淺談民生視角下的學生檔案管理改革

楊蕾

近年來，檔案部門強調(diào)要轉(zhuǎn)變作風，關(guān)注民生，其意義在于對檔案工作者提出一個明確的服務(wù)方向，即“檔案工作要為民生服務(wù)”。高校檔案管理的 “民生”檔案就是高校的“師生檔案”，學生檔案是其中一項內(nèi)容。學生是高等學校工作的主體，以“學生為本”就是貫徹“以人為本”，高校檔案管理部門要充分認識學生檔案建設(shè)的重要性和迫切性，堅持不懈地抓好學生檔案建設(shè)，提高學生檔案的利用價值，從而更好地為學生服務(wù)，為用人單位服務(wù)，為社會服務(wù)。

一、做好高校學生檔案工作，關(guān)注民生、服務(wù)民生。

高校學生檔案是學生在校期間學習、生活及各種綜合實踐的真實記錄，是學生畢業(yè)后走向社會的第一份綜合證明；是用人單位選拔人才的重要依據(jù)；是本人人事檔案的基礎(chǔ)，對學生的就業(yè)乃至一生都起著重要作用。高校學生檔案管理工作就是對學生在校期間所形成的各種材料進行整理、歸檔、轉(zhuǎn)遞等同時提供利用服務(wù)，利用檔案辦理就業(yè)，辦理出國、買房等，這不僅解決了學生的燃眉之急，在一定程度上起到了穩(wěn)定社會秩序，促進社會和諧的作用。對高校檔案工作者而言，我們應(yīng)該根據(jù)需求，有針對性的開展服務(wù)工作，摒棄重藏輕用的舊思想，從民生的角度做好檔案管理工作，讓檔案貼近學生的學習、生活和就業(yè)，真正做到為學生服務(wù)。

二、當前高校學生檔案存在的主要問題

1.檔案管理模式的不確定性反映出對學生檔案不重視。

高校的學生檔案既有其他檔案所具有的的原始性、記錄性、保密性等共性特點，同時又有一定的特殊性，比如：流動性。因此，不是所有的高校都將學生檔案納入檔案館管理，有的歸口學校檔案部門管理，有的歸口各學院管理，有的歸口學生管理部門等，沒有明確的學生檔案管理所屬部門。由于管理部門的不確定性，造成學生檔案工作的“附屬性”，正是這種附屬性，導致學生檔案管理工作不受重視。

2.學生檔案的收集歸檔內(nèi)容陳舊，無法滿足用人需要。

我們現(xiàn)在的學生檔案主要由學生登記表、學年鑒定表、成績表、畢業(yè)生登記表的等組成，歸檔材料千篇一律，缺乏反映學生個性化的材料，很難真正反映學生的綜合素質(zhì)狀況，很難為檔案利用單位提供相關(guān)參考，因此我們必須充實具有利用價值的材料，如學生參加社會活動的材料，能展示學生技能的材料以及反映學生心理健康的材料，實現(xiàn)檔案內(nèi)容多樣化，滿足用人單位和社會需要。

3.學生檔案利用率低，無人問津。

學生入校后，檔案收集后寄存于檔案館。很少有老師通過檔案材料來了解某些學生或選撥任用學生干部等。由于長期以來，依規(guī)章制度所收集而成的高校檔案主要供部門及領(lǐng)導使用，師生個人利用較少，一些反映高校民生需求的檔案材料不在歸檔的范圍，對這種情況，檔案部門需要引起重視， 根據(jù)當前的形勢，從服務(wù)民生入手，認真研究學生檔案信息資源的開發(fā)利用，最大限度地發(fā)揮其價值。

4.管理方式落后，工作效率和準確率有待提高。

大多數(shù)高校學生檔案以紙質(zhì)檔案為主，管理手段僅限于手工操作，管理模式、技術(shù)手段都滯后于信息時代。這種落后的管理方式與高校擴招的現(xiàn)實極不協(xié)調(diào)，使得管理人員的工作量加大，僅檔案信息查詢和整理兩項工作都疲于應(yīng)付，加之每年畢業(yè)生轉(zhuǎn)遞時間緊，涉及面廣、要合理的設(shè)置轉(zhuǎn)遞環(huán)節(jié)，確保檔案快捷、準確、可靠。如果檔案的收集、整理不及時，服務(wù)環(huán)節(jié)跟不上，檔案利用和轉(zhuǎn)遞等工作無法及時、準確地實現(xiàn)，不利于學生就業(yè)，不利于信息的開發(fā)利用。

5.學生檔案意識差，對檔案不聞不問

近年來，大學畢業(yè)生對自己的檔案不聞不問現(xiàn)象日趨嚴重，原因是隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展、人才流動等外部環(huán)境的逐步寬松，特別是組織人事政審工作相對減少，加之像私企、民企、外企等一些沒有人事主管權(quán)的用人單位，導致畢業(yè)生忘記了自己的檔案，長期不過問，待將來政審、調(diào)資、出據(jù)證明、職稱晉升等需要以檔案材料為依據(jù)時，才想起來找，但是由于時間長，單位變動多等因素，常常是不知檔案去向，只好回原所在高校補辦，也只能補辦其中個別的材料，大部分材料無法補辦，給自己的帶來無法彌補的損失。

現(xiàn)行的高校學生檔案管理已嚴重與學生的生活和就業(yè)脫節(jié)，因此，作為一名檔案工作者，我覺得對學生檔案管理工作進行改革是勢在必行的，使學生檔案真正做到服務(wù)學生、服務(wù)社會。

三、高校學生檔案建設(shè)構(gòu)想

對高校檔案工作而言，關(guān)注民生、服務(wù)民生就是要以師生員工的需要為導向。盡快建立方便師生員工的檔案利用體系，充分發(fā)揮檔案工作在解決民生問題中的重要作用。因此高校檔案部門要認真了解師生的需求，有針對性地開展民生檔案工作，更好地發(fā)揮檔案事業(yè)在服務(wù)民生和社會和諧方面的積極作用。

1.樹立以生為本的檔案管理意識

在廣大師生員工中，應(yīng)采取多種途徑宣傳，讓大家知道檔案工作不是可做可不做，而是必須認真地做精做好，讓學生認識到檔案不是可有可無的，必須認真對待和關(guān)注自己的檔案去向，避免因檔案托管地的不明確或多次變動工作單位，常常造成檔案丟失或不知去向。由于學生檔案中的有些重要材料不能補辦，給自己帶來不必要的損失。我們應(yīng)從方便學生利用的角度并結(jié)合實際來思考，做好一些重要材料的存檔工作，以滿足將來學生或用人單位利用的需要。

2.規(guī)范學生檔案管理，合理拓展歸檔范圍

各高校應(yīng)結(jié)合自己學校的特點，制定出適應(yīng)學校發(fā)展的學生檔案管理制度，力爭管理規(guī)范化，把檔案材料的收集工作作為各學院學生工作好壞的一項評價內(nèi)容。同時學生檔案材料的收集要完整、齊全；文字材料紙張規(guī)格要統(tǒng)一，書寫要規(guī)范、字跡工整。要擴大學生檔案材料的收集范圍，充實檔案內(nèi)容。改變現(xiàn)在單純接收學生登記表、入黨志愿書、畢業(yè)登記表等做法，目前歸檔材料只記錄學生思想政治方面的基本情況，不能充分反映學生的綜合素質(zhì)，無法為用人單位提供選擇的依據(jù)， 將接收范圍擴大到與學生關(guān)系密切的個人資料，例如表現(xiàn)學生個性特點的材料，學生參加各類活動的材料等，盡量全面地記錄學生在校表現(xiàn)，讓檔案更好地為學生服務(wù)，成為人才選用的說明書。

3.建立多部門協(xié)同的檔案工作體系

檔案管理部門在加強自身檔案業(yè)務(wù)學習的同時，要加強對涉及檔案形成部門，如學院、教務(wù)等部門的檔案資源進行指導，明確各部門形成的材料的歸檔時間和收集歸檔要求，做到及時歸檔，確保檔案材料的齊全、完整、安全。要構(gòu)建多部門協(xié)同的檔案工作體系，建立學生信息平臺，實現(xiàn)學生信息的實時傳遞，確保檔案管理信息的準確性，最終實現(xiàn)全校招生、培養(yǎng)和就業(yè)的一體化網(wǎng)絡(luò)管理。同時，開發(fā)適合學校特點的學生檔案管理系統(tǒng)，采取紙質(zhì)和電子檔案相結(jié)合的形式來管理學生檔案，利用校園網(wǎng)發(fā)布畢業(yè)生檔案去向信息等，同時檔案管理者可以根據(jù)師生的需求，把利用率高的學生檔案優(yōu)先進行整理、編目，方便師生利用。

4.增強服務(wù)意識，改進服務(wù)方式。

為了便于查閱利用，可將檔案利用服務(wù)目錄編制成手冊發(fā)放到各部門，告知大家檔案館可以提供哪些服務(wù)，哪些問題可以通過什么方式解決，這樣既提高師生員工對檔案工作的認識，又增加大家對檔案工作者的理解。盡快建立起方便師生的檔案利用體系，為有特別需要的群體開辟 “綠色通道”，將“以人為本”的服務(wù)理念牢牢貫穿于檔案管理工作的每一個環(huán)節(jié)，開創(chuàng)高校學生檔案工作的新局面。

5.強化宣傳，提高師生檔案意識

檔案工作者應(yīng)采取多種途徑開展檔案宣傳教育活動，做好咨詢服務(wù)工作。利用多種渠道向師生宣傳有關(guān)學生檔案的知識，讓廣大師生充分認識到學生檔案的重要性，以及在今后的就業(yè)、生活等方面的重要作用。建議對畢業(yè)生進行檔案強化教育，讓每位畢業(yè)生都了解檔案在未來工作和生活中的作用，通過宣傳，達到幫助畢業(yè)生選擇檔案托管部門，關(guān)注自己檔案去向的目的，避免給自己將來帶來不必要的麻煩。

總之，高校要把加強學生檔案管理作為改善民生服務(wù)和推進檔案工作發(fā)展的一項重要的任務(wù)，要始終貫徹“以人為本”這個核心，建立起師生共享的檔案資源體系，讓檔案管理在推動學校改革創(chuàng)新和教育發(fā)展中發(fā)揮其重要的作用。