簡(jiǎn)析如何提高檔案管理的科學(xué)化水平

楊娟

摘要：隨著科學(xué)水平的提高和發(fā)展、信息技術(shù)的普及和應(yīng)用，檔案作為一種重要的信息載體有著很悠久的歷史，檔案管理問題就成了檔案管理部門重視的焦點(diǎn)。傳統(tǒng)的檔案管理措施已經(jīng)無(wú)法滿足時(shí)代的發(fā)展和需求。本文將從檔案管理科學(xué)化的意義、提高檔案管理科學(xué)化水平措施以及檔案管理發(fā)展方向這幾個(gè)方面來(lái)談?wù)撊绾翁岣邫n案管理科學(xué)化水平。

關(guān)鍵詞：檔案管理；科學(xué)化；水平提高；信息化；解決措施隨著社會(huì)和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，所有的事物必須不斷變化以滿足社會(huì)發(fā)展的需求，否則就會(huì)被社會(huì)所淘汰。檔案管理工作也同樣適用于這種淘汰模式，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法滿足時(shí)代的需求，在新的環(huán)境下勢(shì)必會(huì)對(duì)檔案管理工作提出新的挑戰(zhàn)和要求，這就需要我們對(duì)檔案管理進(jìn)行科學(xué)化的管理，以保障檔案管理的發(fā)展和進(jìn)步。

1.提高檔案管理科學(xué)化水平的必要性

1.1是我國(guó)發(fā)展軟實(shí)力的迫切需要

提高我國(guó)檔案管理科學(xué)化水平是我國(guó)發(fā)展國(guó)家文化和軟實(shí)力的迫切需要[1]。檔案管理作為我國(guó)文化軟實(shí)力建設(shè)的一個(gè)重要組成部分，檔案包括了我國(guó)政治、經(jīng)濟(jì)、文化的所有內(nèi)容。檔案的內(nèi)容比較強(qiáng)且具有很強(qiáng)的說服力，它可以作為一種歷史的鑒定和依據(jù)，同時(shí)也是保障未來(lái)發(fā)展的重要理論基礎(chǔ)。

1.2是我國(guó)信息化發(fā)展的必然趨勢(shì)

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，我們要對(duì)檔案的管理方式、管理樣式、管理載體、檔案?jìng)鞑スぷ鬟M(jìn)行創(chuàng)新和改革。如今檔案的管理應(yīng)緊隨時(shí)代的發(fā)展，掌握群眾的需求變化，對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化管理，不斷提高檔案管理的信息化水平。

1.3是推動(dòng)我國(guó)檔案工作健康發(fā)展的需要

我國(guó)的檔案管理工作已經(jīng)取得了很大的進(jìn)步和發(fā)展，但是在新的社會(huì)發(fā)展情況下，對(duì)于檔案信息化管理的水平仍比較落后、管理制度還不夠完善。因此，想要保證我國(guó)檔案管理工作健康的發(fā)展，就必須在提高檔案管理科學(xué)化水平。

1.4是順應(yīng)科學(xué)發(fā)展觀的需要

科學(xué)發(fā)展觀的核心是以人為本，這就要求檔案管理工作的重點(diǎn)也是要實(shí)現(xiàn)全面、協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展，進(jìn)而促進(jìn)全社會(huì)的和諧發(fā)展。因此，只有提高檔案管理的科學(xué)化水平才能在國(guó)民經(jīng)濟(jì)中充分發(fā)揮檔案的作用，為人們的生活提供便捷的信息化服務(wù)。

2.如何提高檔案管理科學(xué)化水平

2.1改變傳統(tǒng)的管理思想

想要提高檔案管理科學(xué)化水平，檔案管理層就必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理思想，并且重視提高檔案管理科學(xué)化水平。只有提高了管理人員的管理思想，提高他們的主觀能動(dòng)性，才能從根本上提高檔案管理科學(xué)化水平[2]。

2.2完善檔案管理制度體系

首先，檔案管理層必須在法律法規(guī)的基礎(chǔ)上對(duì)檔案管理進(jìn)行宏觀的掌控，對(duì)檔案管理進(jìn)行制度化的建設(shè)；其次，相關(guān)部門必須將檔案的管理作為工作中的重點(diǎn)，在對(duì)其進(jìn)行管理中應(yīng)根據(jù)原有的制度制定一套適合企業(yè)檔案管理機(jī)制。并在檔案管理中制定績(jī)效考核制度，提高管理人員的工作積極性。在實(shí)施這種機(jī)制中應(yīng)建立監(jiān)督與考核制度，以保證檔案管理制度的實(shí)施。

2.3在檔案管理工作中應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)

檔案管理現(xiàn)代化是提高檔案管理科學(xué)化水平的重要方法、隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和進(jìn)步，在檔案管理中可以應(yīng)用現(xiàn)代化的技術(shù)，例如計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，利用這些技術(shù)可以對(duì)檔案管理繼續(xù)現(xiàn)代化改進(jìn)，使檔案由紙上傳送到網(wǎng)絡(luò)上，可以大大減少檔案的存儲(chǔ)空間、節(jié)省了維護(hù)費(fèi)用、便于分類和查詢。利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)對(duì)檔案進(jìn)行管理可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理的全程監(jiān)控。

2.4采用科學(xué)的管理方式

我國(guó)傳統(tǒng)的檔案管理工作的重點(diǎn)是檔案的存放。檔案一般都是內(nèi)部流通的資料，只有人事方面的有變動(dòng)才可以對(duì)檔案進(jìn)行調(diào)動(dòng)。對(duì)于這種檔案管理方式是非常不科學(xué)的，但是其根本目的都是實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的利用，因此，必須建立科學(xué)的檔案管理方式[3]。另外一點(diǎn)就是重視檔案質(zhì)量管理工作，讓檔案資源質(zhì)量大大提高，只有這樣才能使檔案更好地服務(wù)于社會(huì)。

2.5加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)教育

檔案管理人員在檔案管理工作中是非常重要的，檔案人員素質(zhì)主要就是針對(duì)管理思想的現(xiàn)代化。檔案管理人員的素質(zhì)高低直接決定著檔案管理科學(xué)化的發(fā)展水平。隨著我國(guó)檔案信息化的發(fā)展，就必須重視加強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)。根據(jù)檔案工作者部門的不同、能力的不同，應(yīng)對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)的、分類的、專業(yè)的培訓(xùn)，并以現(xiàn)代化的技術(shù)為標(biāo)準(zhǔn)。

2.6加強(qiáng)檔案創(chuàng)新活動(dòng)，健全檔案管理評(píng)價(jià)系統(tǒng)

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，運(yùn)用高科技工具、全新的管理模式來(lái)提高檔案管理的科學(xué)化水平是非常必要的。加大對(duì)檔案開發(fā)與利用的程度，不斷對(duì)檔案進(jìn)行不同程度的展示，將檔案的宣傳與利用提升到一個(gè)新的層次。與此同時(shí)，必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，建立完整、科學(xué)的檔案管理體系。

2.7將檔案管理服務(wù)有封閉型轉(zhuǎn)向開放型

新的時(shí)期，檔案工作的應(yīng)用范圍更為廣闊，體現(xiàn)出強(qiáng)大的覆蓋性。傳統(tǒng)檔案的管理服務(wù)都是比較封閉的，人們無(wú)法查看自己的檔案信息。但是隨著社會(huì)的發(fā)展，應(yīng)將檔案管理服務(wù)提升到一個(gè)開放的高度，只有這樣才能更好地為社會(huì)和人們服務(wù)。

3.檔案管理發(fā)展的方向

3.1實(shí)現(xiàn)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行一體化管理

電子檔案已經(jīng)在我國(guó)得到了普遍的應(yīng)用，并逐步走向成熟。檔案中數(shù)據(jù)和流程圖的繪制軟件開發(fā)者已經(jīng)進(jìn)行了很好的處理，但是卻還沒有形成一個(gè)完整的系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)軟件的互通應(yīng)用[4]。檔案管理工作必須建立一個(gè)專門的系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的一體化處理，這將是檔案管理近期的發(fā)展方向。

3.2專業(yè)管理團(tuán)隊(duì)打造出檔案管理的現(xiàn)代化和信息化

隨著全球化的發(fā)展，人們已經(jīng)認(rèn)識(shí)到管理對(duì)于經(jīng)濟(jì)的重大影響，管理學(xué)專業(yè)也日益興起，這必將會(huì)培養(yǎng)出大量的現(xiàn)代化管理人才。這樣就為建設(shè)專業(yè)化的檔案管理團(tuán)隊(duì)打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在經(jīng)濟(jì)發(fā)展的背景中打破傳統(tǒng)的管理模式，將檔案交由專業(yè)的人才管理，實(shí)行現(xiàn)代化的管理模式，這就會(huì)大大推動(dòng)檔案管理的發(fā)展和作用。

3.3提高人們對(duì)檔案的重視程度也是檔案管理工作的一個(gè)重要方向

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，這就為實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化提供了前提和保障，但是我們建立檔案的目的是讓檔案發(fā)揮其作用[5]。但是企業(yè)只關(guān)心經(jīng)濟(jì)效益，忽視了公共事業(yè)的發(fā)展情況。這就在一定程度上減少了檔案的利用率。加強(qiáng)人們對(duì)檔案的重視程度就變得非常必要，也是我們?cè)跈n案管理中重要的發(fā)展方向。

結(jié)束語(yǔ)：

隨著社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國(guó)的檔案管理工作面臨著激烈的競(jìng)爭(zhēng)和挑戰(zhàn)，只有對(duì)檔案管理的模式進(jìn)行改革才能發(fā)揮檔案的作用。提高檔案管理科學(xué)化水平是目前我國(guó)檔案管理工作首先需要解決的問題。我們必須從多方面考慮，向國(guó)外借鑒先進(jìn)的管理技術(shù)、加強(qiáng)對(duì)人才的培養(yǎng)、重視檔案機(jī)制的建立，將檔案管理經(jīng)驗(yàn)與優(yōu)勢(shì)相結(jié)合，提高檔案管理的科學(xué)化水平，促使社會(huì)的發(fā)展和和諧。（作者單位：廣西地球物理勘察院）

參考文獻(xiàn)：

[1]賈世寶.以檔案管理科學(xué)化促進(jìn)機(jī)關(guān)管理高效化[J].佳木斯教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2010，10（01）：97-157.

[2]朱祥.信息時(shí)代檔案管理工作者應(yīng)具備的素質(zhì)和能力[J].企業(yè)家天地下半月刊（理論版），2008，10（01）：97-159.

[3]吳金鳳.以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)做好高校檔案管理工作[J].無(wú)錫商業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2009，06（09）：35-77.

[4]尹麗梅，宋希名.教育部門檔案管理人員應(yīng)具備的基本素質(zhì)[J].佳木斯教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2000，11（01）：96-145.

[5]吳季春.淺談醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)具備的思想政治素質(zhì)[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2010，10（01）：98-103.