民族地區(qū)醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀分析及優(yōu)化策略研究①

盧曉茜，張明

（右江民族醫(yī)學院附屬醫(yī)院人事科，廣西 百色 533000）

人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據(jù)，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)［1］?？梢跃唧w、詳細、簡練地提供檔案人員信息，信息包含姓名、年齡、生日、籍貫等個人基本信息，還包括其生活經(jīng)歷和工作經(jīng)歷、工作評價、技術能力、專業(yè)、取得的業(yè)績等等。做好科學管理，不斷完善醫(yī)院人事檔案信息，積極開展人事檔案信息的開發(fā)利用，可以充分發(fā)揮其在醫(yī)院人力資源管理中積極的促進作用。本文通過實地調研部分民族地區(qū)醫(yī)院人事檔案室，發(fā)現(xiàn)民族地區(qū)醫(yī)院人事檔案管理中存在的問題，分析原因，并針對性地提出加強民族地區(qū)醫(yī)院人事檔案管理的有效策略，望能給同行提供有益的參考。

1 選取典型民族地區(qū)醫(yī)院進行調研，分析醫(yī)院人事檔案管理存在的問題

為了解民族地區(qū)醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀，筆者對部分民族地區(qū)醫(yī)院進行了實地調研。重點調研這些醫(yī)院人事檔案室的硬件設備（檔案管理基礎設備、人才配備）及管理的制度、方法，同時通過訪談的方式調研了醫(yī)院人事檔案管理人員和醫(yī)院職工，了解他們工作進展、工作中遇到的問題、工作的方法以及醫(yī)院檔案意識的氛圍。通過實地調研，筆者認為當前民族地區(qū)醫(yī)院人事檔案管理存在的問題具體分為以下幾點。

1.1 對醫(yī)院人事檔案的認識不夠

1.1.1 領導不夠重視 通過調查，醫(yī)院的檔案管理人員都反映，醫(yī)院的領導對檔案不夠重視，覺得醫(yī)院的人事檔案室能保管好材料就行了。當前絕大部分醫(yī)院都存在這樣的現(xiàn)象，醫(yī)院是一個以醫(yī)療工作為中心的地方，醫(yī)院領導普遍認為，醫(yī)院只要能提供安全、優(yōu)質的醫(yī)療衛(wèi)生服務就行了。這種輕管理重醫(yī)療的思想，使得醫(yī)院領導都片面地去追求醫(yī)療質量，而忽視了醫(yī)院人事檔案工作的重要性。

1.1.2 職工檔案意識不強 此次調研在各家醫(yī)院都隨訪了近20名醫(yī)院職工，80%以上的職工不知道自己的人事檔案有什么內容，有什么作用；53.20%的職工表示對人事檔案毫不關心；76.60%的職工認為醫(yī)院沒必要加大對人事檔案的投入；另外只有10.30%的職工表示希望醫(yī)院領導加強對人事檔案的重視。從這份簡單的調研數(shù)據(jù)我們不難看出，目前民族地區(qū)醫(yī)院職工對人事檔案的了解還不夠，職工的檔案意識還普遍缺乏。

1.2 人事檔案管理制度不健全 在調研活動中，發(fā)現(xiàn)這些醫(yī)院的人事檔案管理制度都有所缺漏、不規(guī)范，實際操作意義不大。即使有了制度，但也只是擺設，實際工作中沒有按照制度規(guī)范操作。雖然在調研中醫(yī)院都能拿出自己的人事檔案管理制度，但深究發(fā)現(xiàn)，各家醫(yī)院的制度都有缺漏、不健全。同時人事檔案管理制度都大相徑庭，沒有根據(jù)自己醫(yī)院的實際情況來制定符合自己醫(yī)院的規(guī)章制度，所以醫(yī)院人事檔案管理人員的日常工作大部分還是按照自己的理解、習慣來操作，導致有的制度成了擺設。

1.3 醫(yī)院人事檔案管理人員配備不夠專業(yè) 本次調研選取了部分民族地區(qū)有人事檔案室的醫(yī)院，而在所調研的檔案管理人員的配備問題上，都達不到合理比例。每家醫(yī)院各配備1名專職管理人事檔案，極少數(shù)醫(yī)院配備兩名或以上專職人員。檔案管理人員所學專業(yè)分別為公共事業(yè)管理、護理等專業(yè)，學歷基本以大專為主。無論從檔案管理人員的專業(yè)還是學歷來看，醫(yī)院對人事檔案人員的投入都嚴重不足。而這種對人事檔案管理人員的配備都普遍不夠重視的現(xiàn)象也是目前醫(yī)院的一個通病。他們基本上不會招聘一些專業(yè)的檔案管理人才，都是安排一些快退休的護理職工或其他部門的兼職人員。這使得醫(yī)院人事檔案管理人員的專業(yè)素質普遍低下，醫(yī)院人事檔案的管理不專業(yè)也不規(guī)范。

1.4 醫(yī)院人事檔案管理手段落后，檔案利用率低下 這些醫(yī)院中，人事檔案的管理手段目前都還是“純手動”，管理人員一直靠自制的電子版編輯、檢索，致使人事檔案材料不能及時歸檔整理，存在檔案資料不完整的情況。而收集檔案的方式也還是靠醫(yī)院職工的主動上交，沒有有效的收集措施。同時在檔案的利用上，調研了醫(yī)院的人事檔案室借閱表，借閱人數(shù)也相當有限。筆者認為由于檔案信息化建設的落后，致使醫(yī)院人事檔案的利用率低下，不能發(fā)揮人事檔案在人力資源管理中的強大作用。

2 加強民族地區(qū)醫(yī)院人事規(guī)范化管理的有效策略

2.1 加強“硬件”設施建設，提高檔案管理能力

2.1.1 健全檔案管理制度，規(guī)范人事檔案管理流程 做好醫(yī)院人事檔案管理工作一定要構建完善的檔案管理機制，健全相關制度規(guī)范。針對調研的民族地區(qū)醫(yī)院人事檔案制度不健全的問題，筆者認為首先要先梳理人事檔案管理制度，包括查（借）閱制度、收集制度、歸檔與整理制度、轉遞制度、檢查核對制度、保管保密制度等。在梳理中發(fā)現(xiàn)的不規(guī)范制度要結合醫(yī)院的實際情況重新制定。做到了制度齊全，有“制”可依，制度上墻，簿冊齊全，進而促進醫(yī)院人事檔案管理工作的周密、規(guī)范、正規(guī)、高效，推動醫(yī)院人事檔案管理工作更好地服務醫(yī)院各項業(yè)務的開展。

2.1.2 加大檔案管理投入，提升人事檔案硬件實力 加大檔案管理的投入，筆者認為應從兩個方面著手。第一是硬件設備的投入，更新陳舊的檔案管理基礎設備，加大投入防止檔案出現(xiàn)蟲蛀、發(fā)霉、受潮、發(fā)黃等問題。第二是人才的投入，首先是招聘的入口上要把嚴關，盡量的根據(jù)崗位需求來招聘一些專業(yè)的、學歷高的檔案管理人才。然后是培訓關，除了招聘專業(yè)人才外，還要培養(yǎng)檔案管理人員，提高他們的素質和專業(yè)技術能力。如果在醫(yī)院條件允許的情況下，可以設置一名專職檔案收集人員，專門負責全院人事檔案的收集，提高醫(yī)院檔案的收集效率。

2.1.3 加快檔案信息化建設，提高人事檔案利用率 在民族地區(qū)，醫(yī)院要實現(xiàn)檔案完全的信息化管理是一個循序漸進的過程。加快醫(yī)院檔案信息化建設，筆者認為應該從三個步驟去實施。第一步，利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設備，通過相應的技術處理，將文字、圖片等資料轉變成數(shù)據(jù)資料，首先實現(xiàn)人事檔案紙質與數(shù)據(jù)格式并存。第二步，逐步引入人事檔案管理系統(tǒng)，筆者認為主要是檢索系統(tǒng)和查閱系統(tǒng)，同時將人事檔案信息網(wǎng)絡化，全院職工能在醫(yī)院內部網(wǎng)站隨時查閱有權限的人事檔案信息。第三步，加強檔案管理信息安全建設。人事檔案涉及職工個人的隱私，要加強信息網(wǎng)絡安全的建設，保證人事檔案信息化的安全，不泄露職工人事檔案的信息［2］。

2.2 利用“軟件”配套服務，提升檔案管理水平

2.2.1 加大宣傳力度，營造“重檔”氛圍 醫(yī)院要充分利用醫(yī)院的各種宣傳渠道（包括醫(yī)院院刊、網(wǎng)站、公告欄、LED屏、宣傳海報等），加大對人事檔案重要性的宣傳，向醫(yī)院每位職工普及人事檔案基礎知識，積極營造人人重視檔案的氛圍。讓每一個醫(yī)院職工了解人事檔案對自己的重要性，培養(yǎng)醫(yī)院職工的檔案管理意識，進而更加主動積極地支持醫(yī)院人事檔案管理工作的開展。

2.2.2 開展檔案知識培訓，提高職工檔案意識 要提高醫(yī)院人事檔案管理水平，提高職工檔案意識是必不可少的。所以筆者認為除了加強宣傳這種被動的提高職工檔案意識方法外，還要主動出擊，定期地開展一些檔案知識的講座，普及醫(yī)院職工對檔案知識的了解。同時可以請相關的檔案部門、社會團體進醫(yī)院開展檔案知識展覽活動和檔案法律法規(guī)培訓，讓職工了解檔案與自己的工作、生活的密切關系，從而全面提升醫(yī)院職工的檔案意識。

2.2.3 加強檔案管理人員素質，提高檔案管理水平 隨著社會的進步，醫(yī)院的發(fā)展。醫(yī)院無論是在道德層面還是技術層面都給醫(yī)院人事檔案管理人員提出新的更高的要求。而如何加強檔案管理人員的素質，以適應社會的進步、醫(yī)院的發(fā)展，筆者認為要做好以下三點：一是加強檔案管理人員職業(yè)道德和法制觀念的培養(yǎng)。筆者認為醫(yī)院人事檔案管理工作人員必須具有優(yōu)良的職業(yè)道德素養(yǎng)和高度的法制觀念，在實際工作過程中能夠始終堅持以道德和法律作為準繩不動搖，竭力保護醫(yī)院人事檔案資料的完整和安全，確保醫(yī)院職員個人隱私內容的保密性及其合法權益不受破壞。二是加強檔案管理人員業(yè)務能力培訓［3］。除了在招聘把好關以外，還要定期地對檔案管理人員進行業(yè)務的培訓。積極參加區(qū)內外檔案內的相關培訓，與其他醫(yī)院同行進行交流。同時要求檔案管理人員提高職稱和學歷，不斷提升檔案管理人員的業(yè)務能力。三是加強檔案管理人員創(chuàng)新意識塑造。社會在進步，醫(yī)院在發(fā)展，醫(yī)院檔案管理人員只有不斷加強創(chuàng)新意識的培養(yǎng)，創(chuàng)新工作方法，提高管理能力，才能適應新時代的要求。

3 總結

綜上所述，人事檔案對醫(yī)院的重要性已顯而易見。所以民族地區(qū)醫(yī)院要深入探析檔案管理的現(xiàn)狀，分析問題存在的原因，積極創(chuàng)新方法，探尋優(yōu)化策略，才能充分發(fā)揮醫(yī)院人力資源的效力，促進醫(yī)院人力資源合理配置［4］。

［1]百度百科.人事檔案［EB／OL］.http：／／baike.baidu.com／view／278544.htm.

［2]徐平.當前醫(yī)院人事檔案管理中存在的不足與優(yōu)化策略研究［J］.現(xiàn)代商業(yè)，2012（20）：142－143.

［3]魏麗珍.芻議醫(yī)院人事檔案管理存在的間題與對策［J］.現(xiàn)代醫(yī)院，2012，12（20）：124－125.

［4]譚善梅.發(fā)揮醫(yī)院人事檔案信息在人力資源管理的作用［J］.中國病案，2008，9（1）：26－27.