淺析科研單位的科研項目檔案管理

丁 霞

（核工業(yè)理化工程研究院，中國 天津 300180）

1 當(dāng)前科研單位科研項目檔案管理中存在的主要問題

1.1 首先對科研項目檔案的重要性認(rèn)識不夠

科研項目檔案管理是從項目申請、立項論證、組織實施、檢查評估、驗收鑒定、成果申報、科技推廣、檔案入庫的全程管理。多數(shù)科研單位普遍存在重科學(xué)研究輕檔案管理的現(xiàn)象，部分主管領(lǐng)導(dǎo)或項目執(zhí)行者，從項目立項之初就沒有及時通知檔案部門，在研制過程中，科研人員又非?？粗刈约旱目蒲谐晒?，出于保密或者其他原因的考慮，把自己的科研文件私自保管，不愿意放到檔案管理部門，沒有在部門內(nèi)部進(jìn)行統(tǒng)一的存放和管理，容易丟失檔案，導(dǎo)致項目檔案的不完整。有的檔案即使交到相關(guān)的管理部門，由于管理人員缺乏認(rèn)識，對檔案的價值和作用認(rèn)識不足，拖延時間，降低資料的時效性，有損檔案的完整性。

1.2 其次科研項目檔案管理不規(guī)范，案卷質(zhì)量不高

科研項目檔案與普通的文書、基建等類檔案是有區(qū)別的，有它的獨特性。但有些科研單位一直沿用多年前檔案工作制度及標(biāo)準(zhǔn)，已經(jīng)不適宜現(xiàn)階段產(chǎn)生的項目檔案的歸檔要求，自然導(dǎo)致科研項目檔案許多方面管理的不規(guī)范?？陀^的降低了工作效率，造成大量信息資源的閑置，科研項目檔案的利用多數(shù)處于被動階段，很不規(guī)范。

1.3 科研項目檔案管理隊伍不穩(wěn)定，專業(yè)知識匱乏

項目檔案管理員大多由承擔(dān)項目的研究部門辦公室人員兼任，他們身兼多職，過重的工作任務(wù)使他們不能將檔案工作擺在首要位置。這些單位經(jīng)常是臨時抱佛腳，檔案工作有檢查任務(wù)時臨時抽調(diào)人員突擊，檢查過后，各回各位，人員很不穩(wěn)定。一些檔案專職管理者專業(yè)知識匱乏，缺乏熱情，甚至把檔案工作當(dāng)成一塊跳板，一旦機會到來馬上跳槽，檔案人才流動頻繁、檔案保管條件落后，難以為單位發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

2 針對科研單位項目檔案管理的問題提出的解決對策

2.1 開展多種方式宣傳檔案工作，提高各級領(lǐng)導(dǎo)及項目管理者對項目檔案重要性的認(rèn)識

我們除了日常工作中的檔案宣傳外，還采取了以下幾種潛移默化的宣傳方式，取得了好的效果。我院每年定期組織與項目有關(guān)的各級領(lǐng)導(dǎo)及參與項目檔案的管理專兼職人員學(xué)習(xí)檔案的法律、法規(guī)及檔案組卷基本知識，提高對檔案重要性的認(rèn)識。針對我院重大項目的驗收在立項初組織臨時培訓(xùn)會。其次加強與項目管理者的工作接觸，在工作中融入有效的項目檔案內(nèi)容，讓其了解項目檔案的重要性。再次在檔案的利用過程中，通過查、借閱檔案，讓他們認(rèn)識到項目檔案的利用價值。通過以上方式的開展，潛移默化的加強了檔案的宣傳，使大家體會到科研項目檔案的重要性。

2.2 規(guī)范管理，提高檔案質(zhì)量

2.2.1 規(guī)范健全項目檔案管理制度，正確掌握檔案收集、整理方法

建立規(guī)范的科研項目檔案工作制度，項目檔案工作才有章可循，因此，制定規(guī)范的歸檔材料收集制度是必須的，嚴(yán)格按照文件材料的分類方案、歸檔范圍、保管期限的規(guī)定收集；要創(chuàng)新收集手段，運用事前監(jiān)控收發(fā)文件、登門尋求等形式，做到廣泛收集和重點收集相結(jié)合；要把握時間要求，遵循各類檔案的形成規(guī)律，適時收集；要豐富收集范圍，既要收集紙質(zhì)載體，又要收集照片、錄音帶、錄像帶、光盤等磁介質(zhì)載體以及各種具有保存價值的實物。

其次，制定規(guī)范的科研項目檔案的整理制度。要嚴(yán)格按照科研項目檔案管理要求進(jìn)行整理，做到組卷合理、案卷（件）內(nèi)文件排列有序、案卷標(biāo)題簡明、保管期限準(zhǔn)確、案卷（件）封面、卷內(nèi)文件目錄、案卷（件）裝訂結(jié)實美觀。

2.2.2 嚴(yán)把項目檔案資料預(yù)驗收關(guān)

按照國家及集團(tuán)相關(guān)規(guī)定在各自的職責(zé)范圍內(nèi)嚴(yán)把項目檔案資料的預(yù)驗收關(guān)。根據(jù)國家及集團(tuán)規(guī)定“項目檔案驗收是科研項目竣工驗收的必備條件之一。未經(jīng)檔案驗收或檔案驗收不合格的科研項目，不得進(jìn)行或通過科研項目的竣工驗收?！北締挝辉陧椖靠⒐ず?，由科研管理部門組織，檔案部門參與對相關(guān)部門產(chǎn)生的科研項目檔案歸檔材料進(jìn)行嚴(yán)格審查，預(yù)驗收結(jié)束后將存在的問題以書面形式反饋給相關(guān)歸檔單位，限期整改。按要求整改結(jié)束后，檔案人員再確認(rèn)，待符合要求后，再行簽字，方能通過本單位的預(yù)驗收。隨后檔案部門向上級主管部門申請檔案專項驗收。

2.3 加強培訓(xùn),提高科研項目檔案人員的專業(yè)素質(zhì)

為了使科研項目檔案管理人員掌握技能提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力，加大檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作開展的力度：一是；要積極參加上級和主管部門舉辦的專業(yè)培訓(xùn)班，新人進(jìn)入要進(jìn)行崗位培訓(xùn)。二是，派項目檔案管理員到檔案先進(jìn)單位認(rèn)真觀摩學(xué)習(xí)取長補短。三是，訂購檔案專業(yè)刊物，鼓勵專兼職檔案員開展自學(xué)活動。四是，實行崗位輪換制。項目組的檔案管理員，隨時到檔案館（室）學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識，檔案部門的項目管理員前往項目組進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)歸檔立卷工作的同時，學(xué)習(xí)一些有關(guān)項目的相關(guān)知識。五是加大科研項目檔案工作規(guī)范化管理力度，把科研項目檔案管理納入綜合目標(biāo)量化考核范圍內(nèi)進(jìn)行考核?？蒲许椖繖n案管理人員的成績要與檔案工資掛鉤，能夠有效地促進(jìn)科研項目檔案工作管理水平。

2.4 科研項目檔案實行現(xiàn)代化的信息管理

信息化是當(dāng)今社會發(fā)展的趨勢，要想確實提高科研項目檔案的有效管理，就必須實現(xiàn)項目檔案的現(xiàn)代化管理，充分利用微機檢索技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等信息資源保護(hù)好原件，滿足不同利用者對項目檔案的需求，不斷擴大區(qū)域共享和合作，逐步實現(xiàn)信息的數(shù)字化、檢索自動化、利用網(wǎng)絡(luò)化、使用信息接收、存儲和提高利用一體化?？蒲袉挝灰芽蒲许椖繖n案的資源開發(fā)和利用作為重點工作認(rèn)真落實好，加大信息存儲量，發(fā)揮科研項目檔案的最大利用率。

3 結(jié)束語

科研項目檔案的記載是科研院所歷史發(fā)展的表現(xiàn)，可以直接傳承單位的文化，對單位的發(fā)展具有直接影響和重要作用。做好科研院所項目檔案的管理工作具有深遠(yuǎn)意義。首先，可以發(fā)揮科研院所的科研實力，使先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)真正起到引領(lǐng)作用，實現(xiàn)科研院所的全面發(fā)展。其次，可以最大程度加快科研成果轉(zhuǎn)化的速度，促進(jìn)社會生產(chǎn)力的發(fā)展，實現(xiàn)科學(xué)技術(shù)的價值，提高科研單位競爭力。

［1］石美瓊，程勇，邱紅蓮.科研成果檔案系統(tǒng)化管理方法探析[J].云南科技管理,2013(07).

［2］湯鏡秋,吳杭文.創(chuàng)新管理理念實行科研檔案年度歸檔[J].浙江檔案,2008(02).