淺談檔案管理中的保密

黑龍江 竇連梅

隨著社會的發(fā)展進(jìn)步，檔案資源的巨大社會價值日益為公眾所認(rèn)知，這就突顯了檔案保密管理與利用工作的重要性，這項工作做得好與壞，將直接影響黨和國家及單位的安全和利益。檔案又是一種重要的社會信息資源，對于檔案信息資源，既要重視其載體的保管保護(hù)，更要重視其所含信息的開發(fā)利用，以實現(xiàn)信息資源共享。本文針對檔案密級調(diào)整、檔案利用監(jiān)督、檔案保密、檔案保管人員職責(zé)等方面，提出了具體措施和辦法。檔案工作是一項具機(jī)密性、嚴(yán)謹(jǐn)性的科學(xué)管理工作，檔案人員必須提高警惕，嚴(yán)守黨和國家的機(jī)密，這是最基本的職業(yè)操守。

一、加強(qiáng)對檔案管理工作的認(rèn)識，落實檔案管理人員的職責(zé)

檔案管理人員的職責(zé)，就是要維護(hù)檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務(wù)，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務(wù)就是做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞，就是使檔案保管得完好無損，不致因各種不利因素而使檔案損壞。對已經(jīng)破損的檔案，要及時搶救。不丟，就是使檔案絕對安全，不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊，不僅保證檔案實體安全，也要保證檔案內(nèi)容的安全。不散，就是要求檔案的保管相對集中，不致因檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴(yán)重情況。不亂，就是要求檔案保管工作有條不紊，檔案排架整齊規(guī)范，有規(guī)可循，有目可查。檔案保管工作的任務(wù)是艱巨的，也是光榮的，這是一項重要的基礎(chǔ)工作，檔案保管人員要持之以恒，時刻警惕，防止檔案的損壞，確保檔案的安全，為檔案工作提供物質(zhì)基礎(chǔ)。

二、做好檔案利用中的監(jiān)督工作

檔案利用監(jiān)督是做好檔案利用過程中保密工作的一項重要措施，它能有效地發(fā)現(xiàn)并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。具體說來，檔案利用監(jiān)督可以從以下幾個方面實施：

1.制度建設(shè)

檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。根據(jù)實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項檔案利用規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴(yán)密而簡明，便于執(zhí)行，并在實踐中認(rèn)真加以總結(jié)，不斷充實和完善。

2.隊伍建設(shè)

擔(dān)負(fù)利用服務(wù)工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對檔案的安全負(fù)有直接責(zé)任，必須具備較高的素質(zhì)。一是政治素質(zhì)，要有高度的政治責(zé)任心和全心全意為人民服務(wù)的精神，熱愛檔案和檔案事業(yè)；二是業(yè)務(wù)素質(zhì)，要具備專業(yè)知識，熟悉所保管的檔案內(nèi)容，熟悉檔案法規(guī)；三是文化素質(zhì)，要有較高的文化知識，能總結(jié)和分析利用工作中的經(jīng)驗與問題，從中掌握利用工作的規(guī)律。此外，還要有敏銳的工作能力和觀察能力，善于做利用者的工作，能獨立處理利用中出現(xiàn)的一般問題。

3.監(jiān)督措施

在利用中，要根據(jù)不同利用對象的不同目的，掌握其心理和思想動機(jī)，加強(qiáng)重點監(jiān)護(hù)。有條件的檔案館室還可以安裝攝像監(jiān)視器。對某些為獲取憑證而來館查閱檔案的利用者，要防止偷撕或涂改檔案；對一些平時養(yǎng)成看書劃線或翻書沾口水之類習(xí)慣的利用者，要及時提醒。做好利用監(jiān)督，還要做到三勤：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規(guī)定，勤與利用者交談，掌握其利用目的與動機(jī)；二是眼勤，勤觀察動態(tài)，置每個利用者于視覺之中；三是手勤腦勤，勤分析利用者的情況和利用效果，勤檢查被利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實。要在利用者離去之前，仔細(xì)檢查翻閱被利用過的案卷和文件，發(fā)現(xiàn)問題及時查處，并在利用登記簿上備注說明。對于損毀檔案較為嚴(yán)重的違法行為，應(yīng)及時報告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以便及時查處，挽回?fù)p失。

檔案是一種重要的社會信息資源，對于檔案信息資源，不但要重視其載體的保管和保護(hù)，更要重視其所含信息的開發(fā)利用，從而實現(xiàn)信息資源共享。檔案保密工作的任務(wù)是艱巨的，也是光榮的，保守國家機(jī)密是我們每個公民應(yīng)盡的義務(wù)，也是檔案管理工作人員的神圣職責(zé)。我們要在工作中不斷地積累經(jīng)驗，根據(jù)本單位特點制定出各種檔案管理中的保密制度和監(jiān)督措施，在嚴(yán)格做好保密工作的同時，更要切實完善工作職能，使檔案得到充分合理的利用。