強(qiáng)化檔案信息化建設(shè) 提升檔案工作服務(wù)水平

張 琳

(青海省疾病預(yù)防控制中心,青海 西寧 810007)

1 疾控檔案管理信息化建設(shè)的目的與意義分析

1.1 檔案管理信息化建設(shè)的目的

時(shí)代發(fā)展，帶來(lái)了社會(huì)科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，尤其是計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)，對(duì)我們的生活與工作都帶來(lái)了巨大的影響。在如今，各行各業(yè)都在嘗試將計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)這些信息化技術(shù)應(yīng)用到自身的生產(chǎn)工作當(dāng)中，以提高生產(chǎn)工作效率，增強(qiáng)生產(chǎn)工作質(zhì)量。從已有的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，利用信息化技術(shù)來(lái)輔助生產(chǎn)工作，確實(shí)能夠起到這樣的效果。因此，進(jìn)行疾控檔案管理信息化建設(shè)的目的，同樣是提高檔案管理工作的效率與質(zhì)量，最主要是借助計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)，進(jìn)行快速的數(shù)據(jù)分析與傳輸，提高對(duì)疾控檔案的使用效率，最大限度發(fā)揮出疾控檔案的作用價(jià)值，使疾控檔案管理工作能夠更好的服務(wù)于社會(huì)。

1.2 檔案管理信息化建設(shè)的意義

傳統(tǒng)的檔案管理工作主要以紙為信息存儲(chǔ)媒介，這無(wú)疑就會(huì)給檔案信息的收集、整理帶來(lái)巨大的工作量，尤其是隨著時(shí)間的推移，檔案信息數(shù)量越來(lái)越多，檔案管理工作就會(huì)越來(lái)越復(fù)雜、越來(lái)越麻煩，使檔案管理工作人員面臨巨大的工作量，尤其是在需要調(diào)閱使用特定檔案內(nèi)容的時(shí)候，工作人員一般都需要費(fèi)很大的勁才能夠找到準(zhǔn)確的資料，更別說(shuō)在進(jìn)行檔案信息分析的時(shí)候，工作人員是需要大量翻閱資料，付出大量勞動(dòng)力的，而且檔案的利用效率始終難以提高，不能最大化發(fā)揮疾控檔案的作用價(jià)值。而通過(guò)信息化技術(shù)來(lái)輔助疾控檔案管理工作，一方面能夠降低工作人員的信息收集、整理工作量，不用占用大量的物理空間來(lái)存儲(chǔ)檔案，檔案受物理因素的影響較小，另一方面還能夠快速的進(jìn)行檔案信息查找、分析、傳輸，提高檔案使用效率。同時(shí)，在信息化的技術(shù)平臺(tái)下，檔案信息的存儲(chǔ)媒介不再受紙張的屬性限制，能夠存儲(chǔ)文字、圖片、錄像、聲音，以及其他更加復(fù)雜、更加專業(yè)的信息形式，這能夠在很大程度上增強(qiáng)檔案信息的立體性，提高檔案信息質(zhì)量。

2 疾控檔案管理信息化建設(shè)措施

2.1 夯實(shí)信息化建設(shè)物質(zhì)基礎(chǔ)

疾控檔案的信息化建設(shè)，首先要滿足對(duì)于基礎(chǔ)設(shè)施的基本要求，這是開(kāi)展檔案信息化建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)。第一，要加大物質(zhì)投入力度，完備采購(gòu)與檔案信息化管理相關(guān)的自動(dòng)化辦公用品與設(shè)備，加大疾控檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)力度，從而盡快實(shí)現(xiàn)疾控檔案信息化管理的物質(zhì)基礎(chǔ)，為疾病預(yù)防控制工作與突發(fā)公共衛(wèi)生事件的處置提供良好支持；第二，要不斷完善檔案信息化管理軟件系統(tǒng)，在初期購(gòu)買(mǎi)時(shí)就要與設(shè)計(jì)公司的人員進(jìn)行充分溝通，要使所購(gòu)買(mǎi)的軟件即具有成熟的檔案管理功能，同時(shí)適合于自身機(jī)構(gòu)的需要，而在后期的完善過(guò)程中，則要進(jìn)行自主開(kāi)發(fā)與改造，以更適應(yīng)于本單位檔案管理工作發(fā)展的需要。

2.2 完善疾控檔案管理信息化工作機(jī)制

從傳統(tǒng)以紙為媒介的疾控檔案管理模式，到信息化技術(shù)下的疾控檔案管理模式，需要經(jīng)歷非常大的轉(zhuǎn)變，也就是說(shuō)傳統(tǒng)的檔案管理工作機(jī)制，在信息化技術(shù)下的檔案管理工作中，是不能完全發(fā)揮作用的。因此，在進(jìn)行疾控檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程當(dāng)中，還必須要進(jìn)行新的工作機(jī)制建設(shè)，完善疾控檔案管理信息化工作機(jī)制。比如，要根據(jù)疾控檔案管理工作的規(guī)律，對(duì)檔案信息化管理的信息收集、歸檔以及管理、使用給出明確的規(guī)章制度與流程注意事項(xiàng)，還要加大對(duì)檔案信息的安全管理，建立疾控檔案管理信息化安全保護(hù)條例，采用嚴(yán)格的等級(jí)劃分制度，根據(jù)等級(jí)高低，給與不同的瀏覽權(quán)限，并且要定時(shí)做好檔案數(shù)據(jù)的備份與系統(tǒng)升級(jí)，提高檔案管理系統(tǒng)的安全性，防止檔案數(shù)據(jù)被盜取、破壞。

2.3 加強(qiáng)檔案管理工作隊(duì)伍素質(zhì)建設(shè)

在信息化的技術(shù)條件下，疾控檔案管理工作人員除了要具備檔案管理職業(yè)技能與職業(yè)道德之外，還必須要具備較高的信息化技術(shù)素質(zhì)能力，這樣才能保證檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)踐。一方面，可以將檔案管理工作人員送到專門(mén)的信息化技術(shù)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)進(jìn)行學(xué)習(xí)，另一方面也可以聘請(qǐng)信息化技術(shù)方面的專家來(lái)對(duì)他們進(jìn)行實(shí)地的工作指導(dǎo)，使他們能夠快速適應(yīng)信息化技術(shù)條件下的檔案管理工作。

3 結(jié)語(yǔ)

總之，在當(dāng)前信息化技術(shù)已經(jīng)滲透到各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域，它有效的提高了社會(huì)生產(chǎn)效率與生產(chǎn)質(zhì)量。對(duì)于疾控檔案管理工作而言，想要進(jìn)一步服務(wù)于社會(huì)發(fā)展，也必須要走上信息化的道路，從而增強(qiáng)檔案管理工作質(zhì)量，提升疾控檔案管理服務(wù)水平。

［1］王鳳.疾控檔案信息化管理的思考[J].辦公室業(yè)務(wù),2013,14(03):117-118.

［2］馬靈君.檔案信息電子化管理探討[J].辦公室業(yè)務(wù),2012，22(7)：32-33.