中職學(xué)校會(huì)計(jì)檔案管理的重要性與策略分析

郭清華

摘 要： 會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映學(xué)校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要資料，加強(qiáng)中職學(xué)校會(huì)計(jì)檔案管理能夠有效提高學(xué)校財(cái)務(wù)的管理質(zhì)量和水平。本文概述了中職學(xué)校會(huì)計(jì)檔案管理的重要意義，針對(duì)管理中所存在的一些問題提出相應(yīng)解決對(duì)策，為以后相關(guān)研究提供參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞： 中職學(xué)校 檔案管理 對(duì)策

所謂會(huì)計(jì)檔案，就是在會(huì)計(jì)核算中的所形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)報(bào)表和會(huì)計(jì)賬薄及其他相關(guān)的會(huì)計(jì)資料?，F(xiàn)代中職學(xué)校的會(huì)計(jì)檔案工作一項(xiàng)重要內(nèi)容，記錄著學(xué)校一切經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和活動(dòng)的真實(shí)情況，是對(duì)學(xué)校業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行分析、計(jì)劃、決策、監(jiān)督及學(xué)?？?jī)效評(píng)定和核算教育成本的一項(xiàng)重要依據(jù)。隨著現(xiàn)代飛速的經(jīng)濟(jì)發(fā)展和信息技術(shù)的普遍應(yīng)用，如何做好學(xué)校會(huì)計(jì)檔案管理，確保完整有效的會(huì)計(jì)檔案在教育事業(yè)中發(fā)揮應(yīng)有的作用，是中職學(xué)校在會(huì)計(jì)檔案管理中所面臨的一項(xiàng)新挑戰(zhàn)。

一、中職學(xué)校會(huì)計(jì)管理的重要意義

在學(xué)校會(huì)計(jì)檔案管理中，雖然不能以此判斷學(xué)校質(zhì)量，卻可以作為學(xué)校規(guī)范檔案管理、進(jìn)行財(cái)務(wù)規(guī)劃、財(cái)務(wù)制定和促進(jìn)學(xué)校發(fā)展的重要手段，以此作為重要的參考基礎(chǔ)，對(duì)學(xué)校的發(fā)展有著直接影響。為了順應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的形式和需求，確保在日益激烈的競(jìng)爭(zhēng)中能夠更好地生存。獲得更好的發(fā)展機(jī)遇，中職學(xué)校會(huì)計(jì)檔案管理工作需要結(jié)合學(xué)校自身的情況，突破傳統(tǒng)，尋找更高層次的會(huì)計(jì)檔案管理方法，保證學(xué)校更好的發(fā)展。會(huì)計(jì)檔案管理作為中職學(xué)校檔案管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，反映學(xué)校短期、長(zhǎng)期經(jīng)濟(jì)的真實(shí)情況，不僅對(duì)學(xué)校某一時(shí)期的經(jīng)濟(jì)狀況和財(cái)務(wù)活動(dòng)的掌握準(zhǔn)確無誤，還是進(jìn)行學(xué)校政策制定、重要問題研究和開展學(xué)校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)信息來源的重要參考依據(jù)。因此，加強(qiáng)中職學(xué)校會(huì)計(jì)檔案管理，對(duì)學(xué)校本身乃至整個(gè)社會(huì)都具有重要意義。

二、中職學(xué)校會(huì)計(jì)管理中存在的問題

1.會(huì)計(jì)檔案管理制度不健全

在會(huì)計(jì)檔案管理中，不健全的管理制度是眾多中職學(xué)校所面臨的共同問題，會(huì)計(jì)檔案管理僅僅只參考《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》對(duì)會(huì)計(jì)憑證、報(bào)表、賬薄等進(jìn)行了簡(jiǎn)單的收集和整理。目前，我國(guó)中職學(xué)校已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)電算化，會(huì)計(jì)電算化所包含的數(shù)據(jù)資料、程序文件等電子會(huì)計(jì)檔案資料都是會(huì)計(jì)檔案管理的重要組成部分。管理制度不健全，勢(shì)必出現(xiàn)電子會(huì)計(jì)檔案歸檔不及時(shí)、信息缺失等情況。

（1）會(huì)計(jì)檔案管理人員缺乏經(jīng)驗(yàn)

由于部分學(xué)校對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理不夠重視，進(jìn)行檔案管理崗位人員安排時(shí)，通常是部門調(diào)整后的閑置人員或因某種關(guān)系而安排進(jìn)來的人員。導(dǎo)致這些從事檔案管理人員文化水平不高、知識(shí)能力參差不齊、專業(yè)知識(shí)和整體素質(zhì)更是嚴(yán)重缺乏，影響了會(huì)計(jì)檔案管理工作的有效實(shí)施。

（2）電子管理和文本管理不一致

隨著時(shí)代的不斷進(jìn)步，學(xué)校的會(huì)計(jì)檔案文本管理受到整理耗時(shí)、檢索緩慢等影響，使得會(huì)計(jì)檔案從文本形式逐步被電子管理代替。但一些中職學(xué)校在進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案電子管理時(shí)，由于不注重防塵、防磁、防潮等相關(guān)環(huán)節(jié)，導(dǎo)致電子檔案很容易損失，出現(xiàn)數(shù)據(jù)不全、電子和文本管理內(nèi)容不一致，使會(huì)計(jì)檔案管理工作難以順利進(jìn)行。

（3）會(huì)計(jì)檔案銷毀工作落實(shí)不到位

目前，中職學(xué)校的會(huì)計(jì)檔案多半已經(jīng)超過了法定保管期限，但學(xué)校對(duì)這類檔案的銷毀工作并沒有做到位。一方面表現(xiàn)在學(xué)校上級(jí)主管部門及財(cái)務(wù)缺乏監(jiān)督，對(duì)學(xué)校未能履行指導(dǎo)和監(jiān)督職責(zé)，使過期檔案沒有做到及時(shí)的銷毀，另一方面，一些學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)人員對(duì)檔案銷毀工作不重視，新任領(lǐng)導(dǎo)抱著“新官不理舊賬”的態(tài)度，對(duì)前期的檔案銷毀工作不理不睬，再加上檔案銷毀前要進(jìn)行賬務(wù)的整理、核對(duì)，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，導(dǎo)致久拖不辦的現(xiàn)象存在。

2.解決對(duì)策

（1）建立健全的檔案管理制度

中職學(xué)校應(yīng)根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》有關(guān)規(guī)定，做好會(huì)計(jì)檔案管理工作，做好檔案立卷、歸檔、借閱、保管及銷毀等工作，確保學(xué)校會(huì)計(jì)檔案能夠有序存放、妥善保管、查閱方便，防止損壞、泄密和丟失。學(xué)校應(yīng)根據(jù)有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理的法規(guī)要求，結(jié)合學(xué)校發(fā)展的實(shí)際情況，建立一套嚴(yán)格、完整的會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)章制度，保證學(xué)校會(huì)計(jì)檔案工作能夠規(guī)范、科學(xué)地發(fā)展。

（2）加強(qiáng)檔案管理人員專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)

進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案管理中的檔案收集、檔案整理及立卷歸檔的重要責(zé)任人就是會(huì)計(jì)人員，他們從事會(huì)計(jì)檔案工作的熟練程度和是否規(guī)范化管理，決定檔案卷宗質(zhì)量的好壞。加強(qiáng)學(xué)校會(huì)計(jì)人員對(duì)檔案管理專業(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)操作能力的培訓(xùn)非常重要。學(xué)校應(yīng)安排會(huì)計(jì)檔案管理者多參加一些專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)班，不斷提高檔案管理人員的管理技能和修養(yǎng)，把會(huì)計(jì)檔案管理工作從根本上落實(shí)到位。

（3）加強(qiáng)立卷的規(guī)范化管理

加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案立卷的規(guī)范化管理主要包括：對(duì)會(huì)計(jì)憑證在整理、裝訂及保管方面要有專用的裝訂封皮和封皮裝訂線，在封口部位要蓋上會(huì)計(jì)人員的印章。封皮面要按要求填寫日期、憑證起止號(hào)和張數(shù)、保管期限、經(jīng)辦人及相關(guān)備注等，再按時(shí)間先后將裝訂好的檔案放置在檔案盒內(nèi)，檔案盒上標(biāo)注完整的內(nèi)容即可；活頁賬薄需要按順序?qū)㈨摯a排好后加裝封面裝訂成冊(cè)，按照會(huì)計(jì)科目的正確順序，依此填好卷內(nèi)目錄和會(huì)計(jì)必考表；會(huì)計(jì)報(bào)表要按照月份順序，經(jīng)電腦打印裝訂成冊(cè)。

（4）及時(shí)銷毀過期的會(huì)計(jì)檔案

對(duì)學(xué)校的那些保管期限已滿的會(huì)計(jì)檔案要及時(shí)銷毀，可由檔案存儲(chǔ)室提出銷毀意見，經(jīng)學(xué)校財(cái)務(wù)部門共同審核、鑒定之后，編輯詳細(xì)的會(huì)計(jì)檔案銷毀手冊(cè)之后進(jìn)行銷毀即可。如遇到那些不了解的債權(quán)事項(xiàng)，作為原始憑證的數(shù)據(jù)資料要單獨(dú)立卷，并交由檔案室專人保管，直到債權(quán)結(jié)清為止。

加強(qiáng)中職學(xué)校的會(huì)計(jì)檔案管理工作，不僅能夠提高校內(nèi)財(cái)務(wù)管理質(zhì)量和水平，而且學(xué)校的發(fā)展能夠適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)主義建設(shè)的經(jīng)濟(jì)體制創(chuàng)新改革的新需求。隨著時(shí)代的不斷進(jìn)步，會(huì)計(jì)檔案管理無論對(duì)學(xué)校還是對(duì)社會(huì)的影響作用都不可忽視，因此，中職學(xué)校要重視建立制度，提高管理水平，不斷推動(dòng)會(huì)計(jì)檔案管理的建設(shè)。

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