科技情報(bào)資料的收集、整理與利用探析

李源文

摘 要：科技情報(bào)資料的收集、整理的最終目的在于資料的利用，收集和整理只是為利用奠定基礎(chǔ)，但是每一個(gè)環(huán)節(jié)都有其特有的重要性和價(jià)值性，少了任何一個(gè)環(huán)節(jié)，或者任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都可能導(dǎo)致所有的工作功虧一簣。所以需要對(duì)每項(xiàng)工作進(jìn)行分別處理，抓住每個(gè)環(huán)節(jié)之間的銜接，科學(xué)合理的發(fā)揮資料的價(jià)值。

關(guān)鍵詞：科技情報(bào)資料；收集；整理；利用

隨著社會(huì)的飛速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)日新月異，每時(shí)每刻都有大量的科技情報(bào)資料呈現(xiàn)在公眾面前。在這些雜亂無章的科技情報(bào)資料中，需要有目的、有針對(duì)性的對(duì)其進(jìn)行收集，應(yīng)用合理有效的方式進(jìn)行整理，然后根據(jù)各種資料的特性加以利用，這就是科技情報(bào)資料的收集、整理和利用工作。每個(gè)環(huán)節(jié)都有其特有的工作性質(zhì)，也需要注意整體工作的銜接性，切實(shí)有效地發(fā)揮科技情報(bào)資料的實(shí)際價(jià)值，以提高公眾的科文化素養(yǎng)。

1 科技情報(bào)定義

科技情報(bào)指的是通過公開的信息渠道獲取有關(guān)科學(xué)發(fā)展、科技技術(shù)創(chuàng)新或者有關(guān)科技最新動(dòng)態(tài)的有用信息。科技資料是它的組成內(nèi)容。而科技情報(bào)工作是科技工作的基礎(chǔ)，也是重要組成部分，是觀察和分析國(guó)內(nèi)外科技發(fā)展水平，引進(jìn)先進(jìn)科學(xué)技術(shù)必不可少的工作[1]。

2 科技情報(bào)的收集

每一個(gè)情報(bào)機(jī)構(gòu)都會(huì)根據(jù)自身的業(yè)務(wù)范圍，有計(jì)劃地收藏一定量的資料，以作為科技資料收集的基礎(chǔ)。但是，科學(xué)技術(shù)的高速發(fā)展，導(dǎo)致科技相關(guān)資料數(shù)不勝數(shù)，轉(zhuǎn)眼之間，就有更新更有價(jià)值的科技資料出現(xiàn)了，層出不窮?，F(xiàn)有科技信息資料的海量和科技信息資料的增長(zhǎng)速度，給科技情報(bào)的收集帶來了一定的問題。這就要求科技情報(bào)的收集必須采取正確的方法。

科技情報(bào)的收集方法有很多種，采購(gòu)、信息交換、實(shí)際現(xiàn)場(chǎng)收集、委托他人或者機(jī)構(gòu)收集、網(wǎng)絡(luò)收集都是可行而且有效的方法。

科技情報(bào)采購(gòu)。有一些研究機(jī)構(gòu)在發(fā)明新的技術(shù)之后，會(huì)對(duì)相應(yīng)的科技技術(shù)申請(qǐng)專利。而需要這些信息技術(shù)的機(jī)構(gòu)或者部門，可以根據(jù)實(shí)際情況，參考科技技術(shù)的實(shí)際價(jià)值，然后進(jìn)行采購(gòu)工作，以求了解相關(guān)技術(shù)。除此之外，有些研究進(jìn)展中的進(jìn)展信息也可以以采購(gòu)的形式進(jìn)行收集。通過購(gòu)買相關(guān)資料，加以利用，以求取得更大的科技技術(shù)突破。

科技情報(bào)資料交換。這類方式一般用在同一領(lǐng)域的不同研究機(jī)構(gòu)。通過相互交換統(tǒng)一領(lǐng)域的相關(guān)研究進(jìn)展，可以促進(jìn)雙方的研究，節(jié)省研究的開支和研究時(shí)間，以達(dá)到更快更好的完成研究目的。當(dāng)然，不同領(lǐng)域的研究機(jī)構(gòu)也可能由于某些原因而出現(xiàn)資料交換。對(duì)于不同的情況，需要結(jié)合實(shí)際，交換的科技情報(bào)要求對(duì)等，以體現(xiàn)公平性和合理性。

實(shí)際現(xiàn)場(chǎng)采集。有一些科技情報(bào)，比如某些科技技術(shù)材料的相關(guān)數(shù)據(jù)情報(bào)、使用環(huán)境的相關(guān)數(shù)據(jù)情報(bào)，都需要進(jìn)行實(shí)際現(xiàn)場(chǎng)采集。只有通過實(shí)際現(xiàn)場(chǎng)采集，才能保證數(shù)據(jù)的可靠性，才能避免道聽途說引發(fā)問題和麻煩。實(shí)際現(xiàn)場(chǎng)采集是一種比較直接的情報(bào)收集方式，簡(jiǎn)單方便，而且科學(xué)合理，收集的結(jié)果具有很高的實(shí)用性和可靠性。

委托他人或者機(jī)構(gòu)收集。這種方式就好比借助中介找房子一樣。通過委托他人或者機(jī)構(gòu)這樣的中介機(jī)構(gòu)，給予一定的費(fèi)用，制定需要的情報(bào)內(nèi)容，由他人或者機(jī)構(gòu)來幫助收集相關(guān)科技情報(bào)。這種方式操作比較簡(jiǎn)單，但是需要一定的經(jīng)濟(jì)支出。而且，得到的結(jié)果不一定具有很高的價(jià)值。經(jīng)濟(jì)支出和收集的科技情報(bào)的價(jià)值之間的矛盾，需要委托方進(jìn)行調(diào)整，以保證支出和獲得存在對(duì)等性[3]。

網(wǎng)絡(luò)收集。網(wǎng)絡(luò)的飛速發(fā)展，使得網(wǎng)絡(luò)聚集了大量的科技情報(bào)。相比而言，網(wǎng)絡(luò)收集是最簡(jiǎn)單的方式。但是需要大量的時(shí)間來查閱分析科技情報(bào)的價(jià)值。

其實(shí)收集科技情報(bào)的方式還有很多種，以上只是簡(jiǎn)單的介紹了集中常用的收集方式。在實(shí)際的應(yīng)用中，針對(duì)不同的收集環(huán)境需要選擇不同的方式。當(dāng)然，實(shí)際情況需要時(shí)，還可以有效結(jié)合兩種或者多種收集方式，以求高效地收集科技情報(bào)。還可以通過對(duì)實(shí)際情況的研究分析，臨時(shí)制定相應(yīng)的收集策略和方式。綜上所述，目的是高效合理地收集有價(jià)值的科技情報(bào)，只要方式合法、合理，能夠以最小的支出獲取更好的科技情報(bào)的方法，就是最好的收集方法。

3 科技情報(bào)的整理

要想更好的整理科技情報(bào)，就要求有一個(gè)科學(xué)合理的管理體系。只有以完善的管理體系為指引，才能高效地整理科技情報(bào)。管理與整理是相輔相成、密不可分的。一個(gè)好的管理系統(tǒng)需要有記錄、增加、替換等功能，保證能夠全面系統(tǒng)的記錄所有有價(jià)值的科技情報(bào)，還能夠在之前的基礎(chǔ)上進(jìn)行對(duì)應(yīng)的增加和替換，這樣才能更好地對(duì)收集的科技情報(bào)進(jìn)行合理有效的整理。

首先要明確，科技情報(bào)的整理工作是為了當(dāng)前或者以后的使用。在對(duì)科技情報(bào)進(jìn)行整理之前，必須明確科技情報(bào)的內(nèi)容和價(jià)值，以此來決定相關(guān)科技情報(bào)是直接利用還是備案收藏。當(dāng)然不管是直接利用的還是備案收藏的都需要有完整的記錄?？萍记閳?bào)整理工作的主要內(nèi)容是編制檢索工具，也就是根據(jù)情報(bào)的外表特征和內(nèi)容特征做出相應(yīng)的標(biāo)記，比如資料名稱、論著編寫者、所屬學(xué)科、情報(bào)的所屬領(lǐng)域等，并按照各種不同的特征進(jìn)行系統(tǒng)的分類排列，以方便以后的使用。

一般資料收集的目標(biāo)都是具有實(shí)際應(yīng)用價(jià)值的。對(duì)于這些科技情報(bào)，一般的整理方式就是記錄，然后應(yīng)用到相關(guān)領(lǐng)域，直接發(fā)揮科技情報(bào)的價(jià)值。而在收集工作中，可能也會(huì)收集到一些當(dāng)前無法使用的，但是具有一定價(jià)值的情報(bào)。對(duì)于這些情報(bào)，就需要先記錄，然后備案收藏，做好明確的標(biāo)記，以備以后對(duì)其進(jìn)行使用[4]。

科技情報(bào)的整理是一項(xiàng)細(xì)致而繁瑣的工作，而且承接之前的收集工作，連接著日后的使用環(huán)節(jié)。所以整理工作的好壞，直接影響著科技情報(bào)的價(jià)值體現(xiàn)。如果玩忽職守，忽略了這一步驟，其他收集和使用都將變?yōu)榭照劊萍记閳?bào)也會(huì)因此失去價(jià)值。

4 科技情報(bào)的利用

科技情報(bào)資料的利用是所有工作中最為重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。之前的收集工作和整理工作的價(jià)值在這個(gè)環(huán)節(jié)得到體現(xiàn)，科技情報(bào)資料的價(jià)值也在這一環(huán)節(jié)得到體現(xiàn)。所以說，科學(xué)合理地使用科技情報(bào)資料，既能顯現(xiàn)所有工作的價(jià)值，還能發(fā)揮科技情報(bào)資料的作用。

衡量一個(gè)情報(bào)機(jī)構(gòu)資料工作的好壞，不只是根據(jù)它收集資料的數(shù)量，也不只是根據(jù)它整理工作的好壞，更重要的是看它利用這些資料的程度?？萍记閳?bào)資料的利用重點(diǎn)在于通過整理過程中分類、編目、整理、加工、登記，并經(jīng)過篩選，以多種形式如編輯在刊物、宣傳欄上，以公眾喜聞樂見的方式，達(dá)到提高公眾科學(xué)素養(yǎng)，促進(jìn)公眾科學(xué)文化素質(zhì)提高，以及對(duì)地方經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展發(fā)揮積極作用的目的。

在確定科技情報(bào)資料的價(jià)值之后，隨之進(jìn)行收集和整理，這個(gè)過程中大致就可以了解資料的利用價(jià)值了。有些資料對(duì)于科技人員當(dāng)前的研究有一定的價(jià)值，就直接應(yīng)用到研究中；有些資料對(duì)于公眾人群有價(jià)值，就通過一定的方式宣告給公眾；有些資料對(duì)于別人有價(jià)值，而雙方正好需要對(duì)方擁有的某些情報(bào)資料，就可以合理地進(jìn)行資料交換，獲取其他資料等等。如何使用科技情報(bào)資料需要根據(jù)實(shí)際情況，結(jié)合科技情報(bào)資料的價(jià)值，采取合理的處理方式。

一般沒有特殊性的資料都是用于閱覽的，為了方便讀者，可以采取多種服務(wù)方式。最主要的方式就是編輯出版在期刊雜志或者專欄上，以求普及科學(xué)知識(shí)，提高公眾科學(xué)素養(yǎng)。

通過對(duì)收集的資料進(jìn)行整理和編排，以期刊或者專欄等出版物的形式，將科技信息呈現(xiàn)在大眾面前，使他人能夠充分接觸這些科技情報(bào)資料，了解相關(guān)科技知識(shí)。通過借閱、訂閱等方式加大科技情報(bào)資料的宣傳利用，不僅使大眾都了解了相關(guān)的科技資料，還有可能引起其他機(jī)構(gòu)的收藏興趣，拓展科技情報(bào)資料的實(shí)用價(jià)值。還可以通過口頭、書信等方式向人民群眾推薦相關(guān)資料信息，吸引他們主動(dòng)來了解相關(guān)信息。有條件的，比如學(xué)校、社區(qū)等，還可以墻報(bào)等方式進(jìn)行資料宣傳。有關(guān)部門也可以組織相關(guān)的資料會(huì)展活動(dòng)，直觀有效的進(jìn)行資料宣傳[5]。

5 科技情報(bào)收集、整理與利用的整體性

科技情報(bào)資料工作的主要環(huán)節(jié)就是收集、整理和利用。而且，他們存在一定的整體性，相輔相成，環(huán)環(huán)相扣，密不可分。

收集工作是所有工作的基礎(chǔ)，沒有全面的收集工作提供有價(jià)值的科技情報(bào)資料，就無法開展資料整理和利用工作。收集工作作為所有工作的第一步，需要一定的嚴(yán)謹(jǐn)和認(rèn)真的態(tài)度，需要有洞察資料價(jià)值的眼光。在這一步，需要發(fā)現(xiàn)資料的價(jià)值，還要通過科學(xué)合理的方式，以與資料價(jià)值對(duì)等或者低于資料價(jià)值的支出，獲取更有價(jià)值的資料。

整理工作是承上啟下的一個(gè)環(huán)節(jié)，既要完成對(duì)收集的資料的分類整理工作，還要通過有效的方式，方便以后的資料利用。整理工作需要嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作態(tài)度，在種類繁多的資料中，清晰明了的對(duì)資料進(jìn)行分門別類，建立簡(jiǎn)單方便的檢索查詢體系，為之后的利用奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

資料利用是體現(xiàn)所有工作價(jià)值和資料本身價(jià)值的環(huán)節(jié)。這一環(huán)節(jié)需要有一定的眼光，針對(duì)不同的資料類型和資料內(nèi)容，制定不同的利用方式和方法，科學(xué)合理的對(duì)資料進(jìn)行利用，發(fā)揮資料本身的價(jià)值，普及相關(guān)科技知識(shí)，提高大眾的科技素養(yǎng)。

6 結(jié)束語

雖然現(xiàn)在的科技發(fā)展給予了我們大量的科技情報(bào)資料信息，但是有理由相信，通過科學(xué)合理的收集方式，加上細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)?shù)恼?，再通過科學(xué)有效的利用手段，一定能在資料信息的海洋中發(fā)現(xiàn)有用的科技情報(bào)資料信息，并能發(fā)揮其實(shí)際價(jià)值，提高大眾的科技文化素養(yǎng)。文章介紹的各種方式并不只是全部的工作方式，整個(gè)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)還應(yīng)該針對(duì)其特征，有效的選擇和制定新的方式，以求獲取更多更好的資料信息，更好的利用這些資料，建造更加美好和諧的社會(huì)。

參考文獻(xiàn)

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