從應(yīng)用視角探析高校信息化管控

談松英

（上海理工大學(xué) 管理學(xué)院，上海 200093）

信息化是指培養(yǎng)、發(fā)展以計(jì)算機(jī)為主要智能化工具代表的新生產(chǎn)力，并使之造福于社會的歷史過程；信息化應(yīng)用是指將計(jì)算機(jī)信息技術(shù)運(yùn)用到日常生活與工作的過程。信息化成功與否，關(guān)鍵看應(yīng)用的實(shí)際成效，因?yàn)閼?yīng)用才是信息化建設(shè)的根本。高校在教育信息化發(fā)展的道路上已摸索多年，積累了很多成果，但也不可避免地出現(xiàn)了一些問題，其中一個普遍存在的問題就是信息化應(yīng)用效果欠佳。如何提高信息化應(yīng)用水平、挖掘其對一線用戶的應(yīng)用價值，已是擺在高校管理層和信息領(lǐng)域工作者面前的重要課題。

一、信息化應(yīng)用現(xiàn)狀分析

高校信息化建設(shè)經(jīng)歷了一個從無到有、由淺至深的過程，在硬件、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)已完成的前提下，很多部門相繼開發(fā)了子網(wǎng)站、專題網(wǎng)站以及教務(wù)管理系統(tǒng)、招生系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、校舍系統(tǒng)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)（以下簡稱網(wǎng)上應(yīng)用）。網(wǎng)上應(yīng)用是信息化建設(shè)的主要內(nèi)容，因直接面向用戶，其使用情況可直觀反映學(xué)校的信息化應(yīng)用現(xiàn)狀。

以所調(diào)研高校為例，作為一家從事成人高等教育的開放大學(xué)，信息化為支撐學(xué)校的教學(xué)、管理及師生的網(wǎng)上學(xué)習(xí)做出了巨大貢獻(xiàn)。據(jù)統(tǒng)計(jì)，學(xué)校目前建設(shè)的網(wǎng)上應(yīng)用多達(dá)160項(xiàng)，學(xué)校在信息化工作上的投入從其網(wǎng)上應(yīng)用建設(shè)的數(shù)量就可見一斑。但數(shù)量只是硬性指標(biāo)，并不能客觀評價和反映學(xué)校的信息化水平。對這160項(xiàng)網(wǎng)上應(yīng)用進(jìn)行梳理后發(fā)現(xiàn)，從訪問狀態(tài)來看，其中18項(xiàng)應(yīng)用處于不可訪問狀態(tài)，142項(xiàng)應(yīng)用可訪問。在這142項(xiàng)可訪問的網(wǎng)上應(yīng)用中，從內(nèi)容來看，門戶類應(yīng)用20個，教務(wù)教學(xué)類應(yīng)用81個（覆蓋教學(xué)、教務(wù)、考試、教學(xué)資源、專題活動、學(xué)習(xí)支持等），管理服務(wù)類應(yīng)用27個 （覆蓋財(cái)務(wù)、后勤等），其他類型應(yīng)用14個。從維護(hù)狀態(tài)來看，40個應(yīng)用處于維護(hù)狀態(tài)，34個應(yīng)用處于無維護(hù)狀態(tài)，68項(xiàng)應(yīng)用沒有明確的維護(hù)狀態(tài)。從信息傳送來看，信息單向傳送的應(yīng)用有71個，具備信息雙向交互的應(yīng)用有35個，另有36個應(yīng)用的信息交互性不詳。從用戶登錄情況來看，要求用戶必須使用用戶名登錄的應(yīng)用有38個，無需用戶名登錄的應(yīng)用有66個，可以用戶名登錄的應(yīng)用19個，用戶登錄要求不詳?shù)膽?yīng)用有19個。從站點(diǎn)情況來看，有入口鏈接的站點(diǎn)96個，處于孤立狀態(tài)的站點(diǎn)有46個。

目前這些網(wǎng)上應(yīng)用在用戶端的使用現(xiàn)狀是：網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用多且設(shè)計(jì)風(fēng)格迥異，用戶訪問體驗(yàn)差；很多網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用需要用戶登錄，用戶需記住多套用戶名和密碼，使用不便；較多網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用內(nèi)容重復(fù)，用戶使用時感到困惑；用戶要獲取信息，需訪問多個系統(tǒng)或網(wǎng)站，信息不能共享；有些歷史應(yīng)用已無人訪問，但未退運(yùn)，仍占用著基礎(chǔ)設(shè)施資源；相當(dāng)數(shù)量的應(yīng)用仍有使用價值，但卻無人維護(hù)更新或不能訪問。

二、信息化應(yīng)用問題分析

從所調(diào)研高校的網(wǎng)上應(yīng)用情況來看，雖然在信息化的建設(shè)上取得了一定成績，但是總體來說，應(yīng)用情況還不是很令人滿意。應(yīng)用過程中暴露出的這些問題，表面上看是技術(shù)問題，實(shí)際上是管理問題。管理上的不完善之處，直接影響到了信息化應(yīng)用的效果。這些問題主要反映在如下幾方面：

1.組織架構(gòu)不完善，職責(zé)定位不清晰

這是高校在信息化管控方面所面臨的一個最主要問題。組織機(jī)構(gòu)不完善，職責(zé)定位劃分不清的現(xiàn)狀造成了投資無序、重復(fù)建設(shè)、資源浪費(fèi)，信息化項(xiàng)目的質(zhì)量也難以保障。

所調(diào)研高校的信息化機(jī)構(gòu)主要有信息辦、信息中心兩個獨(dú)立的部門。前者負(fù)責(zé)制定學(xué)校信息化建設(shè)的總體規(guī)劃、經(jīng)費(fèi)預(yù)算，推動信息化建設(shè)方面的各項(xiàng)決策決議，監(jiān)督信息化工作的執(zhí)行情況。而信息化工作的主要執(zhí)行部門信息中心一直以來在該校扮演著支持服務(wù)的部門角色，地位不突出。另外，該校的某些部門內(nèi)部還設(shè)有數(shù)據(jù)中心或資源中心，分管部門的信息化工作。由于學(xué)校在信息化工作上沒有一個權(quán)威的管理部門，造成長期以來信息化項(xiàng)目的投資與建設(shè)都是分散管理、多頭負(fù)責(zé)，缺乏統(tǒng)一的管控和制度約束。另外，信息部門與業(yè)務(wù)部門之間缺少合理的互動機(jī)制，信息部門的項(xiàng)目建設(shè)缺乏業(yè)務(wù)部門的深度參與，而部分業(yè)務(wù)部門又在相對獨(dú)立地開展自己的信息化項(xiàng)目，彼此關(guān)系定位較模糊。

2.信息化戰(zhàn)略規(guī)劃缺位，執(zhí)行力度不夠

信息化戰(zhàn)略規(guī)劃即執(zhí)行什么樣的信息化，它是信息化工作的源頭，具有系統(tǒng)的指導(dǎo)作用。而目前高校普遍缺乏立足于學(xué)校長遠(yuǎn)發(fā)展而制定信息化整體戰(zhàn)略規(guī)劃的思路，或者沒有完善的規(guī)劃團(tuán)隊(duì)，信息化項(xiàng)目的建設(shè)存在隨意性。規(guī)劃的落地情況也不甚理想，貫徹不夠深入。

所調(diào)研高校在信息化規(guī)劃的制定過程中，高層參與度低，以基層和中層為主，信息化規(guī)劃的整體性和前瞻性不夠。另外，也未建立有效的推動信息化規(guī)劃實(shí)際落地的保障機(jī)制，沒有首席信息官這樣的積極推進(jìn)信息化工作的高層領(lǐng)導(dǎo)；規(guī)劃制定之后，也未根據(jù)實(shí)際情況對規(guī)劃內(nèi)容進(jìn)行重新修訂。

3.信息化標(biāo)準(zhǔn)體系不具備，規(guī)范不完善

目前高校很重視信息化的建設(shè)，但往往忽視了信息化標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的建設(shè)。因缺少準(zhǔn)則和依據(jù)，工作無法有效開展，建的項(xiàng)目越多，信息孤島越多。

所調(diào)研高校出臺的信息化標(biāo)準(zhǔn)都偏向于制度流程管理，如日常規(guī)章制度方面的《計(jì)算機(jī)教室管理制度》、《電子郵件的管理辦法》、《防病毒管理規(guī)定》，項(xiàng)目管理制度方面的 《軟件開發(fā)項(xiàng)目管理規(guī)范》、《信息化項(xiàng)目移交辦法》、《項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)管理辦法》等，而缺少對技術(shù)的強(qiáng)約束性規(guī)范。

4.信息化應(yīng)用缺乏全員意識，應(yīng)用范圍偏低

高校內(nèi)部員工在技術(shù)和理念上普遍還未跟上建設(shè)步伐，對信息化的重視不夠。如基層用戶迫于行政壓力操作各網(wǎng)上應(yīng)用，對系統(tǒng)的內(nèi)部運(yùn)作機(jī)制并不知曉，也無興趣探究，還會抱怨操作復(fù)雜。因信息化目前還不支持戰(zhàn)略決策，高校中高層不能直接獲益，導(dǎo)致他們對信息化工作不重視，也不積極推進(jìn)這項(xiàng)工作。用戶對信息化應(yīng)用的淡漠態(tài)度使信息化工作推動難度很大。

總體看來，目前信息化更多的還是應(yīng)用于管理，教學(xué)的信息化應(yīng)用相對薄弱，雖然網(wǎng)上學(xué)習(xí)平臺、網(wǎng)絡(luò)課程、課件都是為教學(xué)而建，但是使用率低。在管理部門，也多是基層用戶在實(shí)際使用和操作各類網(wǎng)上應(yīng)用，中高層用戶參與較少。應(yīng)用范圍低直接影響到了信息化的整體成熟度。

5.信息化評估缺失

高校在信息化上的投入所產(chǎn)生的效果，有些是顯性的，可量化，而有些卻是隱性的，很難用量化的指標(biāo)加以衡量,也不是在財(cái)務(wù)報(bào)表中可以體現(xiàn)出來的，如人能力的提升、思維的改變等等。由于高校對信息化工作的投入和產(chǎn)出沒有分析，信息化工作缺乏相應(yīng)的評價體系，一線用戶也未真正參與到對信息化項(xiàng)目的評價中。沒有評價體系，信息化工作達(dá)到既定目標(biāo)的程度就無法評判，系統(tǒng)或網(wǎng)站的適應(yīng)性、可用性、可擴(kuò)展性也無法評定，不利于信息化工作的可持續(xù)發(fā)展。

6.信息化隊(duì)伍建設(shè)力度薄弱

由于信息技術(shù)知識更新極快，該領(lǐng)域的工作人員需不斷汲取新知識才能適應(yīng)崗位需要，而高校中信息部門長期處于支持服務(wù)的地位，隊(duì)伍的建設(shè)往往被學(xué)校忽視，員工不能獲得充分的培訓(xùn)。在知識管理方面，高校并不重視有效的知識管理體系的建設(shè)，沒有統(tǒng)一的信息化項(xiàng)目文檔庫，員工之間的知識分享途徑少。這些情況都造成了員工的歸屬感和穩(wěn)定性差。

三、信息化管控的對策與建議

高校的信息化要想實(shí)現(xiàn)好的應(yīng)用效果，需要管理思想的介入，向管理要效益。

1.優(yōu)化信息化組織架構(gòu)

高校要優(yōu)化組織架構(gòu)，明確組織機(jī)構(gòu)職責(zé)范圍，理順信息與業(yè)務(wù)的互動關(guān)系。信息化需要強(qiáng)有力的高層校領(lǐng)導(dǎo)的重視，同時也需要各業(yè)務(wù)部門系統(tǒng)終端用戶的參與。

首先，高層對信息化工作的支持程度直接影響到信息化建設(shè)的成功與否。學(xué)校要有一位類似于CIO（首席信息官）的高層領(lǐng)導(dǎo)角色深入?yún)⑴c到信息化工作中，并積極推進(jìn)該工作。他要清晰學(xué)校所處的信息化應(yīng)用階段以及成熟度，能夠?qū)⑿畔⒒o密融合于學(xué)校的整體戰(zhàn)略中。其次，高校要簡化組織機(jī)構(gòu)，設(shè)立一個獨(dú)立的信息化管理機(jī)構(gòu)，它不能只充當(dāng)維護(hù)中心的職能，要定位于管理，對全校的信息化工作進(jìn)行管控和監(jiān)督。另外，充分發(fā)揮業(yè)務(wù)部門的需求主導(dǎo)作用，各業(yè)務(wù)部門要有相關(guān)信息化支持人員參與到信息化建設(shè)體系中，從而形成一個既有高層領(lǐng)導(dǎo)指揮，又有技術(shù)指導(dǎo)和業(yè)務(wù)需求的全面的信息化組織架構(gòu),達(dá)到有效溝通、協(xié)調(diào)和整合。

2.制定全局性和科學(xué)性的戰(zhàn)略規(guī)劃,加強(qiáng)執(zhí)行力度

信息化工作不只是一個部門的事情，也不是一朝一夕之事，高校需要編制全局性的、中長期的信息化戰(zhàn)略規(guī)劃，做好源頭工作，從而對學(xué)校的信息化建設(shè)起到系統(tǒng)的指導(dǎo)作用。

規(guī)劃的參與人員應(yīng)包含中高層管理人員、技術(shù)骨干、校內(nèi)外專家。規(guī)劃要匹配學(xué)校的業(yè)務(wù)發(fā)展要求，做到以需求為驅(qū)動。規(guī)劃還要立足實(shí)際，在評估學(xué)校信息化現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上制定，具備實(shí)用性。規(guī)劃的內(nèi)容應(yīng)包括學(xué)校信息化建設(shè)的愿景、目標(biāo)、戰(zhàn)略、實(shí)施策略，具有前瞻性。規(guī)劃的制定過程應(yīng)是動態(tài)且開放的，是一個自下而上、自上而下多次溝通、探討、論證的過程。規(guī)劃制定后，還要在校內(nèi)普及，深入宣傳和貫徹。

3.健全信息化標(biāo)準(zhǔn)體系，以規(guī)范促效率

信息化建設(shè)的流程應(yīng)是先定標(biāo)準(zhǔn)、理數(shù)據(jù)，再建平臺、搭服務(wù)，標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)應(yīng)走在信息化項(xiàng)目建設(shè)之前且盡早開展。因信息化滲透在科研、教學(xué)、管理、服務(wù)等方方面面，情況復(fù)雜，校方需要制定詳細(xì)的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、接口標(biāo)準(zhǔn)及應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)，具體包括數(shù)據(jù)編碼標(biāo)準(zhǔn)和共享規(guī)范、身份信息數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和認(rèn)證接入規(guī)范以及使用規(guī)范。定標(biāo)準(zhǔn)時要區(qū)分和兼顧國標(biāo)、行業(yè)標(biāo)、校標(biāo)，并支持已存在的事實(shí)編碼，在此基礎(chǔ)上制定全校統(tǒng)一的數(shù)據(jù)編碼標(biāo)準(zhǔn)，并統(tǒng)一維護(hù)，統(tǒng)一下發(fā)。

除了對技術(shù)制定強(qiáng)約束性的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范外，信息化管理也十分重要，必須要在制度和流程上對信息化項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)行規(guī)定和約束。首先，要對信息化工作中的資源進(jìn)行統(tǒng)一管理，包括軟資源、硬資源和人力資源等，避免重復(fù)投入，提高利用效率。其次，要加強(qiáng)縱向和橫向、外部與內(nèi)部的業(yè)務(wù)聯(lián)系，制定管理流程對業(yè)務(wù)流、資金流、物流、信息流等進(jìn)行規(guī)范。再次，對信息化項(xiàng)目的全生命周期進(jìn)行規(guī)范管理，包括立項(xiàng)、計(jì)劃、實(shí)施和收尾等各環(huán)節(jié)。進(jìn)行項(xiàng)目的具體建設(shè)時，可根據(jù)項(xiàng)目的特點(diǎn)引入管理學(xué)中科學(xué)的方法，如對有著共同的戰(zhàn)略目的、分享同樣稀缺資源的項(xiàng)目可采用項(xiàng)目群管理法。

4.加強(qiáng)信息化應(yīng)用的推廣宣傳

用 戶的范圍、信息技術(shù)水平以及對信息化的態(tài)度、觀念都會直接影響到信息化的應(yīng)用效果。要想增強(qiáng)信息化的應(yīng)用實(shí)效，就要合理擴(kuò)大信息化的應(yīng)用范圍，提升用戶整體的數(shù)字媒介素養(yǎng)，并使信息化融入到用戶的思維、工作及生活中，固化為自然的日常行為。

具體措施可以是強(qiáng)化對中高層管理人員的信息化知識培訓(xùn)，普及教職員工的信息技術(shù)技能培訓(xùn)，使他們具有主動采用技術(shù)手段進(jìn)行管理、教學(xué)、科研及交流的需求和意識，對信息化的態(tài)度由原來的被動抵觸轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放接納?？梢酝ㄟ^開展數(shù)字化論壇邀請校內(nèi)外專家或信息行業(yè)的公司代表與大家交流，傳遞新思想新理念，也可開展形式多樣的知識競賽或技能普及活動，充分調(diào)動大家的積極性、主動性，從而整體推進(jìn)信息化進(jìn)程。

5.加強(qiáng)信息化應(yīng)用的績效評估

“能度量的，就能管理”，評價對于高校的管理意義重大。雖然目前在高校信息化績效方面，國內(nèi)還沒有形成統(tǒng)一的指標(biāo)和模型，但是我們可以從國內(nèi)外的一些評價方法中獲得參考，如企業(yè)采用的IS成功模型、平衡積分卡（BSC）績效評價體系等，國外的enGauge評估框架、StaR工具等。學(xué)?？蓮倪@些評估方法中獲得借鑒，并制定適合本校的可操作的績效評價方法，從而對在資金、資源及人力的投入上所產(chǎn)出的效果、效能和效益進(jìn)行評價，也可以請社會評估機(jī)構(gòu)協(xié)助評估。

6.加強(qiáng)信息化隊(duì)伍建設(shè)

信息化工作中最主要的資源就是隊(duì)伍。信息技術(shù)更新速度極快，從事相關(guān)工作的員工感受到巨大壓力，因?yàn)閭€體要不斷汲取新知識以保持成長狀態(tài)才能適應(yīng)工作需要，非常辛苦。學(xué)校要為員工創(chuàng)造學(xué)習(xí)機(jī)會，幫助他們成長，如加強(qiáng)與企業(yè)或其它高校的交流與合作，依托信息化項(xiàng)目培養(yǎng)人才，為員工提供公平的福利待遇，讓他們愿意貢獻(xiàn)和回報(bào)自己的才能、忠誠及責(zé)任心。

新媒體聯(lián)盟NMC發(fā)布的2013地平線報(bào)告 （高等教育版）指出，未來五年內(nèi)影響高等教育的六大信息技術(shù)有學(xué)習(xí)分析技術(shù)、大規(guī)模網(wǎng)絡(luò)課程、平板電腦、3D打印技術(shù)、游戲及游戲化、可穿戴技術(shù)。對于這些新技術(shù)，信息化隊(duì)伍要及時關(guān)注并不斷跟進(jìn)，但又不能僅拘泥于技術(shù)。因?yàn)榻逃袠I(yè)的信息化既有“技術(shù)”元素，又有“教育”元素，所以我們要對新技術(shù)與教學(xué)如何有效融合進(jìn)行探索和研究。信息化管理部門還要注重培養(yǎng)信息管理、信息科研隊(duì)伍，以提升信息化團(tuán)隊(duì)的整體實(shí)力和部門地位。

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