高?？蒲袡n案的特點、管理現(xiàn)狀及對策探析

何麗萍

（右江民族醫(yī)學院綜合檔案室，廣西 百色 533000 E－mail：HeLiPing65＠163.com）

高?？蒲袡n案是人們在從事科學活動中形成的，并經(jīng)過一定整理的、具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式和載體的歷史記錄。它真實地記錄了科學研究的詳細內(nèi)容和歷史過程，含有豐富的信息資源，既能反映科學研究進展狀況，又是規(guī)范化、科學化、信息化的科研管理的主要標志。高?？蒲袡n案不同于一般檔案，具有一定的特殊性，有自己的特點。筆者從其特點入手分析高校科研檔案的管理現(xiàn)狀，進而提出相應的策略。

1 高校科研檔案的特點

1.1 形成的周期長 醫(yī)學科研課題的研究過程往往用時較長、內(nèi)容復雜、涉及學科范圍，用到的資料相對繁多，科研檔案的形成從科研課題的立項到結(jié)題要經(jīng)歷一個周期性很長的時間［1］，短則3～5年，長則5～10年，甚至更長時間，例如新藥的研發(fā)，經(jīng)過理論到實踐、從動物實驗到臨床實驗，臨床實驗還要分為一、二、三、四期，可謂十年磨一劍。

1.2 專業(yè)性強 隨著科學的發(fā)展，專業(yè)分工越來越細，課題的專業(yè)性越來越強，每一個課題只能以一個專題作為研究對象，而且受到經(jīng)費的限制，每一個課題研究的范圍也不可能太廣。

1.3 綜合性強 雖然每個課題的研究對象是比較小的，但是要解決這個難題可能涉及多個學科，特別是科學技術(shù)較發(fā)達的今天，每個學科都有可能與其他學科有著千絲萬縷的聯(lián)系。由于學科之間互相交叉和滲透，致使許多重大課題不再是僅僅單靠一個學科、一個專業(yè)進行研究，而是必須匯集多個學科進行綜合研究，聯(lián)合攻關(guān)。這樣就決定了科研檔案是一個綜合性很強的檔案。

1.4 載體形式多樣化 科研材料大部分是紙質(zhì)的，如打印的文字、圖表等，隨著科學的發(fā)展，記錄科研過程的載體也多樣化，有錄音、錄像、照片、移動硬盤等等。

1.5 具有保密性 科學研究檔案文件資料內(nèi)含的信息資源肯定會涉及其所擁有的知識產(chǎn)權(quán)問題，在一定時間和范圍內(nèi)應當受到保護。故而，對有特殊價值的科研檔案要依法依規(guī)確定其保密等級，并協(xié)調(diào)好利用與保密的關(guān)系。

2 高校科研檔案的管理現(xiàn)狀

2.1 對高?？蒲袡n案重視不夠 大部分高校的科研工作者及相關(guān)部門沒有很好地認識到科研檔案對高校發(fā)展的潛在作用，歸檔意識淡薄，主要體現(xiàn)在：一是重視科研工作的具體實踐，重視發(fā)表論文、推廣成果及申報獎項等，而對科研資料歸檔的完整性、連續(xù)性重視不夠，或認為與己無關(guān)。二是認為科研成果或知識產(chǎn)權(quán)應當屬于個人所有，對檔案室（館）存在戒心，不愿意或不配合將在科研過程中形成的各種文字、聲像、圖表等科研資料移交檔案室（館）歸檔，收集難度大，致使大量的科研檔案散落在個人手中，容易遺失。

2.2 高?？蒲袡n案制度不健全 在高校，科研檔案制度不健全主要體現(xiàn)在：沒有制定具體的科研檔案管理制度，對科研檔案的歸檔范圍、保管期限沒有明確的規(guī)定，對科研檔案收集、整理、鑒定沒有具體的制度約束。導致科研檔案的歸檔工作缺乏系統(tǒng)性、完整性。有些高校雖然制定了一些制度，但缺乏有效的制約手段，特別是對課題負責人的權(quán)利和義務的規(guī)定不夠詳細，例如科研過程中的某些實驗方法或觀察指標有變更時，補充材料是否及時參與歸檔？整個實驗完成后的資料歸檔與不歸檔有什么獎懲措施？延遲歸檔或歸檔材料不完整時課題負責人應該負什么責任？等等。

2.3 材料的收集不完整 社會已發(fā)展到信息化的時代，不管是科研檔案還是其他檔案，每一份科研檔案所包含的內(nèi)容必將越來越多，信息量也越來越大。由于科研工作是一個漫長的過程，再加上高校的科研檔案管理職能相對于其他行政職能來說要弱得多，這樣勢必影響科研人員、檔案收集人員的工作積極性，收集的材料不及時和不完整。

3 加強高?？蒲袡n案管理的措施

3.1 加強歸檔意識，保證科研資料歸檔的完整性 目前，在高校，兼職檔案員遠遠多于專職檔案員，前者由于專業(yè)水平和時間有限，檔案意識淡薄，在很大程度上影響了歸檔材料的完整性。兼職檔案人員、科研工作者一定要加強歸檔意識，積極配合檔案人員將所需材料及時歸檔，并且有責任保證歸檔材料的完整性和準確性。

3.2 明確高?？蒲袡n案歸檔范圍，制定高校科研檔案歸檔制度 歸檔范圍是檔案部門收集檔案的依據(jù)，檔案管理人員在要求各部門歸檔時，要制定明確的科研檔案收集范圍、科研檔案查詢和利用等方面的規(guī)定，避免各部門在整理檔案時，僅憑檔案管理人員的主觀判斷收集，工作的隨意性大，導致所收集的檔案不齊全，歸檔價值不高等問題?？蒲袡n案應該包括各種課題的立項申請書、合同書、開題報告、實驗設計、實驗記錄、課題進展報告、課題結(jié)題報告、與課題有關(guān)的會議紀要以及科研經(jīng)費的使用情況記錄等［2］。

3.3 利用數(shù)字化技術(shù)，提高科研檔案載體多樣性 在多媒體技術(shù)被廣泛應用的今天，科研工作過程中同樣產(chǎn)生了大量的電子文件，科研檔案存儲方式也將逐漸走向“數(shù)字化”，現(xiàn)階段將是紙質(zhì)與電子文檔并存的時代。所以，在科研檔案的收集中，既要重視紙質(zhì)文件的齊全性，也要重視電子文件的收集，包括各種錄音、錄像、照片、軟盤、優(yōu)盤、光盤等。

3.4 充分利用科研檔案，提高高校科研和教學質(zhì)量 科研工作是一種創(chuàng)造性勞動，須借助于前人的大量成果和研究方法，實際上就是依賴于大量的科研檔案。因此，科研檔案對科研工作起著重要的作用［3］。高校要辦成研究型的大學，必須充分利用科研檔案的價值，提高自身的競爭力和綜合實力。要快速和充分利用科研檔案，最好的方法就是信息產(chǎn)業(yè)化，努力把科研檔案建設成為學校獨具特色的科技資源，促成科技檔案、科技活動和科研水平的良性發(fā)展共同提高的局面，為學校不斷提升教育教學水平和科研水平做出更多貢獻［4］。

總之，高校的科研學術(shù)水平是一所高校實力的憑證，而規(guī)范化、現(xiàn)代化、信息化的科研檔案管理是高校科研工作的重要基礎，對學校的教學和科研工作的可持續(xù)性發(fā)展起著重要作用?？蒲谢顒邮且粋€漫長的過程，也是一段艱苦的歷程，要做好科研工作并確保完整、系統(tǒng)的科研檔案地歸檔，需要高校出臺完善的管理制度和相應的激勵機制，才能促進科研工作和檔案管理工作走上新臺階。

［1]周毅斌.醫(yī)學科研檔案特點及其作用［J］.廣州醫(yī)藥，2010，41（2）：72－74.

［2]李海燕，吳志華，王可煒.充分發(fā)揮科技檔案在科研管理中的作用［J］.中華醫(yī)院管理雜志，1999，15（2）：69－71.

［3]王寧萍.科研檔案管理在科研工作中的重要性［J］.青?？萍迹?007（3）：79.

［4]田園.高職院?？蒲袡n案管理的現(xiàn)狀及對策［J］.南陽師范學院學報，2010，9（4）：123－124.