運用EXCEL電子表格提高工作效率

摘要：該文介紹了Excel表格的特點，以及單元格的設置和函數(shù)的應用。

關鍵詞：Excel；特點；函數(shù)；填充柄；單元格

中圖分類號：G642 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044（2014）18-4347-05

By Use of Excel Spreadsheet to Improve Work Efficiency

WANG Xiao-ming

（Anhui Construction Technician College， Hefei 230000，China）

Abstract： This paper introduces the features of Excel spreadsheet， and the application of the Settings and functions of the cell.

Key words： Excel； characteristic； function； fill handle； the cell

Excel 2007是微軟的Office 2007的核心組件之一，它集成了包括電子表格的編輯、工作表的編輯、工作表的排版、圖表的使用、列表管理及數(shù)據(jù)庫應用等功能，可以進行各種數(shù)據(jù)的處理、統(tǒng)計分析和輔助決策等操作，廣泛應用于管理、統(tǒng)計財經(jīng)、金融、審計等眾多領域的一款非常優(yōu)秀的電子表格處理軟件。

1 Excel表格的特點

Word主要是處理文字的軟件，Excel的最大特點是電子表格計算功能比較強大，是處理表格數(shù)字的軟件。

2 填充柄

填充柄 王曉明運用EXCEL電子表格提高工作效率-1E8＼image1.png>：位于選定區(qū)域右下角的小黑方塊。將用鼠標指向填充柄時，鼠標的指針更改為黑十字。在工作表中，可以通過拖動單元格填充柄，將選定單元格中的內(nèi)容復制到同行或同列的其他單元格中。若單元格中包含Excel 2007可擴展序列中的數(shù)字、日期或時間段，則在該操作過程中這些數(shù)值將按序列變化而不是復制。

2.1 使用 “填充柄”完成數(shù)據(jù)的復制

首先選定單元格區(qū)域，將鼠標指針指向填充柄，當鼠標指針變成十字形時，按住鼠標左鍵拖動，拖動到目標位置后松開鼠標左鍵，即可將單元格區(qū)域中的數(shù)據(jù)復制到所拖動到的所有目標單元格中。如圖1所示。

2.2 使用鼠標拖動“填充柄”建立序列填充

選定兩個已經(jīng)填好數(shù)據(jù)的連續(xù)單元格，將鼠標指針指向填充柄，按壓鼠標左鍵，拖動鼠標直至所需單元格區(qū)域中的最后一個單元格，如圖2所示，松開鼠標左鍵，數(shù)據(jù)將自動根據(jù)序列和步長值填充到其他單元格。填充效果如圖3所示。

3 單元格的設置

3.1 單元格的復制方法

拖拽法：首先選擇需要移動的單元格或者單元格區(qū)域，然后移動鼠標指針到所選區(qū)域的邊框上，使鼠標指針變?yōu)?d：＼2013年學術(shù)和海外＼飛翔導入圖片目錄16＼王曉明運用excel電子表格提高工作效率-1e8＼image5.png>，按住Ctrl鍵同時按住鼠標左鍵施動鼠標到目標位置，松開Ctrl和鼠標左鍵即可將數(shù)據(jù)復制到目標位置。

使用剪貼板法：首先選擇需要移動的單元格或者單元格區(qū)域，在“開始”選項卡上“剪貼板”選項組中的“復制”按鈕，或使用Ctrl + C 組合鍵，然后選定要粘貼數(shù)據(jù)的目標單元格或單元格區(qū)域，單擊“開始”選項卡上“剪貼板”選項組中的“粘貼”按鈕，或按下Ctrl + V 組合鍵，即可將單元格或單元格區(qū)域的數(shù)據(jù)復制到目標單元格或單元格區(qū)域中。

3.2 單元格的移動

拖動法：選定要移動的單元格或單元格區(qū)域，將鼠標指針移到所選區(qū)域的邊框上，使鼠標指針變?yōu)?d：＼2013年學術(shù)和海外＼飛翔導入圖片目錄16＼王曉明運用excel電子表格提高工作效率-1e8＼image5.png>，按住鼠標左鍵不放，施動鼠標到目標位置，松開鼠標左鍵即可將數(shù)據(jù)移動到目標位置。

使用剪貼板法：選定要移動的單元格或單元格區(qū)域，單擊“開始”選項卡上“剪貼板”選項組中的“剪切”按鈕，或使用Ctrl+X 組合鍵，然后選定要粘貼數(shù)據(jù)的目標單元格或單元格區(qū)域，單擊“開始”選項卡上“剪貼板”選項組中的“粘貼”按鈕，或按下Ctrl+V 組合鍵，即可將單元格或單元格區(qū)域的數(shù)據(jù)移動到目標單元格或單元格區(qū)域中。

3.3 數(shù)據(jù)及數(shù)字格式的清除

選定要刪除的單元格或單元格區(qū)域，按下Delete 鍵即可刪除所選定的數(shù)據(jù)。

在工作表中選定要刪除的單元格或單元格區(qū)域，單擊“開始”選項卡中“編輯”選項組的“清除”命令，在下拉列表中中有四個選項，如圖4所示，“全部清除”選項是刪除所選擇單元格的所有內(nèi)容和格式，“清除格式”選項是只刪除選定區(qū)域的格式，而不影響其內(nèi)容和批注，“清除內(nèi)容”選項是刪除所選單元格的內(nèi)容數(shù)據(jù)和公式），而不影響單元格的格式或批注，“清除批注”選項是只刪除附加到所選單元格的批注，而不影響單元格的內(nèi)容和格式。

3.4 設置工作表標簽顏色

為了便于不同的工作表醒目提示，可以對工作表的標簽進行著色。方法是選定要著色的工作表，鼠標在標簽頁上右擊，打開快捷菜單選擇“工作表標簽顏色”按鈕，在彈出的顏色框中選中所要的顏色即可。

3.5 批注的添加

在工作表中，可以為單元格添加批注，即給單元格添加一些說明文字，以便于更好地理解單元格的內(nèi)容。批注內(nèi)容并不顯示在單元格中。當一個單元格加上批注后，其右上角會出現(xiàn)一個紅色標記，提醒用戶該單元格中含有批注。要查看單元格的批注內(nèi)容，只需要把鼠標指針指向該單元格，批注即會出現(xiàn)在單元格附近的區(qū)域中。鼠標指針離開該單元格后，批注內(nèi)容自動消失。

選擇需要添加批注的單元格，單擊“審閱”選項卡中“批注”選項組的“新建批注”按鈕，然后在彈出的批注編輯框中輸入批注的內(nèi)容，單擊批注編輯框以外的區(qū)域完成批注的添加。

要對已有的批注進行編輯或刪除，可對批注所在的單元格右擊，在彈出的快捷菜單中選擇“編輯批注”或“刪除批注”即可。

4 函數(shù)的使用

函數(shù)則是Excel預定義的內(nèi)置公式，可以進行數(shù)學、文本、邏輯的運算或者查找工作表的信息。利用函數(shù)不僅能提高數(shù)據(jù)處理的效率，還可以減少數(shù)據(jù)處理中一些人為原因?qū)е碌腻e誤。在Excel 2007中系統(tǒng)內(nèi)置了大量的各種函數(shù)，以便用戶使用

4.1 函數(shù)的語法結(jié)構(gòu)

Excel 2003中函數(shù)最常見的結(jié)構(gòu)以函數(shù)名稱開始，后面緊跟一對小括號，在括號內(nèi)部是以逗號為分隔符的參數(shù)。函數(shù)的一般格式是：

<函數(shù)名><參數(shù)1>，<參數(shù)1>，……）

例如：SUM（number1，number2，……），其中SUM是函數(shù)名，number1、number2是函數(shù)的參數(shù)，省略號表示可以有多個參數(shù)。

4.2 函數(shù)的輸入

函數(shù)的輸入有兩種方法：一是手工在單元格中直接輸入，一般僅限于對簡單函數(shù)公式的輸入。二是利用函數(shù)向?qū)л斎?，即單擊編輯欄中的函?shù)按鈕打開“插入函數(shù)”對話框。在對話框的“或選擇類別”下拉列表中選擇函數(shù)類別，在“選擇函數(shù)”框中選擇具體函數(shù)名稱，在對話框下方，會出現(xiàn)相關函數(shù)功能的簡要說明文字，如圖5所示，單擊“確定”按鈕，在系統(tǒng)彈出的對話框中設置參數(shù)，最后點“確定”按鈕從而完成對函數(shù)編輯。

4.3 常見函數(shù)

4.3.1 SUM函數(shù)

SUM 函數(shù)可以求出選定單元格區(qū)域中所有數(shù)字之和。

例如，公式“=SUM（"3"，2，TRUE）” ，表示將3 、2和1 相加，其中文本值"3"被轉(zhuǎn)換為數(shù)字3 ，邏輯值TRUE 被轉(zhuǎn)換成數(shù)字l（FALSE 轉(zhuǎn)換成數(shù)字0）。

4.3.2 AVERAGE函數(shù)

AVERAGE 函數(shù)是一個求平均值的函數(shù)，它可以求出選定單元格區(qū)域的算術(shù)平均值。

例：在圖6所示的工作表中，計算三門課程的平均分，并將結(jié)果存放在F列中。

4.3.3 COUNT函數(shù)

COUNT函數(shù)的功能是用于統(tǒng)計包含數(shù)字以及包含參數(shù)列表中的數(shù)字的單元格的個數(shù)。

例：在圖7 所示的工作表中，計算參加考試的人數(shù)，并將結(jié)果存放在單元格B1中。

4.3.4 MAX函數(shù)

函數(shù)MAX 的功能是返回一組值中的最大值。

例：在圖8所示的工作表中，計算每門課程的最高分，并將結(jié)果存放在單元格B11、C11、D11中。

4.3.5 MIN函數(shù)

函數(shù)MIN 的功能是返回一組值中的最小值。其調(diào)用格式如下：

MIN （ number1 ， number2，… ）

參數(shù)“number1 ， number2，… ”為要查找最小值的1 到30個原數(shù)據(jù)參數(shù)。參數(shù)可以包括數(shù)字、空白單元格、邏輯值或數(shù)字的文本表達式。但不能為錯誤值或不能轉(zhuǎn)換成數(shù)字的文本。例如，公式“= MAX （A1 ： B3 ， D5 ， 12 ）”，表示求A1 ： B3 單元格區(qū)域、D 5 單元格和數(shù)值12中的最小值。

4.3.6 NOW函數(shù)

函數(shù)NOW 的功能是返回系統(tǒng)的當前日期和時間。其調(diào)用格式如下：NOW （ ）

4.3.7 lF函數(shù)

函數(shù)IF 的功能是通過判斷條件表達式的真假，從而得到不同結(jié)果。

例如，已知單元格B2中存放考試分數(shù)，現(xiàn)要根據(jù)該分數(shù)判斷學生是否及格，可采用函數(shù)：

=IFB2<60，"不及格"，"及格"）

一個IF函數(shù)可以實現(xiàn)“二選一”的運算，若要在更多的情況中選擇一種，則需要進行嵌套來完成。

例：在圖9所示的工作表中，將平均分置換為等級，并將結(jié)果存放在單元格G列中。

4.3.8 其它常用函數(shù)

表1 其它常用函數(shù)

5 結(jié)束語

Excel工作表對數(shù)據(jù)的處理要比Word表格更有優(yōu)勢，因此使用范圍遠比Word表格廣泛，建議廣大工作人員在實際工作中大膽使用Excel工作表，它能有效提高效率。

參考文獻：

[1] 吳成群，汪雙頂.計算機應用基礎[M].上海：同濟大學出版社，2011.

[2] 吳清萍.計算機應用基礎與上機指導[M].北京：清華大學出版社，2004.

選擇需要添加批注的單元格，單擊“審閱”選項卡中“批注”選項組的“新建批注”按鈕，然后在彈出的批注編輯框中輸入批注的內(nèi)容，單擊批注編輯框以外的區(qū)域完成批注的添加。

要對已有的批注進行編輯或刪除，可對批注所在的單元格右擊，在彈出的快捷菜單中選擇“編輯批注”或“刪除批注”即可。

4 函數(shù)的使用

函數(shù)則是Excel預定義的內(nèi)置公式，可以進行數(shù)學、文本、邏輯的運算或者查找工作表的信息。利用函數(shù)不僅能提高數(shù)據(jù)處理的效率，還可以減少數(shù)據(jù)處理中一些人為原因?qū)е碌腻e誤。在Excel 2007中系統(tǒng)內(nèi)置了大量的各種函數(shù)，以便用戶使用

4.1 函數(shù)的語法結(jié)構(gòu)

Excel 2003中函數(shù)最常見的結(jié)構(gòu)以函數(shù)名稱開始，后面緊跟一對小括號，在括號內(nèi)部是以逗號為分隔符的參數(shù)。函數(shù)的一般格式是：

<函數(shù)名><參數(shù)1>，<參數(shù)1>，……）

例如：SUM（number1，number2，……），其中SUM是函數(shù)名，number1、number2是函數(shù)的參數(shù)，省略號表示可以有多個參數(shù)。

4.2 函數(shù)的輸入

函數(shù)的輸入有兩種方法：一是手工在單元格中直接輸入，一般僅限于對簡單函數(shù)公式的輸入。二是利用函數(shù)向?qū)л斎?，即單擊編輯欄中的函?shù)按鈕打開“插入函數(shù)”對話框。在對話框的“或選擇類別”下拉列表中選擇函數(shù)類別，在“選擇函數(shù)”框中選擇具體函數(shù)名稱，在對話框下方，會出現(xiàn)相關函數(shù)功能的簡要說明文字，如圖5所示，單擊“確定”按鈕，在系統(tǒng)彈出的對話框中設置參數(shù)，最后點“確定”按鈕從而完成對函數(shù)編輯。

4.3 常見函數(shù)

4.3.1 SUM函數(shù)

SUM 函數(shù)可以求出選定單元格區(qū)域中所有數(shù)字之和。

例如，公式“=SUM（"3"，2，TRUE）” ，表示將3 、2和1 相加，其中文本值"3"被轉(zhuǎn)換為數(shù)字3 ，邏輯值TRUE 被轉(zhuǎn)換成數(shù)字l（FALSE 轉(zhuǎn)換成數(shù)字0）。

4.3.2 AVERAGE函數(shù)

AVERAGE 函數(shù)是一個求平均值的函數(shù)，它可以求出選定單元格區(qū)域的算術(shù)平均值。

例：在圖6所示的工作表中，計算三門課程的平均分，并將結(jié)果存放在F列中。

4.3.3 COUNT函數(shù)

COUNT函數(shù)的功能是用于統(tǒng)計包含數(shù)字以及包含參數(shù)列表中的數(shù)字的單元格的個數(shù)。

例：在圖7 所示的工作表中，計算參加考試的人數(shù)，并將結(jié)果存放在單元格B1中。

4.3.4 MAX函數(shù)

函數(shù)MAX 的功能是返回一組值中的最大值。

例：在圖8所示的工作表中，計算每門課程的最高分，并將結(jié)果存放在單元格B11、C11、D11中。

4.3.5 MIN函數(shù)

函數(shù)MIN 的功能是返回一組值中的最小值。其調(diào)用格式如下：

MIN （ number1 ， number2，… ）

參數(shù)“number1 ， number2，… ”為要查找最小值的1 到30個原數(shù)據(jù)參數(shù)。參數(shù)可以包括數(shù)字、空白單元格、邏輯值或數(shù)字的文本表達式。但不能為錯誤值或不能轉(zhuǎn)換成數(shù)字的文本。例如，公式“= MAX （A1 ： B3 ， D5 ， 12 ）”，表示求A1 ： B3 單元格區(qū)域、D 5 單元格和數(shù)值12中的最小值。

4.3.6 NOW函數(shù)

函數(shù)NOW 的功能是返回系統(tǒng)的當前日期和時間。其調(diào)用格式如下：NOW （ ）

4.3.7 lF函數(shù)

函數(shù)IF 的功能是通過判斷條件表達式的真假，從而得到不同結(jié)果。

例如，已知單元格B2中存放考試分數(shù)，現(xiàn)要根據(jù)該分數(shù)判斷學生是否及格，可采用函數(shù)：

=IFB2<60，"不及格"，"及格"）

一個IF函數(shù)可以實現(xiàn)“二選一”的運算，若要在更多的情況中選擇一種，則需要進行嵌套來完成。

例：在圖9所示的工作表中，將平均分置換為等級，并將結(jié)果存放在單元格G列中。

4.3.8 其它常用函數(shù)

表1 其它常用函數(shù)

5 結(jié)束語

Excel工作表對數(shù)據(jù)的處理要比Word表格更有優(yōu)勢，因此使用范圍遠比Word表格廣泛，建議廣大工作人員在實際工作中大膽使用Excel工作表，它能有效提高效率。

參考文獻：

[1] 吳成群，汪雙頂.計算機應用基礎[M].上海：同濟大學出版社，2011.

[2] 吳清萍.計算機應用基礎與上機指導[M].北京：清華大學出版社，2004.

選擇需要添加批注的單元格，單擊“審閱”選項卡中“批注”選項組的“新建批注”按鈕，然后在彈出的批注編輯框中輸入批注的內(nèi)容，單擊批注編輯框以外的區(qū)域完成批注的添加。

要對已有的批注進行編輯或刪除，可對批注所在的單元格右擊，在彈出的快捷菜單中選擇“編輯批注”或“刪除批注”即可。

4 函數(shù)的使用

函數(shù)則是Excel預定義的內(nèi)置公式，可以進行數(shù)學、文本、邏輯的運算或者查找工作表的信息。利用函數(shù)不僅能提高數(shù)據(jù)處理的效率，還可以減少數(shù)據(jù)處理中一些人為原因?qū)е碌腻e誤。在Excel 2007中系統(tǒng)內(nèi)置了大量的各種函數(shù)，以便用戶使用

4.1 函數(shù)的語法結(jié)構(gòu)

Excel 2003中函數(shù)最常見的結(jié)構(gòu)以函數(shù)名稱開始，后面緊跟一對小括號，在括號內(nèi)部是以逗號為分隔符的參數(shù)。函數(shù)的一般格式是：

<函數(shù)名><參數(shù)1>，<參數(shù)1>，……）

例如：SUM（number1，number2，……），其中SUM是函數(shù)名，number1、number2是函數(shù)的參數(shù)，省略號表示可以有多個參數(shù)。

4.2 函數(shù)的輸入

函數(shù)的輸入有兩種方法：一是手工在單元格中直接輸入，一般僅限于對簡單函數(shù)公式的輸入。二是利用函數(shù)向?qū)л斎耄磫螕艟庉嫏谥械暮瘮?shù)按鈕打開“插入函數(shù)”對話框。在對話框的“或選擇類別”下拉列表中選擇函數(shù)類別，在“選擇函數(shù)”框中選擇具體函數(shù)名稱，在對話框下方，會出現(xiàn)相關函數(shù)功能的簡要說明文字，如圖5所示，單擊“確定”按鈕，在系統(tǒng)彈出的對話框中設置參數(shù)，最后點“確定”按鈕從而完成對函數(shù)編輯。

4.3 常見函數(shù)

4.3.1 SUM函數(shù)

SUM 函數(shù)可以求出選定單元格區(qū)域中所有數(shù)字之和。

例如，公式“=SUM（"3"，2，TRUE）” ，表示將3 、2和1 相加，其中文本值"3"被轉(zhuǎn)換為數(shù)字3 ，邏輯值TRUE 被轉(zhuǎn)換成數(shù)字l（FALSE 轉(zhuǎn)換成數(shù)字0）。

4.3.2 AVERAGE函數(shù)

AVERAGE 函數(shù)是一個求平均值的函數(shù)，它可以求出選定單元格區(qū)域的算術(shù)平均值。

例：在圖6所示的工作表中，計算三門課程的平均分，并將結(jié)果存放在F列中。

4.3.3 COUNT函數(shù)

COUNT函數(shù)的功能是用于統(tǒng)計包含數(shù)字以及包含參數(shù)列表中的數(shù)字的單元格的個數(shù)。

例：在圖7 所示的工作表中，計算參加考試的人數(shù)，并將結(jié)果存放在單元格B1中。

4.3.4 MAX函數(shù)

函數(shù)MAX 的功能是返回一組值中的最大值。

例：在圖8所示的工作表中，計算每門課程的最高分，并將結(jié)果存放在單元格B11、C11、D11中。

4.3.5 MIN函數(shù)

函數(shù)MIN 的功能是返回一組值中的最小值。其調(diào)用格式如下：

MIN （ number1 ， number2，… ）

參數(shù)“number1 ， number2，… ”為要查找最小值的1 到30個原數(shù)據(jù)參數(shù)。參數(shù)可以包括數(shù)字、空白單元格、邏輯值或數(shù)字的文本表達式。但不能為錯誤值或不能轉(zhuǎn)換成數(shù)字的文本。例如，公式“= MAX （A1 ： B3 ， D5 ， 12 ）”，表示求A1 ： B3 單元格區(qū)域、D 5 單元格和數(shù)值12中的最小值。

4.3.6 NOW函數(shù)

函數(shù)NOW 的功能是返回系統(tǒng)的當前日期和時間。其調(diào)用格式如下：NOW （ ）

4.3.7 lF函數(shù)

函數(shù)IF 的功能是通過判斷條件表達式的真假，從而得到不同結(jié)果。

例如，已知單元格B2中存放考試分數(shù)，現(xiàn)要根據(jù)該分數(shù)判斷學生是否及格，可采用函數(shù)：

=IFB2<60，"不及格"，"及格"）

一個IF函數(shù)可以實現(xiàn)“二選一”的運算，若要在更多的情況中選擇一種，則需要進行嵌套來完成。

例：在圖9所示的工作表中，將平均分置換為等級，并將結(jié)果存放在單元格G列中。

4.3.8 其它常用函數(shù)

表1 其它常用函數(shù)

5 結(jié)束語

Excel工作表對數(shù)據(jù)的處理要比Word表格更有優(yōu)勢，因此使用范圍遠比Word表格廣泛，建議廣大工作人員在實際工作中大膽使用Excel工作表，它能有效提高效率。

參考文獻：

[1] 吳成群，汪雙頂.計算機應用基礎[M].上海：同濟大學出版社，2011.

[2] 吳清萍.計算機應用基礎與上機指導[M].北京：清華大學出版社，2004.