提高辦公室綜合服務(wù)水平探討

李薇

摘要：辦公室作為一個行政機構(gòu)的紐帶，其工作要求的綜合力強，接觸面廣泛，既要承上啟下，還要建立各部門之間的聯(lián)系。既要有行政的能力，又要有服務(wù)的精神。辦公室工作的特殊性，對其辦公人員有著非常大的要求。形勢下，就如何提高辦公室綜合服務(wù)水平提出幾點看法。

關(guān)鍵詞：辦公室；綜合服務(wù)水平；提高

中圖分類號：F24文獻標識碼：A文章編號：16723198（2014）13008501

1重新認識辦公室的職責(zé)

1.1辦公室的作用

進入辦公室的首要要求是綜合協(xié)調(diào)局機關(guān)日常政務(wù)。也就是說，辦公室人員首要的任務(wù)就是幫助上級處理機構(gòu)的日常政務(wù)，這里面也就包括各種會議的組織以及對各部門的通知；文件的起草或修改；各種檔案的歸類整理。并且同時協(xié)調(diào)各部門之間的聯(lián)系，以及對后勤，保安等工作的保障，并努力完成上級所交代的任務(wù)。

1.2辦公室的工作特點

辦公室作為整個機構(gòu)聯(lián)系的紐帶，工作特點就是“繁瑣”二字。其工作性質(zhì)的特殊性，使其既要處理好本部門的工作，又要臨時處理突發(fā)情況。搞好辦公室工作確實不容易。

辦公室工作的首要特點就在于其工作的服務(wù)性，必須時刻準備，盡最大的能力輔助各部門完成自己的工作內(nèi)容。其次在于辦公室工作的綜合性，本機構(gòu)所涉及的領(lǐng)域辦公室必須做到得心應(yīng)手，以備不時之需。

2做好辦公室服務(wù)工作

2.1提高工作效率

在社會的飛速發(fā)展過程中，現(xiàn)在人越來越講究效率二字。必須適應(yīng)新形勢，簡化繁文縟節(jié)，改掉拖延陋習(xí)，提高工作效率。這就要求辦公室人員對中心任務(wù)有一個敏銳的洞察力，快速抓住任務(wù)的主體，加快辦事節(jié)奏，提高工作效率。對于所要處理的時間有一個輕重緩急之分，辦公人員要協(xié)調(diào)默契，節(jié)奏緊密，貫徹落實好所有的工作。

2.2提高自身素質(zhì)

在日常的工作中，辦公人員要努力接受新事物，開闊自身事業(yè)，要求做到會聽，會說，會寫。會聽，即上級說的話，要經(jīng)過自身大腦處理，快速聽出領(lǐng)導(dǎo)所要表達的重要內(nèi)容，以便進行更好的傳單，切記無中生有，混淆不清。會說，即在日常的工作中，盡量要口齒清晰，思路明朗，能用最簡便的語言表達出事情的中心。在不同的場合，面對不同的人，準確拿捏說話的技巧與內(nèi)容。比如在向各部門傳達任務(wù)時，講話一定要條理清晰，簡便明確。會寫，即做好各種復(fù)雜檔案的規(guī)整與記錄。這是一個需要扎實功力的技能，平時要努力多看，多學(xué)，多寫，正所謂“謀事在人成事在天”。

2.3加強服務(wù)理念

務(wù)必要求所有辦公人員端正工作態(tài)度，發(fā)揚服務(wù)精神，這樣才能做好辦公室工作。要做到做一行，愛一行，精一行。辦公室工作多而雜，不易做出矚目共度的成績，但是既然選擇了這個崗位，就要本著做好工作的態(tài)度，去完成每一項任務(wù)。辦公室工作所要求的服務(wù)理念是最強的，它的本質(zhì)就是輔助上級，傳達下級，聯(lián)系各部門。所以辦公室的工作人員都要有吃苦耐勞，甘于奉獻的精神。在處理事情時，要做到激情飽滿，態(tài)度平和。在面對外來人員，要做到有禮貌，有涵養(yǎng)，低調(diào)謙和，喂辦公室塑造一個良好的服務(wù)形象。

2.4注重內(nèi)部人員團結(jié)

辦公室是一個整體，其工作質(zhì)量的好壞，完全在于內(nèi)部人員是否能夠團結(jié)一致。每個人生長環(huán)境，性格特點，年齡，教育程度，都各不相同，想要作為一個整體就是要講究一個配合的默契，這就要求所有辦公人員求同存異，發(fā)揮每個人的不同點，交流溝通，激發(fā)每一個人的潛能，使在崗的每一位工作人員都能夠得到發(fā)揮。即使在良好的環(huán)境中也會存在著一些弊端，那就是人與人之間的溝通問題。因此辦公室人員應(yīng)該要優(yōu)化內(nèi)部資源，加強溝通與合作，做到1+1>2，把完成工作作為共同的目標去努力。而作為辦公室主任來說，職責(zé)也就更大了，合理分配任務(wù)，注意各人員的緊密銜接，制定出合理的計劃，鼓舞大家一鼓作氣，共同達成目標。

3講究方法，提高服務(wù)質(zhì)量

由于辦公室的工作性質(zhì)是輔助大家，所以在參與項目的完成時，要講究方法，不胡亂發(fā)表意見，為大家的工作帶來不必要的麻煩，所有都要在經(jīng)過深思熟慮后，提出成熟的見解，并與領(lǐng)導(dǎo)的想法融為一致。

處理事情要有謀略膽識，不能越俎代庖，不能曲解領(lǐng)導(dǎo)的意圖，更不能幫倒忙，影響事情的進展。

做到“言之有時”，要在合適的時機發(fā)表自己的見解，對于自己的意見被采納或被棄置，要做到不埋怨，不報復(fù)。

總之，作為辦公室人員，要充分調(diào)動每一個人的工作積極性，全身心投入到工作中，加強上下聯(lián)系，對內(nèi)對外搞好協(xié)調(diào)工作，不斷提高辦公室的綜合服務(wù)水平，達到上下級滿意的水準。

4結(jié)束語

辦公室作為一個行政機構(gòu)的紐帶，其工作要求的綜合力強，接觸面廣泛，既要承上啟下，還要建立各部門之間的聯(lián)系。既要有行政的能力，又要有服務(wù)的精神。辦公室工作的特殊性，對其辦公人員有著非常大的要求。為適應(yīng)新的形勢，辦公室人員必須努力學(xué)習(xí)，拓展人脈關(guān)系，改進方法，讓辦公室的綜合服務(wù)水平發(fā)揮到最大?？偠灾k公室的工作只有在所有辦公室同志的綜合素質(zhì)得到提升之后，服務(wù)才會得到良好的改善，也才可以達到事半功倍的效果。而在處理某些事情的同時，要盡量用最少的時間完成相同的工作量，這就要求辦公人員在處理事情的時候能夠迅速抓住主題，減少不必要的麻煩。所以在辦公之余，辦公室的工作人員要努力學(xué)習(xí)，提高自身涵養(yǎng)，不斷摸索出新的模式與體制，使辦公效率得到更大的提升。而在輔助其他部門辦公的同時，要保持低調(diào)謙和的態(tài)度，提供最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，讓企業(yè)做最大的贏家。

參考文獻

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