強(qiáng)化檔案管理 助推企業(yè)文化建設(shè)

胡仙鳳

(中國核電工程有限公司鄭州分公司,河南鄭州 450052)

強(qiáng)化檔案管理 助推企業(yè)文化建設(shè)

胡仙鳳

(中國核電工程有限公司鄭州分公司,河南鄭州 450052)

企業(yè)檔案記錄著企業(yè)發(fā)展的過程，并直接服務(wù)于企業(yè)文化建設(shè)；企業(yè)文化建設(shè)亦豐富著檔案利用學(xué)的內(nèi)容。本文基于對(duì)企業(yè)檔案與企業(yè)文化關(guān)系的分析；闡述了企業(yè)檔案在企業(yè)文化建設(shè)中的重要作用；然后就企業(yè)檔案管理如何助推企業(yè)文化建設(shè)，提出了幾點(diǎn)對(duì)策建議。

檔案管理 關(guān)系 作用 企業(yè)文化

在經(jīng)濟(jì)社會(huì)快速發(fā)展的今天,企業(yè)文化建設(shè)已成為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的戰(zhàn)略要素,“文化治企”勢在必行;而企業(yè)檔案管理是企業(yè)文化建設(shè)的重要內(nèi)容之一。因此, 研究和探討企業(yè)檔案管理與企業(yè)文化建設(shè)的關(guān)系,認(rèn)識(shí)企業(yè)檔案在企業(yè)文化建設(shè)中的作用,使企業(yè)檔案管理在企業(yè)文化建設(shè)中的作用得到更好的發(fā)揮,對(duì)進(jìn)一步完善企業(yè)文化體系,促進(jìn)企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展,使企業(yè)進(jìn)一步壯大,都有著至關(guān)重要的作用。

1 企業(yè)檔案與企業(yè)文化內(nèi)涵及其內(nèi)在聯(lián)系

企業(yè)檔案是在企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成并保存?zhèn)洳榈母鞣N文獻(xiàn)載體形式的歷史記錄,是企業(yè)寶貴的不可再生性資源。

企業(yè)文化是指企業(yè)全體員工在長期的創(chuàng)業(yè)和發(fā)展過程中形成并共同遵守的思想作風(fēng)、基本信念、價(jià)值觀念、行為準(zhǔn)則和最高目標(biāo),它具有鮮明的時(shí)代特色,是企業(yè)的靈魂。

蘊(yùn)藏在企業(yè)檔案中的企業(yè)信息是企業(yè)文化建設(shè)的源泉和動(dòng)力。企業(yè)檔案不僅生動(dòng)、鮮活地記載了企業(yè)的成長發(fā)展歷程,更為企業(yè)文化建設(shè)提供了真實(shí)、可靠的資料,成為企業(yè)文化建設(shè)的“添加劑。

就企業(yè)檔案的內(nèi)容而言,其本身就是一種企業(yè)文化現(xiàn)象,可直接服務(wù)于企業(yè)文化建設(shè);企業(yè)文化建設(shè)亦進(jìn)一步豐富了檔案利用學(xué)的內(nèi)容。可見,二者存在必然的聯(lián)系,是相輔相成的關(guān)系。因此,搞好企業(yè)檔案管理,對(duì)豐富企業(yè)文化、建設(shè)企業(yè)文化有著積極的推動(dòng)作用;注重了企業(yè)文化建設(shè),亦能夠豐富充實(shí)企業(yè)檔案的內(nèi)容。

2 企業(yè)檔案在企業(yè)文化建設(shè)中的地位和作用

隨著市場的激烈競爭,企業(yè)文化愈來愈成為企業(yè)強(qiáng)大的軟實(shí)力,也日益成為企業(yè)管理的最高境界。企業(yè)檔案因其所具有的真實(shí)性、多元性和潛在的創(chuàng)造性,在企業(yè)文化建設(shè)中也扮演者越來越重要的角色。

2.1 企業(yè)檔案記錄和反映了企業(yè)文化建設(shè)的歷史

企業(yè)檔案作為記錄企業(yè)成長、發(fā)展歷程的載體,是企業(yè)發(fā)展的歷史長卷,內(nèi)容本身具有豐厚的文化特性。其構(gòu)成以科技檔案為主體,包括工程設(shè)計(jì)、經(jīng)營生產(chǎn)、財(cái)務(wù)管理、勞動(dòng)工資、黨政工團(tuán)各方面,是知識(shí)資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分,并以文字、圖片、影音資料、實(shí)物的形式真實(shí)地記錄和再現(xiàn)了企業(yè)發(fā)展過程中的點(diǎn)點(diǎn)滴滴,反映了企業(yè)建設(shè)發(fā)展歷程,是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要資源,其豐富的內(nèi)容無不處處展示出獨(dú)有魅力的文化特色。

以筆者所在單位為例,伴隨著核工業(yè)的創(chuàng)建和發(fā)展,已走過了近60年的發(fā)展歷程,從京城起步到荒漠戈壁、青海高原,從塞北大漠、蜀水巴山到立足中原,先后經(jīng)歷兩次創(chuàng)業(yè)、三次搬遷、數(shù)次體制變革。這期間形成了大量的文書材料、財(cái)務(wù)報(bào)表、音像資料等不同時(shí)期、不同門類的珍貴歷史檔案。

這些檔案作為企業(yè)發(fā)展和文化的載體,鐫刻著企業(yè)成長、發(fā)展、壯大的歷程,記錄著企業(yè)建設(shè)過程中的重大事件、重要人物、產(chǎn)品和技術(shù),珍藏著許多專家級(jí)的人物,蘊(yùn)含著許多可歌可泣的珍貴史實(shí),凝聚和反映著一代又一代核工業(yè)人的價(jià)值觀念和精神文化,譜寫著幾代人譜寫敬業(yè)報(bào)國、不斷進(jìn)取、無私奉獻(xiàn)的史歌。

2.2 企業(yè)檔案可以為企業(yè)文化建設(shè)提供素材

企業(yè)檔案經(jīng)過管理員的梳理和價(jià)值判斷,“留其精華,去其糟粕”,并加以規(guī)范地歸檔和整理,科學(xué)精心地保存,主動(dòng)方便地提供利用,使企業(yè)檔案為企業(yè)文化建設(shè)提供了大量的歷史文獻(xiàn)?？衫酶鞣N載體檔案,編纂成內(nèi)容豐富、形式多樣的編研材料,為企業(yè)文化建設(shè)提供詳實(shí)的素材。

前幾年筆者在參與本單位編史修志資料收集和編寫工作時(shí),查閱了檔案室各時(shí)期生產(chǎn)與經(jīng)營、管理、黨群等諸方面的資料文件,跨度達(dá)五十余年,收集了史志編纂所需要的很多珍貴素材和文獻(xiàn)資料。

經(jīng)過全體編纂人員的辛勤耕耘,順利完成了80余萬字《五十年光輝歷程》的編寫工作,系統(tǒng)完整地展現(xiàn)了本單位發(fā)展的脈絡(luò)和歷程。近幾年,筆者所在單位也積極開發(fā)檔案信息資源,先后編纂了《企業(yè)宣傳冊》、《司情介紹》、《大事記》等。

可以看出,企業(yè)檔案為企業(yè)文化建設(shè)提供了素材,充分利用檔案的素材,為繼承發(fā)揚(yáng)企業(yè)歷史文化優(yōu)秀遺產(chǎn),亦為企業(yè)文化建設(shè)提供新思想,豐富企業(yè)文化建設(shè)的內(nèi)容。

2.3 企業(yè)檔案具有文化教育的價(jià)值

當(dāng)企業(yè)選擇其價(jià)值觀后, 就要通過一定的方法將其輸送給員工。在這些方法中,企業(yè)檔案發(fā)揮著無可替代的作用。充分發(fā)揮檔案工作者編寫的檔案參考資料和企業(yè)的實(shí)物檔案,來宣傳企業(yè)文化的內(nèi)容和要求,使之人人皆知,以創(chuàng)造濃郁的工作氛圍。企業(yè)檔案記錄著企業(yè)的創(chuàng)業(yè)史,用它來宣傳企業(yè)文化更具有說服力。

充分利用企業(yè)檔案來進(jìn)行員工的培訓(xùn)與教育?？梢酝ㄟ^陳列、展覽企業(yè)的各類檔案,如黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人視察本企業(yè)的照片和音像檔案、各項(xiàng)工作的成果和榮譽(yù)檔案,來啟示和鼓舞企業(yè)員工,使員工認(rèn)同企業(yè)所倡導(dǎo)的理念和文化。結(jié)合企務(wù)公開的要求,在做到內(nèi)容規(guī)范、形式規(guī)范、程序規(guī)范的基礎(chǔ)上,建立企業(yè)現(xiàn)行文件開放式閱覽室,以增強(qiáng)企業(yè)決策的透明度,尊重員工的知情權(quán),體現(xiàn)員工的參與權(quán),充分獲取員工的理解、支持、配合,形成企業(yè)發(fā)展的合力。

3 強(qiáng)化檔案管理,助推企業(yè)文化建設(shè)

“國民之魂,文以化之;國家之神,文以鑄之?！笔臧l(fā)展比經(jīng)濟(jì),百年發(fā)展比文化,打造先進(jìn)的企業(yè)文化戰(zhàn)略都勢在必行,筆者所在的單位也正在著力推進(jìn)企業(yè)文化建設(shè)的實(shí)施工作。這其中需要發(fā)揮企業(yè)檔案資源有效利用性作用,為助推企業(yè)文化建設(shè)做出貢獻(xiàn)。

3.1 做好企業(yè)檔案的收集和積累,豐富檔案信息資源建設(shè)

在企業(yè)發(fā)展過程中,會(huì)形成各類資料,檔案工作者應(yīng)當(dāng)站在一個(gè)新的高度,樹立“大局意識(shí)”,增強(qiáng)“創(chuàng)新意識(shí)”,樹立“精品意識(shí)”,體現(xiàn)“發(fā)展意識(shí)”,求真存實(shí),彰顯史料魅力,分門別類地保存所需的資料和素材。同時(shí),在企業(yè)文化建設(shè)實(shí)施過程中,及時(shí)收集企業(yè)文化建設(shè)中形成的檔案, 做好跟蹤歸檔和科學(xué)管理,以維護(hù)檔案的完整和安全,豐富檔案信息資源建設(shè)。

在筆者參與編史修志過程中,深有體會(huì)。鑒于史志時(shí)間跨度長、涉及內(nèi)容多,需要收集素材多、繁且全面。由于時(shí)代久遠(yuǎn)、且屢次搬遷,加上當(dāng)時(shí)檔案保管意識(shí)和保管手段及條件的限制,很多有價(jià)值的文字資料、圖片、實(shí)物資料的史料無處可尋,未能完全收錄和體現(xiàn),造成無法彌補(bǔ)的遺憾。

所以,做好企業(yè)檔案的收集和積累,是發(fā)揮其作用的前提。

3.2 做好企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用,使“死”檔案變成活信息

充分利用檔案文化資源的優(yōu)勢,加強(qiáng)與企業(yè)文化宣傳部門的溝通合作,積極開發(fā)深層次的檔案信息資源,參與企業(yè)文化的宣傳,改變檔案“養(yǎng)在深閨人未識(shí)”的狀況,為企業(yè)文化建設(shè)做好專題服務(wù)工作。

經(jīng)過數(shù)十年的發(fā)展,企業(yè)歷史底蘊(yùn)厚重,珍藏著許多專家級(jí)的人物,也塵封著許多可歌可泣的珍貴史實(shí)。我們要挖掘、提煉這些文化資源,并進(jìn)行藝術(shù)加工、再現(xiàn),借鑒歷史、服務(wù)現(xiàn)在、開創(chuàng)未來、垂鑒后世,成為能支撐文化產(chǎn)業(yè)發(fā)展的資源。提取出最能代表企業(yè)精神和價(jià)值觀的典型代表,編史修志,編寫先進(jìn)人物宣傳冊,發(fā)揮行業(yè)歷史貢獻(xiàn)及英模人物在企業(yè)文化建設(shè)中的引領(lǐng)作用。

此外,企業(yè)利用檔案信息資源,充分挖掘企業(yè)的品牌價(jià)值,樹立特色鮮明的企業(yè)形象,進(jìn)一步提升企業(yè)社會(huì)地位,增加企業(yè)的文化附加值。

3.3 做好企業(yè)檔案室文化建設(shè)工作,使之成為傳播企業(yè)文化的窗口

規(guī)范的企業(yè)檔案室,保存了包括文書、科研、會(huì)計(jì)、基建、設(shè)備、聲像、實(shí)物等各種門類和載體的檔案。

這些檔案記錄了企業(yè)發(fā)展的全過程。要充分發(fā)揮檔案的作用,圍繞企業(yè)中心工作,開展多種形式的檔案收集、整理、開發(fā)和應(yīng)用工作,真正使檔案室成為企業(yè)的信息基地、歷史和文化資料中心,成為教育啟發(fā)員工,切實(shí)形成進(jìn)取精神的有效資源;成為塑造企業(yè)形象、傳播企業(yè)文化的窗口。

以史為鑒,可以知興衰”。檔案是企業(yè)的寶貴財(cái)富,是記錄歷史、傳承文化、服務(wù)發(fā)展的重要信息資源。在當(dāng)前企業(yè)面臨加快發(fā)展重要戰(zhàn)略機(jī)遇期,隨著體制機(jī)制改革的深化和發(fā)展方式的加快轉(zhuǎn)變,企業(yè)文化的作用將越來越凸顯。

加強(qiáng)企業(yè)檔案管理,深入挖掘優(yōu)秀基因,科學(xué)整合文化資源,積極推進(jìn)文化融合,培育新時(shí)期企業(yè)文化,為企業(yè)發(fā)展提供軟實(shí)力支撐。建設(shè)更適應(yīng)企業(yè)發(fā)展、增進(jìn)員工團(tuán)結(jié)協(xié)作的企業(yè)文化,是每一位企業(yè)檔案工作者的職責(zé)和義務(wù)。

[1]吳紅.《檔案與文化》,《中國檔案》,2006年第5期.

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