房管檔案信息化建設(shè)

陳璐瑤

（煙臺(tái)開(kāi)發(fā)區(qū)住建局，山東 煙臺(tái) 264006）

0 引言

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，各行各業(yè)都處于數(shù)字化信息社會(huì)的環(huán)境之中。電子文件的大量出現(xiàn)，對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理理論及其方法有嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。近年來(lái)，隨著房產(chǎn)行業(yè)的快速發(fā)展，房產(chǎn)管理檔案在住房保障、交易評(píng)估、權(quán)屬登記、私房落政、舊房改造、市場(chǎng)調(diào)控、優(yōu)秀歷史建筑保護(hù)和訴訟仲裁等方面的作用日顯突出，政府、社會(huì)對(duì)房管檔案規(guī)范化、信息化管理的要求和需求日益迫切。黨的“十六大”明確指出：“信息化是我國(guó)加快實(shí)現(xiàn)工業(yè)化和現(xiàn)代化的必然選擇”，并及時(shí)提出要“以信息化帶動(dòng)工業(yè)化”戰(zhàn)略決策，將信息化建設(shè)列為國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的重要內(nèi)容。因此，房管檔案工作必須跟上國(guó)家信息化建設(shè)步伐，實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)與國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)需要同步發(fā)展，筆者就房管檔案信息化建設(shè)談?wù)劥譁\的認(rèn)識(shí)。

1 房管檔案信息資源建設(shè)

房管檔案，是各級(jí)房產(chǎn)行政管理部門(mén)在管理過(guò)程中，經(jīng)過(guò)收集、管理、鑒定，按照一定的程序和手續(xù)形成的反映房產(chǎn)狀況的有保存價(jià)值的文字材料、圖紙、磁介質(zhì)磁盤(pán)等各種載體的材料。房管檔案信息化建設(shè)，是指以計(jì)算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)等各種高新科技，將房管實(shí)體檔案轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)，并通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行信息化管理的過(guò)程。房管檔案信息化不僅能夠規(guī)范、簡(jiǎn)化房管行業(yè)檔案管理的過(guò)程和手段，提高房管檔案保管與利用的效率，而且能為政府機(jī)構(gòu)間共享數(shù)據(jù)、方便公眾查詢(xún)、深化檔案編研利用提供有效的技術(shù)支撐。房管檔案資源信息化的核心內(nèi)容即檔案信息資源的建設(shè)，而檔案資源信息化的對(duì)象主要是檔案資源。因此，房管檔案信息資源建設(shè)水平直接決定檔案信息化內(nèi)在質(zhì)量，關(guān)系到檔案資源的有效開(kāi)發(fā)和利用程度。首先，房管檔案信息化離不開(kāi)現(xiàn)代信息技術(shù)的支持。無(wú)論是檔案資源加工的數(shù)字化，還是檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化，都是以計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)以及相關(guān)信息技術(shù)為工作手段和技術(shù)基礎(chǔ)的，檔案資源信息化離不開(kāi)信息技術(shù)在檔案領(lǐng)域的應(yīng)用。房管檔案信息化建設(shè)通常所用的信息技術(shù)主要包括數(shù)據(jù)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)與數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)及數(shù)字通信技術(shù)、數(shù)字信息存儲(chǔ)技術(shù)等；其次，信息設(shè)備是實(shí)現(xiàn)房管檔案信息化的物質(zhì)支持?；A(chǔ)硬件設(shè)施主要包括網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、服務(wù)器、檔案數(shù)字加工的輸入、輸出、存儲(chǔ)、傳輸及其他設(shè)備；最后，充足的高質(zhì)量的房管信息資源是信息化的基礎(chǔ)。檔案的信息化建設(shè)，檔案部門(mén)對(duì)本單位的檔案信息資源進(jìn)行合理配置、分工協(xié)調(diào)，形成檔案信息資源庫(kù)，以有效提供房管檔案信息。只有建立起資源配置合理、特色突出、利用方便的檔案信息資源庫(kù)，才能有效地實(shí)現(xiàn)房管檔案共享。

2 加強(qiáng)房管檔案標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)

房管檔案專(zhuān)業(yè)工作的標(biāo)準(zhǔn)化，就是制訂、修訂各種類(lèi)別、各種層次的檔案專(zhuān)業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，將其付諸實(shí)施的工程。既要按照國(guó)家推薦信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)，又要根據(jù)房管系統(tǒng)業(yè)務(wù)特點(diǎn)和自身需要來(lái)定制相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)，并在實(shí)踐中不斷進(jìn)行完善。在信息化建設(shè)前，要根據(jù)檔案法律法規(guī)和《電子文檔歸檔與管理規(guī)范》等相關(guān)文件，結(jié)合房管檔案實(shí)際情況，指定電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)施細(xì)則，使信息化建設(shè)方案既符合國(guó)家的標(biāo)準(zhǔn)，又有鯉魚(yú)實(shí)際的操作。夯實(shí)實(shí)體檔案管理，加強(qiáng)檔案的收集、整理和保管工作。必須認(rèn)真組織力量，深入探索，把握房管檔案信息化建設(shè)的特點(diǎn)和規(guī)律，加速推進(jìn)房管檔案信息化建設(shè)。逐步實(shí)現(xiàn)房管檔案管理的規(guī)范化、系統(tǒng)化和科學(xué)化。要建章立制，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)和制度規(guī)范，制定和完善房管檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)和管理的法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，使檔案信息化建設(shè)駛?cè)胍?guī)范有序的發(fā)展軌道。健全組織領(lǐng)導(dǎo)，推行責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)管理，將檔案工作人員納入目標(biāo)管理，完善內(nèi)部監(jiān)督管制約機(jī)制，并將檔案歸檔人員納入年度考核范圍內(nèi)，狠抓歸檔管理，認(rèn)真把好檔案的歸檔關(guān)，嚴(yán)格房管檔案收集、分類(lèi)、整理、立卷、保管等規(guī)范操作，做到收集齊全、整理規(guī)范、編號(hào)科學(xué)、保管安全。

3 房管檔案信息化安全保障系統(tǒng)建設(shè)

實(shí)施檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理必須努力確保檔案信息的安全。房管檔案信息化管理實(shí)現(xiàn)了工作方式的現(xiàn)代化，進(jìn)一步規(guī)范了工作流程，提高了工作效率，促進(jìn)了檔案信息資源的共享與互通，但同時(shí)也對(duì)網(wǎng)絡(luò)的安全管理提出了更高的要求，這包括信息系統(tǒng)硬件、軟件、數(shù)據(jù)和網(wǎng)絡(luò)等方面的安全。與一般信息相比，房管檔案信息材料對(duì)安全、保密等方面要求更為嚴(yán)格，而計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的開(kāi)放性、集成性、共享性等特點(diǎn)，又使上網(wǎng)檔案信息的安全受到一定的威脅。因此，要訂立詳盡的責(zé)任制度、安全保密制度，完善權(quán)限分級(jí)體系。實(shí)施檔案網(wǎng)絡(luò)信息化管理必須努力確保房管檔案信息的安全。首先，必須對(duì)檔案信息進(jìn)行分析，分清開(kāi)房檔案信息和非開(kāi)放檔案信息，確定非開(kāi)放檔案信息的保密程度以及對(duì)不同利用者的限制范圍；其次，制定嚴(yán)格的安全管理制度。應(yīng)從機(jī)房管理、軟件管理、監(jiān)督管理等幾個(gè)方面著手維護(hù)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的物理安全。其次，用戶(hù)分類(lèi)、設(shè)置權(quán)限。既要保證有權(quán)用戶(hù)對(duì)房管檔案信息的有效利用，又要研制用戶(hù)的使用權(quán)限，保障檔案信息的安全可靠；最后，數(shù)據(jù)備份，防止電子文檔信息的丟失或失真。同時(shí)，要設(shè)置網(wǎng)絡(luò)防火墻，對(duì)傳輸?shù)臄?shù)據(jù)加密，并做好病毒防治等工作。只有保證系統(tǒng)的安全順利運(yùn)行，房管檔案管理現(xiàn)代化的目標(biāo)才能得以實(shí)現(xiàn)，否則一切都無(wú)從談起。

4 房管檔案管理人員隊(duì)伍的建設(shè)

房管檔案涉及到個(gè)人隱私、商業(yè)秘密和國(guó)家機(jī)密，需要檔案管理人員具有正確的政治方向和良好的職業(yè)道德；房管檔案信息建設(shè)，需要檔案管理人員具有相應(yīng)的檔案管理和信息技術(shù)等方面的知識(shí)。因此，要進(jìn)一步加強(qiáng)房管系統(tǒng)檔案管理人員的教育培訓(xùn)，通過(guò)崗位培訓(xùn)、繼續(xù)教育、專(zhuān)題講座、交流考察等方式不斷提高房管系統(tǒng)檔案人員在檔案管理、房產(chǎn)業(yè)務(wù)、計(jì)算機(jī)操作、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用等方面的技能。因此房管系統(tǒng)檔案人員隊(duì)伍應(yīng)加大新鮮血液的注入，吸納既懂房管行業(yè)檔案管理工作又熟練掌握信息技術(shù)的復(fù)合型人才，以適應(yīng)房管檔案信息化建設(shè)的需要。

總之，只有在加強(qiáng)房管檔案信息資源建設(shè)、檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)、檔案信息安全保障系統(tǒng)的建設(shè)等多方面多下功夫，不斷摸索和積累經(jīng)驗(yàn)，我們的房管檔案管理工作才能適應(yīng)現(xiàn)代化管理需求，且可獲得自身的持續(xù)健康快速發(fā)展。