論企業(yè)內(nèi)部控制信息系統(tǒng)建設(shè)

段開峰

【摘要】?jī)?nèi)部控制信息系統(tǒng)是企業(yè)內(nèi)部控制得以有效實(shí)施的關(guān)鍵。文章以榮威集團(tuán)為例，在設(shè)立內(nèi)部控制信息系統(tǒng)管理小組、建立內(nèi)部控制體系、確定開發(fā)模式及具體建設(shè)完善等方面進(jìn)行了探討。

【關(guān)鍵詞】?jī)?nèi)部控制 信息系統(tǒng)？附加模式

一、成立內(nèi)部控制信息系統(tǒng)管理小組

內(nèi)部控制信息系統(tǒng)是指利用計(jì)算機(jī)和通信技術(shù)，對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制進(jìn)行集成、轉(zhuǎn)化和提升所形成的信息化管理平臺(tái)。榮威集團(tuán)在用的信息管理系統(tǒng)是自行開發(fā)的，與一般的商業(yè)軟件相比，該管理系統(tǒng)能更好與集團(tuán)業(yè)務(wù)契合；同時(shí)，考慮到目前的信息管理團(tuán)隊(duì)開發(fā)能力強(qiáng)且能更好地理解公司各業(yè)務(wù)模塊，故采用了附加模式的內(nèi)部控制信息系統(tǒng)建立模式。

為有序、高效地進(jìn)行內(nèi)部控制信息系統(tǒng)的開發(fā)和后續(xù)維護(hù)，需成立一個(gè)內(nèi)部控制信息系統(tǒng)管理小組，該小組的成員主要由財(cái)務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門以及信息管理部門的人員組成，職責(zé)包括：（1）建立企業(yè)內(nèi)部控制體系。（2）確定內(nèi)部控制信息系統(tǒng)建設(shè)的基本模式和路線圖。（3）評(píng)估現(xiàn)有信息管理系統(tǒng)，提出新增或改造方案。（4）組建不同業(yè)務(wù)模塊的開發(fā)項(xiàng)目小組，進(jìn)行內(nèi)部控制信息系統(tǒng)的開發(fā)。（5）評(píng)估項(xiàng)目進(jìn)度，提出改進(jìn)建議，整合各模塊開發(fā)成果，形成獨(dú)立運(yùn)行的內(nèi)部控制信息系統(tǒng)。（6）根據(jù)內(nèi)部控制信息系統(tǒng)實(shí)施效果，提出改進(jìn)、完善建議并負(fù)責(zé)持續(xù)維護(hù)等。

二、內(nèi)部控制體系的建立

內(nèi)部控制信息系統(tǒng)實(shí)質(zhì)上是公司內(nèi)部控制體系得以有效運(yùn)行的一個(gè)信息化平臺(tái)，因此，在開發(fā)內(nèi)部控制信息系統(tǒng)之前，必須結(jié)合企業(yè)自身特點(diǎn)，建設(shè)一套適合自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)的內(nèi)部控制體系。該內(nèi)部控制體系的建立由內(nèi)部控制系統(tǒng)管理小組中的財(cái)務(wù)部門和業(yè)務(wù)部門來共同完成。具體來說，由財(cái)務(wù)部門根據(jù)企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范指引的具體要求，結(jié)合企業(yè)特點(diǎn)，梳理各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程，如采購、銷售、資產(chǎn)管理、合同管理、資金活動(dòng)、研發(fā)活動(dòng)、工程項(xiàng)目等，標(biāo)識(shí)出流程中的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，針對(duì)性地制定相應(yīng)的控制措施，并將這些內(nèi)容形成公司規(guī)范性的內(nèi)部控制制度及文檔。這些控制文件是進(jìn)行后續(xù)內(nèi)部控制信息系統(tǒng)建設(shè)的重要依據(jù)。另外，還要對(duì)信息管理人員進(jìn)行內(nèi)部控制文件的培訓(xùn)，使他們充分理解如何將內(nèi)部控制的具體環(huán)節(jié)轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)程序語言。

三、制定內(nèi)部控制系統(tǒng)建設(shè)的基本模式和路線圖

根據(jù)集團(tuán)內(nèi)部控制管理要求，結(jié)合信息管理人員的配備和業(yè)務(wù)構(gòu)成，我們確定了各相關(guān)內(nèi)部控制流程的開發(fā)路線圖，具體來說：（1）之前負(fù)責(zé)不同業(yè)務(wù)信息管理模塊的開發(fā)人員負(fù)責(zé)相應(yīng)的內(nèi)部控制信息系統(tǒng)的開發(fā)。（2）根據(jù)集團(tuán)對(duì)不同業(yè)務(wù)內(nèi)部控制需求的輕重緩急，由內(nèi)部控制信息系統(tǒng)管理小組綜合平衡，制定開發(fā)的先后次序。（3）為保證項(xiàng)目得以有序開展，針對(duì)不同業(yè)務(wù)流程的內(nèi)部控制信息系統(tǒng)開發(fā)需求，建立一套信息系統(tǒng)開發(fā)任務(wù)管理系統(tǒng)，該任務(wù)管理系統(tǒng)用于業(yè)務(wù)部門提出開發(fā)需求，經(jīng)管理小組相關(guān)人員評(píng)估后確定開發(fā)小組成員構(gòu)成、開發(fā)完成時(shí)間等，這樣能夠及時(shí)評(píng)估項(xiàng)目進(jìn)展情況，便于統(tǒng)籌調(diào)整，確保整體項(xiàng)目有序開展。

四、實(shí)施內(nèi)部控制信息系統(tǒng)的建設(shè)和完善

針對(duì)非生產(chǎn)性物資的采購管理，榮威集團(tuán)已經(jīng)有了一個(gè)專門的管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)的主要功能是滿足非生產(chǎn)性物資的進(jìn)銷存管理，現(xiàn)在根據(jù)采購付款內(nèi)部控制流程，需要對(duì)其嵌入與該內(nèi)部控制流程有關(guān)的內(nèi)部控制程序，以實(shí)現(xiàn)以下風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)：（1）采購申請(qǐng)及審批。（2）采購預(yù)算控制。（3）供應(yīng)商的資質(zhì)審批。（4）采購價(jià)格的審批。（5）入庫檢驗(yàn)。（6）付款審批等。同時(shí)，對(duì)于流程中需要不同部門相關(guān)崗位人員的審批權(quán)限可以通過提取人事管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)來實(shí)現(xiàn)權(quán)責(zé)分離控制程序。

以下介紹如何采取嵌入或提取方式建立控制程序：

第一，采購申請(qǐng)及審批。在原有采購申請(qǐng)單模塊中添加初審人、審核人及終審人控制流程，申請(qǐng)采購人員在系統(tǒng)中添加申購單，列明申購物資種類、品名、數(shù)量等信息，提交需求部門負(fù)責(zé)人初審，完成后提交審核人（具體為采購部門負(fù)責(zé)人），最后提交公司總經(jīng)理終審，然后才可以實(shí)施采購行為。

第二，采購預(yù)算控制。在原有的每張申購單上設(shè)置專用按鈕，供選擇是“預(yù)算內(nèi)”還是“預(yù)算外”采購，以此來控制預(yù)算外采購行為。

第三，供應(yīng)商資質(zhì)審批。新設(shè)供應(yīng)商資質(zhì)評(píng)估模塊，凡是新進(jìn)供應(yīng)商均需由采購部門在該信息模塊中提出申請(qǐng)，列明該供應(yīng)商的主要信息如營(yíng)業(yè)執(zhí)照號(hào)碼、法人代表、聯(lián)系人、經(jīng)營(yíng)范圍、付款期限等，經(jīng)過采購部門負(fù)責(zé)人、公司負(fù)責(zé)人、集團(tuán)總裁核準(zhǔn)后，自動(dòng)形成供應(yīng)商編碼并納入集團(tuán)供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，沒有供應(yīng)商編碼的供應(yīng)商不具備供貨資格，無法在系統(tǒng)中實(shí)施采購申請(qǐng)功能。

第四，采購價(jià)格審批。對(duì)不同采購規(guī)模的物資采用不同的價(jià)格審批程序。（1）單次采購低于10 000元的物資，在系統(tǒng)中通過新增價(jià)格確認(rèn)單模塊來控制，由采購部門通過電話/傳真詢價(jià)后填寫系統(tǒng)“價(jià)格確認(rèn)單”，經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人、公司負(fù)責(zé)人審批后自動(dòng)納入物資價(jià)格數(shù)據(jù)庫，價(jià)格有效期3個(gè)月，3個(gè)月內(nèi)重復(fù)采購的，無須再詢價(jià)，超過3個(gè)月，價(jià)格自動(dòng)失效，需要再次詢價(jià)并填寫“價(jià)格確認(rèn)單”按流程審批后實(shí)施。（2）單次采購超過10 000元的物資必須采用招標(biāo)方式確定供應(yīng)商和價(jià)格，在申購單中對(duì)這類采購只有在輸入招標(biāo)單號(hào)后才能實(shí)施采購。實(shí)現(xiàn)該控制程序是新增招標(biāo)流程審批模塊，對(duì)單次采購超過10 000元的物資由采購部門實(shí)施招標(biāo)，并按流程經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人、公司負(fù)責(zé)人、集團(tuán)財(cái)務(wù)處處長(zhǎng)、集團(tuán)總裁核準(zhǔn)后生效，同時(shí)形成招標(biāo)單號(hào)，該招標(biāo)單號(hào)碼僅供使用一次，使用過后就自動(dòng)作廢。下次同樣物資單次采購超過10 000元的必須再次實(shí)施招標(biāo)控制流程。

第五，入庫檢驗(yàn)。入庫環(huán)節(jié)由倉庫管理人員對(duì)數(shù)量進(jìn)行確認(rèn)并安排系統(tǒng)入庫手續(xù)（形成入庫單），同時(shí)質(zhì)量管理部門對(duì)質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)，凡是沒有通過檢驗(yàn)的物資系統(tǒng)會(huì)以灰色顯示該物資信息并無法履行領(lǐng)用手續(xù)。

第六，發(fā)票審核及付款審批。新增發(fā)票錄入及付款申請(qǐng)模塊。倉庫管理人員核對(duì)并錄入發(fā)票信息（包括供應(yīng)商、入庫單號(hào)等），系統(tǒng)自動(dòng)生成應(yīng)付款信息，同時(shí)將發(fā)票及入庫單按流程進(jìn)行審批，最終由財(cái)務(wù)人員在系統(tǒng)中鎖定發(fā)票信息（避免重復(fù)開票）。采購部門每月根據(jù)到期的應(yīng)付款余額進(jìn)行付款申請(qǐng)，由采購部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后安排支付，同時(shí)在應(yīng)付款系統(tǒng)中登記已付款信息。

以上非生產(chǎn)性物資采購付款內(nèi)部控制信息系統(tǒng)是由非生產(chǎn)性物資管理系統(tǒng)的原開發(fā)小組開發(fā)完成的，具體思路由財(cái)務(wù)部門、采購部門、配送部門根據(jù)企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范指引的要求分別對(duì)不同的控制點(diǎn)進(jìn)行嵌入式的開發(fā)，將授權(quán)審批、職責(zé)分離等控制點(diǎn)嵌入控制程序中（通過提取人事管理系統(tǒng)的控制程序?qū)崿F(xiàn)具體的控制職能），同時(shí)將在手工環(huán)境下難以實(shí)現(xiàn)的控制功能如付款期限的計(jì)算、價(jià)格的選擇、不同規(guī)模采購對(duì)價(jià)格確定方式的選擇等嵌入了控制程序。同樣，其他業(yè)務(wù)流程的內(nèi)部控制信息系統(tǒng)也按照這樣的思路進(jìn)行開發(fā)設(shè)計(jì)，所有的開發(fā)過程由內(nèi)部控制信息系統(tǒng)管理小組負(fù)責(zé)全過程的跟蹤，同時(shí)對(duì)信息系統(tǒng)的運(yùn)行和維護(hù)進(jìn)行管理，確保內(nèi)部控制信息系統(tǒng)按照規(guī)定的程序、制度和操作規(guī)范持續(xù)穩(wěn)定運(yùn)行。

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