如何提高基層單位人事檔案管理水平

龔鋼

人事檔案是機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體和企事業(yè)單位在人事管理活動中形成的記述和反映個人德才表現(xiàn)，以個人為單位組合起來，以備日后查考利用的文件材料。人事檔案是每個人自然情況、學(xué)歷、社會經(jīng)歷的原始記錄，它真實客觀地反映了個人思想品德、政治信仰、業(yè)務(wù)能力、工作狀況、獎懲等方面情況。它的原始性、真實性和完整性，決定了人事檔案具有憑證作用和法律效應(yīng)。在選人用人、人才流動、職稱評聘、工資調(diào)整、參加社會保險等方面起著依據(jù)作用。加強(qiáng)人事檔案管理工作，提高人事檔案管理水平，對于開發(fā)人才資源，加強(qiáng)人才隊伍建設(shè)，促進(jìn)各項事業(yè)和工作的順利開展有著不可低估的作用和意義。

改革開放以來，隨著多種所有制經(jīng)濟(jì)組織的出現(xiàn)和人才流動的頻繁，也發(fā)展了由人才流動服務(wù)中心管理人事檔案等新型的社會化管理方式。但在許多機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體和國有企事業(yè)單位仍保持著單位管理人事檔案的傳統(tǒng)模式。由于長期以來傳統(tǒng)觀念的影響，加之人事檔案的保密性與封閉性，各類基層單位在人事檔案管理工作方面，容易滿足于固有的模式和思路，思想不夠解放，創(chuàng)新不夠力度，導(dǎo)致存在著一些落后的狀況和亟待加以解決的問題。

一、目前基層單位人事檔案管理水平落后的表現(xiàn)

1.人事檔案內(nèi)容比較陳舊，利用效率不高。人事檔案袋里多是一些程式化的填表材料，缺乏個性特征。人事檔案是個人綜合信息的一個縮影，應(yīng)該能反映人才全面、真實、立體的情況。然而，目前的人事檔案大多數(shù)材料只能反映一個人的姓名、出生時間、學(xué)歷、畢業(yè)學(xué)校及專業(yè)、政治面貌、工作經(jīng)歷、工資變動等基本情況。機(jī)關(guān)、事業(yè)單位雖然年年都有年度考核材料，但多是千篇一律的套話、空話，內(nèi)容較為貧乏，真實客觀的評價剖析材料少。缺乏反映個人性格特征、職業(yè)傾向、愛好專長、創(chuàng)造發(fā)明、學(xué)術(shù)研究、技術(shù)成果、管理才能、道德誠信等方面的內(nèi)容。

2. 人事檔案歸檔整理不及時，案卷質(zhì)量不高。很多基層單位由于人手緊張，業(yè)務(wù)不精，對于人事檔案的鑒定整理和裝訂編目工作往往依靠臨時從外面聘請檔案整理人員進(jìn)行突擊整理。這樣就造成了逐年補(bǔ)充進(jìn)去的人事檔案材料要在檔案袋中堆積散放相當(dāng)一段時間，不及時整理補(bǔ)卷裝訂編目，容易散失。由不熟悉本單位業(yè)務(wù)和人員狀況的臨時工突擊整理立卷，無法促進(jìn)和保證人事檔案材料形成和歸檔過程中的書寫規(guī)范、手續(xù)完備、去偽存真、完整齊全這樣的案卷質(zhì)量。同時，也使本單位檔案管理員對自己的管理對象和管理業(yè)務(wù)更加生疏，自身的人事檔案管理水平難以提高。

3.人員配備上不夠重視，專業(yè)素質(zhì)不高。許多單位把人事檔案管理工作簡單化，沒有根據(jù)人事檔案的特點考慮、篩選合適的人員。主要表現(xiàn)在基層機(jī)關(guān)用人還是傾向于政治條件而忽視專業(yè)素質(zhì)，而在有些基層企事業(yè)單位用人又會很隨意的安排照顧病弱對象，缺少配備專業(yè)知識豐富、專業(yè)素質(zhì)較高的專職檔案管理人才。造成基層單位負(fù)責(zé)人事檔案管理工作的人員通常都是“半路出家”，而且還要兼任其他工作，這樣人事檔案管理就未必是他的工作重心，兼職檔案管理員沒時間熟悉人事檔案業(yè)務(wù)，學(xué)習(xí)和補(bǔ)充人事檔案專業(yè)知識和相關(guān)的業(yè)務(wù)知識，更沒有時間去研究探討人事檔案管理的理論和創(chuàng)新，工作難免只能流于應(yīng)付事務(wù)。還有些基層單位內(nèi)部人員輪崗頻繁，管理人員不穩(wěn)定。熟悉人事檔案業(yè)務(wù)需要一個過程，而忽視人事檔案工作業(yè)務(wù)性強(qiáng)、專業(yè)化程度高的特點，工作人員經(jīng)常流動，勢必造成人事檔案管理混亂。

4. 硬件設(shè)備跟不上發(fā)展，管理手段也相應(yīng)滯后。許多基層單位沒有相應(yīng)的專門庫房，人事檔案就隨管理人員鎖放在日常的辦公場所文件柜中，沒有先進(jìn)有效的防火、防盜、防濕、防蟲的措施和設(shè)備。許多基層單位人事檔案的管理手段還較為原始粗放，以傳統(tǒng)介質(zhì)、手工勞動為主，重復(fù)性勞動較多。雖然有的部門已開發(fā)推行了人事檔案管理軟件，但這些軟件也僅僅是滿足于檔案目錄管理等，上下級之間、各部門之間的人事檔案信息無法實現(xiàn)有效、便捷地共享，影響檔案管理工作效率的提高。

5.人事檔案的開發(fā)利用程度不高，服務(wù)意識不強(qiáng)。人事檔案利用工作大多處于被動服務(wù)狀態(tài)，等待領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門需要來查閱和提供，缺乏主動精神，利用材料很大程度上局限于人事、勞資、紀(jì)檢部門需要查閱的黨團(tuán)材料、簡歷、工資等方面，而真正滿足專業(yè)和業(yè)務(wù)需要進(jìn)行發(fā)現(xiàn)人才、選拔人才、推薦人才，為人才資源的開發(fā)利用服務(wù)的作用沒有充分發(fā)揮起來。

二、如何提高基層單位人事檔案管理水平

1.強(qiáng)化檔案意識，建立健全工作機(jī)制。首先，應(yīng)該加強(qiáng)對各級領(lǐng)導(dǎo)的宣傳力度，明確法律責(zé)任，真正樹立起檔案意識，加強(qiáng)對人事檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，完善人事檔案工作機(jī)制，建立完善的檔案管理制度體系，使基層單位人事檔案管理有法可依，有章可循，逐步走向科學(xué)化、制度化的軌道。其次，還應(yīng)該加強(qiáng)對廣大干部職工人事檔案意識和知識的宣傳，既要破除人們對人事檔案的神秘感，又要糾正人事檔案棄檔無所謂的錯誤認(rèn)識，使干部職工認(rèn)識到在當(dāng)前改革開放的新時期，人事檔案在人才開發(fā)、人才推薦、人才流動中的重要的作用，自覺關(guān)心維護(hù)人事檔案的完整和安全。讓干部職工能夠了解到更多的關(guān)于人事檔案管理的政策文件、規(guī)章制度，自覺遵守有關(guān)人事檔案管理制度。

2.努力提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。對于基層單位而言，在選配人事檔案管理人員時，要有一個德才選拔標(biāo)準(zhǔn)的要求，要挑選既在政治素質(zhì)和道德品德上作風(fēng)正派、遵紀(jì)守法，能保守秘密、愛崗敬業(yè)、樂于奉獻(xiàn)，又要有一定的檔案專業(yè)基礎(chǔ)知識人員從事人事檔案管理工作。同時要關(guān)心和支持檔案管理人員開展工作，對兼職管理人員要在工作時間上給予保證。在工作上要多關(guān)心，在政治上要多關(guān)懷。在加強(qiáng)政治思想教育外，還要積極為他們提供培訓(xùn)和學(xué)習(xí)機(jī)會。對于人事檔案管理工作人員來講，要能做到干一行愛一行鉆一行，加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)的鉆研學(xué)習(xí)，提高自身專業(yè)素質(zhì)和管理水平，解決自身“半路出家”、專業(yè)性不強(qiáng)的問題。對于上級業(yè)務(wù)主管部門應(yīng)定期舉辦相關(guān)的專業(yè)知識培訓(xùn)班，組織人事檔案管理人員學(xué)習(xí)最新的有關(guān)政策文件，熟悉人事檔案管理各項規(guī)定和制度，了解業(yè)務(wù)知識，交流工作經(jīng)驗和心得，促進(jìn)各基層單位檔案管理人員的理論水平和業(yè)務(wù)能力的提高，以適應(yīng)新形勢發(fā)展的要求。

3.充實人事檔案內(nèi)容，提升其利用價值。加強(qiáng)人事檔案內(nèi)容建設(shè)，充實人事檔案內(nèi)容，擺脫千篇一律，探索個性化特色，結(jié)合個人信用檔案，提高綜合服務(wù)和利用價值，這也是當(dāng)前人事檔案工作中需要探索和重視的問題。在原有規(guī)定的人事檔案材料歸檔要求和范圍基礎(chǔ)上，增加增強(qiáng)反映個人的政治素質(zhì)、品德作風(fēng)、情操修養(yǎng)，反映個人的智力性格、身體素質(zhì)、專業(yè)特長、創(chuàng)造發(fā)明、學(xué)術(shù)成果和業(yè)務(wù)能力等方面的材料內(nèi)容。如經(jīng)過人才測評機(jī)構(gòu)測試的評價結(jié)論等。不僅應(yīng)歸檔在本單位形成的材料，還應(yīng)注意收集本人在社會上的活動表現(xiàn)材料。同時，當(dāng)今社會對于個人征信系統(tǒng)在社會經(jīng)濟(jì)生活日益顯現(xiàn)其重要性。如果將人事檔案與個人信用檔案有機(jī)結(jié)合起來，及時通過與相關(guān)部門的信息關(guān)聯(lián)，收集個人信用記錄入檔，聯(lián)合征信，資源共享，達(dá)到能夠更全面、更立體、更科學(xué)的考察一個人，那么人事檔案的價值將得到更加充分的體現(xiàn)，全社會也將對人事檔案工作予以更高度的重視。

4..利用現(xiàn)代化管理手段，提高檔案管理工作效率。社會不斷進(jìn)步，人事檔案管理工作也要與時俱進(jìn)，實現(xiàn)科學(xué)發(fā)展。要改變陳舊落后的管理方式和手段，逐步實現(xiàn)人事檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化。要創(chuàng)造條件建立必要的專用庫房，增添自動消防設(shè)備和溫濕度控制設(shè)備，改善人事檔案保管環(huán)境，延長人事檔案保存使用壽命；逐步擺脫傳統(tǒng)的繁瑣勞動，創(chuàng)造優(yōu)質(zhì)、高效的工作條件，利用縮微攝影、復(fù)印掃描設(shè)備，建立數(shù)字檔案和多媒體檔案。檔案管理專業(yè)科研部門要在不斷學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代檔案管理理論的基礎(chǔ)上，開發(fā)研制適用于基層單位的實用便捷的人事檔案管理軟件，對人事檔案實行動態(tài)化管理和維護(hù)，大大提高檔案管理工作的效率，快速準(zhǔn)確地為人才開發(fā)、人才推薦和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。

5.加強(qiáng)對基層單位人事檔案工作的督查指導(dǎo)。上級主管部門和檔案業(yè)務(wù)部門要加強(qiáng)對人事檔案工作的指導(dǎo)，切實把它列入議事日程，擺上重要位置，經(jīng)常到基層一線去指導(dǎo)檢查人事檔案管理人員的工作，根據(jù)其工作實績及時提出表揚(yáng)、批評與建議，反饋群眾的意見和要求。組織部門和檔案業(yè)務(wù)部門應(yīng)該互相合作，因地制宜地對人事檔案管理人員加強(qiáng)培訓(xùn)，采取“走出去、請進(jìn)來”的方式，組織他們到人事檔案管理先進(jìn)的基層單位參觀學(xué)習(xí)，采取集中授課、座談交流、一對一輔導(dǎo)等方式，定期解剖“麻雀”，手把手地進(jìn)行傳、幫、帶，幫助他們提高業(yè)務(wù)水平。endprint