高校教學(xué)管理人員Excel辦公能力存在的問題和對策研究

劉向陽 胡海霞 姜 燕

（1.湖北醫(yī)藥學(xué)院 計算機教研室，湖北 十堰 442000；2.十堰市太和醫(yī)院 內(nèi)分泌風(fēng)濕病科，湖北 十堰 442000）

0 引言

近年來,隨著高校招生規(guī)模的擴大，教學(xué)管理人員的工作量成倍增加。教學(xué)工作量的核算、教學(xué)周歷的制作與合并、學(xué)生績點計算和獎學(xué)金評定等等大數(shù)據(jù)量的統(tǒng)計報表都需要在Excel中進(jìn)行數(shù)據(jù)管理與分析。然而很多教學(xué)管理人員對Excel的認(rèn)識和使用，仍停留在最初級的水平，工作效率低下，日常數(shù)據(jù)表格設(shè)計的也很粗糙。合理利用Excel電子表格的公式(函數(shù))和數(shù)據(jù)處理功能代替手工計算,不但可避免大量復(fù)雜的數(shù)據(jù)運算過程和重復(fù)性勞動,而且計算快捷、準(zhǔn)確,工作效率大大提高。

1 國內(nèi)對提高Excel辦公能力研究現(xiàn)狀和分析

通過查詢中國知網(wǎng)(CNKI)，國內(nèi)高校學(xué)者主要將視野局限在如何利用Excel解決實際問題：如課時統(tǒng)計、獎學(xué)金評定等等具體事務(wù)。由于受期刊形式和內(nèi)容所限，普通Excel用戶鮮有通過查詢期刊獲取Excel操作知識來提升。國內(nèi)Excel的教學(xué)書籍也基本與教學(xué)管理無關(guān)。以教學(xué)管理和Excel為關(guān)鍵字在圖書館和各大網(wǎng)上商城查詢書籍，查詢無結(jié)果。以Excel為關(guān)鍵字查詢，查詢的書籍大多數(shù)為Excel的教程和企業(yè)財務(wù)報表處理等內(nèi)容。普及性質(zhì)的Excel基礎(chǔ)的書籍，高校教學(xué)管理人員基本掌握；教程式的Excel提高書籍，高校教學(xué)管理人員鮮有精力鉆研；企業(yè)財務(wù)類的報表處理書籍，高校教學(xué)管理人員因不具備知識背景難以接受。

學(xué)習(xí)材料的缺乏，學(xué)習(xí)方法上的也同樣存在不足。傳統(tǒng)的Excel辦公能力的提高，基本上靠辦公室成員幫助和自己自學(xué)，學(xué)習(xí)效率和視野也很局限。面對海量的Excel辦公解決方案，高校的行政管理人員只能望洋興嘆。

2 高校教學(xué)管理人員Excel辦公能力上的主要問題和對策

通過走訪調(diào)查Excel處理數(shù)據(jù)量比較大的部門：①教務(wù)處教務(wù)管理部門；②學(xué)生管理部；③二級學(xué)院教學(xué)辦公室，發(fā)現(xiàn)省屬高校教學(xué)管理人員Excel辦公能力上的主要問題主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

1）Excel掌握程度低。高校教學(xué)管理人員雖然學(xué)歷層次比較高，但是Excel認(rèn)知能力還停留在表格的粗糙設(shè)計，僅僅懂得Excel菜單層面的簡單操作，甚至不知道函數(shù)和VBA。

2）因循守舊，不愿打破原有的工作模式。教學(xué)管理中很多同志習(xí)慣了原有非計算機工作程序，不愿意采用新技術(shù)。例如簡單的數(shù)值計算，都采用計算器，而不采用表格。

3）想用Excel提高辦公能力，卻無從下手。教學(xué)管理中的同志都抱怨Excel報表的工作繁瑣，也想提高自己的Excel辦公能力，但是始終不成功。通過書籍學(xué)習(xí)，按部就班的操作，常常因為對日常工作見效慢和枯燥而放棄學(xué)習(xí)。

針對上述問題，論文將研究重點放在提升高校教學(xué)管理人員Excel辦公能力上的對策研究上。經(jīng)過摸索總結(jié)了如下經(jīng)驗：

1）建立QQ群，朋輩互助中完成Excel的互助學(xué)習(xí)。提高教學(xué)管理人員的Excel的辦公能力需要大家的共同的參與：完善的團(tuán)隊服務(wù)，建立QQ群，群策群力，隨時與眾多高手聯(lián)系互動，及時幫助教學(xué)管理同志一起解決實際工作中遇到的問題和難題，在項目學(xué)習(xí)中提高Excel辦公能力。

2）鼓勵QQ群成員收集實際案例。一方面，收集高校教學(xué)管理過程中，通過Excel解決大量復(fù)雜的數(shù)據(jù)運算過程和重復(fù)性勞動的表格處理的經(jīng)典案例；另一方面，結(jié)合查閱到的Excel操作案例，進(jìn)行本土化的改造，使之易于被本高校教學(xué)管理人員接受并使用。

3）建立教學(xué)項目Excel庫。在提高教學(xué)管理人員Excel辦公能力中，收集和整理高校教學(xué)管理常用的Excel辦公項目，供教學(xué)管理人員學(xué)習(xí)和模仿。項目最終目的是使得高校教學(xué)管理人員，以Excel辦公項目庫為參考，多種途徑學(xué)習(xí)，互幫互助，通過分享的項目共同提高，進(jìn)而能夠高效使用Excel的基本理念和思路解決實際辦公中大批量的數(shù)據(jù)處理，提高辦事效率，從而真正意義上的減負(fù)。Excel辦公項目庫的建立需要注重以下幾個方面：

1）實用性：注重Excel在教學(xué)管理中的實際應(yīng)用，項目內(nèi)容緊密結(jié)合實際案例。精選源自高校教學(xué)管理和分析的典型案例模版，極具代表性和實用價值，反映了教學(xué)管理需要解決的問題，具有更強的針對性。

2）項目實例本土化：收集的項目一部分來源于我校教學(xué)管理具體實踐，另一部分來源于期刊和網(wǎng)絡(luò)中的優(yōu)秀項目的本地化（場景更換或數(shù)據(jù)更換等等）。

3）示范性：注重強調(diào)動手實踐，及時解決學(xué)習(xí)中的問題。針對復(fù)雜操作，錄制視頻，在進(jìn)行實例分析時一步一步地遞進(jìn)，清晰易懂，既便于了解管理決策分析過程，又使教學(xué)管理人員真正掌握Excel的強大功能。

3 結(jié)論

論文在把立場和視角建立在了教學(xué)管理人員的基礎(chǔ)上，通過隨訪調(diào)查分析教學(xué)管理人員Excel辦公能力的提升的困難，給其提供合理的學(xué)習(xí)方法和合適的學(xué)習(xí)案例。在教學(xué)管理人員朋輩學(xué)習(xí)過程中，QQ群成員收集各種實際教學(xué)管理中Excel復(fù)雜表格處理的問題，推薦合理的解決方案，建立一個共享的Excel辦公項目庫。教學(xué)管理人員通過在QQ群中問題陳述，群內(nèi)同袍群策群力，指點或者補充項目庫。為眾多受困于Excel無邊苦海中的數(shù)據(jù)工作者們提供一條高效辦公的生存之路。最終，使得高校教學(xué)管理人員，樹立正確的Excel管理應(yīng)用理念；掌握日常數(shù)據(jù)處理的實用技巧和技能；掌握常用Excel數(shù)據(jù)管理和分析工具和掌握最常用的數(shù)據(jù)管理和處理函數(shù)等。

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