淺談如何在高校推行無紙化辦公

賈曉飛，劉 杰

（吉林電子信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院,吉林吉林132021）

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及和發(fā)展，數(shù)字化校園建設(shè)在各高校正如火如荼的開展。無紙化辦公是數(shù)字化校園建設(shè)中非常重要的一項(xiàng)內(nèi)容，如何更好地在高校實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，為學(xué)校的教學(xué)、科研及管理服務(wù)，以提高工作效率、規(guī)范工作流程是各高校都應(yīng)積極探索和研究的課題。筆者具有多年從事無紙化辦公推行工作經(jīng)驗(yàn)，現(xiàn)結(jié)合高校實(shí)際情況，介紹如何在高等學(xué)校推行無紙化辦公，希望給打算或正在建設(shè)無紙化辦公項(xiàng)目的院校一點(diǎn)建議。

一、無紙化辦公應(yīng)用的意義

1.節(jié)省辦公投入，提高工作效率

傳統(tǒng)的日常辦公要消耗大量的辦公耗材，需要大量的人力。比如學(xué)校對(duì)相關(guān)部門下發(fā)文件，要按照部門數(shù)量打印相應(yīng)份數(shù)的文件，對(duì)每個(gè)文件進(jìn)行裝訂、蓋章，還要有專人去各部門分發(fā)；公告通知或會(huì)議通知時(shí)，要分別給相關(guān)人員打電話；財(cái)務(wù)報(bào)銷要跑幾個(gè)地方逐級(jí)審批簽字等等，繁重的無意義的重復(fù)性工作，消耗了大量的人力物力，既造成了資源的浪費(fèi)也影響了工作效率。

無紙化辦公的應(yīng)用，既可以節(jié)省大量的資源消耗，減少學(xué)校對(duì)辦公耗材的投入，也可以有效協(xié)調(diào)各部門之間的協(xié)同工作，各級(jí)部門主管能夠方便地隨時(shí)查看工作進(jìn)度情況，對(duì)工作進(jìn)行跟蹤檢查和督促，有效提高日常辦公的效率。

2.規(guī)范辦公流程，管理科學(xué)化

傳統(tǒng)辦公模式中，存在工作職能不明確，相互推諉現(xiàn)象。例如對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作或關(guān)系融洽的部門提出的申請(qǐng)給予優(yōu)先辦理，對(duì)于關(guān)系不好的，利用工作之便打擊報(bào)復(fù)。

無紙化辦公可以建立起一套緊密、協(xié)調(diào)、可靠、簡(jiǎn)單的管理機(jī)制，促使工作走向流程化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，使各部門分工明確、責(zé)任分明，具體工作嚴(yán)格落實(shí)，從根本上消除了工作中信息傳遞阻塞、延誤、失真等現(xiàn)象，保證了信息的正確、提高了工作交辦的速度。

3.加快交流，保證信息時(shí)效性

高校是一個(gè)信息交互密集的地方，比如教師要進(jìn)行教學(xué)相關(guān)文件閱讀、調(diào)課申請(qǐng)、排課查詢等活動(dòng)，因此保證信息的時(shí)效性非常必要。高校教職員工多、校區(qū)面積大，如果按照以往方式進(jìn)行教學(xué)活動(dòng)，工作起來非常繁瑣、麻煩。利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，通過無紙化辦公的工作流程的設(shè)計(jì)和應(yīng)用，很快就可以在網(wǎng)上輕松、方便地辦理這些事務(wù)。

二、無紙化辦公系統(tǒng)的搭建

1.認(rèn)真規(guī)劃和考察，選取高效、穩(wěn)定的無紙化辦公系統(tǒng)

關(guān)于無紙化辦公系統(tǒng)，市場(chǎng)上有很多品牌。在進(jìn)行選購的時(shí)候，要選擇功能完備、技術(shù)成熟、應(yīng)用廣泛，并能夠與本單位現(xiàn)有的應(yīng)用軟件很好融合的品牌。到有經(jīng)驗(yàn)的高校走訪調(diào)查了解應(yīng)用情況，結(jié)合本單位實(shí)際情況進(jìn)行規(guī)劃設(shè)計(jì)。大部分軟件系統(tǒng)都提供試用，可以通過在單位小范圍內(nèi)部署試用來檢驗(yàn)軟件實(shí)際的效果，在試用中發(fā)現(xiàn)問題并研究解決，搭建一個(gè)適合自己學(xué)校的無紙化辦公系統(tǒng)。

2.依托現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，建設(shè)辦公系統(tǒng)

計(jì)算機(jī)技術(shù)的大范圍應(yīng)用，采購成本的下降，大部分高校都有了比較完善的局域網(wǎng)和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。無紙化辦公要依托于校園局域網(wǎng)，利用現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)資源規(guī)劃實(shí)施，構(gòu)建覆蓋整個(gè)校園的網(wǎng)絡(luò)辦公環(huán)境，這樣可以節(jié)省大部分設(shè)備資金的投入，實(shí)現(xiàn)事半功倍的效果。

3.整合高校應(yīng)用系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一工作平臺(tái)

隨著學(xué)校應(yīng)用系統(tǒng)的不斷普及，高校內(nèi)都建立起了很多的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)。筆者所在高校各相關(guān)部門都有自己的系統(tǒng)，比如教務(wù)處的教學(xué)管理系統(tǒng)，科研處的科研管理系統(tǒng)，人事處的人事管理系統(tǒng)，學(xué)生處的學(xué)生管理系統(tǒng)，財(cái)務(wù)處的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)等等，各系統(tǒng)都是相互獨(dú)立的分散的，無法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的有效聯(lián)系，無疑形成了一個(gè)個(gè)“信息孤島”，給工作帶來了極大的不便。在校園內(nèi)實(shí)行無紙化辦公，利用無紙化辦公系統(tǒng)將每個(gè)系統(tǒng)對(duì)接，建立整體性信息系統(tǒng)模型，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)集成，構(gòu)建統(tǒng)一的工作平臺(tái)。

4.注重網(wǎng)絡(luò)安全，保證系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行

網(wǎng)絡(luò)的大范圍普及，網(wǎng)絡(luò)安全越發(fā)顯得重要，而無紙化辦公要在高校推廣下去，就要為系統(tǒng)創(chuàng)建穩(wěn)定、安全、高效的環(huán)境。這需要有專業(yè)的技術(shù)人員，定期對(duì)服務(wù)器管理和維護(hù)，及時(shí)更新系統(tǒng)補(bǔ)丁，檢測(cè)網(wǎng)絡(luò)不安全因素，防范安全威脅。

三、推廣過程中容易出現(xiàn)的問題

多數(shù)人傳統(tǒng)工作方式、觀念根深蒂固，工作中已經(jīng)習(xí)慣了紙質(zhì)辦公，采用人工方式下發(fā)文件及相關(guān)通知，習(xí)慣文件及票據(jù)的簽字、蓋章的辦公方式。對(duì)于新的辦公方式感到不適應(yīng)，接受起來困難，有一定的抵觸情緒。

操作計(jì)算機(jī)水平參差不齊，特別是年齡偏大的老員工，對(duì)計(jì)算機(jī)打字、打印等基本操作不熟練，阻礙了無紙化辦公推行的進(jìn)度。

領(lǐng)導(dǎo)的重視程度不夠，部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)這種新興辦公方式認(rèn)識(shí)不足，不愿意使用；部分操作方式和功能與原有的操作方法不一致；以往的工作方式中，只要領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)，其他部門都可以放行，各個(gè)監(jiān)管部門形同虛設(shè)；不能夠很好地執(zhí)行自己的監(jiān)督和管理職能，存在一定的安全隱患。

四、無紙化辦公系統(tǒng)的推廣應(yīng)用

針對(duì)出現(xiàn)的問題，推廣部門要與各部門主動(dòng)溝通，相互協(xié)調(diào)配合，以促進(jìn)應(yīng)用為目的，多措施、多渠道的開展工作。

1.以關(guān)鍵應(yīng)用為切入點(diǎn)，逐步推廣應(yīng)用

推廣工作不是一蹴而就的，必須循序漸進(jìn)地開展。首先要選擇一項(xiàng)能被大多數(shù)員工接受的，又能給廣大員工帶來極大方便的應(yīng)用，比如學(xué)校調(diào)課、串課工作。高校教師大部分不坐班，以往調(diào)課、串課要填寫申請(qǐng)單，到系里去調(diào)課、串課，再到教務(wù)部門去登記備案。如果有多個(gè)校區(qū)的話，就更麻煩了。

通過無紙化辦公調(diào)課串課工作流程的設(shè)置，教師可以隨時(shí)隨地的辦理，不受位置、時(shí)間的限制，既方便了教師也方便了教務(wù)管理。其次，要保證這項(xiàng)應(yīng)用過程中不出現(xiàn)問題，這就需要技術(shù)人員對(duì)設(shè)置好的工作流程做反復(fù)的測(cè)試。最后要做好服務(wù)工作，及時(shí)解決和處理應(yīng)用過程中出現(xiàn)的問題。比如有的教師操作過程中遇到了不懂的地方，我們要設(shè)定相應(yīng)的處理方法，設(shè)置多個(gè)聯(lián)系方式幫助解決，在人員充足的情況下主動(dòng)一對(duì)一指導(dǎo)。

從容易被接受又能給教職工帶來方便的關(guān)鍵應(yīng)用入手，逐漸地推廣和普及應(yīng)用，容易讓大家體會(huì)到無紙化辦公帶來的方便，激發(fā)他們的興趣。當(dāng)這種應(yīng)用深入到每個(gè)人的工作中時(shí)，也就為無紙化辦公的進(jìn)一步推廣創(chuàng)造了有利條件，讓這種辦公方式應(yīng)用到工作的方方面面。

2.制定配套的制度，規(guī)范無紙化辦公管理

有相關(guān)的行之有效的管理制度配合，才能更好規(guī)范管理無紙化辦公。要建立《無紙化辦公管理辦法》、《無紙化辦公實(shí)施細(xì)則》等相關(guān)制度，還要建立相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，對(duì)于處理及時(shí)，管理規(guī)范的部門給予獎(jiǎng)勵(lì)，要將無紙化辦公作為考核制度常態(tài)化。

領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給予一定重視，為執(zhí)行提供支持。要求所有的工作都必須通過無紙化辦公完成，規(guī)定所有教工工作時(shí)間隨時(shí)上網(wǎng)查看信息，有無紙化辦公的審批或處理提醒時(shí)，必須在規(guī)定時(shí)間進(jìn)行處理。有了領(lǐng)導(dǎo)的重視及相應(yīng)的管理制度，才能更好地開展無紙化辦公的推廣工作。

3.組織培訓(xùn)，提高系統(tǒng)操作水平

無紙化辦公系統(tǒng)有很多的應(yīng)用，如工作計(jì)劃、人事管理、行政辦公、工作流程、公文管理等等，有些應(yīng)用是大眾的，需要每個(gè)人都會(huì)，有些是針對(duì)特定部門的，還有些是針對(duì)不同崗位設(shè)置的，要按照不同的崗位和部門進(jìn)行組織培訓(xùn)，培訓(xùn)的內(nèi)容要實(shí)用。對(duì)培訓(xùn)要進(jìn)行考核。

五、小結(jié)

在高等學(xué)校推行無紙化辦公已經(jīng)是一種工作方式的革命性轉(zhuǎn)變，必將是今后重要和不可替代的工作方式。推進(jìn)需要一個(gè)循序漸進(jìn)的過程，需要技術(shù)層面的支持，同時(shí)也考驗(yàn)著推進(jìn)工作者的智慧，無紙化辦公系統(tǒng)的推廣和使用，可以實(shí)現(xiàn)高校數(shù)據(jù)資源的整合，系統(tǒng)的融合，為高校的教學(xué)管理及辦公帶來方便，已經(jīng)是不可逆轉(zhuǎn)的時(shí)代潮流。只有把工作流程化、管理制度化、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化，才能在高校更好地實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。