信息化工程檔案評審要點分析——以金教工程為例

武秋實，陳鵬飛

（北京賽迪信息工程監(jiān)理有限公司，北京100044）

隨著金教工程的逐漸深入，眾多子項目紛紛立項。各個子項目都提交了需求規(guī)格說明書和實施方案等大量的相關文檔，監(jiān)理人員面臨著巨大的審核壓力。

在賽迪監(jiān)理與教育部教育管理信息中心同事的相互配合下，金教工程已經(jīng)形成了《教育服務與監(jiān)管體系信息化建設項目檔案及文檔規(guī)范要求》等較為系統(tǒng)的對于文檔的要求，明確提出了承建單位需要提交的文檔，以及這些文檔所應遵守的規(guī)范。

但是，這些規(guī)范內(nèi)容較多，在巨大的文檔審核壓力下，監(jiān)理人員難以嚴格按照規(guī)范的逐條要求，對文檔進行評審。同時，金教工程已經(jīng)進行了頂層設計，并引進了總集成，很多子項目已經(jīng)完工，這對新立項的子項目提出了很多新的要求，也要求監(jiān)理單位在評審工作上需要添加新的關注點。

因此，本文擬將文檔評審的要點進行梳理和濃縮，方便監(jiān)理人員在評審時參閱；同時將賽迪監(jiān)理進行文檔審核的經(jīng)驗進行總結和提煉，完善監(jiān)理工作的方法論；既方便信息工程監(jiān)理從業(yè)者進行交流，又可以對新員工就信息工程檔案審核進行初步培訓。

一、規(guī)范性

《計算機軟件文檔編制規(guī)范》、《國家電子政務工程建設項目檔案管理暫行辦法》和《教育服務與監(jiān)管體系信息化建設項目檔案及文檔規(guī)范要求》等相關文件，對金教工程文檔的規(guī)范性進行了嚴格的要求。

規(guī)范性是文本的外型美觀大方，文字及圖片等內(nèi)容格式工整，用語規(guī)范，編號一致。同時，金教工程的各文檔應遵循統(tǒng)一的規(guī)范性要求。

規(guī)范性是判斷一篇文檔是否合格的基本要求，也是關系到文檔能否通過專家評審的重要事情。對于不合乎規(guī)范性的文檔，監(jiān)理人員應直接發(fā)回廠商處進行修改，合格后再進行其他方面的評審。在評審時，可以從以下四個方面來著重審核文檔的規(guī)范性。

第一，封面和書脊的制作。文檔的版本信息是值得監(jiān)理人員注意的內(nèi)容。文檔編制單位在形成文檔初稿時版本號定義為V0.1；在文檔提交評審之前，文檔編制單位內(nèi)部版本號應控制在V1.0以下；在文檔提交評審時，文檔版本號升級為V1.0；在評審后，進行文檔修改過程中，版本號應控制在V2.0以下；在文檔修改完成形成正式稿時，版本號確定為V2.0。

第二，內(nèi)頁的制作?！督逃张c監(jiān)管體系信息化建設項目檔案及文檔規(guī)范要求》已對頁眉、頁腳、標題、正文、圖表等方面的格式進行了明確的要求。在此著重強調(diào)圖表的編號和正文的格式。部分廠商在所提交的文檔中，圖片粘貼隨意，不注重圖片的編號和格式，常常造成某些圖片沒有編號，或者圖片所在的段落格式混亂，缺少標點符號。還有些文檔，正文中部分內(nèi)容是粘貼過來的，格式上不符合要求，甚至保留著網(wǎng)頁的格式。這是在格式方面常見的兩個錯誤，需要監(jiān)理人員格外注意。

第三，文檔的用語。首先，檢查廠商所使用的語言和表達方式與讀者是否相應。給領導閱讀的報告，表達方式以圖表等形式為宜，分析應盡量詳盡，少使用專業(yè)性較強的詞匯；給技術人員的設計說明等報告，則可以使用簡約的描述和專業(yè)性詞匯。其次，檢查文檔中口語化的語言，建議廠商替換為書面語言。

第四，文檔的編號和符號。首先，檢查文檔的檔號，是否能夠標識文檔的分類，序號是否連續(xù)。其次，檢查文檔內(nèi)部的章節(jié)編號，章節(jié)編號不能重復；同時應具有適當?shù)姆止?jié)，能夠體現(xiàn)文章的結構性。如整篇文檔只有第一章，則在編號上需要重新調(diào)整。

二、邏輯性

邏輯性可以概括為內(nèi)容不重不漏，說理層層深入，結構條理清晰，表達順情合理。

文檔的邏輯性直接影響著讀者的理解，關系到廠商能否清晰表達思想，以及能否讓人信服。IT從業(yè)人士多為理工科出身，往往具有較強的技術能力而欠缺文字功底和表達技巧，導致廠商和業(yè)主單位之間的溝通障礙。因此，在文檔的邏輯性方面給予點評和指正，是監(jiān)理人員不可推卸的責任，也是文檔評審工作中最具有挑戰(zhàn)性的部分。

5.強化集貿(mào)市場建設。一是切實規(guī)劃實施好定點屠宰工程，改變過去那種無規(guī)劃、交易混亂、環(huán)境較差問題，讓居民吃上“放心肉”、“方便肉”；二是不斷強化超市的流通能力，逐漸淘汰并取締現(xiàn)有“臟亂差”的農(nóng)貿(mào)市場。

評審文檔的邏輯性，可以從以下四個方面著手。

第一，文檔內(nèi)容是否全面?！队嬎銠C軟件文檔編制規(guī)范》等相關文件中，明確規(guī)定了信息系統(tǒng)全生命周期需要提交哪些文檔，并且給出了每個文檔的模板，對每個文檔中需要提交的內(nèi)容進行了明確的規(guī)定，監(jiān)理人員可以根據(jù)相應規(guī)范，檢查廠商的文檔在內(nèi)容上是否全面。如《需求規(guī)格說明書》，是否覆蓋了功能需求、性能需求、安全性需求、接口需求、界面需求、可追蹤性需求等各個方面。

第二，文檔內(nèi)容是否重復。文檔重復性的審核，體現(xiàn)在兩個方面：一是注意審核每篇文檔中，不同章節(jié)之間是否存在內(nèi)容重復。二是不同文檔間，是否存在內(nèi)容重復或者相互參考，盡量避免讀一篇文檔時需要參考另一篇文檔。部分入行較淺的從業(yè)人員，對項目的某些概念或內(nèi)涵理解不夠深入，或者對用戶的需求把握不足，難以與操作聯(lián)系到一起，體現(xiàn)在文檔中就容易出現(xiàn)內(nèi)容重復。因此面對新手提交的文檔，尤其需要注意這方面的審核。

第三，文檔結構是否清晰。文檔的結構應遵循人的思維規(guī)律，對背景信息和思考過程進行充分介紹，使讀者能夠獲得相同的思考過程，從而認同作者的結論，我們稱之為層層深入。因此在評審的過程中，應注意廠商的思路是否清晰，是否存在論證與結論混雜在一起，令人難以閱讀的情況。

埃森哲在中煤集團MIS的實施方案中，第一章描述系統(tǒng)的建設目標；第二章由建設目標推演出系統(tǒng)的建設范圍、工作內(nèi)容和工期；第三章根據(jù)工作內(nèi)容和工期等內(nèi)容，制定了項目的進度計劃、人員計劃、采購計劃和變更計劃等內(nèi)容；第四章進一步明確了項目的質量措施、溝通措施、風險管理措施等內(nèi)容，隨后依次說明了項目交付物、驗收方式和上線支持等事宜。整篇文檔可謂層層深入，條理清晰。

而筆者曾經(jīng)評審的某篇實施方案中，則先提出項目的施工計劃等內(nèi)容，而后一邊對項目的背景信息進行介紹，一邊說明工作內(nèi)容，令人難以領會其思路。

由于信息系統(tǒng)項目是具有創(chuàng)造性的腦力勞動，因此在邏輯性的評審中，也允許文檔存在較大的靈活性。文檔的表現(xiàn)形式，可以用自然語言，也可以用圖表和代碼等語言；章節(jié)和條目可以按照項目的實際情況進行擴張與縮并；由于相關文檔的配合，文檔的詳細程度可以進行調(diào)整；文檔也可以保留一定的擴展內(nèi)容，在后續(xù)文檔中進行體現(xiàn)。（GB8567-2006計算機軟件文檔編制規(guī)范）

三、科學性

科學性是指文檔所使用的支撐理論、技術方法、相關數(shù)據(jù)既尊重客觀規(guī)律，又符合項目的實際情況，能夠指導項目建設。

科學性是編寫項目文檔存在的意義，任何廠商撰寫的任何文檔，都是為了順利地完成項目。沒有科學性，文檔便失去了用途。

評價文檔的科學性，賽迪監(jiān)理通過經(jīng)驗總結認為可以從如下幾點著手：

第一，內(nèi)容是否有理論基礎。作為國家級重大項目，金教工程的文檔中所闡述的內(nèi)容，應當依據(jù)相關理論提出，而非憑空想象。若文檔中的內(nèi)容有理論基礎，則應關注該理論是否被業(yè)內(nèi)認可。

第二，結論是否有分析或數(shù)據(jù)支撐。文檔中的結論性文字，需要有相關的分析或者數(shù)據(jù)作為支撐。如果有相應支撐，則應關注，其分析是否合乎邏輯，數(shù)據(jù)來源是否可靠，需要計算的結論是否進行了計算驗證。

第三，技術與工具是否滿足先進性與成熟性。在金教工程所使用的技術中，不論是軟件開發(fā)技術、集成技術，還是硬件架構技術、項目管理技術，都應注意先進性與成熟性的統(tǒng)一。一方面，確保所采用的技術成熟，能夠實現(xiàn)所需功能而且風險低；另一方面，確保技術在較長時間內(nèi)不會被替代，具有適當?shù)臄U展維護性，可以節(jié)省升級換代的費用。

第四，在非技術層面是否符合金教工程的統(tǒng)一規(guī)劃和設計。金教工程具有詳盡的頂層規(guī)劃和設計，在文檔的評審中，應注意文檔是否符合這些要求；首先，審核文檔是否符合兩級建設、五級應用的原則：其次，審核系統(tǒng)間的功能是否重復，是否能覆蓋不同的需求重點；再次，審核系統(tǒng)能否與其他系統(tǒng)兼容，是否具有接口，能與其他系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)交換；然后，審核系統(tǒng)在進度、質量、安全性等方面是否滿足金教工程的要求；然后，審核按照該文檔的方案是否充分利用了原有資源；最后，審核該文檔的方案和計劃，在管理實踐中能否實現(xiàn)。

[1]國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范[S].DA/T 28—2002.

[2]國家電子政務工程建設項目檔案管理暫行辦法[S].檔發(fā)[2008]3號.

[3]計算機軟件文檔編制規(guī)范[S].GB8567-2006.

[4]電子文件歸檔與管理規(guī)范[S].GB/T 18894—2002.

[5]教育服務與監(jiān)管體系信息化建設項目檔案及文檔規(guī)范要求[S].JYFJ-CZZN-XMWDGF-001.