現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理中的主要問題與應(yīng)對方案分析

樊 輝

山東省章丘市婦幼保健院，山東章丘 250200

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在各項工作中所形成的信息綜合如具有保存價值的文字、簿冊、圖表、錄像、錄音、光盤等各種門類和載體等，在檢查和評估醫(yī)院的工作中醫(yī)院工作思想和方法的重現(xiàn)是重要依據(jù)，是醫(yī)院進行科學(xué)研究的工作基礎(chǔ)，是醫(yī)院進行宣傳教育的陣地。因此，加強對醫(yī)院檔案信息資源的科學(xué)化管理、開發(fā)和利用，不僅對醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展起著積極的推動作用，而且還能客觀反映建設(shè)中國特色社會主義進程中的輝煌成就和經(jīng)驗教訓(xùn)。目前，對于新時期醫(yī)院前進和發(fā)展的步伐，大多數(shù)醫(yī)院傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)。因此，挖掘利用檔案信息資源，更新新時期醫(yī)院檔案管理模式，對推進醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)和發(fā)展具有極其重要的意義。

1 檔案工作在醫(yī)院發(fā)展中的地位和作用

1.1 醫(yī)院檔案是反映醫(yī)院發(fā)展的見證和縮影

醫(yī)院作為社會工作的一個特殊行業(yè)，承載者記錄社會變遷和保障人民身心健康的偉大重任，而醫(yī)院檔案作為一種存儲和加工信息的載體，反映醫(yī)院發(fā)展信息的內(nèi)容也越來越廣泛。從以前單一的文書檔案、手寫病歷檔案、照片檔案到今天門類眾多的數(shù)字化檔案、科研檔案、影像檔案、縮微膠片檔案、電子病案、實物檔案等。隨著檔案存儲門類的不斷豐富，它詳細、生動地記載著醫(yī)院在不同歷史發(fā)展時期的進程，客觀反映了醫(yī)院經(jīng)濟運行的發(fā)展規(guī)律，體現(xiàn)了人民生產(chǎn)生活、醫(yī)療保健水平的發(fā)展方向[1]。

1.2 醫(yī)院檔案是醫(yī)院發(fā)展不可缺少的重要信息寶庫，是醫(yī)院資產(chǎn)的重要組成部分

一方面，可以利用設(shè)備檔案、基建檔案、科研技術(shù)檔案等信息資源，不斷開拓創(chuàng)新，科學(xué)地組織生產(chǎn)和醫(yī)療研發(fā)，使醫(yī)院技術(shù)力量更加雄厚，科室布局趨于合理，科研項目廣泛應(yīng)用，從而取得可觀的經(jīng)濟效益。另一方面，合理開發(fā)利用這些信息資源可為醫(yī)院發(fā)展決策服務(wù)，[1]為醫(yī)院提高診療水平服務(wù)，為醫(yī)院解決各類糾紛服務(wù)，為醫(yī)院技術(shù)革新，清產(chǎn)核資服務(wù)，從而直接或間接地為醫(yī)院帶來經(jīng)濟效益。

2 目前醫(yī)院檔案管理工作中存在的主要缺陷

2.1 對檔案管理工作重視程度不夠

由于檔案管理工作的主要目的是為各項工作提供服務(wù)利用，對于立竿見影的經(jīng)濟效益和顯著的社會效益難以產(chǎn)生。因此，醫(yī)院管理層缺乏對檔案管理工作足夠的重視和支持，普遍存在“重臨床、輕管理，重業(yè)務(wù)、輕檔案”的意識，認識不到檔案工作對醫(yī)院發(fā)展的價值和作用，[3]造成檔案工作人員工作熱情和工作主動性逐步減退，創(chuàng)新意識不強，工作業(yè)績不突出，導(dǎo)致檔案工作停滯不前。

2.2 醫(yī)院檔案管理機構(gòu)不健全，缺乏標準的歸檔管理范圍

目前，許多醫(yī)院未設(shè)立專門的檔案管理部門，檔案人員只是由辦公室或行政科室人員兼職，管理內(nèi)容局限，醫(yī)院重要檔案資源如：科研檔案、教學(xué)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、會計檔案、人事檔案、病案則分別由各個業(yè)務(wù)部門管理，各類檔案無法實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理，缺乏完整的檔案收集范圍和保管期限，錯過了檔案最佳的收集、整理、歸檔時限，導(dǎo)致醫(yī)院檔案文件材料收集內(nèi)容不夠齊全，整理規(guī)程不規(guī)范，裝訂質(zhì)量不過關(guān)等檔案基礎(chǔ)質(zhì)量問題，造成檔案歸檔率和完整率下降，從而影響了醫(yī)院檔案質(zhì)量。

2.3 缺乏專業(yè)的檔案管理人才，業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低

醫(yī)院檔案管理工作是一項對政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)水平要求很高的工作。從檔案的收集、整理到分類、立卷、歸檔，直至開發(fā)利用，無一不體現(xiàn)著檔案工作者過硬的專業(yè)理論水平和管理能力。而目前，檔案整理工作大多是兼職人員，日常工作繁雜，處理文件時間少，難以做到及時、完整、全面地收集所需歸檔文件。另外檔案工作清貧、乏味，[1]有的人員缺乏對檔案工作的熱愛，不安心本職工作，工作積極性不高，造成檔案人員流動性快，管理經(jīng)驗不足，嚴重制約了醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展。

3 改進醫(yī)院檔案管理工作的方案

3.1 加強宣傳，弘揚檔案精神，增強檔案意識

做好檔案工作要大力宣傳檔案工作的重要性，秉持“創(chuàng)新、為民、忘我”的新時期檔案人精神，增強醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和廣大干部職工的檔案意識。一方面要通過醫(yī)院電子屏幕、宣傳欄、醫(yī)院報刊等多種形式，大力宣傳檔案工作法律、法規(guī)、方針、政策，弘揚檔案精神。另一方面，要定期召開檔案工作專題會議，研究檔案工作，領(lǐng)導(dǎo)要將檔案工作納入重要議事日程，了解檔案工作中的困難和存在問題，關(guān)心、支持檔案工作。每年定期進行檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，選派檔案工作業(yè)務(wù)骨干參加上級檔案部門舉辦的檔案業(yè)務(wù)理論交流和學(xué)習(xí)，用先進的檔案管理理論和方法武裝檔案管理人員，以促進醫(yī)院檔案管理工作再上新臺階。

3.2 制定健全的檔案管理制度，提高檔案人員的綜合素質(zhì)

要做好檔案管理工作，醫(yī)院制定健全的規(guī)章制度是基礎(chǔ)，有了這些制度的約束和管理，不僅可以規(guī)范檔案管理人員的工作行為，轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，而且可以進一步提高工作質(zhì)量。通過制定考核和獎懲標準，將檔案工作納入科室工作質(zhì)量考核內(nèi)容，定期組織質(zhì)量控制人員對工作內(nèi)容進行質(zhì)量考核，使用工作質(zhì)量PDCA循環(huán)管理辦法，進行計劃、實施、檢查、評價的持續(xù)質(zhì)量改進。[3]并在醫(yī)院的人才培養(yǎng)計劃中納入檔案管理人員培養(yǎng)，通過進修學(xué)習(xí)、職稱晉升、專業(yè)培訓(xùn)及考核獎勵，調(diào)動大家做好檔案管理工作的積極性，選用的兼?zhèn)涞母咚刭|(zhì)人員從事檔案管理工作，同時要重視其它方面的學(xué)習(xí)，如外語知識、專業(yè)知識、計算機能力等的學(xué)習(xí)，從而使檔案管理人員的綜合素質(zhì)全面提高。

3.3 嚴格按標準管理醫(yī)院檔案，創(chuàng)建檔案工作新局面

醫(yī)院檔案部門要科學(xué)制定適應(yīng)醫(yī)院檔案管理的《分類編號規(guī)則》、《文件材料整理規(guī)程》和《工作流程》等一系列科學(xué)、規(guī)范的檔案管理工作體系，力求存儲信息結(jié)構(gòu)合理、質(zhì)量優(yōu)良、種類齊全。做到從收集到分類，從整理到立卷，從歸檔到利用等工作流程科學(xué)化、規(guī)范化、標準化。隨著檔案門類的增多和現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)的應(yīng)用，重點要保證電子公文檔案、磁性載體檔案的管理質(zhì)量符合要求，粘貼標簽準確，保管時間確切，保護措施得力，儀器設(shè)施齊全，從而使紙質(zhì)檔案、現(xiàn)代化電子檔案、影像檔案、磁性載體檔案均符合檔案管理的標準和要求。[1]使檔案更生動、更形象、更直觀地反映醫(yī)院發(fā)展面貌，使醫(yī)院對檔案的開發(fā)利用更方便、更準切、更及時。

3.4 運用科學(xué)管理方法，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化

充分運用現(xiàn)代化管理模式，配備先進的管理設(shè)備是做好檔案信息化工作的重要環(huán)節(jié)。①檔案室要合理規(guī)劃檔案庫房，配備現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備儀器如：計算機、空調(diào)、溫濕度計、除塵、除濕、烘干、滅火器等，科學(xué)控制庫房溫濕度，防止蟲害、火災(zāi)、潮濕等不良災(zāi)害的發(fā)生。②[1]運用先進的檔案管理軟件和局域網(wǎng)絡(luò)與醫(yī)院各部門開展檔案收集、登記、著錄、檢索、查找、閱覽等檔案信息資料管理工作。③要努力建設(shè)以服務(wù)為主導(dǎo)的檔案信息化管理體系，開展為醫(yī)院各部門提供檔案信息資料服務(wù)工作。發(fā)揮膠片、磁盤、光盤、磁帶等新型載體儲存容量大、攜帶方便、便于查找存儲的優(yōu)點與共享資源優(yōu)勢，提高檔案提供利用形式的多樣性和廣泛性。④要牢固樹立網(wǎng)絡(luò)安全意識，甄別檔案信息資源的開發(fā)利用價值，嚴格執(zhí)行檔案資料保密制度，切實維護好醫(yī)院檔案信息的完整和安全。

3.5 樹立服務(wù)大局觀念，積極開展醫(yī)院檔案的開發(fā)與利用

提供利用準確、詳實、豐富的檔案信息資料是檔案管理的最終目的。檔案管理工作人員要牢固樹立服務(wù)觀念，根據(jù)醫(yī)院工作目標和安排，充分利用照片檔案、科技檔案、科研課題檔案、設(shè)備檔案、基建檔案的豐富內(nèi)容，積極為各科室提供有參考價值的檔案資料，開展多種多樣的檔案編研活動，編寫各種專題匯編成果，為臨床、醫(yī)療、教學(xué)、科研工作等方面提供多層面，全方位的信息資源。同時，還要加強檔案利用反饋信息的管理，充分收集醫(yī)院各部門對檔案信息資源的利用需求，做到投其所需，用其所用，為醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展提供重要的信息力量支持。

總之，醫(yī)院檔案工作是醫(yī)院管理的重要組成部分。加強新時期醫(yī)院檔案管理工作是適應(yīng)時代發(fā)展的要求，更是醫(yī)院進步的體現(xiàn)。[4]檔案管理人員要充分認識到自身的不足和改進的工作的重點，牢固樹立大局觀念，增強檔案意識，探索研究適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展的檔案管理新模式、新方法，提高醫(yī)院檔案服務(wù)質(zhì)量，為醫(yī)院檔案事業(yè)發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻。

[1] 劉穎，崔榮華.企業(yè)檔案工作之我見[J].山東檔案，2012（5）：44-45.

[2] 唐傳喜.當今檔案館社會功能定位的思考[J].中國檔案，2012（12）：26-27.

[3]黎帶娣.新時期醫(yī)院檔案管理工作的思考[J].中國檔案，2013（8）；55-55.