信息化浪潮下高職院校檔案管理的思考

林 曦

(鄭州鐵路職業(yè)技術學院，河南 鄭州 450052)

當前，高職院校的檔案管理已進入數(shù)字化時代，日漸成為數(shù)字化校園建設的重要組成部分。檔案信息化就是利用計算機等信息化手段來獲取、整理、處理、傳送和應用檔案資源的過程，它在檔案保存、共享、利用、發(fā)掘等方面具有突出優(yōu)勢。檔案管理的信息化是高職院校檔案建設的方向，也是檔案工作者重點研究的領域。

一、高職院校信息化檔案管理的必要性

1.為高職院校進行有效管理提供全面支撐

檔案資料是記錄各項工作的原始資料，它反映了學校不同階段的工作狀況，包括各項工作取得的經(jīng)驗、教訓和成果，這些基礎性的原始資料通過檔案管理系統(tǒng)為學校的各項工作服務。而檔案工作的不斷發(fā)展、積累和充實也可以清晰地反映檔案管理中的各項業(yè)務、資料信息來源、服務讀者的渠道，等等。通過檔案整理、統(tǒng)計、分析可以迅速地為決策管理層提供詳實、客觀、準確的資料。

2.為第三方考核評估高職院校提供重要的科學依據(jù)

高職院校的檔案涵蓋了單位黨政工作、教學工作、人力資源配置、后勤保障等方方面面，全面、系統(tǒng)地記錄了單位各個階段的工作情況。記錄了學校發(fā)展的清晰軌跡，能體現(xiàn)出一個學校的校風、校貌，為社會準確評價一所學校的辦學水平提供了重要的依據(jù)。

二、當前推進高職院校檔案信息化建設的瓶頸

1.建設資金籌措困難

檔案信息化建設不是一朝一夕完成的，它需要購置相關設備，如計算機、掃描儀、大容量存儲設備等。電子產(chǎn)品的更新?lián)Q代較快，所以需要持續(xù)投入，而當前各學校檔案信息化建設的后續(xù)投入一般都難以到位。

2.檔案信息化建設過程復雜，涉及范圍廣

檔案信息化建設過程較為復雜、繁瑣，一些原始數(shù)據(jù)、資料的形式、規(guī)格、介質(zhì)都不一樣，需要將不同模式的資料轉(zhuǎn)換成統(tǒng)一格式的電子文件，將處理的文檔按照要求進行結(jié)構(gòu)化處理，便于檢索。另外，建立局域網(wǎng)絡進行遠程服務和傳輸需要較高的技術成本。加之，要對數(shù)據(jù)本身進行備份、隔離、保護，建立防火墻以及防止自身的失誤刪除等，都需要建設過程中的統(tǒng)一協(xié)調(diào)。

在檔案信息化過程中，要隨著信息技術的不斷升級進行數(shù)據(jù)更新和轉(zhuǎn)化。還要留存未處理的紙質(zhì)檔案，實施電子和紙質(zhì)檔案管理的雙軌制度，這樣也加大了工作的強度。同時，在改造過程中要保證各單位對檔案使用的要求，滿足讀者的需要。這些都是檔案建設信息化的實際困難，在沒有充足的財力和人力的保證下，建設周期也許需要數(shù)年或者更長的時間。

3.人才儲備不足，隊伍建設困難大

在檔案信息化建設過程中，不僅需要大批的檔案專業(yè)人員，還要有大量的計算機操作人員和數(shù)據(jù)、網(wǎng)絡建設維護員。同時，要求檔案管理工作者具備較高的寫作水平、專業(yè)技能、熟練的微機操作技能，判斷、運用信息的能力，精通的檔案業(yè)務知識，是既會檔案管理、又會計算機操作管理的復合型人才。但是，受到傳統(tǒng)用人體制的束縛，優(yōu)秀的檔案管理人才無法吸引進來，原有的人才不斷地流失，冗員又難以消化，致使檔案部門人員老面孔，工作老方法，進步不快，活力不強。

4.面對新環(huán)境，服務觀念難以轉(zhuǎn)變

檔案管理部門屬于較為封閉的部門，自我運行的環(huán)境中造就了檔案管理工作者思想的陳舊和保守，存在著墨守陳規(guī)、不思進取的思想。在信息來源日趨多元化的今天，便會出現(xiàn)競爭能力不強、應變不足的現(xiàn)象，無法滿足使用者的需求。

這就要求檔案管理工作者要與時俱進，公開服務流程，建立完善的、便捷的服務，更新觀念，提升質(zhì)量，拓寬領域，這樣才能夠提高服務的效率。

三、信息化條件下檔案管理的對策

1.制定檔案信息化建設長遠規(guī)劃

為了使檔案信息化建設在人力、物力和財力上得到長期、有力的保障，各相關學校必須在深入全面調(diào)研的基礎上，制定出符合國家要求、有本單位特色、體現(xiàn)檔案以及信息化技術發(fā)展趨勢和需求的檔案信息化系統(tǒng)建設方案，只有這樣才能從根本上解決檔案信息化建設的根本問題。

2.建立完善的檔案管理規(guī)章制度

高職院校檔案管理部門首先應明確職責，各個單位相關部門要密切配合，建立起適合本校特色、符合本校發(fā)展規(guī)律實事求是的檔案管理制度。建立健全檔案管理工作者的崗位責任制度并且落實到實處?？梢愿鶕?jù)不同需求建立歸檔管理制度、保密管理制度、借閱制度、庫房管理制度、移交管理制度等，嚴格按制度辦事、按制度管理。

3.細化檔案歸檔內(nèi)容

高職院校的檔案管理工作包括黨政會議記錄、工會工作、組織部門人事工作、固定資產(chǎn)、經(jīng)費與財產(chǎn)檔案與圖書館業(yè)務工作檔案(包括文獻采購檔案、文獻典藏檔案、借閱檔案、重點學科及課題跟蹤檔案、讀者檔案、信息情報交流檔案等)、圖書文件等。必須保證檔案歸檔內(nèi)容的完整，否則，日后就無法提供第一手的資料，勢必造成不必要的損失。

檔案歸檔后，檔案管理人員要按照類別和價值進行整理。保管期限可以分為永久、長期和短期，然后按照“年度—保管期限—檔案種類”等順序裝盒、排架。

4.建立符合本校特色的檔案管理制度

高職院校要根據(jù)本校特色建立起相應的管理機構(gòu)，配備專職的管理員、錄入員，負責檔案的收集、整理、鑒定、歸檔、統(tǒng)計和利用工作。逐步建立符合本校特點的制度，按照檔案的收集日期、名稱、分類、單位、負責項目等制作電子數(shù)據(jù)。

加強對在崗檔案管理員的定期培訓，使他們能夠掌握檔案管理的前沿資料，掌握數(shù)據(jù)處理的新技術和信息化下的新方向，不斷拓寬視野和知識面。

5.完善紙質(zhì)、電子檔案并行管理制度

眾所周知，紙質(zhì)的檔案受環(huán)境影響較大，對溫度、濕度等要求較高，而且保存時間較短，借閱、流通的范圍小，無法顯現(xiàn)一些重要資料的價值。

在加快建設信息化檔案管理的同時，紙質(zhì)檔案的管理也要改變傳統(tǒng)的做法以適應讀者的多元化要求。要克服困難，加快檔案的數(shù)字信息存儲、傳輸?shù)木W(wǎng)絡化和信息資源的共享。要探索出滿足讀者要求的紙質(zhì)、電子檔案并行管理制度，更好地服務廣大師生。

6.保證檔案信息的安全

在網(wǎng)絡日趨發(fā)達的今天，網(wǎng)絡安全成為一個熱門的話題。為了保障檔案工作的安全，應當加強網(wǎng)絡安全管理。首先，要不斷升級防火墻，使用較為復雜的加密技術和讀者訪問制度，利用簽名、動態(tài)的傳輸技術、靜態(tài)的存貯技術和必須進行驗證的交換信息技術等一系列程序進行安全保護。其次，對廣大師生進行宣傳教育，杜絕違規(guī)操作和惡意的攻擊。

［1］王躍輝.檔案管理對圖書館的作用［J］.中國新技術新產(chǎn)品，2011(3):377.

［2］施振宏.高校圖書館檔案分類體系研究［J］.圖書館論壇，2006(2):179～180.

［3］梁琴.對高校圖書館檔案管理模式的思考［J］.蘭臺世界，2005(7):115～116.