(shù)字化人事檔案館，檔案工作者的作用都無法替代，檔案管理員即使人事檔案的管理者，又是檔案信息化的開發(fā)者和導(dǎo)航者。每個(gè)高校的人事檔案管理者不僅要有熟練的專業(yè)技能，還要有良好的職業(yè)道德。我們?cè)谙硎苄畔⒒瘞淼谋憷耐瑫r(shí)也困惑于它帶來的挑戰(zhàn)。在挑戰(zhàn)和機(jī)遇并存的情況下，我們要把握好人事檔案管理的方向，提高管理水平，學(xué)習(xí)新的技術(shù)，加快高校人事檔案信息化建設(shè)的步伐。

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