簡(jiǎn)論首都高校辦公室服務(wù)決策職能

文/王文杰+葛巨眾

北京是我國(guó)高等教育資源最集中、高校最密集的地方。資料顯示，2012年，北京市共有普通高校91所，教職工總數(shù)達(dá)13.73萬(wàn)人，普通在校生總數(shù)達(dá)81.87萬(wàn)人。首都高校直接服務(wù)于創(chuàng)新型國(guó)家和人力資源強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略，服務(wù)于“三個(gè)北京”和中國(guó)特色世界城市建設(shè)，其基礎(chǔ)性、先導(dǎo)性、全局性地位更加突出。首都高校地位重要、事務(wù)繁雜，作為學(xué)校的綜合性管理機(jī)構(gòu) — 辦公室（本文指學(xué)校黨委辦公室和校長(zhǎng)辦公室）溝通上下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外，是學(xué)校運(yùn)行的中樞，其工作質(zhì)量和水平直接影響著學(xué)校運(yùn)行是否順暢、決策是否科學(xué)，進(jìn)而影響著首都高校的整體發(fā)展速度、質(zhì)量和水平。

從首都高校辦公室的整體職能看服務(wù)決策

1.辦公室的職責(zé)繁雜、任務(wù)繁重

近年來(lái)，首都高校辦公室隊(duì)伍不斷發(fā)展壯大，結(jié)構(gòu)也在持續(xù)優(yōu)化，對(duì)其整體職能進(jìn)行梳理、準(zhǔn)確把握、找到規(guī)律，對(duì)進(jìn)一步提升其工作水平很有價(jià)值。筆者選取了首都10所高校（類(lèi)型包含：部委高校、市屬高校，“985工程”高校、“211工程”高校、一般高校、高職院校）作為考察對(duì)象，了解辦公室的職責(zé)。從調(diào)查可以看出，各校辦公室的職責(zé)都十分繁雜，但大同小異。如果不進(jìn)行分類(lèi)，而是簡(jiǎn)單羅列，則主要有：學(xué)校規(guī)劃、綜合協(xié)調(diào)、收發(fā)文辦理、信息宣傳、督促檢查、領(lǐng)導(dǎo)日程安排、會(huì)議及活動(dòng)組織、對(duì)外聯(lián)絡(luò)、印信管理與使用、機(jī)要及保密、信訪、值班安排、法律事務(wù)、黨務(wù)及校務(wù)公開(kāi)、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、校友會(huì)等約20類(lèi)左右的工作。隨著學(xué)校事業(yè)的發(fā)展，辦公室的職能也在擴(kuò)展，體現(xiàn)了辦公室工作的綜合性、服務(wù)性和開(kāi)放性特征。這些工作分別劃歸到辦公室設(shè)置的幾個(gè)科室當(dāng)中，有的則是由掛靠在辦公室的一些“附屬機(jī)構(gòu)”直接負(fù)責(zé)。

每一類(lèi)工作背后的對(duì)象都涉及方方面面的人，要經(jīng)過(guò)一系列必要的工作環(huán)節(jié)，工作量很大。目前，黨組織關(guān)系在北京市委的61所高校，其辦公室人員總數(shù)在700人左右，直接服務(wù)對(duì)象是10多萬(wàn)名教職員工、70多萬(wàn)名學(xué)生，所以辦公室人員的“忙”也就容易理解了。以筆者所在的北京聯(lián)合大學(xué)辦公室部分文字工作為例，近3年來(lái)，平均每年發(fā)文約680件、收文2,000多件、編發(fā)信息刊物270多期、服務(wù)常委會(huì)和校長(zhǎng)辦公會(huì)60多次，按每學(xué)年36教學(xué)周來(lái)計(jì)算，辦公室每天要發(fā)文件3.7件、新增轉(zhuǎn)呈公文11件、編發(fā)信息刊物1.5期，背后的文字處理工作量非常大。

2.辦公室繁雜職責(zé)體現(xiàn)出四大職能

辦公室圍繞學(xué)校中心工作辦文、辦會(huì)、辦事，服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)部門(mén)、服務(wù)師生，職責(zé)多、任務(wù)重、工作量大，繁雜的職責(zé)看上去似乎有些雜亂無(wú)章，但內(nèi)在聯(lián)系是緊密的。筆者認(rèn)為，從辦公室發(fā)揮作用的著力點(diǎn)看，在其繁雜的職責(zé)中蘊(yùn)含著內(nèi)外服務(wù)、綜合協(xié)調(diào)、信息調(diào)研、督查督辦這四大職能。

一是內(nèi)外服務(wù)。辦公室工作人員平時(shí)的日常性工作大多可歸入這一類(lèi)，如對(duì)外聯(lián)絡(luò)、接待來(lái)客來(lái)訪、草擬文稿、公文轉(zhuǎn)呈、組織會(huì)議、信息報(bào)送、機(jī)要辦理、印信使用、會(huì)議及日程安排等。

二是綜合協(xié)調(diào)。辦公室是學(xué)校部門(mén)之間、上下級(jí)之間、兄弟單位之間聯(lián)系的紐帶，“天然”地具有綜合協(xié)調(diào)功能，作為一個(gè)“攬事”的部門(mén)，沒(méi)人管的事辦公室要管，多人管的事需要辦公室來(lái)統(tǒng)籌。辦公室為領(lǐng)導(dǎo)、基層單位和廣大師生服務(wù)，綜合協(xié)調(diào)幾乎是無(wú)處不在、無(wú)時(shí)不有。從協(xié)調(diào)對(duì)象看，既要負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)校內(nèi)各方面的關(guān)系，也要負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)學(xué)校與社會(huì)的關(guān)系；從協(xié)調(diào)方式看，既有會(huì)議協(xié)調(diào)，也有書(shū)面、當(dāng)面等其他它方式的協(xié)調(diào)，總之要通過(guò)協(xié)調(diào)來(lái)溝通情況、化解矛盾、統(tǒng)一行動(dòng)。

三是信息調(diào)研。辦公室是學(xué)校各種信息的交匯點(diǎn)和集散地，是信息傳遞的中樞，辦公室許多工作，如編發(fā)信息刊物、撰寫(xiě)文件等工作，都是將學(xué)校的各項(xiàng)決策、意圖等向基層單位傳遞，同時(shí)將來(lái)自基層的各種信息和文件資料進(jìn)行分析、歸納和匯總之后提供給領(lǐng)導(dǎo)。辦公室還通過(guò)開(kāi)展主動(dòng)調(diào)研或輔助調(diào)研等形式，了解學(xué)校各方面的情況，并作出科學(xué)判斷，形成有價(jià)值的信息材料，為領(lǐng)導(dǎo)收集信息、分析情況、提供咨詢(xún)做好服務(wù)。信息調(diào)研類(lèi)工作具備很強(qiáng)的“參謀”特征。

四是督查督辦。辦公室開(kāi)展的督查督辦與紀(jì)檢、監(jiān)察、審計(jì)等部門(mén)開(kāi)展的監(jiān)督檢查并不相同，辦公室做的許多工作都是圍繞著一些重要決議、決策的落實(shí)情況，開(kāi)展督查督辦工作，并將落實(shí)情況、落實(shí)效果、需要注意的問(wèn)題等反饋給領(lǐng)導(dǎo)，從而促進(jìn)這些事項(xiàng)又好又快落實(shí)。督查督辦類(lèi)工作具備很強(qiáng)的“助手”特征。

3.服務(wù)決策職能貫穿辦公室全部工作的始終，是辦公室整體職能的靈魂

在經(jīng)濟(jì)組織決策管理大師、第十屆諾貝爾經(jīng)濟(jì)學(xué)獎(jiǎng)獲獎(jiǎng)?wù)吆詹?西蒙曾看來(lái)，“管理就是一系列的決策”。辦公室始終處于學(xué)校管理的中樞，直接或間接地服務(wù)于決策?？茖W(xué)決策以統(tǒng)籌整體發(fā)展為目的，通過(guò)科學(xué)的程序，廣泛發(fā)揚(yáng)民主，在發(fā)揮決策對(duì)象能動(dòng)性的基礎(chǔ)上，采用集體決策的方式，把靜態(tài)的典型研究與動(dòng)態(tài)的系統(tǒng)分析結(jié)合起來(lái)，把定性分析與定量分析結(jié)合起來(lái)，以期最大限度地提高決策的精確度，最大限度地保持決策的科學(xué)性。辦公室的四大職能都在直接或間接地服務(wù)于決策，服務(wù)決策職能貫穿于辦公室全部工作的始終，內(nèi)外服務(wù)是服務(wù)決策質(zhì)量的基礎(chǔ)，綜合協(xié)調(diào)是服務(wù)決策的橋梁，信息調(diào)研是保證決策科學(xué)的前提，督查督辦是保證決策落實(shí)的保障，幾大職能都圍繞著決策活動(dòng)展開(kāi)。

辦公室工作雖然不直接負(fù)責(zé)學(xué)校的教學(xué)、科研、師資等具體業(yè)務(wù)，但辦公室的工作卻存在于學(xué)校的一切具體業(yè)務(wù)之中。有經(jīng)驗(yàn)的辦公室主任可能會(huì)有這樣的體會(huì)：“辦公室主任不是領(lǐng)導(dǎo)，但要想領(lǐng)導(dǎo)想的事，尤其是要抓好關(guān)系全局的大事、做好領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心的要事、協(xié)調(diào)好存在分歧的難事、處理好突發(fā)的急事。”可以說(shuō)，幾乎所有涉及學(xué)校中心工作的重要事項(xiàng)都離不開(kāi)辦公室的積極參與。學(xué)校重要決策的前期調(diào)研、論證，中期協(xié)調(diào)、形成，后期實(shí)施與監(jiān)督的整個(gè)過(guò)程，都需要作為領(lǐng)導(dǎo)“參謀助手”的辦公室積極參與，協(xié)調(diào)左右，同時(shí)發(fā)揮“智囊”作用，提供高效、有力的服務(wù)。服務(wù)決策工作做得好了，才能說(shuō)當(dāng)好了領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，服務(wù)決策是辦公室工作的重中之重，是體現(xiàn)工作水平的高端服務(wù)，是整體職能的靈魂。

構(gòu)建和完善提升服務(wù)決策能力的制度及工作體系

辦公室要提升服務(wù)決策的能力和水平，就要把握住決策的縱向時(shí)間鏈條，根據(jù)不同的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，有針對(duì)性地開(kāi)展工作，構(gòu)建起相應(yīng)的制度及工作體系，從而為決策提供更有效、更有力的服務(wù)?！吨泄仓醒腙P(guān)于全面深化改革若干重大問(wèn)題的決定》指出“必須構(gòu)建決策科學(xué)、執(zhí)行堅(jiān)決、監(jiān)督有力的權(quán)力運(yùn)行體系”。結(jié)合高校決策實(shí)際，筆者認(rèn)為，新時(shí)期要進(jìn)一步提升辦公室服務(wù)學(xué)?？茖W(xué)民主決策的能力與水平，就要從決策的提出與論證、形成與發(fā)布、實(shí)施與反饋三個(gè)環(huán)節(jié)構(gòu)建有效的、全方位的制度及工作體系。

1.構(gòu)建決策提出與論證環(huán)節(jié)的制度體系

這一階段，需要辦公室提供智慧服務(wù)，幫助領(lǐng)導(dǎo)“支點(diǎn)兒招”，當(dāng)好“參謀”。

一是建立和完善決策事項(xiàng)計(jì)劃制度。根據(jù)學(xué)校工作規(guī)律，按照常規(guī)重要事項(xiàng)、預(yù)測(cè)重要事項(xiàng)等，制定年度可能要進(jìn)行決策的事項(xiàng)計(jì)劃表，此舉主要是保證辦公室能夠圍繞學(xué)校的中心工作，抓住領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心、師生關(guān)注的重點(diǎn)、熱點(diǎn)、難點(diǎn)問(wèn)題，“參”到點(diǎn)子上，“謀”到關(guān)鍵處。

二是建立和完善調(diào)查研究制度?！皼](méi)有調(diào)查就沒(méi)有發(fā)言權(quán)”，要使決策科學(xué)就必須在決策提出階段，開(kāi)展直接、聯(lián)合或輔助調(diào)查研究。辦公室聯(lián)系上下、協(xié)調(diào)左右，有聯(lián)系廣泛的優(yōu)勢(shì)，具備良好的調(diào)研工作基礎(chǔ)，要將調(diào)查研究工作形成制度化，設(shè)準(zhǔn)主題、選對(duì)對(duì)象、用好形式。通過(guò)制度確保溝通渠道暢通，圍繞決策主題，能聽(tīng)到校內(nèi)外各利益群體的真實(shí)聲音。根據(jù)工作內(nèi)容和實(shí)際需要，可以開(kāi)展直接調(diào)研、與其他職能處室開(kāi)展聯(lián)合調(diào)研、陪同領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)展輔助調(diào)研。通過(guò)調(diào)研獲得全面、真實(shí)、準(zhǔn)確的信息資料，進(jìn)行分析，提出建議，為學(xué)?？茖W(xué)民主決策提供有價(jià)值的參考。

三是建立和完善廣泛征求各方意見(jiàn)的制度。一項(xiàng)決策是否科學(xué)、能否得到支持和擁護(hù)、能否順利實(shí)施，必然要在決策提出與論證階段充分傾聽(tīng)決策對(duì)象的聲音，進(jìn)而就需要廣泛地征求各方的意見(jiàn)。習(xí)近平總書(shū)記在對(duì)《中共中央關(guān)于全面深化改革若干重大問(wèn)題的決定》進(jìn)行說(shuō)明時(shí)談道：“在全社會(huì)開(kāi)展廣泛協(xié)商，堅(jiān)持協(xié)商于決策之前和決策實(shí)施之中。要構(gòu)建程序合理、環(huán)節(jié)完整的協(xié)商民主體系?！睂?duì)于高校辦公室來(lái)講，也要建立決策前征求各方意見(jiàn)的制度，防止“單向”“片面”“下壓”式的決策。

四是建立和完善重大決策專(zhuān)家咨詢(xún)論證制度，根據(jù)決策事項(xiàng)，適當(dāng)組織專(zhuān)家論證。對(duì)事關(guān)學(xué)校發(fā)展全局和影響學(xué)校長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的重大決策，要進(jìn)行專(zhuān)家咨詢(xún)論證，從更專(zhuān)業(yè)的視角和全局的視野考慮此項(xiàng)決策可能引發(fā)的一些問(wèn)題，進(jìn)行對(duì)策研討。根據(jù)事項(xiàng)，既可在校內(nèi)組建專(zhuān)家團(tuán)隊(duì)，也可利用校外人力資源，成立臨時(shí)專(zhuān)家團(tuán)隊(duì)。

五是建立和完善重大決策合法性審查制度。在決策過(guò)程形成前，要預(yù)先評(píng)估是否違反法律、法規(guī)、規(guī)章及有關(guān)政策規(guī)定，是否超越法定職權(quán)，是否違反法定程序，是否與原有的決策、規(guī)范性文件相協(xié)調(diào)。從而避免因決策違法或是相互矛盾對(duì)社會(huì)利益帶來(lái)?yè)p害，當(dāng)前多數(shù)高校都設(shè)有法律顧問(wèn)，此時(shí)可以充分發(fā)揮他們的作用。《中共中央關(guān)于全面深化改革若干重大問(wèn)題的決定》提出“普遍建立法律顧問(wèn)制度。完善規(guī)范性文件、重大決策合法性審查機(jī)制”。目的即在推動(dòng)政府領(lǐng)導(dǎo)方式和行政運(yùn)行方式向規(guī)范化、制度化、法治化轉(zhuǎn)變，提高科學(xué)決策、民主決策、依法決策的水平。

2.構(gòu)建決策形成與發(fā)布環(huán)節(jié)的工作體系

這一階段，需要辦公室做好綜合協(xié)調(diào)、會(huì)議服務(wù)，以書(shū)面方式發(fā)布決策等工作。

一是綜合協(xié)調(diào)，服務(wù)好決策的形成過(guò)程。根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，突出民主辦學(xué)，嚴(yán)格落實(shí)民主決策，不同決策事項(xiàng)，要經(jīng)過(guò)相應(yīng)的組織審議通過(guò)才有效。首都高校當(dāng)前的決策機(jī)構(gòu)主要有黨員代表大會(huì)（黨員大會(huì)）、黨委全體委員會(huì)、黨委常委會(huì)、校長(zhǎng)辦公會(huì)、學(xué)術(shù)委員會(huì)、教職工代表大會(huì)、工會(huì)會(huì)員代表大會(huì)、學(xué)生代表大會(huì)等。辦公室在這一階段的工作除要求具有較強(qiáng)的政策素養(yǎng)外，綜合協(xié)調(diào)及相關(guān)的會(huì)議服務(wù)任務(wù)十分繁重。由辦公室主辦的會(huì)要全面、細(xì)致地籌備和組織，由其他部門(mén)主辦的會(huì)議，辦公室要發(fā)揮協(xié)調(diào)職能，做好協(xié)助工作。除了行政性的會(huì)務(wù)工作之外，還要做好會(huì)議的文秘工作，如準(zhǔn)備及印制文字資料、做好會(huì)議記錄等工作。

二是要以文輔政，服務(wù)好決策的發(fā)布過(guò)程。決策經(jīng)過(guò)相應(yīng)決策機(jī)構(gòu)審議通過(guò)形成之后，要通過(guò)一定的介質(zhì)或平臺(tái)一般以書(shū)面文件形式在一定范圍內(nèi)發(fā)布，這一過(guò)程，要求辦公室以文輔政，準(zhǔn)確把握決策，保證決策表達(dá)的完整和準(zhǔn)確，不能引發(fā)歧義和誤解。在決策公布后，辦公室還應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際，主動(dòng)地做好相應(yīng)的宣傳工作，將學(xué)校的聲音傳播好。

3.構(gòu)建決策實(shí)施與反饋環(huán)節(jié)的制度體系

這一階段需要辦公室發(fā)揮督促檢查職能，采取有效的督查、督辦方式方法，確?？茖W(xué)決策能夠“執(zhí)行堅(jiān)決”，要對(duì)決策的實(shí)施效果進(jìn)行分析反饋。

一是建立有效的督查、督辦工作制度。圍繞督辦事項(xiàng)，建立工作機(jī)制，明確督查、督辦的事項(xiàng)范圍，如根據(jù)學(xué)校年度工作要點(diǎn)分解到各單位的任務(wù)，常委會(huì)辦公室明確要求辦理的事項(xiàng)等。創(chuàng)新形式，在督查督辦的方式上堅(jiān)持“一般手段”與“特殊手段”相結(jié)合，力保督出效果?！耙话闶侄巍庇泻芏啵纭皩?duì)話(huà)見(jiàn)面式”的督促檢查、“文字式”的單據(jù)督查督辦、“會(huì)商式”的協(xié)調(diào)督辦等。以北京聯(lián)合大學(xué)辦公室為例，每周對(duì)收到的來(lái)自各基層單位的請(qǐng)示性公文辦理情況進(jìn)行梳理，并在一定范圍內(nèi)進(jìn)行公示，較好地提高了工作效率。督查、督辦在特定情況下，除“一般手段”之外，還要有“特殊手段”，如“私訪”“突訪”“回馬槍式再訪”等，目的是直接深入一線(xiàn)基層，看實(shí)情、聽(tīng)真聲，隨時(shí)隨地、反復(fù)地抓督辦、抓落實(shí)，準(zhǔn)確地掌握情況，有針對(duì)性地解決問(wèn)題。

二是建立決策落實(shí)效果的反饋評(píng)估機(jī)制。決策不能是發(fā)布出去后進(jìn)行督促檢查保證落實(shí)就完了，還要在實(shí)施過(guò)程中對(duì)其效果進(jìn)行評(píng)價(jià)。建立決策落實(shí)效果的反饋評(píng)估機(jī)制，可通過(guò)信息反饋，及時(shí)對(duì)決策進(jìn)行修正和調(diào)整，從而使決策更加成熟、完善，更加切合實(shí)際情況，確保取得預(yù)期效果。另外，通過(guò)決策實(shí)施效果進(jìn)行評(píng)估，也可總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為新的科學(xué)決策打下良好基礎(chǔ)。

總之，服務(wù)于學(xué)校的科學(xué)民主決策貫穿于高校辦公室工作的始終，是各項(xiàng)職能的靈魂，只要辦公室同仁注意認(rèn)真總結(jié)、思考和提煉，堅(jiān)持創(chuàng)新，構(gòu)建起符合本校實(shí)際的制度及工作支撐體系，就一定能夠不斷地提升服務(wù)決策的能力和水平。

本文系中共北京市委教育工作委員會(huì)、北京市教育委員會(huì)2013年立項(xiàng)委托課題“首都高校辦公室提升服務(wù)決策能力研究”的階段性成果

[責(zé)任編輯：于 洋]