企業(yè)財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)內(nèi)控問題分析

劉亞瓊

摘要：隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)被廣泛應(yīng)用于企業(yè)管理之中，在提高企業(yè)管理效率，強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)控制，促進(jìn)會(huì)計(jì)工作流程標(biāo)準(zhǔn)化等方面起到了積極作用。與此同時(shí)，財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)為企業(yè)實(shí)施資金流、物流、信息流的集成管理提供了操作平臺(tái)，已經(jīng)成為企業(yè)優(yōu)化管理、提升競(jìng)爭(zhēng)力的重要技術(shù)支撐。本文以浪潮GS5.0系統(tǒng)為樣本，對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)的特點(diǎn)和作用進(jìn)行分析，并在此基礎(chǔ)上，就企業(yè)財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)對(duì)內(nèi)控的影響進(jìn)行深入探討。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)；內(nèi)部財(cái)務(wù)控制；GS5.0系統(tǒng)

浪潮GS5.0系統(tǒng)于2008年推出，是幫助集團(tuán)企業(yè)打造全新“集團(tuán)管控”平臺(tái)的ERP產(chǎn)品，為我國(guó)集團(tuán)企業(yè)優(yōu)化管理、提升競(jìng)爭(zhēng)力提供了技術(shù)支撐。GS5.0系統(tǒng)采用了基于SOA理念的最新技術(shù)，涵蓋了企業(yè)財(cái)務(wù)管理、全面預(yù)算管理、資金管理、分銷管理、供應(yīng)鏈管理、商務(wù)智能、風(fēng)險(xiǎn)管理等系統(tǒng)模塊，能夠滿足企業(yè)多方位、多層次管理需求。企業(yè)應(yīng)用GS5.0系統(tǒng)之后，對(duì)企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)管理和財(cái)務(wù)控制帶來了一定程度影響，這種先進(jìn)的財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)在強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)控制能力，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息高度共享，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)監(jiān)管職能等方面起到了重要作用。

一、企業(yè)財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)的特點(diǎn)

GS5.0系統(tǒng)是先進(jìn)的企業(yè)財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)，該系統(tǒng)中的財(cái)務(wù)管理子系統(tǒng)具備了集成性以及面向管理和決策的特點(diǎn)，能夠?qū)⒇?cái)務(wù)信息事后反映轉(zhuǎn)變?yōu)樨?cái)務(wù)管理事前控制、財(cái)務(wù)決策實(shí)時(shí)支持，有利于擴(kuò)大財(cái)務(wù)管理范圍，提高財(cái)務(wù)管理成效。從整體上看，GS5.0系統(tǒng)的特點(diǎn)主要包括以下幾個(gè)方面：

（一）系統(tǒng)模塊高度集成

GS5.0系統(tǒng)集成了企業(yè)管理的各個(gè)子系統(tǒng)和應(yīng)用模塊，實(shí)現(xiàn)了各子系統(tǒng)之間的信息共享，有利于及時(shí)處理各項(xiàng)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，并利用生成的財(cái)務(wù)信息準(zhǔn)確反映企業(yè)經(jīng)營(yíng)狀況[1]。GS5.0系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的協(xié)同運(yùn)作，高度統(tǒng)一資金流、物流與信息流，為企業(yè)強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)控制、開展電子商務(wù)、落實(shí)全面預(yù)算管理提供了有力條件。

（二）管理理念先進(jìn)

GS5.0系統(tǒng)融入了供應(yīng)鏈管理理念以及國(guó)際先進(jìn)集團(tuán)企業(yè)的財(cái)務(wù)管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，對(duì)財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)工作流程進(jìn)行了優(yōu)化重組，提高了企業(yè)財(cái)務(wù)管理效率，規(guī)范了會(huì)計(jì)工作程序，確保了會(huì)計(jì)信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。GS5.0系統(tǒng)可對(duì)會(huì)計(jì)核算數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為制定財(cái)務(wù)計(jì)劃、開展財(cái)務(wù)管控活動(dòng)提供依據(jù)，使財(cái)務(wù)管理真正納入到企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展中。

（三）財(cái)務(wù)信息全面

GS5.0系統(tǒng)可為企業(yè)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)提供全方位的服務(wù)，包括業(yè)務(wù)操作層、各級(jí)管理層以及決策層。該系統(tǒng)不僅可以提供常規(guī)財(cái)務(wù)報(bào)表，還可以提供與企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理密切相關(guān)的管理性報(bào)表。財(cái)務(wù)部門應(yīng)用該系統(tǒng)能夠從多角度分析、比較、處理財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，為有關(guān)部門提供最具使用價(jià)值的財(cái)務(wù)信息，提高財(cái)務(wù)信息的全面性。

（四）系統(tǒng)運(yùn)行安全

GS5.0系統(tǒng)引入了先進(jìn)的信息網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，如數(shù)據(jù)加密技術(shù)、VPN技術(shù)、身份認(rèn)證技術(shù)、訪問限制技術(shù)、防火墻技術(shù)等，在系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)、通信、運(yùn)行等各個(gè)層面均采取了安全防范措施，不僅確保了系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行，而且還保證了數(shù)據(jù)信息的安全性。

二、企業(yè)財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)的作用

（一）強(qiáng)化資金流控制

GS5.0系統(tǒng)為企業(yè)提供了供應(yīng)商管理和客戶管理功能，可以幫助財(cái)務(wù)部門及時(shí)掌握企業(yè)每日的經(jīng)營(yíng)、銷售情況，實(shí)時(shí)監(jiān)控往來賬款的賒銷額度以及資金回籠情況。在GS5.0系統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理子系統(tǒng)模塊中，財(cái)務(wù)部門可利用往來賬款清賬、分析功能，提高資金周轉(zhuǎn)率，降低財(cái)務(wù)費(fèi)用。同時(shí)，GS5.0系統(tǒng)還可以完成對(duì)費(fèi)用開支、銷售成本的監(jiān)控，強(qiáng)化內(nèi)部財(cái)務(wù)控制職能，全面掌握企業(yè)資金流的變化情況。

（二）掌握物流情況

在GS5.0系統(tǒng)中，財(cái)務(wù)管理子系統(tǒng)模塊集成了企業(yè)物流信息變化，為財(cái)務(wù)部門實(shí)時(shí)分析企業(yè)采購(gòu)、銷售、存貨業(yè)務(wù)提供了可靠依據(jù)，不僅有利于強(qiáng)化物流跟蹤控制，促使企業(yè)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)開展過程趨于標(biāo)準(zhǔn)化，還能夠使企業(yè)管理者實(shí)時(shí)了解經(jīng)營(yíng)狀況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題，避免經(jīng)營(yíng)決策失誤。除此之外，財(cái)務(wù)部門還可利用GS5.0系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)行為的動(dòng)態(tài)控制，使物流與資金流相結(jié)合，優(yōu)化企業(yè)資源配置，實(shí)現(xiàn)資源的高效利用。

（三）實(shí)現(xiàn)信息流共享

企業(yè)在實(shí)施GS5.0系統(tǒng)之后，建立了信息資源的集成共享平臺(tái)，轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)封閉、單一的信息處理模式，使得企業(yè)各部門可在信息共享平臺(tái)上各取所需，并將繁雜的經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)多層次地傳遞給各級(jí)管理部門，實(shí)現(xiàn)對(duì)信息流變化的管理。GS5.0系統(tǒng)可提高企業(yè)內(nèi)部上下級(jí)之間交流溝通的及時(shí)性、暢通性，將月報(bào)出具時(shí)間縮短為1~2天，提升了各級(jí)管理工作的效率。從內(nèi)部財(cái)務(wù)控制的角度上來看，GS5.0系統(tǒng)的運(yùn)用能夠促使會(huì)計(jì)信息記錄更為規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，并且可以使會(huì)計(jì)信息準(zhǔn)確、快速、全面地傳遞給管理者，提高管理者決策的靈活度和速度，凸顯了會(huì)計(jì)信息在企業(yè)管理決策中的重要性。

（四）轉(zhuǎn)變會(huì)計(jì)職能

由于GS5.0系統(tǒng)集成了不同的管理子系統(tǒng)模塊，能夠使會(huì)計(jì)信息在交易完成后做好自動(dòng)記錄，大部分?jǐn)?shù)據(jù)可從其他管理子系統(tǒng)模塊中及時(shí)進(jìn)行訪問，從而使得原本由會(huì)計(jì)人員完成的基礎(chǔ)工作被系統(tǒng)功能所取代。在此情況之下，減輕了會(huì)計(jì)人員的工作量，使會(huì)計(jì)人員可以將更多的精力投入到會(huì)計(jì)監(jiān)督中，確保會(huì)計(jì)信息質(zhì)量，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)管理職能。GS5.0系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)信息的透明與共享，進(jìn)一步規(guī)范了企業(yè)財(cái)務(wù)行為和管理行為，有助于嚴(yán)格落實(shí)各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)策略。

三、企業(yè)財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)對(duì)內(nèi)控的影響

（一）改變了內(nèi)部財(cái)務(wù)控制環(huán)境

企業(yè)在應(yīng)用GS5.0系統(tǒng)之后，使企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)控制環(huán)境發(fā)生了巨大變化。在以往的管理模式中，企業(yè)財(cái)務(wù)部門主要由財(cái)務(wù)人員和會(huì)計(jì)人員組成[2]。而實(shí)施GS5.0系統(tǒng)后，財(cái)務(wù)部門增加了計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)專家和系統(tǒng)操作人員，使財(cái)務(wù)部門內(nèi)部分工更為細(xì)化、專業(yè)化。新增的崗位人員必須熟知財(cái)會(huì)知識(shí)，在此基礎(chǔ)上做好財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)的開發(fā)和維護(hù)工作。GS5.0系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)在任何地點(diǎn)的終端機(jī)上完成業(yè)務(wù)信息的錄入，實(shí)時(shí)處理會(huì)計(jì)信息，高度共享經(jīng)營(yíng)信息，使各級(jí)管理者對(duì)經(jīng)營(yíng)信息的變化作出快速反應(yīng)，從而達(dá)到強(qiáng)化經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)控制的目的。例如，在庫(kù)存管理方面，財(cái)務(wù)部門可利用GS5.0系統(tǒng)中的分析測(cè)算功能，確定企業(yè)最大和最小庫(kù)存量，并以此為依據(jù)制定科學(xué)合理的庫(kù)存計(jì)劃。同時(shí)，還可利用GS5.0系統(tǒng)中的倉(cāng)庫(kù)處理程序建立庫(kù)存預(yù)警機(jī)制，根據(jù)實(shí)際庫(kù)存量的變化及時(shí)生成采購(gòu)計(jì)劃，使庫(kù)存成本趨于最小化，既保障企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)所需，又控制產(chǎn)品積壓。

（二）增加了內(nèi)部財(cái)務(wù)控制重點(diǎn)

在以往的財(cái)務(wù)管理中，財(cái)務(wù)控制將財(cái)會(huì)人員之間的相互牽制作為控制重點(diǎn)，即被稱為“一般控制” [3]。而在應(yīng)用GS5.0系統(tǒng)后，財(cái)務(wù)工作由財(cái)會(huì)人員與財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)共同完成，使得財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)也成為了財(cái)務(wù)控制的關(guān)鍵因素。在這種情況下，企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)控制拓展為“一般控制+應(yīng)用程序控制”，具體包括崗位分離與授權(quán)控制、原始數(shù)據(jù)錄入計(jì)算機(jī)控制、人機(jī)交互控制、會(huì)計(jì)信息輸出控制等。同時(shí)，由于企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)控制重點(diǎn)的變化，在一定程度上增加了內(nèi)部控制評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)的復(fù)雜性，所以要求企業(yè)內(nèi)部控制評(píng)估人員既要扎實(shí)掌握評(píng)估知識(shí)，又要掌握GS5.0系統(tǒng)方面的專業(yè)知識(shí)，增強(qiáng)分析判斷問題的能力，確保評(píng)估結(jié)果客觀、正確。

（三）轉(zhuǎn)變了內(nèi)部財(cái)務(wù)控制方式

GS5.0系統(tǒng)具備集中處理數(shù)據(jù)的特點(diǎn)，轉(zhuǎn)變了內(nèi)部財(cái)務(wù)控制方式，使得內(nèi)部財(cái)務(wù)控制更為程序化、規(guī)范化，具體表現(xiàn)在人工控制向人機(jī)共同控制方式轉(zhuǎn)變。在傳統(tǒng)的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制中，會(huì)計(jì)工作流程是固定的，任何一項(xiàng)工作步驟都包括了對(duì)上一項(xiàng)工作步驟的檢查和復(fù)核，以確保上一項(xiàng)工作準(zhǔn)確無誤，即使出現(xiàn)了錯(cuò)誤，也可以得到立即糾正[4]。如，記賬可復(fù)核制單、對(duì)賬可復(fù)核記賬、編制報(bào)表可復(fù)核對(duì)賬，企業(yè)總賬、明細(xì)賬、日記賬之間可以相互驗(yàn)證，這樣一來才能保證賬賬相符、賬證相符。而實(shí)施GS5.0系統(tǒng)之后，內(nèi)部會(huì)計(jì)控制由原本工作流程中的人工控制轉(zhuǎn)變?yōu)槿藱C(jī)共同控制，系統(tǒng)程序控制逐步弱化甚至是取代了傳統(tǒng)控制方式，使絕大部分會(huì)計(jì)工作可在系統(tǒng)內(nèi)自動(dòng)完成，對(duì)數(shù)據(jù)的集中處理也優(yōu)化了會(huì)計(jì)工作流程，實(shí)現(xiàn)了賬賬核對(duì)的自動(dòng)化。這就要求會(huì)計(jì)控制要強(qiáng)化系統(tǒng)程序的使用控制，包括數(shù)據(jù)輸入輸出控制、操作權(quán)限控制等。此外，會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)在GS5.0系統(tǒng)下自動(dòng)生成，對(duì)程序的精確度和環(huán)境控制的要求更為嚴(yán)格，財(cái)務(wù)部門必須禁止非會(huì)計(jì)人員進(jìn)入財(cái)務(wù)管理子系統(tǒng)模塊進(jìn)行操作，防止因操作權(quán)限擴(kuò)大而造成會(huì)計(jì)控制失效。

（四）擴(kuò)大了內(nèi)部財(cái)務(wù)控制范圍

GS5.0系統(tǒng)覆蓋了企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理的各個(gè)層面，包括營(yíng)銷、采購(gòu)、財(cái)務(wù)、計(jì)劃、生產(chǎn)、倉(cāng)儲(chǔ)、人力資源等，其中，財(cái)務(wù)管理是企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理的核心，也是確保其他各項(xiàng)管理活動(dòng)有序開展的重要保障。所以，財(cái)務(wù)管理要延伸管理鏈條，充分利用GS5.0系統(tǒng)的信息共享平臺(tái)，及時(shí)了解和掌握企業(yè)倉(cāng)儲(chǔ)、采購(gòu)、營(yíng)銷、人力資源等方面的財(cái)務(wù)信息，以便強(qiáng)化會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作管理、預(yù)算管理、資金管理、投資管理、融資管理等，提高內(nèi)部財(cái)務(wù)控制效果。此外，財(cái)務(wù)工作方式的轉(zhuǎn)變以及數(shù)據(jù)處理信息化也擴(kuò)大了財(cái)務(wù)控制的范圍，使財(cái)務(wù)控制既要對(duì)系統(tǒng)輸出的紙質(zhì)資料加強(qiáng)管理，又要重視計(jì)算機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)的安全管理[5]。

（五）改進(jìn)了會(huì)計(jì)信息傳遞模式

在傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)工作中，會(huì)計(jì)信息傳遞往往要付出較高的成本，并且傳遞速度較慢、差錯(cuò)率較高，難以滿足現(xiàn)代企業(yè)高效管理的需求[6]。在GS5.0系統(tǒng)下，會(huì)計(jì)信息傳遞方式發(fā)生了根本性的變化，系統(tǒng)中的信息共享集成平臺(tái)可為會(huì)計(jì)信息傳遞提供程序化、電子化傳遞途徑，減少傳遞差錯(cuò)，使各部門各取所需，避免因信息傳遞時(shí)間過長(zhǎng)而帶來決策損失。

（六）增強(qiáng)了內(nèi)部財(cái)務(wù)控制能力

企業(yè)實(shí)施GS5.0系統(tǒng)后，高度集成了財(cái)務(wù)管理與生產(chǎn)、銷售管理，使所有產(chǎn)供銷數(shù)據(jù)可直接輸入到財(cái)務(wù)管理子系統(tǒng)模式中，各項(xiàng)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)產(chǎn)生的原始憑證也可自動(dòng)編制成記賬憑證，這樣一來，保證了企業(yè)物流變化、資金流動(dòng)、會(huì)計(jì)信息處理的一致性，有利于強(qiáng)化財(cái)務(wù)部門對(duì)往來賬款和資金的控制。同時(shí)，GS5.0系統(tǒng)可自動(dòng)跟蹤企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程中的成本變動(dòng)情況，并按月、按單位對(duì)成本費(fèi)用進(jìn)行分析，便于財(cái)務(wù)部門掌握成本計(jì)劃執(zhí)行情況，為管理者提供準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，提高生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)效率。

結(jié)論

總而言之，財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)的應(yīng)用對(duì)企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)控制帶來了巨大影響。企業(yè)利用財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)可強(qiáng)化資金流控制、掌握物流情況、實(shí)現(xiàn)信息資源共享、轉(zhuǎn)變會(huì)計(jì)職能，使財(cái)務(wù)工作由傳統(tǒng)的重視事后反饋，轉(zhuǎn)變?yōu)橹匾暿虑邦A(yù)測(cè)和事中監(jiān)控。為了充分發(fā)揮財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)的作用，企業(yè)要做好財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)維護(hù)工作，根據(jù)系統(tǒng)運(yùn)行要求健全內(nèi)部控制制度，從而不斷強(qiáng)化企業(yè)財(cái)務(wù)管理，提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。

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